Estabelecer e gerenciar a lista de stakeholders do projeto

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Por Jane Suchan, PMP

Apenas o que é um participante do projeto?     Há muitas definições e elas variam de origem para origem e empresa para empresa. Todos sugerem que os stakeholders são pessoas ou grupos que têm um interesse de benefício no resultado de um projeto. O gerenciamento de Stakeholder é sinônimo de gerenciamento de relações: o objetivo é obter e sustentar o compromisso com o seu projeto.

Aqui, os participantes são indivíduos ou grupos na organização que têm interesse ou serão afetados pelo resultado do projeto. Mas antes de começar o exercício de estabelecer e gerenciar sua lista de participantes, verifique se a definição de um interessado se alinha com a da sua organização.

Por que gerenciar os stakeholders é importante?

Quanto gostaríamos de pensar que isso não é o caso, temos que enfrentar o fato de que nem todos serão 100% entusiasmados sobre o projeto. Os stakeholders podem ter que aprender novas ferramentas ou processos, ceder controle ou em alguns casos extremos, perderem seu trabalho. O fardo se encaixa no gerente e nos patrocinadores do projeto para aliviar as preocupações dos stakeholders, e é improvável que você consiga tornar todas as pessoas felizes, o tempo todo. Alguns precisarão ser manipulados de forma que não possam sabotager seus esforços.

A compreensão das motivações ajudará você a solucionar problemas e evitar comportamentos e táticas negativos, como:

  • Atrasando entradas ou aprovações necessárias.

  • Iniciando um projeto de concorrência.

  • Reatribuir recursos a outros projetos.

  • ConTratando no politicking de almoxarifado para prejudicar o projeto.

Os benefícios de gerenciar efetivamente os stakeholders são:

  • Reduzir o tempo de ciclo do projeto ao mantê-lo travado para baixo na política.

  • Simplificar o processo de aprovação.

  • Ajudar a garantir que os recursos do projeto estejam disponíveis e permanecer prioritários.

  • Manter o fluxo das informações.

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Desenvolver uma lista de participantes

No início do projeto, trabalhe com o patrocinador do projeto para criar uma lista de todos os stakeholders possíveis. Dependendo de como você define essa função e o impacto que seu projeto terá na organização, essa lista pode ser longa.

A lista de participantes é uma ferramenta para o gerente de projeto e uma entrada de chave para o plano de comunicações do projeto. Com base na avaliação da lista, você pode planejar uma estratégia de comunicação forte. E não é necessário compartilhar os detalhes da lista além do patrocinador do projeto.

Com a maioria dos projetos vêm a política, é provável que ela se depare com alguns murky Waters quando você estiver avaliando seus participantes.

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Avaliar a lista de stakeholders

Determine os Clout de cada interessado e categorize-os por nível de influência. Alguns terão a capacidade de manter um projeto avançando. Isso pode incluir o patrocinador do projeto ou gerentes seniores. Devido a suas posições e funções de tomada de decisão, você desejará monitorar esses stakeholders atentamente. Outras podem ser pessoas que, embora não possam puxar o plugue de um projeto, podem funcionar nos bastidores para abalar e possivelmente até mesmo terminar.

Outro nível de stakeholders são aqueles que residirão com o produto, às vezes diariamente. Esse grupo fornece entrada na forma de requisitos comerciais que devem ser atendidos. Eles têm o máximo para obter se o projeto for bem-sucedido, pois ele os afetará diretamente. Embora muitas vezes não possam não ser direta ou indiretamente um projeto, eles são, apesar disso, são vitais para seu sucesso. Se suas necessidades ou preocupações não forem atendidas, elas passarão a ser rapidamente Supporters para o seu maior problema.

Outra maneira de organizar os stakeholders é agrupá-los por nível de envolvimento e responsabilidade. Um grupo pode estar ativamente envolvido no projeto e fazer o trabalho, outro pode estar envolvido em algum ponto e outros podem ser participantes que não estão ativamente envolvidos, mas devem receber comunicações sobre o projeto.

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Usar o RACI para categorizar os stakeholders

Responsável, accountable, reconsultada e informada (RACI) é uma ferramenta usada no design de organização para atribuir e designar os stakeholders por nível de envolvimento e responsabilidade do projeto. É uma maneira útil categorizar seus stakeholders para que você possa planejar a estratégia de comunicações mais eficaz para cada pessoa ou grupo. Esses stakeholders são definidos da seguinte maneira:

  • Sua    Essa pessoa é responsável por concluir uma tarefa.

  • Da conta    Essa pessoa será chamada para conta se a tarefa não for concluída e puder gerenciar a pessoa responsável por concluir a tarefa. Os gerentes de projeto geralmente têm essa função.

  • Consultada    Embora não seja possível ou responsável pela conclusão, essa pessoa é consultada sobre os aspectos da tarefa.

  • Informou    O proprietário dessa função passiva é mantido informado, mas não é possível ou responsável por tarefas.

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Uma onça de prevenção...

O gerenciamento de projetos é tudo sobre o gerenciamento de expectativas. Leve o tempo antecipado para que seus projetos trabalhem com seu patrocinador para identificar e avaliar seus stakeholders. Certifique-se de atualizar sua lista ao longo da vida do projeto. Você deve saber quem são seus stakeholders e seus interesses para gerenciá-los com eficiência. Ele vai poupar você das dificuldades na execução longa e garantir que o seu projeto seja bem-sucedido.

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Sobre a autora     Jane Suchan é um gerente de programa com experiência no gerenciamento de iniciativas de negócios corporativos e no desenvolvimento de metodologias de gerenciamento de projetos. Jane vive em Seattle, Washington.

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