Guia de Introdução ao Microsoft Teams para administradores de TI

Guia de Introdução ao Microsoft Teams para administradores de TI

O Microsoft Teams é um centro digital que reúne conversas, reuniões, arquivos e aplicativos em um único lugar. Como está integrado ao Office 365, as escolas tiram proveito da integração com os aplicativos e serviços do Office que já conhecem. Oferece segurança e conformidade de nível empresarial, pode ser estendido e personalizado para adequar-se às necessidades de cada escola.

Com o Microsoft Teams, sua escola ou instituição pode criar salas de aula colaborativas, conectar-se a comunidades de aprendizagem profissional ou comunicar-se com a equipe da escola, tudo em uma única experiência no Office 365 educacional.

Bem-vindo, é um prazer recebê-lo

Este guia foi criado para ajudá-lo a começar suas atividades no Microsoft Teams e aproveitá-lo ao máximo. Como administrador do Microsoft Teams do Office 365, você tem um papel fundamental no sucesso da implantação, da adoção e do uso contínuo do Microsoft Teams em sua instituição.

É fácil começar

Para distribuir o Microsoft Teams em toda a sua instituição, siga as etapas descritas neste guia. Ele inclui todos os recursos necessários para a implantação bem-sucedida:

  1. Conheça o Microsoft Teams

  2. Implante o Microsoft Teams

  3. Inicie o Microsoft Teams

  4. Comentários e suporte

Conheça o Microsoft Teams

Valores principais

O Microsoft Teams foi criado para grupos e departamentos que trabalham em conjunto para realizar suas atividades:

  • Comunicar-se imediatamente e manter todos informados

  • Permitir o acesso rápido da equipe às informações necessárias diretamente no Office 365

  • Adaptar seu centro para incluir conteúdo e funcionalidades convenientes para você e sua equipe no dia a dia

  • Obter os recursos de segurança e conformidade de nível empresarial que você espera do Office 365

O Microsoft Teams é um serviço de colaboração do Office 365 educacional que atende às diferentes necessidades e desafios do trabalho em grupos. Como as necessidades de colaboração de cada instituição são únicas, seus usuários podem contar com os vários aplicativos do Office 365, como OneNote, Outlook, SharePoint e Yammer. O Microsoft Teams proporciona uma solução simplificada para lidar com seus requisitos de colaboração e, ao mesmo tempo, integrar os aplicativos de confiança do professor.

Diferenciais

Sendo parte do Office 365, o Microsoft Teams tem integração nativa com o Azure Active Directory, SharePoint, OneNote, os Grupos do Office 365 e outros. Isso possibilita a maximização de seus investimentos no Office 365 e, ao mesmo tempo, proporciona uma experiência do usuário simples e segura em várias ferramentas.

O Office 365 está fortemente comprometido com a segurança, conformidade, privacidade e transparência. O Microsoft Teams foi desenvolvido com esses mesmos princípios para fornecer uma plataforma de nível empresarial.

Desde o início, o Microsoft Teams foi arquitetado com atenção à conformidade, à autenticação e à privacidade. O Microsoft Teams tem conformidade interna, com suporte aos padrões do setor, como ISO 27001 e 27018, SOC 1 e SOC 2, FERPA, EU Model Clauses e outros.

O Microsoft Teams protege os dados das equipes usando sólidas medidas de segurança, que incluem autenticação de dois fatores, senhas fortes e políticas de acesso. Seus dados são criptografados, sejam de chats, anotações ou arquivos. Os dados são seus: você é proprietário deles, você os controla. A Microsoft não faz mineração de dados de clientes para fins de publicidade, e nós protegemos os dados de clientes com compromissos contratuais rigorosos.

Para cumprir nosso compromisso de fornecer transparência extrema, você pode ver o tempo de atividade, a localização de seus dados. Além disso, você pode ver relatórios detalhados de como os controles do Office 365 são associados aos controles de segurança, privacidade, conformidade e gerenciamento de riscos definidos na Cloud Security Alliance Cloud Control Matrix (CSA CCM).

