Criar e imprimir cartas usando a mala direta no Word 2016 para Mac

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Quando você tiver o email em massa para enviar às pessoas na sua lista de endereçamento, você pode usar a mala direta para criar um lote de letras personalizadas. Cada letra que é produzida tem layout idêntico, formatação, texto e elementos gráficos. Apenas as seções específicas da letra variam e são personalizadas.

Há três arquivos envolvidas em criar e imprimir cartas usando o processo de mala direta:

  • Documento principal
    este documento contém texto e elementos gráficos (um logotipo ou imagem, por exemplo) que são idênticos para cada versão do documento mesclado. O corpo da carta é um exemplo de conteúdo idêntico.

  • Sua lista de endereçamento
    este documento contém os dados que são usados para preencher as informações na carta. Sua lista de endereçamento tem nomes, por exemplo, e o documento principal estiver a letra que será endereçada a nomes na sua lista.

  • Documento mesclado
    este documento é uma combinação de documento principal e a lista de endereçamento. Mala direta obtém informações da lista de endereçamento e coloca-o no documento principal, resultando em um personalizadas para cada pessoa.

Siga as etapas abaixo para criar e imprimir cartas personalizadas usando a mala direta.

Antes de começar a mala direta, prepare sua carta. Se você estiver permitindo que as pessoas saibam sobre um evento futuro, por exemplo, inclua o nome, data, hora e local do evento. É esses detalhes que seriam importantes para todos os destinatários da carta.

  1. Na guia correspondências, no grupo Iniciar Mala direta, escolha Iniciar Mala direta > cartas.

    cartas

  2. No Word, digite o corpo da letra que você deseja enviar para todos.

Lista de endereçamento é sua fonte de dados. Pode ser uma planilha de Excel, um diretório de contatos de Outlook, um banco de dados de Access ou uma lista de endereços Office. Ele contém os registros que Word usa retirar as informações para construir sua carta.

Dicas

  • Se você não tiver uma lista de endereçamento, pode criar uma durante o uso da mala direta. Antes de começar o processo da mala direta, colete todos os seus registros de dados e adicione-os à sua fonte de dados.

  • Se você estiver usando uma planilha de Excel, verifique se que a coluna para CEPs ou códigos postais é formatado como textopara que você não perca quaisquer zeros.

  • Se você quiser usar seus contatos de Outlook, verifique se Outlook está seu programa de email padrão. Para fazer isso, abra o Apple Mail e, no menu Mail, escolha Preferências. Na guia Geral, ao lado de padrão leitor de email, selecione Microsoft Outlook

  • Você também pode usar seus contatos de Apple, certifique-se de Apple mail é seu programa de email padrão.

  • Use pro arquivoCertifique de banco de dados como sua fonte de dados para mala direta.

  1. Na guia correspondências, escolha Selecionar destinatários e escolha uma opção.

    Na guia correspondências, selecionar destinatários é realçado com uma lista de opções

    Escolher

    Para

    Criar uma nova lista

    Iniciar uma nova lista de endereços, enquanto você estiver configurando a mala direta

    Usar uma lista existente

    Usar uma planilha de Excel ou outro tipo de arquivo de dados, como sua lista de endereços

    Escolher dos contatos do Outlook

    Selecionar nomes diretamente dos seus contatos de Outlook para sua lista de endereços

    Contatos da Apple

    Selecionar nomes diretamente do seu catálogo de endereços da Apple para sua lista de endereços

    FileMaker Pro

    Importar dados de um banco de dados do FileMaker Pro

  2. Se você selecionou criar uma nova lista, siga estas etapas:

    1. Na caixa de diálogo Editar lista de campos, Word cria automaticamente os campos para algumas informações básicas, como nome, sobrenome e endereço. Se você quiser adicionar um novo campo — por exemplo, um campo de mensagem — adicioná-la agora, para que você possa preenchê-lo quando você digita as entradas. Em novo nome de campo, digite o nome do campo que você deseja adicionar e, em seguida, escolha o sinal de adição (+).

      Dica : Para alterar a ordem dos campos, selecione o campo que você deseja mover e, em seguida, use as setas ou para baixo para mover o campo onde você deseja na lista.

    2. Quando todos os campos estão configurados da maneira desejada, escolha criar para criar a lista.

  3. Se você selecionou a opção usar uma lista existente, siga estas etapas:

    1. Navegue até o arquivo que você deseja usar e escolha Abrir.

    2. Se você optar por abrir uma planilha do Excel, na caixa de diálogo Abrir pasta de trabalho, selecione a planilha que você deseja usar e deixe o Intervalo de células em branco para usar a planilha inteira ou insira um intervalo de células para os dados que você deseja usar e, em seguida, clique em OK.

  4. Se você selecionou Escolher dos contatos do Outlook ou Apple contatos, siga estas etapas:

    1. Escolha Filtrar destinatários para selecionar os destinatários que você deseja incluir.

    2. Para Outlook contatos, na caixa de diálogo Opções de consulta, ao lado de destinatários de mala direta de lista por, selecione registro completo. Na lista de contatos, selecione os contatos que você deseja enviar email em massa e escolha OK.

    3. Para contatos em Apple, na caixa de diálogo Opções de consulta, em Apple agrupar contatos, escolha o grupo que você deseja enviar email em massa e escolha OK.

    4. Para Banco de dados do FileMaker Pro, escolha o arquivo de banco de dados na caixa de diálogoEscolher FileMaker Pro banco de dados para usar como uma fonte de dados e escolha Abrir

  1. Na guia correspondências, escolha Inserir campo de mesclagem e selecione o campo que você deseja adicionar.

    Na guia correspondências, inserir campo de mesclagem é realçado

    Continue adicionando campos até adicionar todas as informações que você quer em sua carta.

  2. Formate os campos na carta para que se pareça a maneira como deseja que o restante dos seus envelopes para pesquisar. Por exemplo, inclua um espaço entre o primeiro e último campos de nome e pressione ENTER para iniciar uma nova linha no campo de endereço.

    Dica : Para classificar a lista de destinatários ou remover destinatários, na guia correspondências, escolha Filtrar destinatários e escolha Classificar registros ou Filtrar registros. Quando terminar, clique em OK.

  1. Na guia correspondências, escolha Visualizar resultados para ver a aparência da sua carta. Use as setas esquerdas e direita na guia correspondências, para rolar pelos cada letra.

    Na guia correspondências, visualizar resultados está realçado

  2. Para fazer alterações de formatação adicionais, escolha Visualizar resultados novamente, que permite adicionar ou remover campos de mala direta.

  3. Quando as letras fique como você quer, na guia correspondências, escolha Concluir e mesclar > Imprimir documentos para concluir a mala direta.

    Na guia correspondências, concluir e mesclar e a opção de imprimir documentos são realçadas

    Dica : Se você quiser rever e atualizar cada letra individualmente antes de imprimir, na guia correspondências, escolha Concluir e mesclar > Editar documentos individuais. Quando tiver terminado, clique em arquivo > Imprimir para imprimir os envelopes.

Quando você salva o documento de mala direta, ela permanece conectada à sua lista de endereçamento para que você possa usá-lo para a próxima correspondência em massa.

Reutilizar seu documento de mala direta

  • Abra o documento de mala direta e escolha Sim quando Word solicitará que você a manter a conexão.

Para alterar os endereços no documento de mala direta

  • Abra o documento de mala direta e escolha Editar lista de destinatários para classificar, filtrar e escolha endereços específicos.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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