Criar e personalizar listas e tipos de registro

Observação:  Desejamos fornecer o conteúdo da Ajuda mais recente no seu idioma da forma mais rápida possível. Esta página foi traduzida de forma automatizada e pode conter imprecisões ou erros gramaticais. Nosso objetivo é que este conteúdo seja útil para você. As informações foram úteis? Dê sua opinião no final desta página. Aqui está o artigo em inglês para facilitar a referência.

Com Business Contact Manager para Outlook, você pode personalizar seus formulários adicionando campos relevantes para a sua empresa, removendo campos que você não precisa e movendo campos para enfatizar as informações que são mais importantes para você. Você pode criar novos formulários, adicionar listas, personalize relatórios, modifique estágios de vendas levar critérios de pontuação, escolha os campos para seus cartões de visita e personalizar a faixa de opções.

Este artigo aborda criar e personalizar formulários e criar e editar listas.

Observação: Somente o proprietário do banco de dados pode personalizar formulários.

Consulte os seguintes artigos para obter informações sobre a personalização de relatórios; Modificar estágios de vendas, atividades de vendas e lembretes; pontuação critérios; mudança do cliente potencial escolhendo campos para cartões de visita; e personalizar a faixa de opções:

O que você deseja fazer?

Criar um novo tipo de registro

Personalizar um formulário

Criar um novo tipo de registro

Business Contact Manager para Outlook inclui um número de diferentes tipos de formulários personalizáveis ou tipos de registro, incluindo Conta, Contato Comercial, cliente potencial, Oportunidade e Projeto Comercial.

Você pode usar os formulários padrão sem alterá-los ou você pode criar novos tipos de registro para atender às necessidades da sua empresa.

Você também pode modificar formulários adicionando e removendo campos. Para obter informações, consulte Adicionar ou remover campos posteriormente neste artigo.

Novos tipos de registro devem ser baseados no tipo de registro a conta ou contato comercial. Como os registros podem ser vinculados e as informações que são compartilhadas entre eles são preservadas no qualquer novos tipos de registro que você criar.

Exemplo: Atacadista de bicicleta cria tipos de registro personalizados

Precisa de um atacadista de bicicleta para criar registros de armazenamento e o funcionário da loja.

Cada loja que compra da atacadista tem vários funcionários responsáveis para compra. A atacadista de bicicleta vende para vários armazenamentos, cada uma com seu próprio conjunto de funcionários que tomar decisões de compras. A atacadista precisa associar cada funcionário da loja seu armazenamento específico para ver a lista de funcionários e comunicação com os funcionários da loja quando revisando as informações sobre uma loja.

Para fazer isso, a atacadista cria um registro de loja com base no tipo de registro de conta e cria um registro de funcionário de armazenamento baseado no tipo de registro de contato comercial. A atacadista escolhe a basear o registro de loja em um registro de conta, como os registros de conta exibem uma lista de contatos comerciais relacionados e todos os itens do histórico de comunicações de cada um dos contatos comerciais.

Criar um tipo de registro personalizados

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique na guia Business Contact Manager.

  3. Clique no botão Personalizar e clique em Personalizar tipos de registro.

  4. Na caixa de diálogo Personalizar tipos de registro, siga um destes procedimentos:

    • Clique em Novo tipo de contato comercial para criar um novo formulário com base no tipo de registro de contato comercial.

    • Clique em Novo tipo de conta para criar um novo formulário com base no tipo de registro de conta.

      The Customize Record Types dialog box with the New Business Contact Type button and the New Account Type button outlined.

      • Se precisar de um novo tipo de registro para indivíduos, escolha Novo tipo de contato comercial.

      • Se precisar de um novo tipo de registro para as organizações ou grupos dentro de uma organização maior, escolha Novo tipo de conta. Todos os itens de comunicação de qualquer registro que esteja vinculado a uma conta estão listados no histórico de comunicação do registro de conta. Para obter mais informações sobre os registros de conta, consulte armazenam informações sobre suas contas no Business Contact Manager.

  5. Na caixa de diálogo Novo tipo de contato comercial ou Novo tipo de conta, digite um nome no singular e plural para o novo tipo de registro.

  6. Opcionalmente, clique em Procurar para alterar o ícone que aparecerá em cada registro desse tipo.

  7. Clique em OK.

    O novo tipo de registro é incluído na lista de tipos de registro na caixa de diálogo Personalizar tipos de registro.