O Microsoft Teams é de categoria empresarial, oferece suporte a 25 idiomas em 181 mercados e 6 data centers no mundo todo, um SLA de 99,9% com respaldo financeiro e suporte 24/7.

Definições

Instituição

Todas as equipes criadas por professores, funcionários e estudantes em sua instituição são associados ao seu locatário do Office 365. Você pode designar a capacidade de criar equipes usando os Grupos do Office 365 a todos os usuários ou a um subconjunto de usuários (por exemplo, os professores).

Equipe

Uma equipe é designada para reunir um grupo de pessoas que trabalham em conjunto para realizar suas atividades. As equipes podem ser dinâmicas para o trabalho baseado em um projeto (por exemplo, desenvolvimento de programas, planejamento de eventos escolares) ou para o trabalho contínuo, refletindo a estrutura interna de sua instituição (por exemplo, escolas, departamentos e classes). As conversas, arquivos e anotações dos vários canais das equipes ficam visíveis somente aos membros daquela equipe. Saiba mais sobre as novas experiências e os novos recursos do Microsoft Teams voltados para professores, estudantes e funcionários.

Canal

Um canal ajuda a organizar as conversas, o conteúdo e as ferramentas da equipe ao redor de um tópico específico. Os canais podem ser organizados, por exemplo, por tópico (eventos escolares, unidades de aula), disciplina (professores de matemática), projeto (planejamento do programa) ou apenas por diversão (coisas divertidas). Os proprietários de equipes podem criar canais e permitir que os membros da equipe criem canais conforme necessário.

As guias na parte superior de um canal permitem que as equipes mantenham arquivos, anotações e conteúdo personalizado, como o controle de arrecadação de recursos em uma planilha do Excel, planos de aula em um Bloco de Anotações PLC do OneNote ou o diagrama de aula em um slide do PowerPoint. Assim, esse conteúdo pode ser acessado facilmente por qualquer pessoa da equipe. É possível personalizar conectores adicionais para aplicativos de terceiros em nível de canal para absorver dados de aplicativos que usamos todos os dias, como busuu, Canvas, Flipgrid, Kahoot! e outros.

Gráfico

Associação na equipe

Quando o Microsoft Teams está ativado para toda a sua instituição, os proprietários de equipes designados podem convidar professores, estudantes ou funcionários para integrar suas equipes. Com o Microsoft Teams, os proprietários de equipes podem adicionar facilmente pessoas da instituição usando seus nomes.

Os proprietários das equipes também podem criar equipes com base nos Grupos do Office 365 existentes. Todas as alterações feitas ao grupo são sincronizadas automaticamente com o Microsoft Teams. A criação de uma equipe com base em um Grupo do Office 365 existente, além de simplificar o processo de convite e gerenciamento dos membros, também sincroniza os arquivos do grupo no Microsoft Teams.

Funções da equipe

Existem duas funções principais no Microsoft Teams: um proprietário da equipe, que é a pessoa que cria a equipe, e os membros da equipe, ou seja, as pessoas que o proprietário convida para ingressar na equipe. Os proprietários podem tornar qualquer membro da equipe um coproprietário no momento do convite ou em qualquer outro momento depois que ele ingressar na equipe. Se houver vários proprietários da equipe, os usuários podem compartilhar as responsabilidades de gerenciar as configurações e associações, incluindo os convites.

Configurações da equipe

Os proprietários da equipe podem gerenciar as configurações de toda a equipe diretamente no Microsoft Teams. As configurações incluem a capacidade de adicionar uma imagem da equipe, definir permissões para que os vários membros da equipe possam criar canais, adicionar guias e conectores, @mencionar a toda a equipe ou todo o canal, além do uso de GIFs, figurinhas e memes.

Como administrador de TI do Microsoft Teams, você tem acesso a configurações de todo o sistema no centro de administração. Essas configurações podem afetar as opções e os padrões que os proprietários da equipe veem nas configurações da equipe. Por exemplo, você pode habilitar um canal padrão, “Geral”, para anúncios, discussões e recursos para toda a equipe, que aparecerão em todas as equipes.

