Gerenciar grandes listas e bibliotecas no SharePoint

Gerenciar grandes listas e bibliotecas no SharePoint

Há várias maneiras de trabalhar com uma lista ou biblioteca do SharePoint ou consultá-la sem receber um aviso de Limite do Modo de Exibição de Lista. Você pode armazenar até 30 milhões de itens ou documentos em uma lista ou biblioteca do SharePoint. Usando as ideias a seguir, pode obter as informações necessárias e permanecer dentro do Limite do Modo de Exibição de Lista de 5000 itens. Para saber mais sobre o Limite do Modo de Exibição de Lista em si, confira Visão geral de listas e bibliotecas com muitos itens.

Trabalhar com o Limite do Modo de Exibição de Lista

O SharePoint tem limitações e limites de recurso que controlam a quantidade de dados e de transferência que pode ser gerenciada. Por padrão, o Limite do Modo de Exibição de Lista tem, aproximadamente, 5.000 itens e é definido para permitir que os usuários trabalhem com listas grandes, mas mantenham o bom desempenho. Há três maneiras principais para trabalhar com o Limite do Modo de Exibição de Lista:

  • Em todas as versões do SharePoint: gerencie o número de itens retornados usando a indexação, filtragem, pastas e dados offline.

  • Em versões de Servidor do SharePoint: use uma Janela de Tempo Diária agendada pelo administrador, em que serão aumentados os limites.

  • Em versões de Servidor do SharePoint: um administrador de rede pode aumentar o limite do Limite do Modo de Exibição de Lista.

No SharePoint Online: esse limite não pode ser alterado e está ativo 24 horas por dia, 7 dias por semana para permitir que usuários em locatários compartilhados sempre tenham bom desempenho em consultas. Para contornar o limite, descrevemos algumas ações possíveis para manter as consultas dentro dele.

Observação: Ocasionalmente, você pode ver um número maior de itens retornado nos modos de exibição gerados pelo sistema.

Com servidores do SharePoint Server (SharePoint 2016, 2013 e 2010), o Limite do Modo de Exibição de Lista de 5 mil itens também é padrão. No entanto, como há mais controle por administradores de rede, é possível definir uma Janela de Tempo Diária em que os limites sejam efetivamente removidos, permitindo que sejam feitas consultas grandes, bem como outras operações de uso intensivo de dados. Essa janela de tempo ocorre, geralmente, durante a noite, quando a maioria dos usuários não está usando o sistema. O administrador também pode optar por aumentar o limite, se necessário.

A última opção, também com versões de servidor do SharePoint, é alterar o limite. Isso é arriscado, pois um limite maior aumenta a possibilidade de afetar o desempenho de alguns ou de todos os usuários.

Para verificar sua versão do SharePoint, consulte Qual versão do SharePoint estou usando?

Se estiver bloqueado pelo Limite do Modo de Exibição de Lista, mas o número total de itens for inferior a 20 mil, você poderá adicionar índices a colunas. Em todas as versões do SharePoint, você pode criar um modo de exibição filtrado com um índice de coluna para ajudar a reduzir a quantidade de resultados ao trabalhar com listas e bibliotecas grandes. A criação de um modo de exibição filtrado com uma coluna indexada é um processo de duas etapas: criar um índice para uma coluna e criar uma exibição que usa a coluna indexada para filtrar o modo de exibição:

Para saber mais sobre indexação de colunas, confira adicionar um índice a uma coluna do SharePoint.

Para saber mais sobre filtragem de colunas, confira Usar a filtragem para modificar um modo de exibição do SharePoint.

Embora não sejam necessárias pastas para usar bibliotecas e listas grandes, você ainda pode usá-las para ajudar a organizar seus dados e melhorar a eficiência do acesso aos dados. A criação de pasta é habilitada por padrão em bibliotecas de documentos, mas não em listas. Para saber mais, consulte Criar uma pasta em uma lista ou Criar uma pasta em uma biblioteca de documentos.

Observação: Com o SharePoint online, se você usar o comando Mover para ou arrastar e soltar, os metadados existentes serão movidos também.

Quando você cria uma pasta, em segundo plano você está criando um índice interno. Esse índice interno também é criado para a pasta raiz ou para o nível superior de uma lista ou biblioteca. Quando você acessa itens em uma pasta, você está usando com eficiência esse índice interno para acessar os dados. Tenha em mente que, se uma pasta contiver subpastas, cada subpasta é contada como um item (mas não qualquer item contido nessa subpasta).

