Criar etiquetas para impressão

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O Microsoft Access oferece várias opções diferentes para a criação de etiquetas que contém os dados armazenados em suas tabelas do Access. A mais simples é usar o Assistente de etiqueta no Access para criar e imprimir um relatório que está formatado para ajustá-la suas etiquetas. Os rótulos podem conter dados armazenados nas tabelas do Access, ou listas de contatos de dados importados ou vinculados de outras fontes como pastas de trabalho do Microsoft Excel ou Microsoft Outlook. Você pode criar as etiquetas como um relatório do Access, ou você pode "mesclar" os dados com um documento do Microsoft Word e imprima as etiquetas do Word. Este artigo descreve as etapas envolvidas.

O que você deseja fazer?

Usar o Access para criar e imprimir etiquetas

Imprimir dados do Access usando o Assistente de mala direta no Microsoft Word

Usar o Access para criar e imprimir etiquetas

No Access, você pode criar rótulos como um relatório que esteja formatado com um tamanho de página pequeno para caber no rótulo desejado. O uso mais comum de etiquetas é para correspondência, mas os dados do Access podem ser impresso em um formato de rótulo para diversas finalidades. No caso de etiquetas de endereçamento, o relatório obtém os dados de endereço das tabelas ou consultas que contêm os endereços. Imprimir o relatório fornece uma única etiqueta para cada endereço da fonte de registro subjacente.

Para obter mais informações sobre vinculação ou importando dados de outras fontes (como o Microsoft Excel ou Microsoft Outlook) para usar nas suas etiquetas, consulte o artigo Introdução à importação e exportação de dados.

O Assistente de etiqueta pergunta uma série de perguntas sobre suas etiquetas e os dados que você deseja exibir neles. O assistente cria o relatório, que você pode personalizar, se necessário.

Criar etiquetas usando o Assistente de etiqueta no Access

  1. No painel de navegação, selecione o objeto que contém os dados que você deseja exibir nas suas etiquetas. Isso geralmente é uma tabela, uma tabela vinculada ou uma consulta, mas você também pode selecionar um formulário ou relatório.

  2. Na guia Criar, no grupo Relatórios, clique em Etiquetas.

    O Access inicia o Assistente de etiqueta.

    Primeira página do assistente de etiqueta

    1. Se você souber o número do fabricante e produto dos rótulos:

      • Escolha o fabricante na caixa filtro pelo fabricante.

      • Selecione a sua etiqueta no qual o tamanho de etiqueta você gostaria de? caixa.

        Caso contrário, tente encontrar um produto cujos valores nas colunas dimensões e número de colunas corresponda às suas etiquetas.

        Se você não conseguir encontrar uma etiqueta semelhante:   

      • Clique em Personalizar e, em seguida, clique em novo.

        Caixa de diálogo Nova etiqueta é exibida.

        Página Nova Etiqueta do assistente de etiqueta

      • Meça as etiquetas e insira as medidas nas caixas apropriadas na caixa de diálogo Novo rótulo.

      • Insira um nome para as etiquetas personalizadas na caixa de texto Nome da etiqueta, escolha o tipo de etiqueta e a orientação desejada e clique em Okey.

        Se você já tiver criado uma etiqueta personalizada e você desejar para selecioná-la:   

      • Clique em Mostrar tamanhos de etiqueta personalizada e clique no rótulo personalizado desejado.

    2. Selecione Folha solta ou contínuo em Tipo de etiqueta e clique em Avançar.

    3. Selecione o nome da fonte, o tamanho, a cor de peso e o texto que você deseja na sua etiqueta e clique em Avançar.

    4. Na página que você deseja na sua etiqueta de endereçamento do assistente, escolha os campos desejado nas suas etiquetas na lista de campos disponíveis e clique duas vezes para adicioná-lo à caixa protótipo da etiqueta.

      Adicionando campos em uma etiqueta no assistente de etiqueta

      • Para adicionar espaço entre os campos na caixa protótipo da etiqueta, pressione a barra de espaços.

