Exportar uma lista externa para o Excel

Exportar uma lista externa para o Excel

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Você pode sincronizar dados entre uma lista externa e o Microsoft Excel e manter os dois conjuntos de dados atualizada. Por exemplo, talvez você queira manter um inventário de produto em uma lista, de modo que é fácil compartilhar e atualizar, mas também fazer análise de estoque periódico usando o Microsoft Excel.

Observação:  Você não pode sincronizar uma lista externa com versões anteriores do Excel 2013. Se tentar fazer isso, receberá a mensagem "Não é possível conectar-se à lista".

Para saber mais, consulte Encontrar conteúdo sobre dados externos.

Trabalhar com dados externos exige que várias tarefas de pré-requisito habilitem o acesso seguro aos dados. As informações a seguir podem ajudar você a planejar as próximas etapas. Além disso, se você tiver problemas ao tentar trabalhar com dados externos, essas informações poderão ajudá-lo a identificar o problema. Para acessar dados externos, você ou um administrador devem fazer o seguinte:

Preparar a fonte de dados externos    O administrador pode precisar criar uma conta e conceder permissões para a fonte de dados a fim de garantir que as pessoas certas tenham acesso aos dados, bem como impedir o seu acesso por pessoas não autorizadas. Em um banco de dados externo, o administrador também pode criar tabelas, modos de exibição, consultas específicas etc., a fim de limitar os resultados a apenas o que é necessário e ajudar a melhorar o desempenho.

Configurar o SharePoint serviços e contas    Um administrador deve ativar os serviços corporativos de conectividade de dados e o serviço de repositório seguro. Para obter informações sobre como usar esses serviços, consulte soluções de configurar serviços corporativos de conectividade para o SharePoint 2013 e criar uma lista externa de uma tabela do SQL Azure com serviços corporativos de conectividade e repositório seguro

Configurar serviços de repositório seguro    Um administrador deve fazer o seguinte: determinar o melhor modo de acesso de dados externos de origem, criar um aplicativo de destino e definir as credenciais para o aplicativo de destino. Criar ou editar um aplicativo de destino de repositório seguro.

Configurar serviços corporativos de conectividade de dados    Um administrador deve garantir que o usuário que cria o external tipo tem permissão para o repositório de metadados de conectividade de dados corporativos e que os usuários apropriados tenham acesso ao tipo de conteúdo externo a lista externa com base no conteúdo. Consulte soluções de configurar serviços corporativos de conectividade para o SharePoint 2013 para obter mais informações.

Criar um tipo de conteúdo externo    O usuário deve definir um tipo de conteúdo externo que contenha informações sobre conexões, acesso, métodos de operação, colunas, filtros e outros metadados usados para recuperar os dados da fonte externa.

Criar uma lista externa    Um usuário deve criar uma lista externa com base no tipo de conteúdo externo e um ou mais modos de exibição da lista externa, conforme necessário.

Certificar-se de que os produtos do Office estão prontos para uso    Para sincronizar dados externos com produtos do Office, você deve ter pelo menos Windows 7 e os seguintes produtos de software gratuitos, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 e serviços de dados WCF 5.0 para OData V3 em cada computador cliente (se necessário, você é automaticamente solicitado a baixar o software). Além disso, verifique se a opção de instalação do Office, Serviços corporativos de conectividade está habilitado (Este é o padrão). Esta opção instala o Runtime de cliente de serviços de conectividade do Business que faz o seguinte: armazena e sincroniza com dados externos, mapeia dados comerciais para tipos de conteúdo externo, exibe o seletor de item externo em produtos do Office e executa personalizado soluções dentro dos produtos do Office.

Para baixar os produtos de software de pré-requisito, consulte: software necessário para trabalhar com dados externos no Office 2013.

Para obter informações gerais sobre como usar dados externos, consulte: Localizar conteúdo sobre dados externos.

Exportar a lista externa para o Excel

  1. Navegue até o site do SharePoint que contém a lista.

  2. Clique no nome da lista do SharePoint no início rápido ou no menu de configurações Botão Configurações do Office 365 , clique em conteúdo do Site ou Exibir todo o conteúdo do Site e, em seguida, na seção lista apropriada, clique no nome da lista.

  3. Clique em lista e clique em Exportar para o Excel.

    Por padrão, esse recurso fica habilitado em listas externas, mas pode ser desabilitado por um administrador do sistema.

  4. Se você for solicitado a confirmar a operação, clique em OK.

  5. Na caixa de diálogo Download de Arquivo, clique em Abrir.

  6. Se você for perguntado se deseja habilitar as conexões de dados no computador, clique em Habilitar se acreditar que a conexão com os dados no site do SharePoint é segura para ser habilitada.

Uma tabela do Excel é criada com uma conexão de dados com base em um arquivo de consulta da web. As colunas na tabela exportada são determinadas pelo modo de exibição de lista externa atual. Os dados externos exportados são determinados pelos filtros definidos no tipo de conteúdo externo e no modo de exibição lista externa e as configurações de idioma do site do SharePoint. Os limites de página são ignorados.

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