    O novo tipo de registro inclui todas as páginas padrão e os campos da conta ou contato comercial que você baseia o novo tipo de registro. Ele não incluirá nenhuma páginas personalizadas ou campos que você adicionou a outros formulários. Para personalizar o formulário alterando campos e páginas, consulte a próxima seção, Personalizar um formulário.

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Personalizar um formulário

Você pode personalizar formulários de várias maneiras. Você pode adicionar ou remover páginas, seções e campos. Você pode reorganizar os campos de uma maneira que faz sentido para sua empresa.

Observação: Somente o proprietário do banco de dados pode personalizar formulários.

Você pode exportar seus formulários personalizados para que você pode compartilhá-los com outras pessoas. Para obter mais informações sobre como exportar, consulte exportar seus registros comerciais do Business Contact Manager.

Importante: Quaisquer alterações feitas a um formulário alterará todos os registros desse tipo. Por exemplo, se você remover um campo do formulário de contato comercial, ele removerá o campo de todos os registros de contato comercial.

Nesta seção

Excluir um formulário

Criar ou editar listas

Abrir um formulário para personalização

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique na guia Business Contact Manager.

  3. Clique no botão Personalizar e clique em Personalizar tipos de registro.

  4. Na lista, clique no tipo de registro que você deseja personalizar e clique no botão Personalizar formulário.

    a caixa de diálogo personalizar tipos de registros com o botão de personalizar formulário contornado

    Você também pode personalizar qualquer formulário aberto. Na faixa de opções, no grupo Personalizar, clique no botão de Layout do formulário.

Abre uma versão personalizável do formulário. Agora você pode adicionar ou remover páginas, seções e campos ou reorganizar seções e campos no formulário.

A página Geral é exibida por padrão. Para exibir uma página diferente, na guia Personalizar, no grupo de páginas, clique em Mostrar e clique no nome da página.

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Criar uma nova página

Você pode criar até quatro páginas adicionais para qualquer formulário. Por padrão, a maioria dos formulários incluir as páginas Geral, detalhes e histórico.

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. Na guia Personalizar, no grupo de páginas, clique em Mostrar Show icon e clique em página 1 de usuário ou uma das outras páginas do usuário.

    Uma página em branco é exibida.

    Observação: Se o nome da página termina com (oculto), a página está oculta por padrão. Você precisa desativar o recurso de ocultar sejam capazes de inserir dados nesta página do formulário.

  3. Se a página estiver oculto, desative o recurso de ocultar para mostrar a página. No grupo de páginas, clique em Ocultar Hide icon

    Observação: Para confirmar que a página não esteja mais oculto, no grupo de páginas, clique em Mostrar. Se a página selecionada já não inclui (oculto) após o nome da página, fica visível.

Agora você pode renomear sua página ou adicionar seções e campos a ele. Consulte Adicionar ou remover seções e campos de adicionar ou remover posteriormente neste artigo para obter mais informações.

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Nomear ou renomear uma página

  1. Na guia Personalizar, no grupo de páginas, clique em Mostrar e, em seguida, clique na página que você deseja renomear.

  2. No grupo de páginas, clique em Renomear página Rename icon .

  3. Na caixa nome da página, digite o novo nome e clique em Okey.

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Adicionar ou remover seções

Informações em um formulário são organizadas em seções. Por exemplo, no formulário de contato comercial, há uma seção de números de telefone que inclui campos de número de telefone diferente, como comercial e em casa.

A tela Layout de Formulário de Contato Comercial com a seção número de telefone selecionada.

Adicionar uma seção

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Adicionar seção Ícone Adicionar Grupo .

  3. Na caixa Nome da seção, digite um nome para a seção e clique em Okey.

    Se você quiser alterar a largura de uma seção, selecione a seção. Na guia Personalizar, clique em Wide icon de larga ou estreita Narrow icon .

Remover uma seção

  1. Clique na seção que você deseja remover.

    Dica: Uma seção tem um nome de seção com uma linha horizontal ao lado do nome. Para selecionar uma seção, clique em ou ao lado do nome da seção.

    A seção números de telefone selecionada

  2. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Remover Remover ícone .

