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Você pode mesclar dados para um único documento, como um diretório de associação, catálogo ou lista de peças, usando o recurso de diretório no Word.
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Na guia correspondências, clique em Iniciar Mala direta e clique em Assistente de mala direta passo a passo.
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No painel de tarefas de mala direta no lado direito da tela, em Selecionar tipo de documento, clique em diretório.
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Na parte inferior do painel de mala direta, clique em Próxima: documento inicial.
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Em Selecionar documento inicial, você verá as seguintes opções:
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Usar o documento atual: Use o documento atual na tela de como seu documento principal.
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Iniciar de um modelo: Escolha um dos modelos prontos para uso mala direta.
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Iniciar de documento existente: Abra um documento existente para usar como seu documento principal de mala direta.
Selecione a opção desejada e clique em Avançar: selecionar destinatários.
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Quando você abre ou cria uma fonte de dados usando o Assistente de mala direta, você informando o Word para usar um conjunto específico de informações variáveis para a mesclagem. Use um dos seguintes métodos para anexar o documento principal à fonte de dados.
Que método você está usando para selecionar destinatários?- Que método você está usando para selecionar destinatários?
- Usar uma fonte de dados existente
- Usando nomes de uma lista de contatos do Outlook
- Digitar nomes e endereços pela primeira vez
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No painel de tarefas mala direta, em Selecionar destinatários, clique em usar uma lista existente.
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Em usar uma lista existente, clique em Procurar.
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Na caixa de diálogo Selecionar fonte de dados, selecione o arquivo que contém as informações de variável que você deseja usar e clique em Abrir.
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Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, selecione os nomes que você deseja incluir.
Como?
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Siga um destes procedimentos:
Use as caixas de seleção para designar nomes
Este método é mais útil se sua lista é curta. Selecione as caixas de seleção ao lado dos nomes que você deseja incluir e desmarque aquelas ao lado dos nomes que você deseja excluir.
Dica: Se você souber que você deseja incluir na maioria da lista no diretório, clicando em Selecionar tudo primeiro facilita a limpeza de registros específicos. Da mesma forma, se desejar incluir apenas alguns registros na lista, clique em Limpar tudo e, em seguida, selecione o registro desejado.
Classificar itens na lista
Isso é útil se você quiser ver itens em ordem alfabética ou numérica. Clique no título de coluna do item que você deseja classificar. Por exemplo, se você quiser exibir a lista em ordem alfabética por sobrenome, clique no título da coluna Sobrenome.
Filtrar itens na lista
Isso é útil se a lista contiver registros que você sabe que não deseja exibir ou incluir no diretório. Quando você filtrou na lista, você pode usar as caixas de seleção para incluir e excluir registros como descrito na seção anterior.
Clique na seta ao lado do título da coluna do item que você deseja filtrar e clique em qualquer um destes procedimentos:
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(Em branco) exibe todos os registros nos quais o campo correspondente está em branco.
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(Preenchido) exibe todos os registros nos quais o campo correspondente contém informações.
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Se a fonte de dados contiver registros que compartilham as mesmas informações e se houver dez ou menos valores exclusivos na coluna, você poderá filtrar por informações específicas. Por exemplo, se houver vários endereços que listam Austrália como país/região, você poderá filtrar por Austrália.
Caixa de diálogo Destinatários da mala direta exibe somente os registros designados. Para exibir todos os registros novamente, clique em (todos).
Dicas:
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Para classificação e filtragem avançadas, clique na seta ao lado de qualquer nome de coluna e clique em (Avançado). Use as guias Filtrar os registros e Classificar registros para configurar a consulta desejada de filtragem ou classificação.
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Se você tiver instalado o software de validação de endereço, você pode clicar em Validar endereços na caixa de diálogo Destinatários da mala direta para validar os endereços listados.
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Clique em Okey para retornar ao painel de tarefas mala direta. Word usará os destinatários designados para o diretório.
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No painel de tarefas mala direta, em Selecionar destinatários, clique em Selecionar nos contatos do Outlook.
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Em Selecionar nos contatos do Outlook, clique em Escolher a pasta Contatos.
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Selecione a pasta de contatos do Outlook que você deseja na caixa de diálogo e clique em Okey.
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Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, selecione os nomes que você deseja incluir.
Como?
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Siga um destes procedimentos:
Use as caixas de seleção para designar nomes
Este método é mais útil se sua lista é curta. Selecione as caixas de seleção ao lado dos nomes que você deseja incluir e desmarque aquelas ao lado dos nomes que você deseja excluir.
Dica: Se você souber que você deseja incluir na maioria da lista no diretório, clicando em Selecionar tudo primeiro facilita a limpeza de registros específicos. Da mesma forma, se desejar incluir apenas alguns registros na lista, clique em Limpar tudo e, em seguida, selecione o registro desejado.
