Estudo de caso de cliente: mudando do Excel para o Access

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Às vezes, uma solução de negócios é criada usando o Excel quando o acesso é mais apropriado. Ou, talvez Excel foi originalmente uma boa ideia, mas os dados tem superado uma solução em Excel e é hora de usar um programa de banco de dados. Felizmente, você pode mover seus dados comerciais do Excel para o Access.

Linha da vida câncer, uma organização sem fins lucrativos com base em Seattle, projetado originalmente seu sistema de acompanhamento de conceder usando o Excel. Após a execução problemas com a redundância de dados, eles decidiram era hora de Experimente o acesso.

Dr. Kerry Fowler fornece suporte de TI voluntário de câncer linha da vida. Ele concordou em uma entrevista em que discutimos câncer linha da vida necessidades IT, sua função e técnicas básicas, como eles usado o Excel e o que foi feito com o Access.

A entrevista, parte 1

ST: Okey, bem, estou Steven Thomas para escrever para o Office Online e estou aqui hoje com Dr. Kerry Fowler na linha da vida câncer. Linha da vida câncer é uma organização sem fins lucrativos que ajuda as pessoas live com câncer.

ST: Dr. Fowler, você pode descrever um pouco sobre que tipo de suporte a linha da vida câncer oferece às pessoas?

KF: Bem Steven, linha da vida câncer oferece suporte de não médico para pessoas que vivem com câncer que inclui pacientes, familiares, amigos e colegas de trabalho, portanto, é bastante uma ampla gama.

ST: Então quando você diz não médico o que você significam?

KF: Pessoas que não podem ser câncer linha da vida para obter conselhos médicos, mas eles vêm para classes, há exercício classes, yoga, classes de escrita, organizando os flor, algumas coisas para construir comunidade entre pacientes câncer e interagir com outras pessoas com câncer.

ST: Bem que parece uma ampla variedade de serviços muito importantes, Obrigado por essas informações. Portanto, você tem um grau, em informática bio, é certo?

KF: Na verdade é organic química.

ST: Organic química, okey Desculpe.

KF: Nada a Lamentamos.

ST: Então, como isso ajuda você aqui na linha da vida câncer?

KF: Bem estava no setor farmacêutico e medicamentos há alguns anos, e quando meu trabalho sumiu como parte de uma fusão corporativa eu levou algum tempo para voluntário aqui em câncer linha da vida onde meu Mulher é CEO e estava fazendo alguns informática química o passaram 10 anos, portanto estava bastante confortável com tratamento de informações, principalmente grandes arquivos simples e eu tinha que aprender alguns comandos UNIX e que tipo de coisa, mas eu não tem experiência com bancos de dados relacionais.

ST: Okey, também pode você diga-me um pouco sobre a classificação de gerenciamento de informações de tarefas que você faça aqui como parte do seu voluntário?

KF: Claro, quando eu vier primeiro estava fazer coisas IT apenas diárias, você sabe, é o trabalho de impressora, meu mouse não funciona. Mas eventualmente vi que havia algumas funções acontecendo, por exemplo, o fundo assistência pacientes, onde as pessoas estavam usando planilhas do Excel para armazenar informações vários anos sobre verificações que tinham foi enviadas às pessoas para ajudá-lo remuneração para uma hipoteca , ou para despesas médicas ou para transporte.

ST: Portanto muito de arquivos diferentes?

KF: Também havia muitas entradas na planilha.

ST: Portanto uma planilha grande?

KF: Sim uma planilha grande com muitas guias, mas ele foi difícil para eles saber quanto dinheiro tem essa pessoa não obteve este ano, quanto eles obtivemos nos últimos quatro anos, quantas pessoas estão obtendo ajuda com seu hipoteca?

ST: Sabe que parece clássicos problemas que você possa ter, colocando inteiro muitos dados no Excel e tentar fazer busca detalhada em, em uma planilha com essa aparência.

KF: Para que semelhante a um desastre aguardando acontecer, apenas uma classificação ruim longe catástrofe concluída, portanto eu decidiu mergulhar em aprendizado do Microsoft Access para resolver esse problema. Outra coisa que estava acontecendo foi dados foi sendo reinseridos várias vezes.

ST: Que tipo de dados?

KF: Apenas nomes, nomes de pessoas, códigos postais, nomes social trabalhador, várias coisas.

ST: Portanto a mesma pessoa seria terminar com alguns registros diferentes talvez?

KF: Exatamente, você obtém muito criativas ortografias de Seattle por exemplo.

ST: Claro, então por que acessar? Apenas tê-la aqui adquiridas-lo para essa finalidade ou que fez vêm para o Access?

KF: Bem acesso está amplamente disponível aqui porque linha da vida câncer usa o Microsoft Office e usarem Small Business Server 2003, para que cada computador no lugar acessa e eu tinha procurou no Access apenas no meu próprio sobre um ano, mas realmente não faça qualquer desenvolvimento , para que eu pensava foi uma oportunidade de aprendizado para mim e era uma maneira de ajudar possivelmente câncer linha da vida atender às suas metas.

ST: Cool, também acho que fizer uma boa decisão. Eu tenho um pouco de experiência em trabalhar com o Access e não bem como muito trabalhar com o Excel, mas saber o que é acesso para e certamente é mais adequado para o tipo de tarefas de gerenciamento que você estava falando.