Mesmo quando o número total de itens em uma lista ou biblioteca é muito grande, um modo de exibição de uma única pasta é no mínimo tão rápido quanto um modo de exibição que filtre o número total de itens utilizando uma coluna indexada. Em alguns cenários, talvez seja possível distribuir todos os itens em uma lista ou biblioteca em várias pastas, de forma que nenhuma pasta tenha mais de cinco mil itens.

É importante levar em consideração os seguintes aspectos ao usar pastas para organizar uma lista ou biblioteca extensa:

  • Uma pasta pode conter mais itens do que o Limite de Modo de Exibição de Lista, mas, para evitar que ela seja bloqueada pelo, você ainda pode precisar usar um modo de exibição filtrado com base nos índices de coluna.

  • Se você escolher a opção Mostrar todos os itens sem pastas na seção Pastas ao criar ou modificar um modo de exibição nessa lista ou biblioteca, precisará usar um filtro baseado em um índice simples para garantir que não atinja o Limite de Modo de Exibição de Lista.

  • Normalmente é útil fazer com que o modo de exibição padrão mostre todas as pastas disponíveis sem nenhuma filtragem para que os usuários possam escolher a pasta apropriada ao inserirem novos itens. A exibição de todas as pastas também torna menos provável que os itens sejam adicionados incorretamente fora das pastas da lista ou biblioteca. Observe que, diferentemente das bibliotecas, não há uma maneira automática de mover itens entre pastas de uma lista.

Observação: Se você mover itens para a lixeira do SharePoint, esses itens ainda serão contados ao determinar se a expressão de filtro excede o Limite do Modo de Exibição de Lista. Se você esvaziar a Lixeira, eles não serão mais contados. Para saber mais, confira Esvaziar a lixeira ou restaurar seus arquivos.

Para mover arquivos entre pastas em uma biblioteca, confira Mover ou copiar uma pasta, arquivo ou link em uma biblioteca de documentos.

Excluir listas grandes exige recursos de banco de dados que podem ser bloqueados pelo Limite do Modo de Exibição de Lista. Tente excluir listas grandes durante a Janela de Tempo Diária para evitar o bloqueio. Lembre-se de que, se o processo de exclusão demorar mais do que o tempo de alocação da janela, ele continuará até sua conclusão, independentemente de outros usuários. Permitir tempo suficiente.

Para saber mais sobre como excluir uma lista, confira Excluir uma lista no SharePoint.

Sincronização offline, dados externos e gerenciamento de dados do Access

Capturar dados em modo offline geralmente é mais conveniente e eficiente ao sincronizar com seu computador. Você pode usar o Excel, o Access ou o Outlook, dependendo dos dados da lista com os quais está trabalhando. Você também pode usar gerenciamento de dados externos sem limites com sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP), OData e serviços da Web, dependendo de seu serviço SharePoint.

É possível fazer alterações no computador de mesa ou laptop e, ao voltar os dados ao modo online, sincronizar as alterações e resolver os conflitos de maneira tranquila e eficiente. Trabalhar com grandes listas usando a sincronização offline para "limpar", analisar ou relatar dados ajuda a descarregar as atividades do banco de dados e minimizar o uso dos recursos do SharePoint.

Você pode colocar os dados de listas no modo offline e sincronizar as mudanças quando voltar ao modo online usando vários produtos do Microsoft Office. Para exportar para eles, é necessário ter os aplicativos instalados, Office 365 ou os aplicativos da área de trabalho do Office.

Microsoft Access       O Access pode lidar com mais linhas de dados do que o SharePoint, e você tem várias ferramentas poderosas para manipular dados. O trabalho com dados no Access e a sincronização com o SharePoint podem permitir que você trabalhe com conjuntos de dados maiores.

Você pode ler e gravar a maioria das listas nativas do Access vinculando a elas, e o Access funciona bem com praticamente todos os tipos de dados do SharePoint. A vinculação permite a conexão com dados em uma lista do SharePoint, para que você possa criar uma conexão bidirecional para exibir e editar os dados mais recentes na lista do SharePoint e no banco de dados do Access. O Access cria uma cópia da lista do SharePoint (ou a duplica) em uma tabela do Access. Uma vez criada a tabela do Access, você pode trabalhar com dados de listas no Access até o limite do Access de dois gigabytes (excluindo-se qualquer anexo que não esteja armazenado localmente). Além disso, o Access armazena em cache os dados de lista do cliente, usa um cache em memória eficiente com write-through e apenas transfere os itens de lista modificados. Tudo isso torna muito mais rápida a execução de consultas e atualizações. Uma caixa de diálogo de resolução de conflito também ajuda a gerenciar atualizações conflitantes de maneira simples.

