Criar e atribuir categorias de cores

Criar e atribuir categorias de cores

Outlook para Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010

Categorias de cores permitem identificar e agrupar itens associados com facilidade no Microsoft Outlook. Atribua uma categoria de cores a um grupo de itens relacionados, como mensagens de email, contatos, compromissos e anotações, para que você possa controlá-las e organizá-las rapidamente. Mais de uma categoria de cores pode ser atribuída a itens.

exibir categorias de cores em sua caixa de entrada
As categorias de cores permitem que você verifique rapidamente e localize itens relacionados.

Você pode escolher a partir de um conjunto de categorias padrão ou criar suas próprias, e, em seguida, atribuir as categorias a seus itens do Outlook. As cores de categoria aparecem em destaque em modos de exibição do tabela, como sua Caixa de Entrada e dentro dos próprios itens abertos. É possível renomear as categorias para algo mais significativo para você ou escolher cores diferentes para as categorias. Essa flexibilidade permite a criação de um sistema de categoria de cores que atenda ao seu estilo de trabalho pessoal.

Atribuir uma categoria de cores a uma mensagem de email

Para atribuir uma categoria de cores a uma mensagem a partir da lista de mensagens, clique com botão direito do mouse na mensagem. Selecione Categorizar e escolha uma categoria na lista.

Dica: Se você clicar na mensagem com o botão direito do mouse e só vir as opções para sinalizar a mensagem, tente clicar com o botão direito do mouse no espaço em branco à direita do nome do remetente.

Observações: 

  • Se você quiser atribuir uma segunda ou terceira categoria de cores, poderá realizar essa ação várias vezes.

  • Você não pode atribuir uma categoria de cores a uma mensagem do painel de leitura ou da lista de mensagens se você estiver usando o modo de exibição Conversa no Outlook 2016. Para saber mais, veja Saiba mais sobre o modo de exibição Conversa.

Para atribuir uma categoria de cores do painel de leitura ou uma mensagem aberta, selecione Categorizar no grupo Marcas na faixa de opções e, em seguida, selecione uma categoria na lista.

Se você não vir Categorizar na faixa de opções, selecione a lista suspensa em Marcas.

Selecione a lista suspensa Marcas e depois Categorizar.

Observação: O menu suspenso Categorizar exibe as dez categorias usadas mais recentemente. Se você tiver categorias adicionais, terá de selecionar Todas as categorias para ver o restante da lista.

  1. Em uma pasta de mensagem, no grupo Marcas da faixa de opções, selecione Categorizar >Todas as categorias.

    Comando Todas as Categorias no grupo Marcas

    Observação:  No caso de itens de calendário, o grupo Marcas aparece na guia Compromisso ou Reunião. No caso de um contato ou uma tarefa aberta, o grupo Marcas aparece na guia Contato ou Tarefa.

  2. Na caixa de diálogo Categorias de Cores, selecione Nova.

  3. Digite um nome para a categoria e selecione uma cor e, opcionalmente, uma tecla de atalho. Selecione OK.

    Caixa de diálogo Adicionar Nova Categoria

Uma categoria Clique Rápido é uma categoria padrão que pode ser definida em determinados modos de exibição de tabela. Por exemplo, se você desativar o painel de leitura ou mover o painel de leitura em sua lista de mensagens, verá mais colunas na caixa de entrada, como as colunas Recebido, Categoria e Menção. Para atribuir uma categoria Clique Rápido em um desses modos de exibição, você pode clicar na coluna Categoria para definir uma categoria.

  1. Na faixa de opções, no grupo Marcas, selecione Categorizar > Definir Clique Rápido.

  2. Use a lista suspensa para selecionar uma categoria de cores e selecione OK.

Dica: Em uma mensagem aberta, você pode clicar em Definir Clique Rápido no menu Categorizar para definir a categoria de cores padrão para todas as mensagens futuras, não apenas a mensagem selecionada.

O que você deseja fazer?