Classificar itens na lista
Isso é útil se você quiser ver itens em ordem alfabética ou numérica. Clique no título de coluna do item que você deseja classificar. Por exemplo, se você quiser exibir a lista em ordem alfabética por sobrenome, clique no título da coluna Sobrenome.
Filtrar itens na lista
Isso é útil se a lista contiver registros que você sabe que não deseja exibir ou incluir no diretório. Quando você filtrou na lista, você pode usar as caixas de seleção para incluir e excluir registros como descrito na seção anterior.
Clique na seta ao lado do título da coluna do item que você deseja filtrar e clique em qualquer um destes procedimentos:
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(Em branco) exibe todos os registros nos quais o campo correspondente está em branco.
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(Preenchido) exibe todos os registros nos quais o campo correspondente contém informações.
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Se a fonte de dados contiver registros que compartilham as mesmas informações e se houver dez ou menos valores exclusivos na coluna, você poderá filtrar por informações específicas. Por exemplo, se houver vários endereços que listam Austrália como país/região, você poderá filtrar por Austrália.
Caixa de diálogo Destinatários da mala direta exibe somente os registros designados. Para exibir todos os registros novamente, clique em (todos).
Dicas:
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Para classificação e filtragem avançadas, clique na seta ao lado de qualquer nome de coluna e clique em (Avançado). Use as guias Filtrar os registros e Classificar registros para configurar a consulta desejada de filtragem ou classificação.
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Se você tiver instalado o software de validação de endereço, você pode clicar em Validar na caixa de diálogo Destinatários da mala direta para validar os endereços listados.
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Clique em Okey para retornar ao painel de tarefas mala direta. Word usará os destinatários designados para o diretório.
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No painel de tarefas mala direta, em Selecionar destinatários, clique em digitar uma nova lista.
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Em Digitar uma nova lista, clique em Criar.
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Na caixa de diálogo Nova lista de endereços, digite as informações que você deseja incluir para a primeira entrada. Você não precisa preencher todos os campos.
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Para concluir a primeira entrada e ir para uma nova entrada, clique em Nova entrada.
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Continue adicionando entradas até terminar e, em seguida, clique em Fechar.
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Na caixa de diálogo Salvar lista de endereços, digite um nome para a lista de endereços na caixa nome do arquivo e selecione uma pasta para salvar a lista no.
Por padrão, a lista de endereços é salvo na pasta Minhas fontes de dados. É melhor manter a lista de endereços aqui porque essa também é a pasta padrão na qual o Word procura fontes de dados. Portanto se você quiser usar esta lista de endereços em uma mala direta posterior, você não precisa navegar por arquivos e pastas para localizá-lo.
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Clique em Salvar.
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Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, selecione os nomes que você deseja incluir.
Como?
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Siga um destes procedimentos:
Use as caixas de seleção para designar nomes
Este método é mais útil se sua lista é curta. Selecione as caixas de seleção ao lado dos nomes que você deseja incluir e desmarque aquelas ao lado dos nomes que você deseja excluir.
Dica: Se você souber que você deseja incluir na maioria da lista no diretório, clicando em Selecionar tudo primeiro facilita a limpeza de registros específicos. Da mesma forma, se desejar incluir apenas alguns registros na lista, clique em Limpar tudo e, em seguida, selecione o registro desejado.
Classificar itens na lista
Isso é útil se você quiser ver itens em ordem alfabética ou numérica. Clique no título de coluna do item que você deseja classificar. Por exemplo, se você quiser exibir a lista em ordem alfabética por sobrenome, clique no título da coluna Sobrenome.
Filtrar itens na lista
Isso é útil se a lista contiver registros que você sabe que não deseja exibir ou incluir no diretório. Quando você filtrou na lista, você pode usar as caixas de seleção para incluir e excluir registros como descrito na seção anterior.
Clique na seta ao lado do título da coluna do item que você deseja filtrar e clique em qualquer um destes procedimentos:
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(Em branco) exibe todos os registros nos quais o campo correspondente está em branco.
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(Preenchido) exibe todos os registros nos quais o campo correspondente contém informações.
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Se a fonte de dados contiver registros que compartilham as mesmas informações e se houver dez ou menos valores exclusivos na coluna, você poderá filtrar por informações específicas. Por exemplo, se houver vários endereços que listam Austrália como país/região, você poderá filtrar por Austrália.
Caixa de diálogo Destinatários da mala direta exibe somente os registros designados. Para exibir todos os registros novamente, clique em (todos).
Dicas:
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Para classificação e filtragem avançadas, clique na seta ao lado de qualquer nome de coluna e clique em (Avançado). Use as guias Filtrar os registros e Classificar registros para configurar a consulta desejada de filtragem ou classificação.
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Se você tiver instalado o software de validação de endereço, você pode clicar em Validar na caixa de diálogo Destinatários da mala direta para validar os endereços listados.