Se o recurso Serviços do Access estiver ativado, você poderá trabalhar com consideravelmente mais dados do que o Limite do Modo de Exibição de Lista de até 50.000 itens por padrão. O Access processa dados de lista ou biblioteca automaticamente em pequenos lotes e depois reagrupa os dados, uma técnica que permite trabalhar com muito mais dados em comparação ao Limite do Modo de Exibição de Lista e sem prejudicar outros usuários no site do SharePoint. Saiba mais na seção abaixo Usando Serviços do Access.

Microsoft Excel        Você pode exportar SharePoint listas para uma Excel Tabela, que cria uma conexão de dados unidirecional entre a Excel tabela e a SharePoint lista.

botão Exportar para Excel do SharePoint realçado na faixa de opções
Exportar para o Excel no SharePoint 2016 ou 2013

O Excel também permitirá que você trabalhe com listas grandes sem bloqueio. Além disso, você pode sincronizar o Excel com o SharePoint e o Access para poder aproveitar os benefícios de cada plataforma.

Quando você atualiza os dados da lista doSharePoint e atualiza a tabela do Excel, o Microsoft Excel substitui os dados do Excel pelos dados mais recentes da lista do SharePoint, substituindo todas as alterações feitas nessas tabelas do Excel.

Lista do SharePoint Online com Exportar para Excel realçado
Exportar para o Excel no SharePoint Online

Depois que os dados estiverem na tabela do Excel, você pode aproveitar os vários recursos de análise de dados do Microsoft Excel, como planilhas poderosas e flexíveis, relatórios de tabelas dinâmicas, gráficos de aparência profissional e minigráficos, formatações condicionais com ícones, barras de dados, escalas de cores e operações sofisticadas de testes de hipóteses.

Se o recurso Serviços do Access estiver ativado, você poderá trabalhar com consideravelmente mais dados do que o Limite do Modo de Exibição de Lista, até 50.000 itens por padrão. Para saber mais, consulte a seção abaixo Usar os Serviços do Access.

Microsoft Outlook        No Microsoft Outlook, você pode ler e gravar Listas de Contatos, Tarefas, Calendários e Discussões, bem como sincronizar bibliotecas de documentos. Por exemplo, é possível trabalhar com listas de tarefas padrão e de projeto colocando listas de tarefas offline, exibindo, atualizando e atribuindo novas tarefas, colocando-as novamente online e sincronizando-as sem sair do Outlook. Você também pode armazenar, compartilhar e gerenciar contatos doSharePoint de forma mais eficiente no Outlook.

Início da página

No Access, você cria um banco de dados da Web com base nos Serviços do Access desenvolvendo tabelas baseadas em listas vinculadas, com consultas, formulários, relatórios e macros publicados em um site do SharePoint. Esses bancos de dados da Web são atualizados, mas você ainda pode usá-los e modificá-los, além de criar novos bancos de dados a partir de um modelo, mas não a partir do Access 2013.

Você pode criar um aplicativo do Access no SharePoint sem usar código. Em geral, um Aplicativo do SharePoint é uma solução específica que é facilmente distribuída e disponibilizada em um determinado mercado. Imagine um aplicativo como uma maneira conveniente e alternativa de compactar, distribuir, executar, monitorar e retirar uma solução. Para saber mais, confira Criar um aplicativo do Access

Ao contrário de um aplicativo de banco de dados da Web do SharePoint, que armazena dados em listas do SharePoint, um aplicativo do Access usa um banco de dados do SQL Server separado dos Produtos do SharePoint para armazenar dados e, portanto, não está sujeito ao Limite do Modo de Exibição de Lista do SharePoint. Isso melhora significativamente a escalabilidade das soluções do Access e permite a manipulação eficiente de milhões de registros. Para usuários do SharePoint Server, o banco de dados do SQL Server pode ser configurado para residir atrás do firewall da organização. Para usuários online, o banco de dados é um banco de dados do SQL Server Azure habilitado com uma conta gratuita e armazenamento gratuito. Para saber mais sobre o Azure, confira a home page do Microsoft Azure.

Por fim, você ainda poderá sincronizar dados entre uma lista do SharePoint e uma tabela do Access e manter os dois conjuntos de dados atualizados. Essa sincronização é de via dupla ou bidirecional. As alterações feitas no Access aos dados da lista são carregadas na lista do SharePoint e as alterações feitas à lista do SharePoint são baixadas para um Access um em seu computador. Para saber mais, consulte Importar de ou vincular dados a uma lista do SharePoint.

Caixa de pesquisa e soluções de Central de documentos do SharePoint

Uma maneira alternativa para localizar documentos ou itens em uma biblioteca grande ou lista é usar a caixa de Pesquisa da lista ou da biblioteca para inserir uma palavra-chave ou frase. A Pesquisa do SharePoint tem seus próprios mecanismos de indexação e não está sujeita aos outros limites relacionados ou o Limite do Modo de Exibição de Lista.

