Criar e gerenciar Conjuntos de Documentos

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Depois de um tipo de conteúdo conjunto de documentos foi adicionado a uma biblioteca de documentos, você pode usá-lo para criar novos produtos de trabalho de vários documentos. Além disso, quando você clica na pasta para um conjunto de documentos para abri-lo, é exibida a uma página de boas-vindas que você pode usar para gerenciar o conteúdo no conjunto de documentos.

Se uma biblioteca em que estiver trabalhando contiver documentos e conjuntos de documentos, você pode identificar os conjuntos de documentos na biblioteca de documentos olhando para o ícone de pasta exclusiva. Ícone do conjunto de documentos

Quando você estiver trabalhando com um conjunto de documentos, você pode usar a guia Gerenciar na faixa de opções conjuntos de documentos (que aparece na página de boas-vindas do conjunto de documentos) para executar tarefas comuns.

Guia Gerenciar

  1. Vá para a biblioteca de documentos que foi configurada para oferecer suporte a conjuntos de documentos.

  2. Clique na guia Arquivo.

    Observação: Se você estiver usando o SharePoint 2010, clique na guia documentos.

  3. Clique na seta ao lado de Novo documento e clique em Conjunto de documentos ou o nome do conjunto de documentos que você deseja criar (se sua organização tiver criado tipos de conteúdo conjunto de documentos personalizado, eles podem ter nomes exclusivos). Se a biblioteca suporta a criação de documentos individuais e conjuntos de documentos, você pode identificar o conjunto de documentos olhando para o ícone de pasta. Ícone do conjunto de documentos

  4. Na caixa de diálogo Novo conjunto de documentos, digite um nome e uma descrição para o conjunto de documentos que você está criando e clique em Okey ou Salvar. Quando o conjunto de documentos for criado, o navegador exibe a página de boas-vindas do conjunto de documentos.

    Se este conjunto de documentos estiver configurado para criar documentos automaticamente quando você cria uma nova instância dela, esses documentos aparecem em uma Web Part na página de boas-vindas. Se nenhum conteúdo padrão foi especificado para este conjunto de documentos, uma pasta de conjunto de documentos vazia é criada e você pode adicionar ou carregar arquivos para a pasta para torná-los parte do conjunto de documentos. Você pode adicionar apenas os arquivos que são os mesmos tipos de conteúdo como aqueles permitidos do conjunto de documentos.

Se o conjunto de documentos que você está trabalhando com não estiver configurado para criar conteúdo padrão automaticamente quando você cria uma nova instância de um conjunto de documentos, você pode adicionar arquivos ao conjunto de documentos manualmente. Somente arquivos dos tipos de conteúdo permitidos para o conjunto de documentos podem ser adicionados.

  1. Vá para a biblioteca de documentos que contém o conjunto de documentos que você deseja atualizar e clique no nome do conjunto de documentos para ir para sua página de boas-vindas.

  2. Na página de boas-vindas do conjunto de documentos, clique na guia arquivos.

    Observação: Se você estiver usando o SharePoint 2010, clique na guia documentos.

  3. Siga um destes procedimentos:

    • Para adicionar um novo arquivo ao conjunto de documentos, clique em Novo documento e, em seguida, clique no tipo de documento que você deseja criar.

    • Para carregar um documento ao conjunto de documentos, clique em Carregar documento e, em seguida, navegue até o local do arquivo que você deseja. Selecione o arquivo, clique em Abrir e clique em Okey. Especifica qualquer informação de propriedade obrigatório quando for solicitado e clique em Salvar.

    • Para carregar vários documentos ao conjunto de documentos, no Explorador de arquivos, localize os arquivos que você deseja carregar e, em seguida, pressione Ctrl + clique em cada arquivo. Arraste e solte os arquivos selecionados para a página de boas-vindas. (Enquanto você arrasta os arquivos sobre a página, você verá uma caixa com a mensagem Solte aqui.)

Por padrão, conjuntos de documentos herdam permissões da biblioteca na qual eles estão localizados. Você pode optar por especificar permissões exclusivas para um conjunto de documentos, se for necessário restringir ou alterar quem tem acesso aos documentos em um conjunto de documentos individuais.

