Gerenciamento de Direitos de Informação no Office

Se você recebeu um erro de permissão de arquivo ao tentar visualizar um documento ou email, você se deparou com o IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação). É possível usar o IRM para restringir permissão de conteúdo em documentos, pastas de trabalho e apresentações com o Office. O IRM permite que as pessoas definam permissões de acesso para ajudar a impedir que informações confidenciais sejam impressas, encaminhadas ou copiadas por pessoas não autorizadas. Quando a permissão para um arquivo é restringida pelo uso do IRM, as restrições de acesso e uso são impostas mesmo se o arquivo chegar a destinatários indesejados. Isso ocorre porque as permissões de acesso são armazenadas no documento, na pasta de trabalho, na apresentação ou na própria mensagem de email, e estes devem ser autenticados no servidor IRM.

O IRM também ajuda as pessoas a impor suas preferências pessoais para a transmissão de informações pessoais ou particulares. O IRM permite que as organizações imponham a política corporativa que rege o controle e a disseminação de informações confidenciais ou proprietárias.

Usando o IRM no Office

Selecione a plataforma que você está usando nas guias desta página.

Usando o IRM no Office, você gerencia arquivos de direitos XML Paper Specification (.xps) e os seguintes tipos de arquivo:

Arquivos do Word

Tipo de arquivo

Extensão

Documento

.doc

Documento

.docx

Documento habilitado para macro

.docm

Modelo

.dot

Modelo

.dotx

Modelo habilitado para macro

.dotm

Arquivos do Excel

Tipo de arquivo

Extensão

Pasta de trabalho

.xls

Pasta de trabalho

.xlsx

Pasta de trabalho habilitada para macro

.xlsm

Modelo

.xlt

Modelo

.xltx

Modelo habilitado para macro

.xltm

Pasta de trabalho binária não XML

.xlsb

Suplemento habilitado para macro

.xla

Suplemento habilitado para macro

.xlam

Arquivos do PowerPoint

Tipo de arquivo

Extensão

Apresentação

.ppt

Apresentação

.pptx

Apresentação habilitada para macro

.pptm

Modelo

.pot

Modelo

.potx

Modelo habilitado para macro

.potm

Apresentação de slides

.pps

Apresentação de slides

.ppsx

Apresentação de slides habilitada para macro

.ppsm

Tema do Office

.thmx

Observações: 

  • Quando esses tipos de arquivo são anexados a uma mensagem de email gerenciada por direitos no Outlook, eles também serão gerenciados por direitos automaticamente.

  • Quando você anexa um arquivo de mensagem (.msg) a uma mensagem de email gerenciada por direitos, a mensagem anexada não é gerenciada por direitos. O IRM não gerencia tipos de arquivo .msg de direitos.

Configurar o computador para usar o IRM

Para usar o IRM no Office, o software mínimo necessário é o Cliente do RMS (Serviços de Gerenciamento de Direitos) do Windows Service Pack 1 (SP1). O administrador do RMS pode configurar políticas de IRM específicas da empresa, que definem quem pode acessar informações e que nível de edição é permitido para uma mensagem de email. Por exemplo, um administrador de empresa pode definir um modelo de direitos chamado "Confidencial da Empresa", que especifica que uma mensagem de email que usa essa política pode ser aberta somente por usuários dentro do domínio da empresa.

Baixar permissões

Na primeira vez que você tentar abrir um documento, uma pasta de trabalho ou uma apresentação com permissão restrita, será preciso se conectar a um servidor de licenciamento para verificar suas credenciais e baixar uma licença de uso. A licença de uso define o nível de acesso que você tem para um arquivo. Esse processo é necessário para cada arquivo que tenha permissão restrita. Em outras palavras, o conteúdo com permissão restrita não pode ser aberto sem uma licença de uso. Para baixar permissões é preciso que o Office envie suas credenciais, o que inclui seu endereço de email, e informações sobre seus direitos de permissão para o servidor de licenciamento. As informações contidas no documento, na pasta de trabalho ou na apresentação não são enviadas ao servidor de licenciamento. Para saber mais, leia os Destaques da Política de Privacidade do Microsoft Office 2010.