Outra solução para gerenciar bibliotecas grandes é criar e usar um site da Central de Documentos. Projetado para gerenciamento de documentos, um site da Central de Documentos oferece recursos como verificação de entrada e saída de arquivos, fluxos de trabalho, filtros e modos de exibição.

Geralmente há duas caixas de pesquisa em uma página do SharePoint, a pesquisa do site na parte superior da página e a caixa de pesquisa de lista ou biblioteca específica. Quando você usa a lista ou biblioteca da caixa de Pesquisa, pode expandir progressivamente o escopo da operação de pesquisa:

  • Por padrão, o escopo de pesquisa se baseia inicialmente em todos os itens no modo de exibição atual e em qualquer subpasta. Os resultados aparecem como colunas que você pode continuar a filtrar e classificar. Se o Limite de Modo de Exibição de Lista tiver sido ultrapassado, nem todos os resultados serão exibidos.

  • Se você não encontrar o que está procurando, poderá expandir o escopo da pesquisa de forma a abranger a lista inteira, incluindo todas as subpastas, independentemente do modo de exibição atual ou do Limite de Modo de Exibição de Lista.

  • Você também pode expandir o escopo para pesquisar o site inteiro, Nesse caso, todos os resultados aparecem na página padrão de pesquisa do site. É possível restringir esses resultados ainda mais usando o painel de Refinamento para filtrar, por exemplo, com base no autor de um documento ou na data de criação de um item de lista. Você pode até mesmo usar a sintaxe booliana e operadores lógicos para formular consultas mais elaboradas.

Observações: 

  • A caixa Pesquisa só está disponível para listas e bibliotecas exibidas como modos de exibição renderizados no lado do cliente. Embora o comportamento padrão seja exibir a caixa Pesquisa, essa caixa Pesquisa pode ficar oculta pela propriedade da Web Part do Modo de Exibição de Lista, Caixa de Pesquisa, na seção Diversos do painel de ferramentas. Para saber mais sobre as propriedades da web part, consulte Usar a lista e outras Web Parts.

  • Propriedade de lista "Exibir caixa de pesquisa" em Diversos

Você pode usar um site da Central de Documentos para criar, gerenciar e armazenar grandes quantidades de documentos. Uma Central de Documentos baseia-se em um modelo de site e é projetada para atuar como repositório centralizado para gerenciar muitos documentos. Os recursos, como a navegação de metadados e o modo de exibição em árvore, os tipos de conteúdo e as Web Parts, ajudam a organizar e recuperar documentos de maneira eficiente e significativa para os usuários. Para saber mais sobre o uso de modelos de sites, consulte Criar e usar modelos de sites.

Os supervisores de Conteúdo podem configurar rapidamente a navegação orientada a metadados para que seja bem executada para a maioria das bibliotecas sem explicitamente criar índices, mas também são auxiliados ao criar índices adicionais para melhorar o desempenho em uma variedade maior de filtros e modos de exibição. Para saber mais, consulte Use um site da Central de Documentos

Você pode usar um site do Centro de Documentos como ambiente de criação ou arquivamento de conteúdo:

  • Em um ambiente de criação, os usuários fazem ativamente o check-in e o check-out de arquivos e criam estruturas de pastas para esses arquivos. O controle de versões está habilitado, e dez ou mais versões anteriores de cada documento podem coexistir. Os usuários fazem check-in e check-out de documentos com frequência, e fluxos de trabalho podem ajudar a automatizar ações nos documentos.

  • Em contrapartida, em um arquivo morto de conteúdo ou base de conhecimento, ocorre muito pouca criação. Os usuários simplesmente exibem ou carregam documentos. Normalmente, os arquivos mortos de conteúdo contêm versões únicas de documentos, e um site pode escalonar para milhões de arquivos. Em um cenário típico, como uma central de suporte técnico para uma organização de grande porte, 10.000 usuários podem acessar o conteúdo, principalmente para fins de leitura. Um subconjunto de 3.000 a 4.000 usuários pode carregar novo conteúdo no site.

Usando modos de exibição pessoais, listas relacionais e RSS feeds

Para ajudar ainda mais no desempenho geral do sistema e impedir que um limite de recursos seja atingido, você pode considerar se deseja usar modos de exibição pessoais, listas relacionais ou RSS feeds.