Implante o Microsoft Teams

O Microsoft Teams está disponível para clientes do setor educacional como parte do licenciamento do pacote do Office 365 educacional: Education, Education Plus, Education E5 e os pacotes do Education E3 existentes.

Como cliente do Office 365, o Microsoft Teams está disponível para toda a sua instituição. Antes de implantar o Microsoft Teams, você deve saber algumas coisas sobre as configurações do Centro de administração do Office 365.

Habilite o Microsoft Teams para a sua instituição

Os administradores precisam usar o Centro de administração do Office 365 para habilitar o Microsoft Teams para a sua instituição.

  1. Entre no Office 365 usando a conta do trabalho ou da escola.

  2. Selecione Administrador para acessar o Centro de administração do Office 365.

  3. Navegue até Configurações > Serviços e suplementos.

  4. Na página Serviços e suplementos, selecione Microsoft Teams.

    Serviços e complementos
  5. A tela de configurações do Microsoft Teams será aberta. Selecione a licença para educação que você deseja configurar: para Professores e funcionários ou Alunos.

    Configuração da licença
  6. Depois de selecionar o tipo de licença que você deseja habilitar, defina a opção como Ativar e selecione Salvar.

    Habilitar licença

Você pode controlar quais usuários em sua instituição podem usar o Microsoft Teams. Por padrão, a criação de Grupos do Office 365 está habilitada no Exchange Online. Mas existem algumas formas para o administrador de TI limitar a criação de novos grupos a usuários específicos.

Cada usuário do Exchange Online tem uma política de caixa de correio do Outlook Web App que regulamente o que pode ou não ser feito com a caixa de correio. Usando o cmdlet Set-OwaMailboxPolicy, é possível configurar o parâmetro GroupCreationEnabled como $true para os usuários que têm permissão para criar grupos e como $false para os usuários que não têm autorização para criar grupos. No momento, a única maneira de atualizar a política de caixa de correio é por meio do Windows PowerShell. Veja mais informações em Usar o PowerShell para gerenciar Grupos do Office 365 - Ajuda para administradores.

Observação: Esses comandos desativam a criação de grupos somente para o Outlook Web App e o Outlook.

Para desativar a criação de grupos em sua instituição, use as configurações do Azure Active Directory. Ou use a disponibilidade geral do Office 365 Planner de 6 de junho de 2016, que permite a alteração do mecanismo de controle para uma política armazenada no Azure Active Directory.

A vantagem dessa abordagem é que o Azure Active Directory fornece um ponto central que todos os aplicativos do Office 365 podem verificar. Depois que é criada uma política adequada, o controle sobre a criação de novos Grupos do Office 365 é consistente em todos os lugares.

Configurações de todos os locatários

Geral

Na seção Geral, é possível definir as seguintes configurações da instituição:

  • Mostrar o diagrama da organização no perfil pessoal

  • Usar o Skype for Business para destinatários que não têm o Microsoft Teams

  • Permitir medidas de ajuda proativa do T-bot

Para habilitar ou desabilitar a configuração, mude a opção para Ativar ou Desativar e escolha Salvar.

Configurações de todo o locatário

Integração de email

Você pode habilitar a integração do email com os canais, além de criar uma lista de remetentes com restrições. Para habilitar ou desabilitar a integração de email, mude a opção para Ativar ou Desativar e selecione Salvar.

Para restringir a lista de remetentes, insira um domínio e selecione Salvar.

Integração de email

Aplicativos

Você pode habilitar aplicativos externos, novos aplicativos externos e o sideload de aplicativos no Microsoft Teams. Para habilitar ou desabilitar a configuração, mude a opção para Ativar ou Desativar e escolha Salvar.

Aplicativos

Depois que os aplicativos externos estiverem habilitados no Microsoft Teams, os professores poderão personalizá-los para que eles estejam disponíveis nas guias para os alunos. Nas guias, é possível personalizar um canal para incluir o conteúdo e as funcionalidades que sua equipe usa todos os dias. Elas oferecem acesso rápido aos documentos e serviços de nuvem mais usados. Há várias guias internas, como Arquivos.

