Distribuir um relatório

Liberamos seus relatórios do Access e os distribua com muita largura e largura. Por exemplo, envie-os por email para um ou mais usuários, exporte-os para bibliotecas de documentos do SharePoint e arquive-os em pastas de rede. Ao distribuir um relatório do Access, você cria um relatório estático de dados em um determinado momento, como diariamente, semanalmente ou mensalmente. Fazendo isso, você tem um ponto único de verdade que os operadores de informações podem usar para fazer decisões comerciais boas, responder a perguntas, encontrar alternativas, determinar melhores planos, avaliar riscos e melhorar a qualidade.

Distribuir relatórios

Dica    Ao criar o relatório, adicione uma data de publicação. Isso ajuda os usuários a confirmar a hora correta em que o relatório foi criado. Para obter mais informações, consulte Inserir a data e a hora em um relatório ou formulário.

O que você deseja fazer?

Enviar um relatório usando o comando email

Uma das maneiras mais rápidas de distribuir um relatório é usando o comando de email. Com apenas alguns cliques do mouse, o Access exporta o relatório e, em seguida, cria uma nova mensagem de email com o arquivo anexado a ele.

  1. No painel de navegação, selecione o relatório que você deseja enviar.

  2. Selecione dados externos > email.

  3. Na caixa de diálogo Enviar objeto como , selecione o formato de saída que você deseja usar, como PDF, e clique em OK.

    Observação    Embora existam vários formatos que você pode selecionar, considere o uso de PDF (Portable Document Format), que se tornou um padrão de defactor, preserva o layout e o formato do relatório original do Access e tem maneiras internas de personalizar as páginas para exibição e impressões. Para obter mais informações, consulte instalar o Adobe Reader e Imprimir PDF.

    O Access abre uma nova mensagem de email no Outlook com o arquivo anexado.

  4. Digite os endereços de email dos destinatários nas caixas para e CC , uma descrição na caixa assunto e uma mensagem na área de mensagem.

    Dica    Por padrão, o arquivo que você envia usando esse método não é salvo no seu computador. Se você quiser salvar uma cópia do arquivo no seu computador, clique com o botão direito do mouse no anexo na caixa anexado e selecione salvar como.

  5. Selecione Enviar.

Observação    Para automatizar o processo, você pode usar a ação de macro EMailDatabaseObject. Por exemplo, você pode criar uma macro com uma sequência dessas ações para enviar relatórios diferentes para usuários diferentes.

Início da página

Exportar um relatório para uma pasta ou uma biblioteca de documentos do SharePoint

  1. No painel de navegação, selecione o relatório que você deseja exportar.

  2. Selecione dados externos > PDF ou XPS para abrir a caixa de diálogo publicar como PDF ou XPS .

  3. Siga um destes procedimentos:

    • Localize a pasta usando o painel de navegação.

    • Localize o site do SharePoint clicando em SharePoint no painel de navegação ou inserindo a URL do site na caixa endereço na parte superior. Por exemplo:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Para obter mais informações, consulte descobrir conteúdo com a página inicial do SharePoint.

  4. Na caixa salvar como tipo , certifique-se de que o tipo de arquivo PDF esteja selecionado.

  5. Para alterar o nome padrão do relatório, digite um novo nome de arquivo na caixa nome do arquivo .

  6. Para abrir o relatório imediatamente após exportá-lo, marque a caixa de seleção Abrir arquivo após publicação .

  7. Em otimizar para, siga um destes procedimentos:

    • Para otimizar o relatório para um arquivo maior e de resolução maior (recomendado para impressão), selecione padrão.

    • Para otimizar o relatório para um arquivo menor e com baixa resolução (recomendado para publicação online), selecione tamanho mínimo.

  8. Selecionar Publicar. O Access cria o arquivo. Se você optou por ter o Access abrir o arquivo após a publicação, o Adobe Reader exibirá o arquivo.

  9. Para salvar as etapas da operação para que você possa executar e agendar a mesma operação, clique na caixa de seleção salvar etapas de exportação :

    • Insira um nome e uma descrição para as etapas.

    • Para criar uma tarefa do Outlook que agende a operação de exportação em uma data futura, marque a caixa de seleção criar tarefa do Outlook .

    Saiba mais em Salvar os detalhes de uma operação de importação ou exportação como uma especificação.

    Observação    Outra maneira de automatizar o processo é usar a ação de macro ExportWithFormatting. Por exemplo, você pode criar um nome de arquivo significativo com base no título do relatório e na data de exportação. Isso ajuda os usuários a localizar o relatório correto em uma biblioteca do SharePoint ou em uma pasta de muitos relatórios. Para fazer isso, especifique a expressão a seguir no argumento arquivo de saída:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Onde RptQC5 é o nome do objeto de relatório, Auto_Header0 é a seção de cabeçalho do relatório e a propriedade legenda é o título do relatório.