Modos de exibição pessoais    Como a criação de modos de exibição que usam um índice de colunas corretamente é mais complicada para listas e bibliotecas grandes, você pode remover a permissão Gerenciar Modos de Exibição Pessoal dos contribuintes de uma lista ou biblioteca grande. Removendo essa permissão, você pode evitar que os usuários criem um modo de exibição que inclua todos os itens e que possa afetar o desempenho de outras áreas do site de modo adverso. para saber mais sobre permissões, consulte Editar permissões de uma lista ou biblioteca.

Listas relacionais     Ao criar relações de listas usando colunas de pesquisa, colunas exclusivas e comportamento relacional imposto (também chamado integridade referencial), você pode atingir o Limite de Modo de Exibição de Lista e pode ser bloqueado nas seguintes circunstâncias:

  • Se você tornar uma coluna exclusiva em uma lista existente que tenha itens acima do Limite de Modo de Exibição de Lista (mas observe que adicionar um item a uma lista que faz com que ela ultrapasse o Limite de Modo de Exibição de Lista é uma operação que normalmente não é bloqueada).

  • Se uma lista tiver mais itens do que o Limite de Modo de Exibição de Lista e você ativar Exclusão em Cascata ou Exclusão Restrita) para um campo de pesquisa nessa lista.

RSS feeds     Depois que o suporte RSS for habilitado na Administração Central e no nível de conjunto de sites, você poderá habilitar e configurar o suporte RSS para os muitos tipos de listas e bibliotecas. Quando os usuários acessarem o RSS Feed de uma lista ou biblioteca, os dados serão recuperados da lista. O modo de exibição de RSS padrão limita o número de itens retornados com base na data em que o item foi modificado pela última vez usando um filtro na coluna Modificados. Se a lista ou biblioteca tiver muitos itens e os usuários acessarem o RSS Feed, será recomendável indexar a coluna Modificados. Você também pode reduzir o número de itens recuperados alterando o número de itens e o número de dias cujas alterações são incluídas em um RSS Feed.

Para saber mais sobre como gerenciar RSS feeds, confira Gerenciar RSS feeds de um site ou conjunto de sites. Para saber como adicionar um RSS feed, confira Criar um alerta ou assinar um RSS feed

SharePoint Somente para Administradores de Servidor

Essas operações podem ser realizadas somente pelo SharePoint ou por administradores de rede e administradores de farm nas versões do SharePoint Server.

A Janela de Tempo Diária é uma maneira de os administradores especificarem um período dedicado para que todos os usuários executem operações ilimitadas e normalmente programadas para os horários fora do pico.

Embora os modos de exibição sejam a principal maneira para recuperar itens de uma lista ou biblioteca, também há outros comandos e operações do SharePoint que são mais bem realizados durante a Janela de Tempo Diária.

Adicionar e excluir um índice

Adicionar e modificar uma coluna da lista

Excluir e copiar pastas

Alterar as configurações de segurança para uma lista ou biblioteca

Salvar uma lista com seu conteúdo como um modelo

Excluir um site

Restaurar ou excluir itens da Lixeira

Esses comandos e operações poderão falhar se ultrapassarem os limites do site ao recuperar dados da lista durante o horário normal. Executá-los sem limites durante a Janela de Tempo Diária pode evitar falha e afetar outros usuários.

A configuração de Janela de Tempo Diária exige que você defina uma hora de início e uma duração. Ao definir a hora e uma duração, entenda que, se alguém iniciar uma consulta ou operação de longa execução durante a janela, ela continuará até que ele seja concluída, independentemente de estar dentro da janela ou não.

  1. Como um administrador, efetue login na Administração Central.

  2. Vá para Gerenciamento de Aplicativos > Gerenciar Aplicativos Web.

    Administração central com Gerenciar Aplicativos Web selecionado
  3. Escolha o aplicativo para definir ou alterar a configuração da Janela de Tempo Diária.

  4. Na faixa de opções, clique em seta para baixo em Configurações Gerais para acessar o menu e, em seguida, clique em Limitação de Recurso.

    Limitação de Recursos de Administração Central selecionado.
  5. Altere a Janela de Tempo Diária e, em seguida, defina a hora e a duração que você deseja usar.

    A página de configurações do aplicativo de Administração Central com a janela de Tempo Diária realçada
  6. Quando terminar, clique em OK.

Se você não for um desenvolvedor ou não tiver acesso conveniente aos recursos de desenvolvedor para fazer essas operações por você, poderá transferir esses tipos de operações para a janela de tempo diária. Informe-se com seu administrador para saber para quando a janela de tempo diária está agendada.

Observação:  O SharePoint Online não oferece suporte à alteração do Limite do Modo de Exibição de Lista.

