Criar um organograma no Visio

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Um organograma (organograma) é um diagrama de uma hierarquia de relatórios que geralmente é usada para mostrar as relações entre funcionários, cargos e grupos.

Organogramas podem variar de diagramas simples, como a ilustração a seguir, a diagramas grandes e complexos que são baseados em informações de uma fonte de dados externos. As formas em seu organograma podem exibir informações básicas, como nome e cargo ou detalhes como o Centro de departamento e o custo. Você mesmo pode adicionar imagens às formas de organograma.

Organograma

Criar um organograma simples

Quando você deseja criar um organograma pequenas com os campos de informações padrão, siga estas etapas:

  1. Na guia arquivo, aponte para novo, clique em Organograma, escolha Unidades métrica ou Unidades dos EUA e clique em criar.

  2. Clique em Cancelar quando você vir a caixa de diálogo do Assistente de gráfico de organização se você quiser criar apenas um organograma simples sozinho com padrão campos de informações.

  3. As opções na guia Organograma exibem vários tipo de formas, que você pode usar para os membros da sua organização com base em suas posições.

    Observação: Para obter informações sobre como adicionar mais dados às formas, consulte Adicionar dados a formas.

  4. Para conectar automaticamente as formas, arraste as formas subordinadas para as formas superiores de acordo com a sua hierarquia da organização, ou você pode optar por conectar manualmente usando as formas de conector. Digite um nome e um título para cada um deles e também adicionar uma imagem de membros se desejar.

  5. Você pode organizar o Layout de organograma, o espaço entre as formas, a altura e largura de formas, usando os vários comandos e opções na guia Organograma.

Criar automaticamente um organograma de uma nova tabela de dados

Você pode usar esse método se você deseja alterar ou adicionar mais informações e campos de informações de padrão e ainda não tiver dados em um arquivo de outro programa.

  1. Na guia arquivo, aponte para novo, clique em Organograma, escolha Unidades métrica ou Unidades dos EUA e clique em criar.

  2. Na primeira página do Assistente de organograma, selecione informações inseridas usando o assistente e, em seguida, clique em Avançar.

  3. Selecione o Excel ou o texto delimitado, digite um nome para o novo arquivo e clique em Avançar.

    Observação: Se você selecionar o Excel, uma planilha do Microsoft Office Excel é aberta com texto de exemplo. Se você selecionar texto delimitado, uma página do Microsoft Notepad abre com texto de exemplo.

  4. Quando o Excel ou o bloco de notas abre, use o texto de exemplo como um exemplo de que tipo de informações para incluir e digite suas informações sobre o que existe.

    Importante: Não exclua colunas nome e Reports_to, mas você pode alterar, excluir ou adicionar outras colunas que você pode precisar para seu organograma.

  5. Saia do arquivo do Excel ou bloco de notas depois de adicionar suas informações e clique em Avançar para continuar.

  6. Para incluir imagens em seu organograma, selecione não incluir imagens em meu organograma, caso contrário, selecione localizar a pasta que contém suas imagens de organização. Siga as instruções restantes nesta página e clique em Avançar para continuar.

  7. Na última página do assistente, você pode especificar quanto de sua organização para exibir em cada página. Você pode escolher desejo especificar o quanto de minha organização exibir em cada página, ou você pode deixar que o assistente defina automaticamente cada página selecionando que desejo que o assistente automaticamente quebre meu organograma nas páginas.

  8. Se você deseja o hiperlink e sincronizar a forma de funcionário entre as páginas, selecione as opções de hiperlink funcionário formas nas páginas e sincronizar funcionário nas páginas.

  9. Depois que você fez todas as suas seleções, clique em Concluir.

    Observação: Ajuda específica está disponível para a maioria das páginas do assistente. Para acessar a Ajuda, pressione F1 ou clique no botão Ajuda.

Criar automaticamente um organograma usando uma fonte de dados existente

Este método é melhor se as informações que você deseja incluir em seu organograma já estão em um documento como uma planilha do Microsoft Office Excel, diretório do Microsoft Exchange Server, uma fonte de dados compatível com ODBC ou um arquivo de texto Org Plus.

  1. Verifique se sua tabela ou planilha contiver colunas para nomes de funcionários, identificações exclusivas e quem responde para quem.

    Observação: Você pode nomear as colunas que você desejar. Quando você executa o Assistente de organograma, você pode identificar quais colunas (ou nomes de campo) contêm o nome, ID e a relatório.

    • Nome do funcionário    Os nomes dos funcionários aparecem nesse campo da mesma maneira que aparecem nas formas do organograma.