    Observações: 

    • Todos os campos que estão nessa seção são removidos, mas elas não são excluídas do seu banco de dados do Business Contact Manager. Se desejar adicionar os campos de volta ao formulário, consulte Adicionar um campo posteriormente neste artigo. Removendo campos não exclui os campos ou os dados que elas contêm. Todos os dados que foram inseridos nos campos ainda está salva no banco de dados, a menos que você Excluir permanentemente o campo.

    • Quando você remove uma seção, ele é excluído do seu banco de dados do Business Contact Manager. Os campos que foram incluídos na seção não são excluídos juntamente com a seção. Se você quiser adicionar a seção novamente, você pode adicionar uma seção com o mesmo nome e, em seguida, adicione os campos de volta para o formulário nessa seção.

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Add or remove fields

Você pode adicionar diferentes tipos de campos no Business Contact Manager para Outlook que você precisa para sua empresa. O tipo de campo que você adiciona determina o tipo de informação que pode ser inserida ou selecionada no campo.

Por exemplo, se você quiser digitar informações em uma caixa de texto, você pode adicionar um campo de texto; Se você quiser clique em um item de uma lista, você pode Adicionar uma lista previamente preenchida (também conhecido como uma lista suspensa); Se você quiser vincular ou associar um registro a outro registro, você pode Adicionar um campo de relacionamento.

Uma floricultura pode criar um campo de texto chamado "Flor favorito" onde as pessoas precisam digite o tipo de flores no campo e um especialista aquecimento pode criar um campo chamado "Aquecedor modelo" com uma lista à sua escolha. Para obter mais informações sobre as listas, consulte criar ou editar listas mais adiante neste artigo.

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Adicionar um campo

  1. Abrir um formulário para personalização.

    Dica: Antes da próxima etapa, clique na seção onde você deseja adicionar o campo. Se o campo estiver não onde deseja que ele seja, arraste-o para outra seção depois de ter adicionado-lo.

  2. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Adicionar campos Ícone Adicionar Campo .

  3. Na caixa de diálogo Adicionar campos, siga um destes procedimentos:

    • Na lista, clique em um dos campos listados e clique em Adicionar ao formulário.

      A caixa de diálogo Adicionar Campos

    • Para criar um novo campo ou adicionar um campo que você já criado por outro formulário, clique em novo.

      Na caixa de diálogo criar um novo campo, siga um destes procedimentos:

      Criar um novo campo    

      1. Na caixa nome do campo, digite um nome para o campo.

      2. Na lista tipo de dados, clique no tipo de dados que o campo conterá, por exemplo, o número.

      Para este tipo de dados

      Selecione este tipo de dados

      Palavras ou frases até 96 caracteres

      Texto

      Números com ou sem um ponto decimal

      Número

      Porcentagens

      Porcentagem

      Os preços, renda ou quaisquer outros dados relacionados a moeda

      Moeda

      Respostas para perguntas simples como Sim ou não, ou desativar, ou true ou false

      Sim/não

      Informações de data ou hora em qualquer um dos formatos disponíveis no Outlook

      Data/hora

      Números inteiros

      Número inteiro

      Uma lista previamente preenchida de itens (valores) para economizar tempo ou manter a consistência entre os formulários

      Lista suspensa

      Endereço Web

      URL

      A link to another record in the database

      Relationship

      Observação: Você não pode alterar o tipo de dados de um campo depois de criar o campo. Se você quiser alterar o tipo de dados, exclua o campo e, em seguida, adicione um novo com o tipo de dados desejado.

      1. Se necessário, na lista formato, clique em um formato para os dados no campo.

        Observação: Alguns tipos de dados têm apenas um formato.

      2. Clique em OK.

        O campo que você criou aparece na lista na caixa de diálogo Adicionar campos.

      3. Para adicionar o campo ao formulário, na caixa de diálogo Adicionar campos, clique no campo e, em seguida, clique em Adicionar ao formulário.

      Adicionar um campo de um formulário diferente    

      1. Clique na opção de Adicionar um campo de um formulário diferente.

      2. Clique em um campo na lista e clique em Okey.

        Observação: Você deve ter criado um campo para que ele apareça na lista.

        O campo selecionado aparece na lista na caixa de diálogo Adicionar campos.

      3. Para adicionar o campo ao formulário, na caixa de diálogo Adicionar campos, clique no campo e, em seguida, clique em Adicionar ao formulário.