No cliente do Microsoft Teams, na parte superior do canal, os usuários podem adicionar guias para documentos do Word, apresentações do PowerPoint, planilhas do Excel, blocos de anotações do OneNote, planos do Planner e outros.

Adicionar aplicativos

Ao longo do tempo, serão adicionadas mais guias, tanto da Microsoft quanto de nossos parceiros.

Opções personalizadas de armazenamento em nuvem

Você pode habilitar diversas formas de armazenamento em nuvem no Microsoft Teams. No momento, há suporte para o Box, Dropbox, Google Drive e ShareFile. Para habilitar ou desabilitar a configuração, mude a opção para Ativar ou Desativar e escolha Salvar.

Opções de nuvem

Configurações do usuário por licença

Equipes e canais

As equipes são criadas para reunir um grupo de pessoas que trabalha em conjunto para realizar suas atividades. As equipes podem ser dinâmicas para o trabalho baseado em um projeto (por exemplo, desenvolvimento de programas, planejamento de eventos escolares), ou para o trabalho contínuo, refletindo a estrutura interna de sua instituição (por exemplo, escolas, departamentos e classes).

Os canais são subcategorias das equipes. Você pode criar um canal para uma atividade ou um tópico. As conversas, os arquivos e as anotações são específicos a cada canal, mas todos os membros da equipe podem vê-los.

Como administrador, você pode criar e gerenciar os proprietários e membros da equipe usando o painel de controle Grupos do Centro de administração do Office 365.

Configurações do usuário por licença

Para obter mais informações sobre a criação de Grupos do Office 365 no Centro de administração, veja Criar um grupo do Office 365 no Centro de administração.

Chamadas e reuniões

Algumas escolas podem querer restringir o volume de tráfego de rede da instituição. Por exemplo, você pode desabilitar o vídeo em instituições com pouca largura de banda. A seção Chamadas e reuniões permite escolher se os usuários terão permissão para usar vídeos ou compartilhar a tela durante as reuniões.

Chamadas e reuniões

Mensagens

Como administrador de locatários, você pode ativar ou desativar o conteúdo de mídia, como GIFs, memes e figurinhas na seção Mensagens da tela de configurações do Microsoft Teams. Também é possível permitir que os professores e os funcionários excluam todas as mensagens para poder moderar as conversas da classe, além de habilitar ou desabilitar o chat privado dos alunos.

Mensagens

Para habilitar ou desabilitar os Giphys de modo a permitir que os usuários adicionem gifs a conversas, escolha Ativar ou Desativar e selecione Salvar.

Quando os GIFs estão habilitados, você pode aplicar uma classificação de conteúdo a fim de restringir os tipos de GIFs permitidos no Microsoft Teams em sua instituição. As classificações de conteúdo incluem:

  • Estrito

  • Moderado

  • Permitir todo o conteúdo

Além disso, você pode habilitar ou permitir:

  • Memes que os usuários podem editar para adicionar às conversas

  • Figurinhas que os usuários podem editar para adicionar às conversas

  • Que os proprietários excluam todas as mensagens

  • Que os usuários excluam suas próprias mensagens

  • Que os usuários usem o chat privado

Bots

Você pode realizar tarefas como consultar informações e executar comandos usando os bots. Em 14 de março de 2017, havia mais de 20 bots nativos e de terceiros disponíveis no Microsoft Teams, e outros serão disponibilizados em breve.

Observação: O T-Bot faz parte do sistema de ajuda do produto e não pode ser desabilitado.

Se você tem interesse em desenvolver um bot, examine a Plataforma de bots do Microsoft Teams, que contém instruções passo a passo para começar a criar bots para o Microsoft Teams.

Conectores

Os conectores permitem que a UPI receba atualizações de serviços populares, como Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub e VSTS.

Para obter mais informações, consulte Conectar aplicativos aos grupos e Plataforma de conectores do Office.

Distribuição de clientes

O arquivo de instalação do cliente do Microsoft Teams é um executável que pode ser baixado por administradores e usuários finais em https://teams.microsoft.com/downloads. Os usuários finais podem instalar o aplicativo na área de trabalho, desde que tenham os privilégios apropriados. Os administradores de TI também podem distribuir o instalador e usar ferramentas de distribuição de clientes.