Restringir a permissão ao conteúdo em arquivos

Os autores podem restringir permissão para documentos, pastas de trabalho e apresentações por usuário, por arquivo ou por grupo (permissões com base em grupo exigem o serviço de diretório Active Directory para expansão de grupo). Os autores usam a caixa de diálogo Permissão para fornecer aos usuários o acesso de Leitura e Alteração, bem como para definir datas de expiração do conteúdo. Por exemplo, Marcelo, o autor, pode dar permissão a Brenda para ler um documento do Word, mas não para alterá-lo. Marcelo pode então dar permissão a Marcos para alterar o documento e permitir que ele o salve. Por exemplo, Marcelo também pode optar por limitar o acesso de Brenda e Marcos a esse documento por cinco dias antes do vencimento da permissão para o documento. Para saber mais sobre como definir uma data de vencimento para um documento, uma pasta de trabalho ou uma apresentação, veja Definir uma data de vencimento para um arquivo.

Permissão

  1. Salve o documento, a pasta de trabalho ou a apresentação.

  2. Clique na guia Arquivo.

  3. Siga um destes procedimentos:

    • No Word, na guia Informações, clique em Proteger Documento, aponte para Restringir Permissão por Pessoas e clique em Acesso Restrito.

    • No Excel, na guia Informações, clique em Proteger Pasta de Trabalho, aponte para Restringir Permissão por Pessoas e clique em Acesso Restrito.

    • No PowerPoint, na guia Informações, clique em Proteger Apresentação, aponte para Restringir Permissão por Pessoas e clique em Acesso Restrito.

  4. Na caixa de diálogo Permissões, execute uma das seguintes ações:

    • No Word, selecione Restringir permissão para este documento e atribua os níveis de acesso que deseja para cada usuário.

    • No Excel, selecione Restringir permissão para esta pasta de trabalho e atribua os níveis de acesso que deseja para cada usuário.

    • No PowerPoint, selecione Restringir permissão para esta apresentação e atribua os níveis de acesso que deseja para cada usuário.

      Suas opções poderão ser limitadas se um administrador tiver definido políticas de permissão personalizadas que os indivíduos não podem alterar.

      Níveis de permissão

    • Leitura    Os usuários com a permissão de Leitura podem ler um documento, uma pasta de trabalho ou uma apresentação, mas eles não têm permissão para editá-lo, imprimi-lo ou copiá-lo.

    • Alteração    Os usuários com a permissão de Alteração podem ler, editar e salvar alterações em um documento, uma pasta de trabalho ou uma apresentação, mas não têm permissão para imprimi-lo.

    • Controle Total    Os usuários com a permissão de Controle Total têm permissões plenas de criação e podem executar qualquer ação no documento, na pasta de trabalho ou na apresentação permitida a um autor, como definir datas de vencimento para conteúdo, impedir a impressão e fornecer permissões aos usuários. Depois que a permissão para um documento, uma pasta de trabalho ou uma apresentação vencer para usuários autorizados, o documento, a pasta de trabalho ou a apresentação poderá ser aberto somente pelo autor ou pelos usuários com a permissão de Controle Total para o documento, a pasta de trabalho ou a apresentação. Os autores sempre têm permissão de Controle Total.

  5. Para fornecer permissão de Controle Total a uma pessoa, na caixa de diálogo Permissões, clique em Mais Opções e, na coluna Nível de Acesso, clique na seta e em Controle Total na lista Nível de Acesso.

    Caixa de diálogo Permissão

  6. Depois que você atribuir níveis de permissão, clique em OK.

    A Barra de Mensagens é exibida, que indica que o documento, a pasta de trabalho ou a apresentação é gerenciado por direitos. Se for preciso fazer alguma alteração de permissão de acesso para o documento, a pasta de trabalho ou a apresentação, clique em Alterar Permissão.

    barra de mensagens no Word

    Se um documento, uma pasta de trabalho ou uma apresentação que tenha permissão restrita for encaminhado a uma pessoa não autorizada, uma mensagem será exibida com o endereço de email ou endereço do site do autor para que o indivíduo possa solicitar permissão para o documento, a pasta de trabalho ou a apresentação.