O Limite do Modo de Exibição de Lista está presente para proporcionar desempenho aos usuários e proteger o servidor de sobrecarga não intencional durante as consultas. O Limite do Modo de Exibição de Lista (LVT) só pode ser alterado nas versões do SharePoint Server por um administrador no aplicativo da Administração Central e nós recomendamos não alterá-lo para evitar degradação de desempenho. O SharePoint Online não permite que os administradores alterem o Limite do Modo de Exibição de Lista para proteger os usuários em outros locatários de problemas de desempenho quando grandes conjuntos de dados são recuperados. Em vez disso, use índices, filtros e pastas para gerenciar consultas.

Se você tiver apenas algumas consultas que exigem a possibilidade de aumentar o Limite do Modo de Exibição de Lista, em vez disso, considere o uso da Janela de Tempo Diária durante as horas de inatividade.

Aviso: Não é recomendável alterar o Limite de modo de Exibição de lista (LVT) se você tiver outros usuários, pois valores maiores prejudicam o desempenho. A criação de um valor muito grande pode provocar falhas ou alta latência para os usuários, ou potencialmente desligar um servidor.

Observação: A Administração Central está disponível somente com instalações do SharePoint Server.

Se você realmente quiser alterar o Limite do Modo de Exibição de Lista, siga estas etapas. Elas são padrão no SharePoint 2010 por meio do SharePoint 2016, embora a Interface do Usuário possa diferir um pouco. O aplicativo Administração Central é separado do seu site do SharePoint e, para garantir o acesso, é necessário ter direitos de administrador de farm. Você só pode alterar o Limite de Modo de Exibição de lista em versões de servidor do SharePoint.

  1. Como um administrador, efetue login na Administração Central.

  2. Vá para Gerenciamento de Aplicativos > Gerenciar Aplicativos Web.

    Administração central com Gerenciar Aplicativos Web selecionado
  3. Escolha o aplicativo para alterar o Limite do Modo de Exibição de Lista.

  4. Na faixa de opções, clique em seta para baixo em Configurações Gerais para acessar o menu e, em seguida, clique em Limitação de Recurso.

    Limitação de Recursos de Administração Central selecionado.
  5. Altere o valor do Limite do Modo de Exibição de Lista (primeiro na lista) para um valor razoável.

  6. Clique em OK.

Há configurações adicionais em relação à página de limitação de recursos que, como administrador, você deve compreender.

  • Limite do Modo de Exibição de Lista para Auditores e Administradores:    Por padrão, é um "limite superior". Em vez disso, consultas que são executadas por um auditor ou administrador que, especificamente (via programação), solicita a substituição do LVT estarão sujeitas a esse limite. Por padrão, ela é 20.000 em vez de 5.000 para o Limite do Modo de Exibição de Lista. Elevar esse limite tem as mesmas ramificações que elevar o Limite do Modo de Exibição de Lista. Ao alterar esse valor, há alterações associadas que precisam ser realizadas. Para saber mais, consulte Utilização por programação da substituição do modelo do objeto para o Limite do Modo de Exibição de Lista

  • Substituição do Modelo do Objeto:    se você normalmente usa código personalizado em sua implantação e tem a necessidade de elevar o Limite do Modo de Exibição de Lista para um limite superior, pode ser uma boa ideia permitir a substituição do objeto de modelo e conceder ao auditor ou administrador permissões para o aplicativo que executará as consultas. Esta configuração é ativada por padrão, mas você pode desativá-la se ela não for necessária. Um bom exemplo de quando convém usar isso é se você tiver implementado um código que executará o cache de um conjunto maior de resultados que forem acessados com frequência por alguns minutos. Se você não planeja armazenar em cache o conteúdo e planeja executar essas consultas com frequência, não é recomendável usar esse método para ignorar o Limite do Modo de Exibição de Lista, pois ele afeta negativamente o desempenho do servidor. Resumindo: "vá com calma".

  • Limite de Pesquisa de Modo de Exibição de Lista:    esse recurso limita o número de junções que uma consulta pode executar. Isso equivale à quantidade de campos de Pesquisa, Pessoa/Grupo ou Estado do Fluxo de Trabalho incluída na consulta. Por exemplo, um modo de exibição que exibe 6 colunas de pesquisa e filtra em outras 3 colunas de pesquisa distintas usa 9 pesquisas. Se o Limite de Pesquisa de Modo de Exibição de Lista estiver definido como 8, isso gerará um erro. Não é recomendável aumentar o número para mais de 8.