      • Para criar uma nova linha, pressione ENTER.

      • Para mover entre linhas e campos, use as teclas de seta.

      • Para remover um campo da caixa, pressione BACKSPACE.

      • Para adicionar outro texto ou pontuação (por exemplo, uma vírgula após o nome da cidade), clique para posicionar o cursor onde deseja que o texto apareça e comece a digitar. Este texto será o mesmo em cada etiqueta.

        Observação: Você só pode adicionar campos dos seguintes tipos de dados usando o Assistente de etiqueta: (texto) de texto curto, texto longo (memorando), número, data/hora, moeda, Sim/Não, ou anexo. Para adicionar campos de outros tipos de dados, abra o relatório de etiqueta no modo Design após concluir o Assistente de etiqueta e, em seguida, use o painel Lista de campos para adicionar os campos. Para abrir o painel Lista de campo enquanto o relatório está aberto no modo Design, pressione ALT + F8.

        Quando você tiver os campos organizados na sua etiqueta da maneira desejada-las, clique em Avançar.

    5. Na próxima página, você pode escolher campos nos quais classificar suas etiquetas. Por exemplo, você talvez queira classificar por CEP para envio de correspondência grande. Escolha os campos que você deseja classificar na lista de campos disponíveis e, em seguida, clique duas vezes para adicioná-lo à caixa Classificar por. Quando tiver terminado, clique em Avançar.

      Definindo a ordem de classificação no assistente de etiqueta

    6. Na última página, insira um nome para suas etiquetas e clique em Concluir.

      Última página do assistente de etiqueta

      Se você escolheu Exibir as etiquetas como elas serão impressas na última página do Assistente de etiqueta, o Access exibirá os rótulos em Visualizar impressão. Você pode clique no rótulo para ampliar e reduzir, ou use o controle de zoom na barra de status.

      Controle de zoom

      Se você escolheu modificar o design da etiqueta na última página do Assistente de etiqueta, o Access exibe o relatório de etiqueta no modo Design.

      Observação: Visualização de impressão é o único modo de exibição em que você possa ver as colunas enquanto você tiver dispostas-los. Se você exibir o relatório no modo de exibição de relatório ou modo de exibição de Layout, o Access exibe todos os dados em uma única coluna.

Personalizar a aparência do rótulo

Se as etiquetas resultantes não tiver a aparência desejada, você pode personalizar o layout abrindo o relatório no modo Design e fazer suas alterações. Ao trabalhar com etiquetas, ele geralmente é mais fácil usar o modo de Design em que você tiver um controle mais preciso sobre o layout. Para ver os resultados das alterações feitas no modo de exibição de Design, alterne para visualizar impressão.

Se o Access exibe uma mensagem sobre não ter espaço horizontal suficiente para exibir os dados

Essa mensagem, quando for exibido, é um efeito de lado das medidas de alguns rótulos. Geralmente ele ocorre quando as etiquetas muito vêm Fechar para as bordas esquerdas e direita da folha de etiquetas. Isso pode causar do Assistente para especificar algumas medidas que estão fora do intervalo de impressão normal e que por sua vez faz com que a mensagem seja exibida quando você visualizar ou imprimir as etiquetas.

Se você estiver satisfeito com o alinhamento do texto nas etiquetas e você não está obtendo uma página em branco cada página, em seguida, você talvez queira deixar o design do relatório como ela está e clique apenas Okey na mensagem a cada vez que aparece. Caso contrário, você pode tentar ajustar algumas das opções de configuração de página, conforme descrito na seção a seguir.

Se seus dados é não alinhado com as etiquetas corretamente

Em muitos casos, você pode corrigir pequenos problemas com seu layout de etiqueta fazendo ajustes no modo Design. Você pode mover os controles e você pode ajustar o tamanho de etiqueta, alterando a largura ou altura da seção de detalhes.

Para alternar para modo Design, clique com botão direito no relatório no painel de navegação e clique em Modo Design no menu de atalho.