Os usuários finais de dispositivos móveis podem baixar o aplicativo do Microsoft Teams na loja de aplicativos da plataforma móvel.

O Microsoft Teams está disponível na área de trabalho do Windows (Windows 7 e superior) e do Mac (Mac 10.10 e superior). Também está disponível no iOS v9 e superior (iPhone e iPad), no Android 4.4 e superior, e no Windows Phone 10.0.10586 e superior. O suporte para Windows 10S será disponibilizado posteriormente.

O Microsoft Teams dá suporte ao cliente Web no Edge 12+, Internet Explorer 11+, Firefox 47.0+ e Chrome 51.0+. Os usuários que tentarem abrir o cliente Web do Microsoft Teams no Safari serão direcionados para baixar o cliente de desktop. O suporte para Safari será disponibilizado posteriormente.

Habilitar ou desabilitar as licenças do Microsoft Teams

Os administradores gerenciam as licenças do Microsoft Teams usando o Centro de administração do Office 365. Você precisa ser administrador global ou administrador de gerenciamento de usuários do Office 365 para gerenciar as licenças do Microsoft Teams.

Para limitar os usuários que têm acesso ao Microsoft Teams na instituição ou remover um usuário que você deseja restringir, é possível desabilitar a licença do Microsoft Teams para uma ou mais pessoas específicas. Quando a licença for desabilitada, esses usuários não poderão mais ver o Microsoft Teams no inicializador de aplicativos e na home page do Office 365.

Você atribui ou cancela a atribuição da licença do Microsoft Teams aos usuários da mesma forma que com qualquer outra licença do Office 365 Business ou Enterprise. Entre no Office 365, navegue até o Centro de administração do Office 365 e, na página Usuários > Usuários Ativos, atribua ou cancele a atribuição da licença do Microsoft Teams aos usuários.

URLs e intervalos de endereços IP do Microsoft Teams

Se a sua escola restringe a conexão com a Internet dos computadores na rede, confira URLs do Office 365 e intervalos de endereços IP. Esse artigo lista os pontos de extremidade que você deve incluir em suas listas de permissão de saída e na Zona de Sites Confiáveis do Internet Explorer dos computadores cliente para garantir que seus computadores possam usar o Microsoft Teams com êxito no Office 365.

Lançamento

Lance equipes piloto

Ajude os embaixadores das equipes a preparar e lançar pilotos

Antes de distribuir o Microsoft Teams em toda a instituição, é recomendável começar com algumas equipes piloto de professores, alunos e funcionários. Isso ajuda a aperfeiçoar o plano de lançamento e garantir que vocês estejam prontos para a implantação em toda a instituição. Pilotos bem-sucedidos ajudam a promover a empolgação em toda a instituição para a leva de lançamento seguinte.

Identifique as equipes piloto

Entre em contato com alguns professores ou departamentos para identificar duas ou três equipes piloto. Para participar do piloto, incentive todos os membros da equipe a se comprometer a usar o Microsoft Teams como principal meio de comunicação e colaboração regular entre eles. Assim, as equipes piloto têm a oportunidade de entender completamente as funcionalidades do Microsoft Teams, além de identificar a melhor maneira de integrá-lo a seus fluxos de trabalho.

Identifique os embaixadores

Identifique os embaixadores nas equipes piloto e conte com eles para promover a adoção do Microsoft Teams. Não raro, os professores líderes ficam instigados a convencer e ajudar os colegas a conhecer soluções mais eficientes.

Configure os pilotos para alcançar o sucesso

Dê aos embaixadores a flexibilidade de personalizar o Microsoft Teams para seus pilotos e, ao mesmo tempo, mantenha o controle por meio das funcionalidades avançadas de segurança e gerenciamento do Centro de administração de TI. As configurações abertas permitem que as equipes piloto explorem tudo o que o Microsoft Teams tem a oferecer. Você sempre pode ajustar as configurações conforme a evolução das equipes.

