Dicas para personalizar sua publicação

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A maioria dos clientes aprecia ser lembrada em lojas e restaurantes com frequência — não apenas para ser chamado pelo nome, mas ser conhecido por suas preferências. Por exemplo, eles podem ser saudados com um dos seguintes:

"Lembre-se de como você pediu para informar quando os novos exemplos chegaram? Eles estão aqui e temos a sua cor favorita! "

"Eu salvei sua tabela favorita para você, e a salmão que você já gostei é que, na última vez, está no menu especial hoje".

Por que personalizar?

Geralmente, os clientes gostam de ser lembrados e ajudado, se por nenhum outro motivo, eles obtêm o que desejam mais rápido dessa maneira. Esse tipo de atenção pessoal compila a lealdade do cliente. Quando lojas e restaurantes mantêm o controle dos interesses dos clientes, os clientes normalmente respondem retornando e gastando mais tempo e dinheiro.

As correspondências podem funcionar da mesma maneira. Quando você inclui conteúdo em uma correspondência que aborda os interesses específicos dos seus clientes, os clientes têm muito mais probabilidade de prestar atenção e resposta.

Coletar as informações de cliente necessárias

Claramente, acompanhar os interesses e as características dos clientes individuais pode ser uma tarefa complexa. Você deve coletar as informações, armazená-las em um formulário que possa recuperar facilmente e filtrá-las para obter as características que fazem sentido para sua empresa e isso ajudará a aproveitar ao máximo seu investimento em correspondência. Quanto mais precisamente você puder identificar clientes que compartilham interesses comuns, maior será a probabilidade de retorno de seu investimento.

O Microsoft Office Publisher pode ajudar. Você pode inserir os dados do cliente em um banco de dados criado diretamente no Microsoft Publisher ou em outros programas, como o Excel, o Outlook, o Outlook com Business Contact Manager e o Access. Você também pode usar listas compradas, como as do Microsoft List Builder.

Depois de coletar as informações, você pode analisá-las para descobrir quais são seus melhores clientes em comum, agrupar clientes por suas afinidades e personalizar seus emails para chamar a atenção para seus interesses específicos.

ConFigurando o arquivo de dados

Os endereços e as informações pessoais que você adiciona às publicações devem vir de praticamente qualquer lugar. É por isso que a primeira etapa da preparação para uma correspondência em massa é configurar um arquivo de dados que contém informações de contato sobre seus clientes. Para seu arquivo de dados, você pode usar uma planilha do Microsoft Office Excel, uma tabela do Microsoft Office Word, um banco de dados do Microsoft Office Access ou até mesmo uma pasta de contatos do Microsoft Office Outlook. Sua lista de endereçamento será criada a partir desse arquivo de dados.

Ao configurar o arquivo de dados, tenha em mente os seguintes pontos (conforme você lê a lista, confira a imagem a seguir, que mostra as colunas em uma planilha do Excel e os campos de mesclagem em dois lados de um cartão-postal):

  • Tipos de informações em colunas     Cada coluna no arquivo de dados corresponde a uma informação que você deseja adicionar a uma publicação. Se, por exemplo, você quiser adicionar um endereço de cliente e uma nota pessoal a cada cópia de um cartão-postal que você imprimir, você deve ter colunas no arquivo de dados para o nome, endereço, cidade, estado, CEP e uma nota pessoal.

  • Uma entrada por linha     Cada linha no arquivo de dados contém informações que são inseridas em uma cópia da publicação. Por exemplo, todas as informações na linha 2 da planilha do Excel vão para o cartão-postal que você está enviando para o cliente 1, todas as informações na linha 3 vão para o cartão-postal que você está enviando para o cliente 2 e assim por diante.

  • Adicionar campos à publicação     Para usar as informações contidas no arquivo de dados, coloque os campos na publicação, um campo para cada informação que você deseja exibir. Por exemplo, se você quiser imprimir o nome, endereço, cidade, estado, CEP e uma nota pessoal em cada cópia de um cartão-postal, a publicação de cartão-postal deve conter um campo para cada uma dessas informações.