Se você precisar alterar margens ou o espaçamento entre as etiquetas, você pode usar a caixa de diálogo Configuração de página no modo de Design:

  • Na guia Configurar página, no grupo Layout da página, clique em colunas.

    a caixa de diálogo Configuração de página é exibida com a guia colunas selecionada.

Guia Colunas da caixa de diálogo Configurar Página

Você pode alterar as configurações a seguir nas três seções da caixa de diálogo Configurar página:

Seção

Opção

Descrição

Definições da Grade

Número de colunas

Isso deve ser igual a quantidade de etiquetas por toda a página.

Espaçamento entre linhas

Insira um novo valor para aumentar ou diminuir o espaço vertical entre as linhas de etiquetas.

Espaçamento entre colunas

Insira um novo valor para aumentar ou diminuir o espaço horizontal entre as colunas de etiquetas.

Tamanho da Coluna

Largura

Lembre-se as configurações de margem e o espaçamento entre colunas ao configurar esse valor.

Você pode verificar e ajustar as margens clicando em Opções de impressão na caixa de diálogo Configurar página.

Altura

Ajuste a altura de cada etiqueta, conforme necessário.

Como seção detalhe

Quando selecionada, define a largura da coluna e a altura igual à largura e altura da seção de detalhes no modo Design.

Layout da Coluna

Abaixo e à direita

Quando selecionada, os dados de rótulo imprime a primeira coluna para baixo, em seguida, para baixo na segunda coluna e assim por diante.

À direita, em seguida, abaixo

Quando selecionada, os dados de rótulo imprime na primeira linha, em seguida, na segunda linha e assim por diante.

Observação: Você também pode abrir a caixa de diálogo Configurar página enquanto estiver na visualização de impressão clicando em colunas, na guia Visualizar impressão. Quando você clica Okey para fechar a caixa de diálogo, suas alterações são imediatamente refletidas na visualização de impressão.

Imprimir as etiquetas

  1. Abra o relatório em qualquer modo de exibição (ou selecione o relatório no painel de navegação).

  2. Na guia arquivo, clique em Imprimir e, em seguida, clique em Imprimir.

    O Access exibe a caixa de diálogo Imprimir.

  3. Insira suas escolhas para opções como impressora, intervalo de impressão e número de cópias.

  4. Clique em OK.

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Imprimir dados do Access usando o Assistente de mala direta no Microsoft Word

Se os endereços estiverem armazenados no Access, mas você deseja exportá-los para o Word para que você possa usar sua funcionalidade de mala direta para formatar e imprimir as etiquetas, você pode usar o Assistente de mala direta no Word.

  1. No painel de navegação, selecione a tabela ou consulta que contém os dados que você deseja imprimir.

  2. Na guia Dados externos, no grupo Exportar, clique em Mala direta do Word.

  3. Na caixa de diálogo Assistente de mala direta do Microsoft Word, se você já tiver criado um documento e você deseja vincular dados a ele, clique em Link seus dados para um documento existente do Microsoft Word. Caso contrário, clique em criar um novo documento e, em seguida, vincular os dados a ele.

  4. Clique em OK.

    Se você escolheu Link seus dados para um documento existente do Microsoft Word, abre a caixa de diálogo Selecione o documento do Microsoft Word. Selecione o documento desejado e clique em Abrir. O documento será aberto no Word.

    Se você optou por criar um novo documento, o Word abrirá com um documento em branco.

  5. No Word, siga as instruções no painel de tarefas mala direta. Quando você chegar na etapa 3 do processo de mala direta do Word (Selecionar destinatários), a fonte de dados que você escolheu na etapa 1 deste procedimento será já ser selecionado.

    Para obter mais informações sobre o Assistente de mala direta do Word, consulte a Ajuda do Word.

Observação: Você pode usar o Word para imprimir os endereços, independentemente de onde os endereços são armazenados. No Word, você pode conectar para listas de endereços armazenadas em uma variedade de programas, como o Excel, Outlook e Access. Ou, se você não tiver uma lista de endereços, você pode criar uma no Word e imprima etiquetas. Para obter mais informações, consulte a Ajuda do Word.

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