    Um teste completo pela Microsoft mostrou que há uma degradação grave e não gradual do desempenho que aparece para mais de 8 junções. Não há apenas a queda significativa da produtividade do servidor nesse momento, mas a consulta acaba usando uma quantidade desproporcionalmente grande de recursos do SQL Server, o que afeta negativamente todos os que utilizam o mesmo banco de dados. Para saber mais, confira as colunas de pesquisa e a seção de modos de exibição de lista de Resultados e recomendações do teste de desempenho e capacidade

  • Janela de tempo diária para consultas grandes:    Esse recurso permite que você defina uma hora todos os dias em que os usuários possam usar consultas maiores sem atingir os limites. Deve-se considerar algumas coisas antes de decidir para qual hora definir esta opção:

    • A fim de afetar o número mínimo de usuários, esse valor deve ser definido para um horário fora do pico ou um período durante o qual você espera uma carga mínima. Se você escolher um horário no meio expediente para a maioria dos seus usuários, mesmo aqueles que não usam a lista grande poderão ser afetados negativamente.

    • Tente mantê-lo em um período de tempo razoável, de forma que as pessoas possam usá-lo para corrigir suas listas, em vez de entrar em contato com o administrador.

    • As operações iniciadas durante a janela de tempo não serão interrompidas quando alcançar o limite da janela. Considere o tempo necessário caso um usuário tente excluir uma lista grande um pouco antes do horário de corte.

    • Considere fusos horários diferentes. Isso é especialmente importante se sua organização ou clientes forem distribuídos geograficamente de forma ampla e compartilham um servidor do SharePoint hospedado centralmente. Defini-la como 6:00 pode funcionar para seu próprio fuso horário, mas não seria bom Sidney, Austrália, por exemplo.

  • Limiar de Permissões Exclusivas de Lista:    Este é o número de permissões exclusivas por lista. Se você tiver uma pasta em que você interrompe a linha hierárquica das permissões e define algumas permissões para ela (e para todos os itens dentro dela), então, ela conta como 1 em relação a seu Limiar de Permissões Exclusivas de Lista. Ao contrário do Limite do Modo de Exibição de Lista e de outras configurações, esse limite não é disparado pela exibição do conteúdo ou pela execução de algumas operações em relação a ele, mas explicitamente pela alteração das permissões.

    É recomendável reduzir esse número, se possível. Ele será padronizado como 50.000, que uma quantidade grande de permissões exclusivas. É muito provável que sua lista apresente problemas com permissões antes de alcançar esse número, de forma que é uma boa ideia ajustá-la antecipadamente para que possa funcionar em seu ambiente.

Visão geral de listas e bibliotecas com muitos itens

O Limite do Modo de Exibição de Lista (LVT) serve para ajudar a obter um desempenho consistente para todos os usuários em consultas no back-end do banco de dados. Eis algumas informações sobre os limites, como tudo funciona e como alterar o valor do Limite do Modo de Exibição de Lista.

Importante: O Limite do Modo de Exibição de Lista não pode ser alterado no SharePoint Online. Da mesma forma, não há a capacidade de criar uma Janela de Tempo Diária no SharePoint Online. Esses recursos estão disponíveis apenas no SharePoint 2016, SharePoint 2013 e SharePoint 2010.

Para minimizar o SQL Server da contenção do banco de dados, o banco de dados back-end para o SharePoint geralmente usa bloqueio em nível de linha como estratégia para garantir atualizações exatas sem afetar negativamente a outros usuários que estejam acessando outras linhas. No entanto, se uma operação de leitura ou gravação de banco de dados, como uma consulta, fizer com que mais de 5.000 linhas sejam bloqueadas ao mesmo tempo, é mais eficiente que o SQL Server bloqueie temporariamente toda a tabela até que a operação de banco de dados seja concluída.

Observação: O número real nem sempre é 5.000 e pode variar dependendo do site, da quantidade de atividades no banco de dados e da configuração do site.

Quando toda a tabela está bloqueada, outros usuários são impedidos de acessá-la. Se isso acontecer com muita frequência, os usuários terão uma degradação do desempenho do sistema. Portanto, os limites são essenciais para ajudar a minimizar o impacto das operações de banco de dados com uso intensivo de recursos e equilibrar as necessidades de todos os usuários.

O diagrama a seguir resume os principais aspectos sobre o que acontece quanvo você acessa muitos itens em uma lista ou biblioteca.

Grandes listas e bibliotecas

  1. Os dados de listas ou bibliotecas de um conjunto de sites são armazenados em uma tabela de banco de dados do SQL Server que usa consultas, índices e bloqueios para manter o desempenho, o compartilhamento e a precisão em geral.

  2. Os modos de exibição filtrados com índices de coluna (e outras operações) criam consultas a bancos de dados que identificam um subconjunto de colunas e linhas e retornam esse subconjunto ao computador.