A cor adiciona visibilidade aos itens do Outlook. Se você criar uma categoria chamada Projeto Morris, por exemplo, e atribuir itens a ela, você pode acompanhar todas as reuniões, contatos e mensagens associados ao projeto.

categorias de cores no calendário
As categorias de cores conectam itens relacionados do Outlook para uma identificação fácil. Aqui, com a categoria de cores exibida no cabeçalho de um item aberto e no Calendário, você pode ver que ambos os itens pertencem ao Projeto Morris.

As categorias de cores são exibidas de forma proeminente nos modos de exibição do tabela, como sua caixa de entrada e dentro dos próprios itens abertos. O conjunto padrão de seis categorias de cores foi projetado para ser personalizado. Você pode renomear as categorias para algo mais significativo para você ou escolher cores diferentes para as categorias. Além dessas seis, você pode criar quantas categorias de cores você precisar e pode atribuir várias categorias de cores aos itens também. Esta flexibilidade permite que você crie um sistema de categoria de cores que se encaixa no seu estilo de trabalho pessoal.

exibir categorias de cores em sua caixa de entrada
As categorias de cores permitem que você verifique rapidamente e localize itens relacionados.

Você também pode escolher uma Categoria Clique Rápido que permita que você clique apenas uma vez na sua Caixa de entrada ou outro modo exibição de tabela para atribuir uma categoria de cores padrão a um item do Microsoft Outlook. Saiba mais em Atribuir uma categoria Clique Rápido.

Para tornar a busca de seus itens de correio categorizados mais simples, uma pasta de pesquisa Email Categorizado foi adicionada às Pastas de Pesquisa no Painel de Navegação e fornece uma visão de todos os itens de correio categorizados. Dentro desta pasta, você pode classificar e agrupar os itens categorizados. Você também pode criar Pastas de Pesquisa de Categoria adicionais para categorias específicas.

Embora você possa usar e personalizar as seis categorias de cores padrão, talvez seja necessário criar novas enquanto continua a organizar seus itens. As propriedades que você pode aplicar a qualquer categoria são cor, nome e tecla de atalho.

  1. Na barra de ferramentas, clique em Categorizar Imagem do botão .

  2. Clique em Todas as Categorias.

    menu categoria de cores

  3. Clique em Novo.

    A caixa de diálogo Adicionar Nova Categoria é aberta.

    Caixa de diálogo Adicionar Nova Categoria

  4. Na caixa Nome, digite um nome para a nova categoria de cores.

  5. Na lista Cor, escolha a cor que deseja e, em seguida, clique em OK.

    Observações: 

    • Escolher uma tecla de atalho é opcional.

    • Se quiser criar uma categoria de cores sem uma cor atribuída a ela, clique em Nenhum na paleta de cores. A categoria aplicará um nome (e uma tecla de atalho se você escolher) aos itens e você pode classificar e agrupar os itens de acordo com a categoria. Os itens também estarão disponíveis na pasta Pesquisa de Categoria apropriada.

Atribuir uma categoria de cores a um item do Outlook

Uma categoria de cores deve estar listada na lista de categoria de cores antes de poder atribuí-la. Se a categoria de cores não estiver listada, você poderá simultaneamente criar uma nova categoria de cores e atribuí-la a um item.

Observação: Na primeira vez que você atribuir uma categoria de cores padrão a um item, você deverá renomear a categoria. Nesse momento, você também poderá alterar a cor da categoria, renomeá-la e escolher um atalho de teclado.

Atribuir uma categoria de cores a um item em um modo de exibição de tabela

A atribuição de categoria de cores a itens na sua Caixa de entrada ou outros modos de exibição do tabela é semelhante para todos os tipos de itens do Outlook.

Observação: Atribuir categorias de cores em um modo de exibição de cartão em Contatos (como a exibição de Cartões de Visita) ou no modo de exibição Ícone nas Notas é o mesmo que atribuir categorias de cores no modo de exibição de tabela.