    Caixa de diálogo mostrando que um documento com permissão restrita foi encaminhado a uma pessoa não autorizada

    Se o autor optar por não incluir um endereço de email, os usuários não autorizados receberão uma mensagem de erro.

Definir uma data de vencimento para um arquivo
  1. Abra o arquivo.

  2. Clique na guia Arquivo

  3. Siga um destes procedimentos:

    • No Word, na guia Informações, clique em Proteger Documento, aponte para Restringir Permissão por Pessoas e clique em Acesso Restrito.

    • No Excel, na guia Informações, clique em Proteger Pasta de Trabalho, aponte para Restringir Permissão por Pessoas e clique em Acesso Restrito.

    • No PowerPoint, na guia Informações, clique em Proteger Apresentação, aponte para Restringir Permissão por Pessoas e clique em Acesso Restrito.

  4. Na caixa de diálogo Permissões, execute uma das seguintes ações:

    • No Word, marque a caixa de seleção Restringir permissão para este documento e clique em Mais Opções.

    • No Excel, marque a caixa de seleção Restringir permissão para esta pasta de trabalho e clique em Mais Opções.

    • No PowerPoint, marque a caixa de seleção Restringir permissão para esta apresentação e clique em Mais Opções.

  5. Em Permissões adicionais para usuários, siga um destes procedimentos:

    • No Word, marque a caixa de seleção Este documento expira em e informe uma data.

    • No Excel, marque a caixa de seleção Esta pasta de trabalho expira em e informe uma data.

    • No PowerPoint, marque a caixa de seleção Esta apresentação expira em e informe uma data.

  6. Clique em OK duas vezes.

Usar outra conta de usuário do Windows para arquivos gerenciados por direitos

  1. Abra o documento, a planilha ou a apresentação.

  2. Clique na guia Arquivo.

  3. Siga um destes procedimentos:

    • No Word, na guia Informações, clique em Proteger Documento, aponte para Restringir Permissão por Pessoas e clique em Gerenciar Credenciais.

    • No Excel, na guia Informações, clique em Proteger Pasta de Trabalho, aponte para Restringir Permissão por Pessoas e clique em Gerenciar Credenciais.

    • No PowerPoint, na guia Informações, clique em Proteger Apresentação, aponte para Restringir Permissão por Pessoas e clique em Gerenciar Credenciais.

  4. Siga um destes procedimentos:

    • Na caixa de diálogo Selecionar Usuário, selecione o endereço de email para a conta que quer usar e clique em OK.

    • Na caixa de diálogo Selecionar Usuário, clique em Adicionar, digite suas credenciais da nova conta e clique em OK duas vezes.

      Caixa de diálogo Selecionar Usuário

Exibir conteúdo com permissão restrita

Para exibir conteúdo gerenciado por direitos para o qual você tem permissões usando o Office, basta abrir o documento, a pasta de trabalho ou a apresentação.

Se quiser exibir suas permissões, clique em Exibir Permissão na Barra de Mensagens ou clique em uma das seguintes opções na barra de status, na parte inferior da tela:

  • Este documento contém uma política de permissões Botão mostrando que esse documento contém uma política de permissão

  • Esta pasta de trabalho contém uma política de permissões Botão mostrando que esse documento contém uma política de permissão

  • Esta apresentação contém uma política de permissões Botão mostrando que esse documento contém uma política de permissão

Observação: Para restringir permissão de um conteúdo em um arquivo, você precisa ter o Office para Mac Standard 2011.

O IRM no Office for Mac 2011 e no Office 2016 for Mac fornece três níveis de permissão.