Faça o lançamento para o resto da instituição

Realize uma reunião inicial com os embaixadores das equipes

A melhor maneira de empolgar as equipes piloto em relação ao Microsoft Teams é reunir todos, pessoal ou virtualmente. Agende uma reunião inicial para apresentar o Microsoft Teams, discutir o programa piloto e permitir que os embaixadores das equipes experimentem o Microsoft Teams. Compartilhe os Guias de Introdução para explicar como colocar suas equipes em pleno funcionamento.

Convide os embaixadores das equipes para o Microsoft Teams

Comece usando o Microsoft Teams com os embaixadores das equipes enquanto vocês planejam o lançamento. Divulgue as atualizações importantes referentes ao lançamento, capte os comentários das equipes piloto, responda às perguntas rápidas e compartilhe o sucesso no Microsoft Teams.

Preparação do Microsoft Teams

Auxilie os embaixadores na preparação do Microsoft Teams, incluindo as configurações das equipes, os canais e as integrações com aplicativos de terceiros. Incentive os embaixadores das equipes a espalhar postagens de boas-vindas e recursos para as equipes que os usuários descobrirão dentro do produto.

É recomendável manter uma preparação inicial mínima para permitir que os usuários criem canais, personalizem as guias e adicionem conectores organicamente, conforme necessário. Veja os vídeos Como usar guias criados com essa finalidade.

Lançamento do Microsoft Teams

Os embaixadores das equipes são responsáveis por definir a finalidade de suas equipes, o escopo de uso em contraste com outras ferramentas, as normas de comunicação pública e as convenções para criar canais da equipe.

Enquanto os embaixadores das equipes se preparam para o lançamento, incentive-os a organizar uma reunião com a equipe piloto usando o vídeo Conversas produtivas, semelhante à reunião inicial. Estimule-os a usar vídeos como esse para ilustrar como o Microsoft Teams pode ajudá-los a ser mais produtivos juntos.

Os embaixadores das equipes devem garantir que os membros das equipes tenham as configurações apropriadas para usar o Microsoft Teams, investindo um tempo para que todos entrem, baixem os aplicativos da área de trabalho e móveis, e comecem a conversar entre si.

Cultura

Migre o trabalho para o Microsoft Teams

Ajude as equipes piloto a começar, incentivando os embaixadores a migrar as conversas, atualizações e projetos importantes para o Microsoft Teams. Assim, os membros das equipes têm segurança para fazer sua própria migração.

Integre o Microsoft Teams

Coloque as atualizações ao vivo e os dados de aplicativos e serviços de terceiros, como o Polly e o busuu, diretamente no Microsoft Teams. Isso economiza o tempo dos funcionários para verificar várias ferramentas a fim de obter informações rapidamente.

Incentive os embaixadores das equipes a compartilhar suas ideias sobre integrações personalizadas com aplicativos de terceiros e bots feitos sob medida para suas equipes.

Monitore o Microsoft Teams

Compartilhe as análises sobre a adoção e o uso do Microsoft Teams com os adeptos das equipes e os lembre de compartilhar os comentários dos membros das equipes no canal “Comentários”.

Aumente a visibilidade

Vá além das equipes piloto para que toda a instituição saiba sobre o Microsoft Teams. O FastTrack fornece recursos para que os administradores de TI façam isso, inclusive recursos para ajudar na divulgação, como o modelo de Anúncio, o modelo de Contagem Regressiva, Panfleto, Pôster, emails de Dicas e Truques. Confira o site do FastTrack ou solicite esses ativos ao vendedor da Microsoft.

Forneça treinamento

Organize eventos de treinamento e sessões de perguntas e respostas adaptados às equipes e aos casos de uso específicos.

Dê espaço para a inovação

Colabore com os embaixadores de toda a instituição para identificar casos de uso avançado, incluindo bots e integrações personalizadas, para aproveitar o Microsoft Teams ao máximo. Considere criar uma equipe de embaixadores do Microsoft Teams de toda a instituição para compartilhar ideias para transformar a maneira como as equipes trabalham em conjunto.

Compartilhe os comentários do Microsoft Teams no User Voice ou pelo link de Comentários no produto. Interaja com outros profissionais de TI na Comunidade Tecnológica do Microsoft Teams.

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