  • Para atribuir uma categoria de cor, siga um destes procedimentos:

    • Selecione o item, clique em Categorizar Imagem do botão na barra de ferramentas e, em seguida, clique em uma categoria de cores.

    • Clique com o botão direito do mouse no item, aponte para Categorizar Imagem do botão no menu de atalho e, em seguida, clique em uma categoria de cores.

      Somente as 15 categorias de cores usadas mais recentemente aparecem no menu Categorizar. Para ver mais categorias ou para criar uma nova categoria, clique em Todas as Categorias . Para atribuir uma categoria de cores a partir da caixa de diálogo Categorias de Cores, você deve selecionar a caixa de seleção ao lado da categoria de cores.

      A caixa de diálogo Categorias de Cores também é uma maneira rápida de atribuir várias categorias a um item.

      Observações: 

      • Nos modos de exibição da linha de tempo, como aqueles oferecidos em Tarefas e Diário, a única maneira de atribuir uma categoria de cores ao item é usando o método do menu de atalho descrito acima.

      • Para a exibição do Diário, o botão Categorizar não é exibido na barra de ferramentas por padrão. Para adicionar este botão, no menu Ferramentas, clique em Personalizar. Na guia Comandos, na lista Categorias, clique em Ações. Na lista Comandos, clique em Categorizar e arraste-o para a barra de ferramentas onde deseja que ele apareça.

As categorias de cores padrão têm nomes genéricos, como Categoria Vermelha e Categoria Azul. Para identificar e organizar facilmente seus itens categorizados, você pode renomear as categorias de cores usando nomes que são significativos para você.

Observação: Se você alterar uma categoria de cores que já está atribuída a itens, todos os itens que tenham essa categoria atribuída são atualizados para o novo nome.

  1. Na barra de ferramentas, clique em Categorizar Imagem do botão .

  2. Clique em Todas as Categorias.

    menu categoria de cores

  3. Na lista Nome, clique no nome de uma categoria de cores e, em seguida, clique em Renomear.

  4. Na lista Nome , digite o novo nome para a categoria de cores.

    • Para atribuir automaticamente a categoria de cores que você está renomeando para itens selecionados na janela principal do Microsoft Outlook, selecione a caixa de seleção ao lado da categoria de cores na lista Nome e, em seguida, clique em OK.

    • Na primeira vez que você atribui uma categoria de cores existente a um item, você será solicitado a renomear a categoria de cores.

  1. Na barra de ferramentas, clique em Categorizar Imagem do botão e, em seguida, clique em Definir Clique Rápido.

  2. Na caixa de diálogo Definir Clique Rápido, na lista, escolha uma categoria de cores.

Alterar para uma categoria Clique Rápido diferente não altera a categoria de cores já atribuída a qualquer item. No entanto, se você alterar o nome ou a cor de qualquer categoria de cor, todos os itens que possuem essa categoria de cores atribuída são atualizados para refletir o novo nome ou cor.

Você também pode definir sua categoria atual Clique Rápido no menu Categorizar em qualquer item aberto.

Você pode atribuir uma categoria Clique Rápido a maioria dos itens do Outlook quando você os visualiza em um modo de exibição de tabela, como sua caixa de entrada ou na barra de tarefas pendentes.

  • Na sua Caixa de entrada ou em outro modo de exibição de tabela, clique na coluna Categorias ao lado de uma mensagem. Isso adiciona a cor associada à sua categoria Clique Rápido na coluna. Se você abrir o item, a cor e o nome da categoria de cores aparecerão perto da parte superior do item.

    Observações: 

    • Você pode remover a categoria Clique Rápido simplesmente clicando novamente na coluna Categorias.

    • Você pode atribuir uma categoria Clique Rápido a vários itens ao mesmo tempo. Basta selecionar todos os itens e, em seguida, clicar na coluna Categorias ao lado de um dos itens.