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Add a relationship field

Use um campo de relacionamento para vincular registros relacionados. Todos os registros que foram vinculados a um registro específico são listados no registro selecionado, que é conhecido como o registro de destino, semelhante a forma que um registro de conta lista todos os contatos comerciais que estão vinculados a ele.

Você pode vincular registros do mesmo tipo, bem como vincular registros que são diferentes.

Por exemplo, o banco de dados da empresa de exemplo vincular bicicleta de varejo armazena com os fornecedores cujas Bicicletas lojas de varejo executam, você normalmente:

  • Abra o tipo de registro de fornecedor para personalização. O campo de relacionamento será adicionado a esse tipo de registro.

    The Customize Record Types dialog box in the Sample Business database with the Vendor record type selected.

  • Adicione um campo de relacionamento chamado Lojas de varejo para o tipo de registro de fornecedor, com armazena como o tipo de registro de destino e Nomes de fornecedores como o nome do campo de destino.

    Observações: 

    • Adicionando um campo de relação para o tipo de registro de realização também cria uma tabela que lista os registros relacionados no registro de destino. Neste exemplo, os registros de fornecedor (registros de realização) tem um campo de relação que você usar para vincular para armazenar registros. Os registros de repositório (registros de destino) tem uma tabela que lista os registros de fornecedor que estão vinculados a elas.

    • A tabela ou campo de destino, não é editável. Para alterar os registros relacionados, use o campo de relação. Neste exemplo, vá para o registro de fornecedor para remover um armazenamento ou adicionar outra loja. Isso altera a lista de fornecedores na tabela os registros de loja relacionados.

    Creating a new relationship field in the Create a New Field dialog box.

  • Use o campo de relacionamento nos registros de fornecedor de vincular a bicicleta de varejo armazenar registros aos registros do fornecedor.

    A vendor record with stores listed in the Retail Stores relationship field.

  • Verifique se o campo de destino na bicicleta de varejo armazenar registros para ver a lista de fornecedores Bicicletas a essas lojas.

    A store record with a list of vendors that supply bicycles to the store.

Para obter informações sobre o banco de dados de negócios de exemplo, consulte sobre a Adventure Works e o banco de dados de negócios de exemplo.

Como adicionar um campo de relacionamento

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Adicionar campos Ícone Adicionar Campo .

  3. Na caixa de diálogo Adicionar campos, clique em novo.

    A caixa de diálogo Adicionar Campos

  4. Na caixa de diálogo criar um novo campo, na caixa nome do campo, digite o nome do campo de relação.

  5. Na lista tipo de dados, clique em relação.

  6. Na lista tipo de registro de destino, clique no tipo de registro que você deseja vincular o registro selecionado.

    Observação: Se o tipo de registro de destino é a mesma que o tipo de registro que você estiver personalizando, o nome do campo e o nome do campo de destino devem ser diferentes.

  7. Na caixa nome do campo de destino, digite o nome do campo de destino.

    Observação: O nome do campo de destino é o nome da tabela que lista todos os registros relacionados que estão vinculados ao tipo de registro de destino.

  8. Clique em OK.

    O campo selecionado aparece na lista na caixa de diálogo Adicionar campos.

  9. Para adicionar o campo ao formulário, na caixa de diálogo Adicionar campos, clique no campo que lista relação na coluna Tipo de dados e, em seguida, clique em Adicionar ao formulário.

    Observação: O campo que lista relação na coluna Tipo de dados é o campo de entrada de dados. O campo que lista lista de destino de relação na coluna Tipo de dados é adicionado automaticamente ao tipo de registro de destino e é a tabela que lista todos os registros relacionados que você inseriu no campo relação.

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Remover um campo

  1. Open a form for customization.

  2. Clique no campo que você deseja remover do formulário.

    Observação: Campos obrigatórios, como nome da conta, não podem ser removidos.

  3. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Remover Remover ícone ou pressione a tecla DELETE.

    Observação:  The field and any data that it contains can be added back to the form, because the field is still stored in your Business Contact Manager database. The field can also be added to other forms from the Add Fields dialog box.

Permanently delete a field

Aviso:  If you delete a field from the Add Fields dialog box, you are permanently deleting the field, and you will lose any data that was entered into that field. If you remove or delete a field from a form, you are only deleting the field from the form. If you add the field back to the form, you can then access the data.