Gerenciar permissões exclusivas no nível do item ou no nível de pasta pode ser complicado e demorado. Se a maioria dos conjuntos de documentos deverão ser acessível para grupos semelhantes, talvez seja mais fácil de gerenciar permissões no nível de biblioteca.

Para gerenciar as permissões para um conjunto de documentos, você deve ter o nível de permissão Controle total ou Design pelo menos.

  1. Na página de boas-vindas do conjunto de documentos, clique na guia Gerenciar e clique em permissões.

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Para alterar as configurações de permissão da biblioteca de documentos em si, clique em Gerenciar pai.

    • Para parar de herdar permissões da biblioteca de documentos e criar permissões exclusivas para este conjunto de documentos individualmente, clique em Parar de herdar permissões.

    • Para exibir as permissões específicas de que um indivíduo tem, clique em Verificar permissões e digite o nome do usuário ou grupo que você deseja verificar.

    • Para herdar permissões da biblioteca de documentos pai (se o conjunto de documentos foi configurado anteriormente para parar de herdá-las) clique Herdar permissões.

Se tiver sido ativado o controle de versão da biblioteca de documentos em que seu conjunto de documentos foi salvo, você tem algumas opções diferentes para trabalhar com o histórico de versão do seu conjunto de documentos ou documentos individuais dentro do conjunto.

Na página de boas-vindas do conjunto de documentos, clique na guia Gerenciar e siga um destes procedimentos.

Para fazer isso:

Siga este procedimento:

Capturar um instantâneo das propriedades atuais e documentos em um conjunto de documentos

Clique Capturar versão, digite uma descrição das alterações que foram feitas na versão que você está capturando e clique em Okey.

Exibir o histórico de versão para um conjunto de documentos

Clique em histórico de versão.

Restaurar o conjunto de documentos para uma versão anterior

  1. Clique em histórico de versão.

  2. Aponte para as informações de data e hora para a versão que você deseja restaurar, clique na seta exibida e, em seguida, clique em Restaurar versão.

Isso irá restaurar o conjunto inteiro de documentos para a versão salva selecionada. As alterações que foram feitas ao conjunto de documentos após esta versão será revertida.

Excluir instantâneos de versão anterior de um conjunto de documentos

Clique em Histórico de versão e clique em Excluir todas as versões. Esta ação exclui instantâneos de histórico de versão do conjunto de documentos. Ele não exclui o conjunto de documentos em si.

Exibir o histórico de versão para arquivos individuais dentro de um conjunto de documentos

Aponte para o documento para o qual você deseja exibir o histórico de versão, clique na seta exibida e, em seguida, clique em Histórico de versão.

Restaure um documento individual para uma versão anterior.

  1. Aponte para o documento para o qual você deseja exibir o histórico de versão, clique na seta exibida e, em seguida, clique em Histórico de versão.

  2. Aponte para as informações de data e hora para a versão que você deseja restaurar, clique na seta exibida e clique em Restaurar.

Se você estiver usando um programa de email compatível com Microsoft SharePoint Server 2010, como Microsoft Outlook 2010, você pode rapidamente enviar por email um link para a página de boas-vindas para um conjunto de documentos.

  1. Na página de boas-vindas do conjunto de documentos, clique na guia Gerenciar e clique em um Link de email.

  2. Quando você for solicitado para permitir que o Outlook para abrir o conteúdo da Web, clique em Permitir.

  3. Na linha para da mensagem de email do Microsoft Outlook, digite os nomes dos destinatários desejados, especifique um assunto na linha de assunto e, em seguida, digite qualquer informação adicional que você deseja incluir no corpo da mensagem de email.

  4. Se desejar, você pode especificar seu endereço de email na linha de, para que a mensagem não aparecer sejam enviadas do servidor e os destinatários não ignorá-la. Clique na seta para baixo ao lado do e clique em Outro endereço de email. Digite ou selecione o seu endereço de email.

  5. Quando você tiver concluído a criar um rascunho de sua mensagem, clique em Enviar no Outlook.

Confira também

Introdução a conjuntos de documentos

Criar e configurar um novo tipo de conteúdo conjunto de documentos

Personalizar a página de boas-vindas para um conjunto de documentos

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