ST: Vamos dar um pouco quebra e voltar para a segunda metade nesta entrevista.

A entrevista, parte 2

ST: Okey, bem, isso é Steven Thomas novamente, volta com a segunda parte da minha entrevista do Dr. Kerry Fowler na linha da vida câncer.

ST: Vamos falar sobre o processo de movimentação do Excel para o Access. Quanto trabalho você diriam foi envolvidos? Você terminou com o trabalho?

KF: Acha que vocês nunca terminei com o trabalho, especialmente quando você está lidando com dados herdados que estava em uma planilha onde pode haver pontuação estranha que você não deseja. Geral acho que a coisa que eu encontrado que mais desafiador foi correspondente apenas, bem vou invertê-lo por aqui por um tempo. Acho que é importante, que é uma coisa inútil dizer tornando os dados tipos correspondentes.

ST: Não é uma coisa inútil dizer, é importante e é desafiador obtê-los à direita, porque o Excel é um pouco mais generoso sobre quais dados ele e não aceita.

KF: Direita Sim, limpando os dados, o que eu encontrado foi mais desafiador está levando os dados antigos, removendo duplicatas, encontrando erros de ortografia, localizando pontuação estranha e lifehackerhttp limpá para que ele é mais fácil de importar no Access e não causa erros. Portanto, há realmente muito trabalho que tem para ir para a planilha do Excel ou o arquivo de texto que você está importando. Depois que tudo estiver correspondido a importação é muito fácil.

ST: Portanto isso colocou os processos de negócios em espera enquanto?

KF: Não, as pessoas estão trabalhando em torno de uma das coisas que fizemos além da trabalhar em um banco de dados de assistência paciente está demorando um antigo banco de dados que tinham que é essencialmente uma grande lista de endereçamento e era apenas um grande arquivo simples. Portanto, vou algumas etapas para limpar que e facilitar a procurar por duplicatas.

ST: Mas eles estão usando o banco de dados de fundos de assistência pacientes agora?

KF: Sim.

ST: Mas ainda há dados no Excel que você ainda não importou para que ainda, é dados herdados que você ainda serão importados.

KF: Isso é verdadeiro. Posso ter as informações de 2008 importadas, mas eu ainda terá os dados de 2004 a 2007 para limpar e importar.

ST: Okey, para que as pessoas não foram ter que esperar ou nada?

KF: Não. É bom para uso atual.

ST: Portanto, o que faziam outras dificuldades enfrentados ou você está enfrentando criando o novo sistema, incluindo isso outros aquele que você está falando.

KF: Também há algumas coisas que são específicas para acesso, eu tinha alguns desafio com algumas das coisas Visual Basic e também fazendo Dlookup() e fazendo que funcionam à direita e em alguns casos, você precisa obter as cotações e os colchetes em lugares certos ou eles não trabalhe. Mas geral foi muito mais fácil do que eu pensava seria e é interessante sejam capazes de fazer algo que funciona.

ST: Então você está fazendo nada com acesso que você não foram fazendo com o Excel porque ela não foi prática? Qualquer coisa nova além do óbvio, você sabe a inserção de dados em diferentes tabelas e esse tipo de coisa?

KF: Bem, uma das coisas que eu descobriu como fazer que sei seria óbvio para um usuário experiente, mas, por exemplo, o CEP é informações redundantes em relação a cidade e o estado e região, portanto simplificados dos dados de entrada para listas de endereçamento assim que mo y o CEP precisa ser importado e, em seguida, eu tenho uma tabela de todos os códigos de zip EUA com seu estado, cidade e região. Assim que simplificado coisas muito e reduz erros de ortografia.

ST: Fantástico. E quanto o relatório? Você já viu qualquer ganhos em sua capacidade de produzir relatórios, agora que você moveu para o Access?

KF: Sim mencionado antes que era difícil quando usando as planilhas do Excel para determinar quanto dinheiro tinha foi atribuído a uma determinada pessoa em um determinado período de tempo, mas agora com o sistema de acesso fui capaz de gerar alguns relatórios que automaticamente Gerar solicitações de seleção, código-los para o tipo apropriado de câncer que eles têm e ela também gera uma planilha de resumo para o departamento de Finanças de todas as verificações diferentes que tiverem sido gravados semana para cada uma das contas e os subtotais.

ST: Uau que se parece com um bom ganho. Portanto Finalmente, o que seus colegas aqui dizem? Qualquer pessoa lhe concedeu quaisquer comentários sobre o processo e o produto que você criou para eles?

KF: Bem realmente eles adoram-lo. Para os fundos de assistência pacientes-lo realmente tem simplificada o processo. Porque há erros menos significa que as verificações podem obter gravadas mais rapidamente, e ele era um problema anteriormente, informações teria sejam enviadas volta de finanças para correção, e que não acontece como geralmente agora, portanto os clientes são realmente se beneficiar delas diretamente que é muito bom.

ST: Impressionantes, que é muito interessante. Okey bem muito Obrigado pela entrevista e podemos estará em contato breve que sei, fazer check-in no seu progresso com os fundos de assistência pacientes ou, o que é a que você está trabalhando em novamente?

KF: Novo é a lista de endereçamento grande.

ST: O banco de dados de lista de endereçamento. Okey bem eu estaria interessado verificar novamente e ver como isso vai, Agradecemos novamente.

KF: O prazer é meu.

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