Criar e compartilhar um pool de recursos

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Saber quem está disponível para trabalhar no seu projeto pode se tornar um desafio quando você estiver trabalhando em vários projetos.

Se você atribui as mesmas pessoas a diversos projetos ou usa recursos compartilhados em seu projeto, é prático combinar todas as informações dos recursos em um único arquivo central chamado de pool de recursos. O pool de recursos também é útil para identificar conflitos de atribuição e ver a alocação de tempo para cada projeto.

Criar um pool de recursos

Observação: Se você usar o Project Professional e os recursos existirem no pool de recursos da empresa da sua organização, não será necessário criar outro pool de recursos. Consulte Adicionar recursos ao pool de recursos da empresa para obter mais informações.

  1. Abra o Project, clique em Blank Project _GT_ guia Resource.

  2. Clique na seta ao lado de Planejador de Equipe e clique em Planilha de Recursos.

  3. Clique em Adicionar Recursos e importe as informações dos recursos existentes.

Para digitar informações de novos profissionais, clique em Recurso de Trabalho e adicione o Nome do Recurso e seus detalhes.

Observação: No Project 2007, escolha Exibirplanilha de recursos > e, em seguida, adicione recursos com o tipo trabalho.

adicionar novos recursos de pessoas

Observação: Se você estiver usando o Project Professional com o Project Server, terá acesso aos recursos da empresa. Para saber mais sobre as versões do Project, consulte comparação de versões do projeto. A lista de recursos da empresa é normalmente gerenciada por um administrador, e cada gerente de projeto pode adicionar esses recursos a seus projetos.

Depois que você cria um pool de recursos compartilhado, as informações de cada projeto compartilhado vêm desse pool, e todas as informações, como atribuições, custos e disponibilidade, ficam nesse local central.

Usar o pool de recursos

  1. Abra o projeto do pool de recursos.

  2. Abra seu projeto que compartilhará recursos do pool e clique em pool de recursos do > de recursos > compartilhar recursos.

    Abrir Compartilhar Recursos do pool de recursos

    Observação: No Project 2007, escolha ferramentas > compartilhamento de recursos > compartilhar recursos.

  3. Clique em Usar recursos e, na caixa De, clique no projeto do pool de recursos que você abriu na etapa 1.

    opções da caixa de diálogo Compartilhar Recursos

  4. Clique em O pool tem prioridade se quiser que as informações do pool de recursos substituam qualquer informação conflitante do seu projeto (participante do compartilhamento).

    Ou

    Clique em O participante do compartilhamento tem prioridade se quiser que as informações do seu projeto substituam qualquer informação conflitante do pool de recursos.

  5. Clique em OK.

    Agora você pode usar os recursos para o seu projeto. Todos os recursos do seu projeto são automaticamente adicionados ao pool.

  6. Para ver a lista de recursos compartilhados, clique em Tarefa> Gráfico de Gantt > Planilha de Recursos.

    Planilha de recursos

Trabalhando com informações de uso dos recursos

Você pode ver e atualizar o arquivo do pool de recursos a partir do arquivo do seu projeto atual (arquivo participante do compartilhamento). Uma boa prática é atualizar e ver periodicamente os recursos para obter as informações mais recentes sobre as alocações e seu impacto nos projetos.

Observação:  Para editar diretamente um arquivo de pool de recursos, você precisa de acesso de leitura/gravação a esse arquivo. Caso contrário, você só poderá ver o uso dos recursos e fazer alterações nos recursos do seu projeto.

  1. Abra o seu arquivo participante do compartilhamento do projeto.

  2. Na caixa que é exibida, clique em Abrir o pool de recursos para ver as atribuições contidas em todos os arquivos participantes do compartilhamento. Isso abre o pool de recursos como um arquivo somente leitura.

  3. Para ver as tarefas em projetos que compartilham o pool de recursos, clique em gráfico de Gantt do _GT_ de tarefas > uso do recurso. (No Project 2007, escolha Exibiruso de recursos de >.)

    Ver uso de recursos

    Dica: Os nomes dos recursos que aparecem em vermelho indicam superalocação do recurso.