  3. Os limites ajudam a limitar as operações e conciliar os recursos entre muitos usuários simultâneos.

  4. Os desenvolvedores privilegiados podem usar substituições de modelo de objeto para aumentar temporariamente os limites de aplicativos personalizados com versões do SharePoint Server.

  5. Os administradores podem especificar janelas de tempo dedicadas para que todos os usuários executem operações ilimitadas durante horários fora de pico com versões do SharePoint Server.

  6. Os operadores de informações podem usar modos de exibição, estilos e limites de página apropriados para agilizar a exibição dos dados na página.

As listas e bibliotecas têm limites máximos específicos, conforme mostrado nesta tabela.

Recurso

Limite máximo

Número de itens em uma lista ou biblioteca

30 milhões

Tamanho de um item ou um anexo de item de um arquivo individual

10 Gigabytes

A tabela a seguir resume as informações sobre as limitações de recursos que você precisa conhecer. Essas limitações são definidas na página Limitação de Recurso na Administração Central com versões do SharePoint Server. Entre em contato com o administrador para obter limites específicos e solicitações para o seu site.

Observação: Para auxiliar no gerenciamento, o administrador não está sujeito às seguintes limitações de recursos.

Observação: Nem todas essas configurações estão disponíveis na interface do usuário, e somente com versões do SharePoint Server.

Limiar
ou limite

Valor
padrão

Descrição

Limite do Modo de Exibição de Lista

5.000

Especifica o número máximo de itens de lista ou biblioteca que uma operação de banco de dados, como uma consulta, pode processar de uma só vez. As operações que ultrapassarem esse limite serão bloqueadas.

A fim de que você tenha tempo para elaborar planos alternativos, um aviso pode ser exibido na página Configurações da Lista quando a sua lista ultrapassar 3.000 itens. Esse aviso contém um link de ajuda para este tópico.

limite de Permissões exclusivas

50.000

Especifica o número máximo de permissões exclusivas de uma lista ou biblioteca.

Sempre que você interrompe a herança de permissões de um item ou pasta, ela é contada como uma permissão exclusiva para esse limite. Se você tentar adicionar um item que tenderia a ultrapassar esse limite, será impedido de fazer isso.

Limite Tamanho da linha

6

Especifica o número máximo de linhas de tabela internas do banco de dados usado para um item de lista ou biblioteca. Para aceitar listas amplas com muitas colunas, cada item é quebrado em várias linhas de tabela internas, com até 6 linhas e um total de até 8.000 bytes (excluindo anexos).

Por exemplo, se você tiver uma lista com muitas colunas pequenas e que contenha centenas de colunas Sim/Não, poderá ultrapassar esse limite e, nesse caso, não poderá adicionar mais colunas Sim/Não à lista, mas ainda poderá adicionar colunas de um tipo diferente.

Os administradores só podem definir esse limite usando o modelo de objeto, e não por meio da interface de usuário.

Limite de Pesquisa de Modo de Exibição de Lista

12

Especifica o número máximo de operações de junção, como as que se baseiam nas colunas de status de fluxo de trabalho, Pessoa/Grupo ou de pesquisa.

Se a consulta usar mais de oito colunas, a operação será bloqueada. Entretanto, é possível selecionar via programação quais colunas serão usadas com o modo de exibição máxima, que pode ser definido por meio do modelo de objeto.

Tamanho do Limite de Modo de Exibição de Lista para auditores e administradores

20.000

Especifica o número máximo de itens de lista ou biblioteca que uma operação de banco de dados, como uma consulta, pode processar de uma só vez quando executada por um auditor ou administrador com as permissões apropriadas. Essa configuração funciona em conjunto com Permitir Substituição do Modelo do Objeto.

Permitir Substituição do Modelo do Objeto

S

Especifica se os desenvolvedores podem executar operações de banco de dados, como consultas, que solicitam uma substituição do Limite do Modo de Exibição de Lista para o limite superior especificado por Limite do Modo de Exibição de Lista para Auditores e Administradores. Um administrador deve habilitar uma substituição do modelo do objeto e os desenvolvedores, com a devida permissão, podem solicitar via programação que a consulta use o Limite do Modo de Exibição de Lista superior para aproveitá-la.

Janela de tempo diária

Nenhum

Especifica um período durante o qual os limites de recursos são ignorados. Um administrador pode configurar uma janela de tempo durante horários "fora de pico" em incrementos de 15 minutos e até 24 horas, por exemplo, das 18h às 22h ou de 1h30 às 5h15.

Uma operação de banco de dados ou consulta iniciada na janela de tempo diária continuará até ser concluída (ou falhar), mesmo se não for concluída na janela de tempo especificada.

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Atualizado em julho de 2017

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