Nível de permissão

Permite

Ler

Ler

Alterar

Ler, editar, copiar e salvar alterações

Controle Total

Ler, editar, copiar, salvar alterações, imprimir, definir datas de vencimento para conteúdo, conceder permissões para usuários, acessar conteúdo programaticamente

Siga um destes procedimentos:

Definir manualmente os níveis de permissão

  1. Na guia Revisar, em Proteção, clique em Permissões e em Acesso Restrito.

    Guia Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Se essa for a primeira vez em que você está acessando o servidor de licenciamento, insira seu nome de usuário e senha do servidor de licenciamento e marque a caixa de seleção Salvar senha nas chaves do Mac OS.

    Observação: Se você não marcar a caixa de seleção Salvar senha nas chaves do Mac OS, poderá ter que inserir seu nome e senha várias vezes.

  3. Nas caixas Ler, Alterar ou Controle Total, insira o endereço de email ou nome da pessoa ou grupo de pessoas para o qual você deseja atribuir um nível de acesso.

  4. Se você quiser pesquisar no catálogo de endereços o endereço de email ou o nome, clique em Botão Contatos .

  5. Se quiser atribuir um nível de acesso a todas as pessoas em seu catálogo de endereços, clique em Adicionar Todos Adicionar todos .

  6. Depois que você atribuir níveis de permissão, clique em OK.

    A Barra de Mensagens aparece e exibe uma mensagem informando que o documento é gerenciado por direitos.

Use um modelo para restringir a permissão

Um administrador pode configurar as políticas de IRM específicas da empresa que definem quem pode acessar os níveis de permissões de informação para as pessoas. Esses aspectos de gerenciamento de direitos são definidos usando os modelos do servidor do AD RMS (Active Directory Rights Management Services). Por exemplo, um administrador de empresa pode definir um modelo de direitos chamado de “Confidencial da empresa”, que especifica que os documentos que usam essa política podem ser abertos somente por usuários dentro dos domínios da empresa.

  • Na guia Revisão, em Proteção, clique em Permissões e, em seguida, clique no modelo de direitos que você deseja.

    Guia Revisão do Word, grupo Proteção

Altere ou remova os níveis de permissão que você definiu

Se você aplicou um modelo para restringir permissão, não poderá alterar ou remover os níveis de permissão; estas etapas somente funcionarão se você tiver definido níveis de permissão manualmente.

  1. Na Barra de Mensagens, clique em Alterar Permissões.

  2. Nas caixas Ler, Alterar e Controle Total, insira um novo endereço de email ou nome da pessoa ou grupo de pessoas ao qual você deseja atribuir um nível de acesso.

  3. Para remover uma pessoa ou grupo de pessoas de um nível de acesso, clique no endereço de email e, em seguida, pressione EXCLUIR.

  4. Para remover Todos de um nível de permissão, clique em Adicionar Todos Adicionar todos .

Definir uma data de expiração para um arquivo restrito

Os autores podem usar a caixa de diálogo Definir Permissões para definir datas de vencimento para o conteúdo. Por exemplo, o Marcelo também pode decidir limitar o acesso da Brenda e do Marcos a esse documento para 25 de maio e a permissão para o documento vencer.

  1. Na guia Revisar, em Proteção, clique em Permissões e em Acesso Restrito.

    Guia Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Clique em Mais Opções e, em seguida, marque a caixa de seleção Este documento vence em e insira a data.

    Depois de a permissão para um documento ter vencido para as pessoas autorizadas, o documento poderá ser aberto somente pelo autor ou por pessoas com permissão Controle Total.

Permitir que pessoas com permissões de Leitura e Alteração imprimam conteúdo

Por padrão, pessoas com permissões de Leitura ou Alteração não podem imprimir.

  1. Na guia Revisar, em Proteção, clique em Permissões e em Acesso Restrito.

    Guia Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Clique em Mais Opções e marque a caixa de seleção Permitir que pessoas com permissões de leitura ou alteração imprimam conteúdo.

Permitir que pessoas com permissões de Leitura copiem conteúdo

Por padrão, pessoas com permissões de Leitura não podem copiar conteúdo.