    Você pode atualizar com novos recursos, atualizar o total agendado e atualizar as informações de trabalho. Saiba mais sobre atribuir pessoas a tarefas.

  4. Depois de fazer as atualizações, clique em pool de recursos do _GT_ de recursos _GT_ Atualizar pool de recursos. (No Project 2007, escolha ferramentas > compartilhamento de recursos _GT_ Atualizar pool de recursos.)

    Atualizar pool de recursos após editar os recursos de um arquivo participante do compartilhamento

    Dica: Se Atualizar Pool de Recursos não estiver disponível no seu projeto, talvez você tenha aberto o arquivo do pool de recursos em modo de leitura/gravação. Feche e abra o pool de recursos novamente no modo de leitura.

Interromper o compartilhamento de recursos

Se o seu projeto compartilha recursos de um pool de recursos ou de outro arquivo de projeto, você pode desconectá-lo a partir desse outro arquivo. Os recursos com tarefas no seu arquivo de projeto permanecem no projeto depois que o arquivo é desconectado do pool de recursos ou de outro arquivo de projeto, mas os outros recursos do pool de recursos ou outro arquivo não estão mais disponíveis.

Observação: Normalmente, você não quer que as atribuições de tarefas sejam retidas no pool de recursos depois de desconectar o arquivo participante do compartilhamento. No enTanto, as atribuições serão mantidas se você desconectar o arquivo participante do pool de recursos quando o pool de recursos não estiver aberto ou se você não salvar o pool de recursos depois de desconectar o arquivo participante do compartilhamento. Para remover as atribuições retidas do pool, desconecte o arquivo participante do compartilhamento de dentro do arquivo de pool de recursos e todas as informações de atribuição de tarefa são excluídas do pool de recursos sem afetar o antigo arquivo participante de compartilhamento. Se já houver tarefas restantes no pool de recursos, reconecte o arquivo participante do compartilhamento ao pool de recursos e desconecte-o novamente.

DesConectar o arquivo de compartilhamento ativo do pool de recursos

Você pode desconectar o arquivo de projeto ativo do pool de recursos ou de outro arquivo ao qual ele está conectado e ao compartilhamento de recursos.

  1. Abra o pool de recursos que contém os recursos que você está compartilhando.

  2. Na caixa de diálogo abrir pool de recursos, clique em abrir o pool de recursos como leitura/gravação para que você possa alterar as informações do recurso. Lembre-se de que abrir o pool com permissão de leitura/gravação impede que outras pessoas atualizem o pool com as novas informações.

  3. Abra seu projeto.

  4. Escolha pool de recursos do _GT_ de recursos > compartilhar recursos. (No Project 2007, escolha ferramentas > compartilhamento de recursos > compartilhar recursos.)

  5. Clique em usar recursos próprios e, em seguida, clique em OK.

  6. Salve os dois arquivos de projeto.

Saiba mais sobre grupos de recursos

Um pool de recursos torna mais fácil para você administrar pessoas ou equipamentos atribuídos a tarefas em mais de um arquivo de projeto. O pool de recursos centraliza as informações do recurso, como o nome do recurso, o calendário usado, as unidades do recurso e as tabelas de taxas de custo.

Cada projeto que usa recursos do pool de recursos é chamado de arquivo participante do compartilhamento.

Dica: Crie um novo arquivo de projeto (separado) apenas para informações sobre o recurso. Isso facilitará o gerenciamento de informações de recursos e atribuições de tarefas entre os arquivos participantes e o pool de recursos.

Antes que um pool de recursos seja criado, cada projeto contém suas próprias informações de recurso. Algumas dessas informações podem se sobrepor ou até mesmo entrar em conflito com informações sobre os mesmos recursos usados em outros projetos.

Após a criação de um pool de recursos compartilhado, as informações do recurso em cada projeto são provenientes do único pool de recursos. As informações de atribuição, bem como as taxas de custo e a disponibilidade de todos os recursos, residem em um local central.

Também é mais fácil ver as superalocações de recursos causadas por tarefas conflitantes em mais de um projeto.

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