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Clique em Okey para retornar ao painel de tarefas mala direta. Word usará os destinatários designados para o diretório.
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Clique em Próxima: Organize o diretório.
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Se você ainda não fez isso, na janela do documento, digite o texto que você deseja repetir para cada item no diretório. Por exemplo, incluir rótulos como nome: e endereço:.
Observação: Neste ponto, não inclua o texto que você deseja imprimir apenas uma vez no documento do diretório resultante.
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Inserir campos de mesclagem onde você deseja mesclar nomes, endereços e outros dados da fonte de dados. Por exemplo, inserir um campo de mesclagem após um rótulo de item, tais como empresa: «Empresa».
Como?
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No documento principal, clique no local onde deseja inserir o campo.
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Insira um destes procedimentos:
Bloco de endereço com nome, endereço e outras informações
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Clique em Bloco de endereço.
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Na caixa de diálogo Inserir bloco de endereço, selecione os elementos do endereço que você deseja incluir e os formatos desejados e clique em Okey.
Se for exibida a caixa de diálogo Coincidir campos, talvez o Word não tenha sido não é possível localizar alguns das informações necessárias para o bloco de endereço. Clique na seta ao lado de (não disponível) e selecione o campo da fonte de dados que corresponde ao campo necessário para a mala direta.
Outros campos de informações
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Clique em mais itens e, em seguida, siga um destes procedimentos:
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Para selecionar campos de endereço que corresponderão automaticamente aos campos na fonte de dados, mesmo se os campos da fonte de dados não tiverem o mesmo nome de seus campos, clique em Campos de endereço.
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Para selecionar campos que sempre carregam dados diretamente de uma coluna em um banco de dados, clique em Campos de banco de dados.
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Na caixa Campos, clique no campo desejado.
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Clique em Inserir e, em seguida, clique em Fechar.
Se for exibida a caixa de diálogo Coincidir campos, talvez o Word não tenha sido não é possível localizar alguns das informações necessárias para inserir o campo. Clique na seta ao lado de (não disponível) e selecione o campo da fonte de dados que corresponde ao campo necessário para a mala direta.
Observação: Se você inserir um campo da lista Campos de Banco de Dados e, depois, alternar para uma fonte de dados que não possua uma coluna com o mesmo nome, o Word não conseguirá inserir as informações de campo no documento mesclado.
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Repita as etapas um e b para todos os campos que você deseja inserir.
Observações:
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Você não pode digitar caracteres de campo de mesclagem («») manualmente ou usar o comando símbolo no menu Inserir. Você deve usar o painel de tarefas de mala direta.
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Se os campos de mesclagem aparecerem entre chaves, como {MERGEFIELD Cidade}, o Word está exibindo códigos de campo em vez de resultados de campo. Isso não afeta a mesclagem, mas se você deseja exibir os resultados em vez disso, o código de campo de atalho e, em seguida, clique em Alternar códigos de campo no menu de atalho.
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Se desejar, você pode alterar o formato dos dados mesclados.
Como?
Para formatar dados mesclados, formate os campos de mesclagem no documento principal. Não formate os dados na fonte de dados, porque sua formatação não é mantida quando você mescla os dados no documento.
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No documento principal, selecione o campo que contém as informações que você deseja formatar, incluindo os caracteres ao redor de campo de mesclagem («»).
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Altere a fonte ou outra formatação como desejar.
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Depois de concluir o documento principal e inserir todos os campos de mesclagem, clique em Salvar como no menu arquivo. Nomear o documento e clique em Salvar.
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Clique em Próxima: Visualize o diretório.
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Para visualizar os itens em ordem, clique nos botões de seta para Voltar e Avançar. Ou, para localizar e visualizar um item específico, clique em Localizar um destinatário e, em seguida, insira os critérios de pesquisa na caixa de diálogo Localizar entrada.
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Se necessário, ajuste a lista de destinatários. Siga um destes procedimentos:
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Para excluir um determinado destinatário da mala direta, clique em Excluir este destinatário.
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Para alterar a lista de destinatários, clique em Editar lista de destinatários e faça as alterações desejadas na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta.
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Clique em Próxima: concluir a mesclagem.
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Em Mesclar, clique Em novo documento.
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Na caixa de diálogo Mesclar para um novo documento, siga um destes procedimentos e clique em Okey.
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Para mesclar todos os registros, clique em tudo.
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Para mesclar somente o registro que você vê na janela do documento, clique em registro atual.
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Para mesclar um intervalo de registros, clique em de e digite os números dos registros nas caixas de e para.
Word abre um novo documento único que contém todos os registros individuais.
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Adicione cabeçalhos, rodapés e qualquer outro texto desejado.
Por exemplo, se os dados mesclados estiverem formatados como uma tabela, adicione títulos de colunas à tabela depois que os dados são mesclados.
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Salvar ou imprimir do diretório, tal como faria com qualquer documento normal.