    • Identificador exclusivo    Se cada nome não for exclusivo, inclua uma coluna com um identificador exclusivo, como um número de ID do funcionário, para cada funcionário.

    • A quem o funcionário se reporta    Esse campo deve conter o identificador exclusivo de cada gerente, quer seja um nome ou um número de identificação. No caso de funcionário da camada superior do organograma, deixe esse campo em branco.

  2. Na guia arquivo, aponte para novo, clique em Organograma, escolha Unidades métrica ou Unidades dos EUA e clique em criar.

  3. Na primeira página do assistente, selecione informações já armazenadas em um arquivo ou banco de dados e clique em Avançar para continuar.

  4. Escolha o tipo de arquivo onde as informações da sua organização estão armazenadas no clicando em Procurar e navegue até o local do arquivo. Selecione o idioma que você deseja usar no Assistente de gráfico e clique em Avançar para continuar.

  5. Na próxima página do assistente, selecione a coluna (campos) no arquivo de dados que contêm as informações que definem sua organização como nome, relatórios e nome. Clique em Avançar para continuar.

  6. Na próxima página do assistente, você pode definir quais campos específicos que você deseja exibir usando os botões Adicionar e Remover e a ordem de exibição dos campos usando os botões para cima e para baixo. Clique em Avançar para continuar.

  7. Na próxima página do assistente, você pode escolher os campos do seu arquivo de dados que você deseja adicionar às formas do organograma como campos de dados da forma. Clique em Avançar para continuar.

  8. Para incluir imagens em seu organograma, selecione não incluir imagens em meu organograma, caso contrário, selecione localizar a pasta que contém suas imagens de organização. Siga as instruções restantes nesta página e clique em Avançar para continuar.

  9. Na última página do assistente, você pode especificar quanto de sua organização para exibir em cada página. Você pode escolher desejo especificar o quanto de minha organização exibir em cada página, ou você pode deixar que o assistente defina automaticamente cada página selecionando que desejo que o assistente automaticamente quebre meu organograma nas páginas.

  10. Se você deseja o hiperlink e sincronizar a forma de funcionário entre as páginas, selecione as opções de hiperlink funcionário formas nas páginas e sincronizar funcionário nas páginas.

  11. Depois que você fez todas as suas seleções, clique em Concluir.

    Observação: Ajuda específica está disponível para a maioria das páginas do assistente. Para acessar a Ajuda, pressione F1 ou clique no botão Ajuda.

Mostrar equipes usando a Estrutura da Equipe ou as linhas pontilhadas

Depois de criar um organograma, você pode reorganizar as informações para refletir as relações de equipe virtual. Mover formas relacionadas próximas umas das outras e, em seguida, adicionar conectores de linha pontilhada para mostrar as estruturas de subordinação secundárias ou use a forma de Estrutura da equipe para destacar uma equipe virtual. O relatório de linha pontilhada se comporta como um conector comum. A estrutura da equipe é basicamente uma forma de retângulo modificada que você pode usar para equipes visualmente agrupar e nomes.

Organograma com Estrutura da Equipe e relacionamento de linha pontilhada

Atualizar os organogramas gerados

Para refletir as alterações na estrutura de uma organização, você deve atualizar o organograma manualmente ou gerar um novo gráfico. Se você gerar um novo gráfico, sem as personalizações feitas ao gráfico anterior são incluídas no novo gráfico. Se temas ou fotos foram adicionadas às formas, eles devem ser adicionados novamente para fazer com que os gráficos são semelhantes.

Se as formas estão vinculadas aos dados, os dados são atualizados normalmente quando você executa a Atualização de dados, mas apenas dentro de formas existentes. Atualizar os dados não adicionar ou remover formas.

Criar um organograma simples

Este método é melhor para criar um organograma pequenas com campos de informações padrão. Os campos padrão são:

  • Departamento

  • Telefone

  • Nome

  • Título

  • Email

  • Na guia arquivo, aponte para novo, aponte para Business e, em seguida, clique em Organograma.

  • No estêncil Formas de organograma na janela formas, arraste a forma de nível superior para sua organização, como Executivo, para a página.

  • Com a forma selecionada, digite um nome e um título para a forma. Por exemplo, você pode ter um executivo com o nome Tosh Meston que detém o título do presidente.

    Observação: Para obter informações sobre como adicionar mais dados às formas, consulte Adicionar dados a formas.

  • No estêncil Formas de organograma na janela formas, arraste uma forma para a primeira pessoa subordinada até a forma superior. Isso vincula automaticamente os dois em uma hierarquia.

    Dica: Para gerar os links, você precisa solte a forma subordinada o centro da forma superior.