Início da página

Saiba mais sobre como criar uma central de relatórios no SharePoint

Considere a criação de uma central de relatórios dedicada em uma biblioteca de documentos do SharePoint para que os usuários possam localizar e Visualizar com facilidade os relatórios de que precisam. Ao adicionar colunas, vincular à biblioteca do Access e personalizar a biblioteca de documentos com modos de exibição, você pode fornecer uma experiência de primeira classe para seus usuários. O que vem a seguir são as etapas básicas que você pode executar.

Criar uma biblioteca de documentos    Uma biblioteca de documentos é um local de arquivo seguro que simplifica a colaboração. Você pode adicionar colunas a uma biblioteca, como categorias, pessoas ou grupos, e colunas calculadas, que você pode usar para criar modos de exibição e filtros.

Um modo de exibição em miniatura de uma biblioteca de documentos sem nada selecionado.

Para obter mais informações, consulte o que é uma biblioteca de documentos?

Atualizar colunas da biblioteca a partir do Access    Ao vincular a biblioteca ao Access, você pode atualizar as colunas da biblioteca de documentos do Access para ajudar os usuários a encontrar os relatórios que elas querem e fornecer informações adicionais.

Para obter mais informações, consulte importar, vincular ou mover dados para o SharePoint.

Criar modos de exibição classificados e filtrados    Em vez de enviar o relatório do Access por email, envie um link para o modo de exibição relevante da biblioteca de documentos. Por exemplo:

  • Classifique o modo de exibição em ordem crescente pela coluna modificado para que o relatório mais recente seja exibido primeiro. Para obter mais informações, consulte usar classificação para modificar um modo de exibição do SharePoint.

  • Se você tiver uma coluna Choice na biblioteca chamada JobFunction com três valores: Lineworker, Foreman e supervisor, crie modos de exibição separados com base em uma expressão de filtro para cada função de trabalho:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Quando você envia um link para o modo de exibição de supervisor e o usuário clica nele, o modo de exibição exibe os relatórios específicos para supervisores. Para obter um link do modo de exibição de biblioteca, exiba o modo de exibição e copie a URL da barra de endereços.

  • Se você tiver uma coluna Person na biblioteca chamada OurEmployees, crie uma exibição com base em uma expressão de filtro que use a função eu para mostrar somente os relatórios do usuário atual:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Quando você envia um link para o modo de exibição e o usuário clica nele, o modo de exibição exibe os relatórios específicos para esse usuário.

Para obter mais informações, consulte usar a filtragem para modificar um modo de exibição do SharePoint e Editar um modo de exibição de lista no SharePoint.

Conectar Web Parts em uma página moderna   Você também pode criar uma página moderna para mostrar um arquivo com base no que um usuário seleciona em uma biblioteca de documentos conectando uma Web Part de visualizador de arquivos a uma Web Part de biblioteca de documentos. Os usuários podem navegar pelos relatórios para encontrar o que desejam.

Exemplo de uma lista conectada a uma Web Part de propriedades de lista

Para obter mais informações, consulte usando Web Parts em páginas do SharePoint e conectar Web Parts no SharePoint Online.

Aproveitar o fluxo da Microsoft    Você pode automatizar o uso e o gerenciamento da biblioteca usando um fluxo da Microsoft. Por exemplo, você pode enviar notificações por push, enviar lembretes diários, criar uma tarefa do Planner e arquivar arquivos expirados em uma pasta.

Para um item selecionado no SharePoint, crie uma tarefa do Planner com um link para o item do SharePoint.

Modelo de fluxo da Microsoft para SharePoint e Planner

Para obter mais informações, consulte criar um fluxo para uma lista ou biblioteca no SharePoint Online ou no onedrive for Business.

Início da página

Observação:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode apresentar erros gramaticais ou imprecisões. Nosso objetivo é que este conteúdo seja útil para você. Você pode nos dizer se as informações foram úteis? Use o artigo em inglês como referência.​

Consulte Também

Introdução aos relatórios no Access

Guia para a criação de relatórios

Expanda suas habilidades no Office
Explore o treinamento
Obtenha novos recursos primeiro
Ingressar no Office Insider

Essas informações foram úteis?

Obrigado por seus comentários!

Agradecemos pelos seus comentários! Parece que pode ser útil conectar você a um de nossos agentes de suporte do Office.

×