  1. Open a form for customization.

  2. On the Customize tab, in the Layout group, click Add Fields Ícone Adicionar Campo .

  3. In the Add Fields dialog box, click the field that you want to delete, and then click Delete.

    Observação:  You can only permanently delete a field if it is not used on any other forms.

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Rename sections and edit fields

You can rename any section on a form, but you can only rename fields that you have created.

You can edit fields by renaming them, and by changing the format of the data that can be selected in the field.

Observação: Você não pode alterar o tipo de dados de um campo. Você pode excluir o campo e, em seguida, adicionar um novo com o tipo de dados desejado.

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. Clique na seção ou o campo que você deseja renomear ou editar.

    Observação:  You can only rename fields that you have created.

  3. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Editar campo ou seção O ícone Editar Campo ou Seção .

  4. Siga um destes procedimentos:

    • Renomear uma seção     Na caixa de diálogo Editar uma seção, digite um nome diferente para a seção.

    • Edit a field name that you created     In the Edit a Field dialog box, type a different name for the field.

      If you want to change the format of the data that is allowed in the field, in the Format box, click a different format. Some field types have only one formatting option.

Arrange items on a form

On a customizable form, you can move the sections on a page or move them to a different page, and rearrange the fields.

Move a section or rearrange fields on a page

  1. Open a form for customization.

  2. Click the section or field you want to move.

    A section has a section name with a horizontal line next to the name. To select a section, click on or near the section name.

    A seção números de telefone selecionada

  3. Drag the section or field to a new location on the page, or use the arrow keys on your keyboard to move the section or field.

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Move a section to another page

  1. Click the section you want to move.

    A seção números de telefone selecionada

  2. On the Customize tab, in the Layout group, click Move to Move icon .

  3. In the Move to Page dialog box, click the page to which you want to move the section, and then click OK.

    Observação:  If a page is hidden, you will need to turn off the Hide feature to be able to enter data on the page. On the Customize tab, in the Show group, click the page. In the Pages group, click Hide Hide icon .

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Excluir um formulário

Aviso:  If you delete a record type, you will lose any data that was entered into that record type.

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Click the Business Contact Manager tab, and then click the Customize button.

  3. Click Customize Record Types.

  4. In the Customize Record Types dialog box, click a record type that you have created.

    Observação:  You can only delete record types that you have created. You cannot delete the default record types.

  5. Click Delete Record Type.

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Create or edit lists

When you frequently enter the same data into a form, it is convenient and more consistent to create a list that you can pick from.

Criar uma lista

  1. Open a form for customization.

  2. On the Customize tab, in the Layout group, click Add Fields Ícone Adicionar Campo .

  3. In the Add Fields dialog box, click New.

  4. In the Data type list, select Drop-down list.

    Observação:  For a list, the only format choice is also Drop-down list.

  5. Clique em OK.

  6. Add items to your list.

    Como?

    1. In the Edit Lists dialog box, click Add to add an item (a value) to the list.

    2. In the Add Item dialog box, in the Item name box, type the name of the value.

    3. Clique em OK.

      In the Edit Lists dialog box, in the Value column, the item you added appears.

    4. To add another item to the list, repeat this process.

  7. To move an item up or down in the list, click the value you want to move, and then click the up or down arrow button.

  8. To choose one item to be the default value in the field, click the value, and then click the Make Default button.

    If there is one item that will be used most often, you can make it the default value to save time when you are completing a form.

  9. Clique em OK.

Edit a list

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Click the Business Contact Manager tab, and then click the Customize button.

  3. Click Edit Lists.

  4. In the Edit Lists dialog box, click the list that you want to edit.

    When you select a list, the items in the list appear in the Value column.

    A caixa de diálogo Editar Listas

  5. Do any of the following to edit the list:

    Add a value to the list      Click the Add button, type the item name, and then click OK.

    Rename a value     Click an item, and then click the Rename button. Type the new name, and then click OK.

    Remove a value or replace it with another value     Click an item, and then click the Delete button. If you want to replace the value, select another value in the list and then click OK. If you want to remove it, click OK.

    Move a value up or down in the list     Click an item, and then click the up or down arrow button.

    Make an item the default value     Click the item, and then click the Make Default button.

  6. When you have completed all of your changes, in the Edit Lists dialog box, click OK.

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