  • Para concluir o organograma, continue a arrastar as formas subordinadas para as formas superiores e digite um nome e um cargo para cada uma delas.

Criar automaticamente um organograma de uma nova tabela de dados

Este método é melhor se os campos de informações padrão não couberem, o que é necessário e ainda não tiver dados em um programa diferente.

  1. Na guia arquivo, aponte para novo, aponte para Business e clique em Assistente de organograma.

  2. Na primeira página do assistente, selecione Informações inseridas usando o assistente e clique em Avançar.

  3. Selecione o Excel ou o texto delimitado, digite um nome para o novo arquivo e clique em Avançar.

    Observação: Se você selecionar o Excel, uma planilha do Microsoft Office Excel é aberta com texto de exemplo. Se você selecionar texto delimitado, uma página do Microsoft Notepad abre com texto de exemplo.

  4. Quando o Excel ou o bloco de notas abre, use o texto de exemplo como um exemplo de que tipo de informações para incluir e digite suas informações sobre o que existe.

    Importante: Você precisa manter as colunas de nome e relatórios, mas você pode alterar, excluir ou adicionar outros colunas.

  5. Saia do Excel ou do Bloco de Notas e conclua o assistente.

    Observação: Ajuda específica está disponível para a maioria das páginas do assistente. Para acessar a Ajuda, pressione F1 ou clique no botão Ajuda.

Criar automaticamente um organograma usando uma fonte de dados existente

Este método é melhor se as informações que você deseja incluir em seu organograma já estão em um documento como uma planilha do Microsoft Office Excel ou um diretório do Microsoft Exchange Server.

  1. Verifique se sua tabela ou planilha contiver colunas para nomes de funcionários, identificações exclusivas e quem responde para quem.

    Observação: Você pode nomear as colunas que você desejar. Quando você executa o Assistente de organograma, você pode identificar quais colunas (ou nomes de campo) contêm o nome, ID e a relatório.

    • Nome do funcionário    Os nomes dos funcionários aparecem nesse campo da mesma maneira que aparecem nas formas do organograma.

    • Identificador exclusivo    Se cada nome não for exclusivo, inclua uma coluna com um identificador exclusivo, como um número de ID do funcionário, para cada funcionário.

    • A quem o funcionário se reporta    Esse campo deve conter o identificador exclusivo de cada gerente, quer seja um nome ou um número de identificação. No caso de funcionário da camada superior do organograma, deixe esse campo em branco.

  2. Na guia arquivo, aponte para novo, aponte para Business e clique em Assistente de organograma.

  3. Na primeira página do assistente, selecione informações já armazenadas em um arquivo ou banco de dados.

  4. Clique em Avançar e siga as etapas restantes do assistente.

    Observação: Ajuda específica está disponível para a maioria das páginas do assistente. Para acessar a Ajuda, pressione F1 ou clique no botão Ajuda.

Mostrar equipes usando a Estrutura da Equipe ou as linhas pontilhadas

Depois de criar um organograma, você pode reorganizar as informações para refletir as relações de equipe virtual. Mover formas relacionadas próximas umas das outras e, em seguida, adicionar conectores de linha pontilhada para mostrar as estruturas de subordinação secundárias ou use a forma de Estrutura da equipe para destacar uma equipe virtual. O relatório de linha pontilhada se comporta como um conector comum. A estrutura da equipe é basicamente uma forma de retângulo modificada que você pode usar para equipes visualmente agrupar e nomes.

Organograma com Estrutura da Equipe e relacionamento de linha pontilhada

Atualizar os organogramas gerados

Para refletir as alterações na estrutura de uma organização, você deve atualizar o organograma manualmente ou gerar um novo gráfico. Se você gerar um novo gráfico, sem as personalizações feitas ao gráfico anterior são incluídas no novo gráfico. Se temas ou fotos foram adicionadas às formas, eles devem ser adicionados novamente para fazer com que os gráficos são semelhantes.

Se as formas estão vinculadas aos dados, os dados são atualizados normalmente quando você executa a Atualização de dados, mas apenas dentro de formas existentes. Atualizar os dados não adicionar ou remover formas.

Criar um organograma simples

Este método é melhor para criar um organograma pequenas com campos de informações padrão. Os campos padrão são:

  • Departamento

  • Telefone

  • Nome

  • Título

  • Email

  • No menu arquivo, aponte para novo, aponte para Business e, em seguida, clique em Organograma.

  • No estêncil Formas de organograma na janela formas, arraste a forma de nível superior para sua organização, como Executivo, para a página.

