Criar e imprimir cartas usando mala direta no Word 2016 para Mac

Quando você tem email em massa para enviar às pessoas na sua lista de contatos, pode usar mala direta para criar um lote de cartas personalizadas. Cada carta produzida tem layout, formatação, texto e elementos gráficos idênticos. Apenas seções específicas da carta variam e são personalizadas.

Há três arquivos envolvidos na criação e impressão de cartas usando o processo de mala direta:

  • Seu documento principal
    Esse documento contém texto e elementos gráficos (um logotipo ou uma imagem, por exemplo) que são idênticos para cada versão do documento mesclado. Um exemplo de conteúdo idêntico é o corpo da carta.

  • Sua lista de endereçamento
    Esse documento contém os dados que são usados para preencher informações na carta. Por exemplo, sua lista de endereçamento tem nomes e seu documento principal é a carta que será enviada aos nomes na lista.

  • Seu documento mesclado
    Este documento é uma combinação do documento principal e da lista de endereçamento. A mala direta obtém as informações da lista de endereçamento e as coloca em seu documento principal, resultando em uma carta personalizado para cada pessoa.

Siga as etapas abaixo para criar e imprimir cartas personalizadas usando mala direta.

Antes de iniciar a mala direta, prepare sua carta. Se estiver informando as pessoas sobre um evento futuro, por exemplo, inclua o nome, a data, a hora e o local do evento. Esses são os detalhes importantes para todos os destinatários da sua carta.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, escolha Iniciar Mala Direta > Cartas.

    cartas modelo

  2. No Word, digite o corpo da carta que você deseja enviar para todos.

A lista de endereçamento é sua fonte de dados. Ela pode ser uma planilha do Excel, um diretório de contatos do Outlook, um banco de dados do Access ou uma lista de endereços do Office. Ela contém os registros que o Word usa para obter informações para criar sua carta.

Dicas

  • Se você não tiver uma lista de endereçamento, pode criar uma durante o uso da mala direta. Antes de começar o processo da mala direta, colete todos os seus registros de dados e adicione-os à sua fonte de dados.

  • Se estiver usando uma planilha do Excel, não deixe de formatar a coluna de CEPs ou códigos postais como textopara não perder os zeros.

  • Se quiser usar seus contatos do Outlook, certifique-se de que o Outlook seja seu programa de email padrão. Para fazer isso, abra o Apple Mail e, no menu Email, escolha Preferências. Na guia Geral ao lado de Leitor de email padrão, selecione Microsoft Outlook

  • Também é possível usar seus contatos da Apple, basta se certificar de que o Apple Mail seja seu programa de email padrão.

  • Use banco de dados FileMake Pro como sua fonte de dados para mala direta.

  1. Na guia Correspondências, escolha Selecionar Destinatários e, em seguida, escolha uma opção.

    Na guia Correspondências, a opção Selecionar Destinatários está destacada com uma lista de opções

    Escolher

    Para

    Criar uma nova lista

    Iniciar uma nova lista de endereços enquanto estiver configurando a mala direta

    Usar uma lista existente

    Usar uma planilha do Excel ou outro tipo de arquivo de dados como sua lista de endereços

    Escolher nos Contatos do Outlook

    Selecionar os nomes diretamente nos seus contatos do Outlook para sua lista de endereços

    Contatos da Apple

    Selecionar os nomes diretamente do seu Catálogo de Endereços da Apple para sua lista de endereços

    FileMaker Pro

    Importar dados de um banco de dados do FileMaker Pro

  2. Se você selecionou Criar uma nova lista, siga estas etapas:

    1. Na caixa de diálogo Editar Campos de Lista, o Word cria automaticamente campos para algumas informações básicas, como nome, sobrenome e endereço. Se você quiser adicionar um novo campo, como o de mensagem, faça isso agora, para que você possa preenchê-lo quando digitar as entradas. Em Novo nome de campo, digite o nome do campo que você deseja adicionar e, em seguida, escolha o sinal de adição (+).

      Dica:  Para alterar a ordem dos campos, selecione o campo que você deseja mover e, em seguida, use a seta para cima ou para baixo para mover o campo onde você deseja na lista.

    2. Quando todos os campos estiverem configurados da maneira desejada, escolha Criar para criar a lista.

  3. Se você selecionou Usar uma Lista Existente, siga estas etapas:

    1. Localize o arquivo que você deseja usar e escolha Abrir.

    2. Se você escolheu abrir uma planilha do Excel, na caixa de diálogo Abrir Pasta de Trabalho, selecione a planilha que você deseja usar e mantenha Intervalo de Células em branco para usar a planilha inteira, ou insira um intervalo de células para os dados que deseja usar, depois escolha OK.

  4. Se você selecionou Escolher nos Contatos do Outlook ou Contatos da Apple, siga estas etapas:

    1. Escolha Filtrar Destinatários para selecionar os destinatários que você deseja incluir.

    2. Para Contatos do Outlook, na caixa de diálogo Opções de Consulta, ao lado de Listar destinatários de mala direta por, selecione Registro completo. Na lista de contatos, selecione os contatos para os quais você deseja enviar correspondência em massa e escolha OK.

    3. Para contatos da Apple, na caixa de diálogo Opções de Consulta, em Grupo de Contatos da Apple, escolha o grupo para o qual você deseja enviar correspondência em massa e escolha OK.

    4. Para Banco de dados do FileMaker Pro, escolha o arquivo de banco de dados na caixa de diálogo Escolher Banco de dados do FileMaker Pro como uma Fonte de Dados e escolha Abrir

  1. Na guia Correspondências, escolha Inserir Campo de Mesclagem e selecione o campo que você deseja adicionar.

    Na guia Correspondências, a opção Inserir Campo de Mesclagem está destacada

    Continue adicionando campos até adicionar todas as informações desejadas na carta.

  2. Formate os campos da carta para que ela tenha a aparência que você deseja aplicar a todos os demais envelopes. Por exemplo, inclua um espaço entre os campos Nome e Sobrenome e pressione Enter para iniciar uma nova linha para o campo Endereço.

    Dica: Para classificar a sua lista de destinatários ou remover destinatários, na guia Correspondências, escolha Filtrar Destinatários, depois Classificar Registros ou Filtrar Registros. Ao terminar, escolha OK.

  1. Na guia Correspondências, escolha Visualizar Resultados para ver qual será a aparência da carta. Use as setas para a esquerda e para a direita na guia Correspondências para percorrer cada carta.

    Na guia Correspondências, a opção Visualizar Resultados está destacada

  2. Para fazer alterações de formatação adicionais, escolha Visualizar Resultados novamente, que permite adicionar ou remover campos de mesclagem.

  3. Quando as cartas estiverem como você quer, na guia Correspondências, escolha Concluir e Mesclar > Imprimir Documentos para concluir a mala direta.

    Na guia Correspondências, as opções Concluir e Mesclar e Imprimir Documentos estão destacadas

    Dica: Se quiser revisar e atualizar cada carta individualmente antes de imprimir, na guia Correspondências, escolha Concluir e Mesclar > Editar Documentos Individuais. Ao terminar, clique em Arquivo > Imprimir para imprimir os envelopes.

Quando você salva o documento de mala direta, ele permanece conectado à lista de endereçamento para que você possa usá-lo para a próxima correspondência em massa.

Para reutilizar seu documento de mala direta

  • Abra o documento de mala direta e escolha Sim quando o Word solicitar que você mantenha a conexão.

Para alterar endereços no documento de mala direta

  • Abra o documento de mala direta e escolha Editar Lista de Destinatários para classificar, filtrar e escolher endereços específicos.

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