Colunas na planilha do Excel correspondentes aos campos na publicação do cartão

Dica: Se você quiser Mesclar imagens nas publicações que pretende enviar, o arquivo de dados deverá incluir uma coluna que contenha dados de nome de arquivo de imagem. Cada linha nessa coluna deve conter o nome de arquivo de uma imagem específica, por exemplo: Firstphoto. jpg. Se as imagens não estiverem localizadas na mesma pasta em que a fonte de dados está, inclua o caminho para cada imagem.

Adicionando um bloco de endereço e uma saudação

Tanto um bloco de endereço impresso em um boletim informativo (em vez de uma etiqueta de endereçamento adere) e uma saudação que inclui o nome do cliente são técnicas de personalização simples que indicam que sua correspondência é específica para cada destinatário.

Adicionar um bloco de endereço com nome, endereço e outras informações

  1. Na guia correspondências, no grupo gravar & inserir campos, clique em bloco de endereço.

  2. Na caixa de diálogo Inserir bloco de endereço, clique nos elementos de endereço que você deseja incluir e, em seguida, clique em OK.

    Observação: Se os nomes dos campos de dados na fonte de dados não corresponderem aos nomes dos campos que o Publisher usa para o bloco de endereço, talvez seja necessário clicar em Coincidir Campos na caixa de diálogo Inserir bloco de endereço. Na caixa de diálogo Coincidir Campos, use as listas suspensas para selecionar os campos da fonte de dados que correspondem aos campos do Publisher.

Adicionar uma linha de saudação

  1. Na guia correspondências, no grupo gravar & inserir campos, clique em linha de saudação.

  2. Na caixa de diálogo Inserir linha de saudação, selecione o formato da linha de saudação, que inclui a saudação, o formato do nome e a pontuação a seguir. Ou digite uma nova entrada em cada caixa de texto.

  3. Insira o texto que você deseja que apareça em casos em que o Publisher não pode interpretar o nome do destinatário — por exemplo, quando a fonte de dados não contém nome ou sobrenome de um destinatário, mas apenas um nome de empresa.

  4. Clique em OK.

    Observação: Se os nomes dos campos de dados na fonte de dados não corresponderem aos nomes dos campos que o Publisher usa para a linha de saudação, talvez seja necessário clicar em Coincidir Campos na caixa de diálogo linha de saudação. Na caixa de diálogo Coincidir Campos, use as listas suspensas para selecionar os campos da fonte de dados que correspondem aos campos do Publisher.

Adicionar uma imagem a um endereço

Você pode adicionar uma imagem ou foto a um bloco de endereço, bem como a qualquer área da publicação. A imagem mostrada pode ser variada para se adequar à marca do cliente, à idade, ao sexo ou a outros campos de dados que você acompanha.

  1. Na publicação, clique onde você deseja inserir o campo de mesclagem de uma imagem (por exemplo, ao lado do bloco de endereço).

  2. Na guia correspondências, no grupo gravar & inserir campos, clique em imagem > Inserir campo de imagem.

  3. Na caixa de diálogo Inserir campo de imagem, selecione o campo que corresponde às informações de foto em seu arquivo de dados e clique em OK.

    O Publisher insere um campo de mesclagem em um quadro de imagem na publicação no ponto de inserção selecionado. Você pode redimensionar ou mover o quadro de imagem.