  1. Na guia Revisar, em Proteção, clique em Permissões e em Acesso Restrito.

    Guia Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Clique em Mais Opções e marque a caixa de seleção Permitir que pessoas com permissões de Leitura copiem conteúdo.

Permitir que os scripts sejam executados em um arquivo restrito

Os autores podem alterar as configurações para permitir que macros do Visual Basic sejam executadas quando um documento é aberto e para permitir que os scripts de AppleScripts acessem informações no documento restrito.

  1. Na guia Revisar, em Proteção, clique em Permissões e em Acesso Restrito.

    Guia Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Clique em Mais Opções e marque a caixa de seleção Acessar conteúdo programaticamente.

Uma conexão é necessária para verificar as permissões

Por padrão, as pessoas precisam autenticar conectando-se ao servidor AD RMS da primeira vez que abrem um documento restrito. No entanto, você pode alterar isso para exigir a autenticação toda vez que abrirem um documento restrito.

  1. Na guia Revisar, em Proteção, clique em Permissões e em Acesso Restrito.

    Guia Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Clique em Mais Opções e marque a caixa de seleção Uma conexão é necessária para verificar as permissões.

Remover restrições

  1. Na guia Revisar, em Proteção, clique em Permissões e clique em Sem Restrições.

    Guia Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Na caixa de diálogo, clique em Remover Restrições.

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Restringir a permissão ao conteúdo em um arquivo
Abrir um arquivo que possui permissões restritas
Adicionar credenciais para abrir uma mensagem ou um arquivo gerenciado por direitos
Formatos de arquivo que funcionam com IRM

Nas versões do Office para iOS, todos os arquivos protegidos por IRM recebidos serão abertos se você estiver conectado com uma conta que tenha permissões para o arquivo. Ao abrir um arquivo protegido por IRM, você verá uma barra de informações na parte superior que permite visualizar as permissões atribuídas a esse arquivo.

Se você é assinante do Office 365 com o Azure Rights Management e seu departamento de TI definiu alguns modelos de IRM para você usar, atribua esses modelos a arquivos do Office no iOS.

Para proteger um arquivo, toque no botão de edição Ícone Editar no aplicativo, vá até a guia Revisão e toque no botão Restringir Permissões. Você verá uma lista de políticas de IRM disponíveis. Selecione a política desejada e toque em Concluído para aplicar.

Observação: Se o botão Restringir Permissões não estiver habilitado no seu aplicativo, abra qualquer documento protegido por IRM para inicializá-lo.

No momento, embora não seja possível atribuir permissões IRM nas versões do Office para Android, todos os arquivos protegidos por IRM recebidos serão abertos se você estiver conectado com uma conta que tenha permissões para o arquivo. Ao abrir um arquivo protegido por IRM, você verá uma barra de informações na parte superior que permite exibir as permissões que foram atribuídas a esse arquivo.

Ao abrir um arquivo protegido por IRM no Office para Android, é possível exibir as permissões que foram atribuídas a você.

O IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) ajuda a:

  • Impedir que um destinatário autorizado de conteúdo restrito encaminhe, copie, altere, imprima, envie fax ou cole o conteúdo para uso não autorizado

  • Restringir o conteúdo onde ele for enviado

  • Fornecer expiração do arquivo para que o conteúdo em documentos não possa ser visualizado após um período especificado

  • Aplicar políticas corporativas que regem o uso e a disseminação de conteúdo dentro da empresa

O IRM não pode impedir que conteúdo restrito seja:

  • Apagado, roubado ou capturado e transmitido por programas maliciosos, como cavalos de Troia, registradores de pressionamento de teclas e certos tipos de espiões

  • Perdido ou corrompido devido à ação de vírus de computador

  • Copiado à mão ou digitado em uma exibição de tela de um destinatário

  • Fotografado digitalmente (quando exibido em uma tela) por um destinatário

  • Copiado usando programas de captura de tela de terceiros

Observação: Para saber mais sobre como você pode restringir a permissão ao conteúdo em mensagens de email, confira Criar uma mensagem com permissão restrita.

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