Ao associar uma tecla de atalho de teclado a uma categoria de cor, você pode atribuir rapidamente a categoria de cores a um item, como uma mensagem de email, selecionando o item na sua Caixa de entrada ou em outro modo de exibição de tabela e, em seguida, pressionando a tecla de atalho. Você também pode usar a tecla de atalho para atribuir uma categoria de cores a vários itens ao mesmo tempo.

  1. Na barra de ferramentas da janela principal do Microsoft Office Outlook 2007, clique em Categorizar Imagem do botão .

  2. Na parte inferior do menu, clique em Todas as categorias.

  3. Na lista Nome, selecione a caixa de seleção para uma categoria de cores.

  4. Na lista Tecla de Atalho, escolha um atalho de teclado.

Você não pode redefinir a lista para as seis categorias padrão a partir do Office Outlook 2007. Essas categorias padrão são oferecidas como espaços reservados para você personalizar, conforme necessário.

Embora você não possa restaurar as seis categorias padrão a partir do Outlook, pode recriar a lista. Você também pode executar um comando usando uma opção de linha de comando na caixa de diálogo Executar do Windows para restaurar automaticamente a lista padrão de seis categorias.

Recriar a lista no Outlook

Este conjunto básico de categorias de cores foi criado para ser personalizado. Você pode renomear as categorias e associá-las a cores diferentes. Além dessas seis categorias de cores, é fácil criar novas categorias de cores. Veja a seguir as seis categorias de cores padrão do Outlook 2007.

Categoria Vermelha

Categoria Amarela

Categoria Azul

Categoria Laranja

Categoria Verde

Categoria Roxa

As propriedades que você pode aplicar a qualquer categoria são cor, nome e tecla de atalho. Se você alterar uma categoria de cores já atribuída aos itens, a categoria de cores será atualizada nesses itens.

Observação: Se você atualizar de outra versão do Outlook ao instalar o Office Outlook 2007, a primeira vez que abrir a lista de categorias de cores, as seis categorias de cores padrão serão exibidas, junto com as categorias que tinham sido aplicadas aos itens em sua versão anterior do Outlook.

Restaurar a lista usando uma opção de linha de comando

Há uma opção de linha de comando que restaurará os seis nomes e cores de categoria padrão na lista de categorias. Saiba mais sobre como usar opções de linha de comando.

Importante: Executar essa opção linha de comando excluirá as categorias personalizados que você criou. Se você tiver atualizado para o Office Outlook 2007 de outra versão do Outlook, quaisquer categorias personalizadas ou categorias da Lista Mestra de Categorias serão excluídas. Os itens ainda manterão o nome da categoria, mas não a cor.

Primeiro, verifique a localização do outlook.exe no computador. Se tiver aceitado os locais de pasta padrão quando instalou o Office Outlook 2007, o outlook.exe estará localizado em c:\arquivos de programas\microsoft office\office12\outlook.exe.

Se você não localizar o outlook.exe naquele local, pesquise-o e anote o caminho completo.

  1. Siga um desses procedimentos:

    • Windows Vista    

      • Clique em Iniciar Imagem do botão , aponte para Todos os Programas, clique em Acessórios e clique em Executar.

    • Microsoft Windows XP ou Microsoft Windows Server 2003    

      • Clique em Iniciar e clique em Executar.

  2. Na caixa de diálogo Executar, digite aspas, digite o caminho completo do arquivo outlook.exe e digite aspas. Opcionalmente, clique em Procurar para localizar e selecionar o arquivo. Nesse caso, as aspas serão inseridas automaticamente.

  3. Depois de fechar a aspa, digite um espaço e digite a opção /cleancategories. Por exemplo, se você usar o local de instalação padrão, o texto que digitaria teria esta aparência:

    "c:\arquivos de programas\microsoft office\office12\outlook.exe" /cleancategorie s

  4. Clique em OK.

    Observação: 

    • As opções não diferenciam maiúsculas e minúsculas. Por exemplo, /CLEANCATEGORIES funciona da mesma forma que /cleancategories.

    • Lembre-se de incluir um espaço em branco antes da opção.

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