Adicionando anotações e hiperlinks

Se você configurou seu arquivo de dados para armazenar informações pessoais relevantes sobre seus clientes, conforme descrito em dicas para listas de endereçamento, você pode usar as informações coletadas para fornecer conteúdo que seja direcionado especificamente aos interesses dos seus clientes. Fornecer conteúdo que coincida com os interesses dos clientes é uma forma eficiente de personalização. Por exemplo, você pode:

  • Personalizar correspondências separadas por gênero     Anuncie uma nova linha de produto apenas para homens ou apenas mulheres, incluindo o gênero de cada cliente ("macho" ou "fêmea" em sua lista de endereçamento e, em seguida, filtre em cada sexo ou simplesmente filtre a lista nas diferentes entradas no campo de título ("Sr." e "MS."). Você pode incluir uma URL (em impressão) ou vincular diretamente a uma página da Web (no email) para cada gênero que descreva suas opções. Para fazer isso, adicione a URL apropriada para cada registro em uma coluna designada para essa finalidade.

  • Concentre-se nos destinatários de determinada idade     Notifique os clientes de produtos ou serviços que sejam apropriados para os estágios da vida útil dos clientes (como planejamento para aposentadoria em seu Twenties versus planejamento para aposentadoria em seu fifties) coletando as datas de nascimento de seus clientes como nascimentoar (como "1945").

    Se você quiser oferecer um brinde promocional a todos os clientes cujo aniversário cai no mês atual, você pode coletar suas datas de nascimento como mês, dia, ano (como "1º de janeiro de 2008").

  • Usar o histórico de compras     Envie comunicados especiais para aqueles que fizeram compras principais recentes ou notifique os clientes quando você tiver novos modelos de suas marcas favoritas. Se você rastrear suas compras específicas, poderá classificar seu arquivo de dados para identificar o histórico de compra de marca quando receber uma nova remessa da linha de produto ou para informá-la sobre produtos relacionados que outros clientes adquiriram ("os clientes que compraram seu item também encontrado este item útil ").

Adicionar uma nota pessoal

Você pode enviar uma mensagem de texto Personalizada para cada segmento de cliente que compartilhe um interesse comum. Para fazer isso, adicione um campo (ou coluna) ao seu arquivo de dados para conter essas mensagens e, em seguida, adicione a mensagem apropriada a cada registro (ou linha). Você pode associar uma mensagem específica aos clientes que têm o mesmo sexo, que têm a mesma data de idade ou de nascimento ou quem fez compras nos últimos seis meses. Para obter mais informações sobre como preparar sua lista de endereçamento, consulte dicas para listas de endereçamento.

  1. Clique em uma caixa de texto na publicação onde você deseja que as informações personalizadas sejam exibidas. Como alternativa, clique em desenhar caixa de texto na guia página inicial e arraste um retângulo do tamanho desejado.

    • Se já houver texto na caixa de texto e você quiser substituir esse texto, selecione-o também.

    • Se já houver texto na caixa de texto e você quiser manter esse texto, posicione o cursor onde deseja inserir a mensagem personalizada.

  2. No painel de tarefas mala direta, clique no campo de mesclagem apropriado na caixa de listagem no painel de tarefas.

Adicionar um hiperlink personalizado

Você pode incluir um hiperlink que aponte seus clientes para uma página da Web que trata dos interesses ou atributos específicos. Você pode adicionar os nomes dos clientes ou outros campos de dados ao texto do hiperlink para torná-lo verdadeiramente pessoal.

  1. Na guia correspondências, no grupo gravar & inserir campos, clique em Inserir hiperlink personalizado.

  2. Na caixa de diálogo Inserir hiperlink personalizado, digite o texto que você deseja exibir e o endereço do site para o qual deseja que os destinatários vá quando clicarem no hiperlink.

  3. Se você quiser usar um campo de dados no texto de exibição, clique no texto de exibição e, em seguida, na caixa de listagem à direita, clique no campo de dados que você deseja inserir.

    Observação: Se você inserir um campo de dados, poderá especificar um texto de exibição substituto e um endereço Web para quaisquer entradas em branco que correspondam ao campo de dados inserido. Marque as caixas de seleção usar texto padrão para entradas em branco e usar hiperlink padrão para entradas em branco, conforme necessário e digite o texto e o endereço Web substitutos.

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