  • Com a forma selecionada, digite um nome e um título para a forma. Por exemplo, você pode ter um executivo com o nome Tosh Meston que detém o título do presidente.

    Observação: Para obter informações sobre como adicionar mais dados às formas, consulte Adicionar dados a formas.

  • No estêncil Formas de organograma na janela formas, arraste uma forma para a primeira pessoa subordinada até a forma superior. Isso vincula automaticamente os dois em uma hierarquia.

    Dica: Para gerar os links, você precisa solte a forma subordinada o centro da forma superior.

  • Para concluir o organograma, continue a arrastar as formas subordinadas para as formas superiores e digite um nome e um cargo para cada uma delas.

Criar automaticamente um organograma de uma nova tabela de dados

Este método é melhor se os campos de informações padrão não couberem, o que é necessário e ainda não tiver dados em um programa diferente.

  1. No menu arquivo, aponte para novo, aponte para Business e clique em Assistente de organograma.

  2. Na primeira página do assistente, selecione Informações inseridas usando o assistente e clique em Avançar.

  3. Selecione o Excel ou o texto delimitado, digite um nome para o novo arquivo e clique em Avançar.

    Observação: Se você selecionar o Excel, uma planilha do Microsoft Office Excel é aberta com texto de exemplo. Se você selecionar texto delimitado, uma página do Microsoft Notepad abre com texto de exemplo.

  4. Quando o Excel ou o bloco de notas abre, use o texto de exemplo como um exemplo de que tipo de informações para incluir e digite suas informações sobre o que existe.

    Importante: Você precisa manter as colunas de nome e relatórios, mas você pode alterar, excluir ou adicionar outros colunas.

  5. Saia do Excel ou do Bloco de Notas e conclua o assistente.

    Observação: Ajuda específica está disponível para a maioria das páginas do assistente. Para acessar a Ajuda, pressione F1 ou clique no botão Ajuda.

Criar automaticamente um organograma usando uma fonte de dados existente

Este método é melhor se as informações que você deseja incluir em seu organograma já estão em um documento como uma planilha do Microsoft Office Excel ou um diretório do Microsoft Exchange Server.

  1. Verifique se sua tabela ou planilha contiver colunas para nomes de funcionários, identificações exclusivas e quem responde para quem.

    Observação: Você pode nomear as colunas que você desejar. Quando você executa o Assistente de organograma, você pode identificar quais colunas (ou nomes de campo) contêm o nome, ID e a relatório.

    • Nome do funcionário    Os nomes dos funcionários aparecem nesse campo da mesma maneira que aparecem nas formas do organograma.

    • Identificador exclusivo    Se cada nome não for exclusivo, inclua uma coluna com um identificador exclusivo, como um número de ID do funcionário, para cada funcionário.

    • A quem o funcionário se reporta    Esse campo deve conter o identificador exclusivo de cada gerente, quer seja um nome ou um número de identificação. No caso de funcionário da camada superior do organograma, deixe esse campo em branco.

  2. No menu arquivo, aponte para novo, aponte para Business e clique em Assistente de organograma.

  3. Na primeira página do assistente, selecione informações já armazenadas em um arquivo ou banco de dados.

  4. Clique em Avançar e siga as etapas restantes do assistente.

    Observação: Ajuda específica está disponível para a maioria das páginas do assistente. Para acessar a Ajuda, pressione F1 ou clique no botão Ajuda.

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Mostrar equipes usando a Estrutura da Equipe ou as linhas pontilhadas

Depois de criar um organograma, você pode reorganizar as informações para refletir as relações de equipe virtual. Mover formas relacionadas próximas umas das outras e, em seguida, adicionar conectores de linha pontilhada para mostrar as estruturas de subordinação secundárias ou use a forma de Estrutura da equipe para destacar uma equipe virtual. O relatório de linha pontilhada se comporta como um conector comum. A estrutura da equipe é basicamente uma forma de retângulo modificada que você pode usar para equipes visualmente agrupar e nomes.

Organograma com Estrutura da Equipe e relacionamento de linha pontilhada

Atualizar os organogramas gerados

Para refletir as alterações na estrutura de uma organização, você deve atualizar o organograma manualmente ou gerar um novo gráfico. Se você gerar um novo gráfico, sem as personalizações feitas ao gráfico anterior são incluídas no novo gráfico. Se temas ou fotos foram adicionadas às formas, eles devem ser adicionados novamente para fazer com que os gráficos são semelhantes.

Se as formas estão vinculadas aos dados, os dados são atualizados normalmente quando você executa a Atualização de dados, mas apenas dentro de formas existentes. Atualizar os dados não adicionar ou remover formas.

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