Controlar as versões de um arquivo em uma biblioteca do SharePoint

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Você poderá controlar as versões de um arquivo com check-out de uma biblioteca de documentos em um site do Windows SharePoint Services 3.0 ou do Microsoft Office SharePoint Server 2007, se a biblioteca tiver o controle de versão ativado.

Observação: Embora você possa concluir a maioria desses procedimentos de dentro da biblioteca do SharePoint, esse artigo enfatiza o que pode ser feito dentro do programa 2007 Microsoft Office system. Para obter mais informações sobre como executar esses procedimentos de dentro da biblioteca do SharePoint, consulte os links na seção Consulte Também.

Neste artigo

Trabalhando com versões principais e secundárias

Ativar o controle de versão em uma biblioteca

Salvar um arquivo como uma versão principal ou secundária

Exibir as propriedades de uma versão anterior de um arquivo

Exibir uma versão anterior de um arquivo

Restaurar uma versão anterior de um arquivo

Trabalhando com versões principais e secundárias

Quando o controle de versão está ativado em uma biblioteca do SharePoint, as versões anteriores de um arquivo são armazenadas na biblioteca para que você possa visualizar informações sobre versões anteriores, exibir versões anteriores e até mesmo substituir uma versão atual por outra mais antiga, tudo sem sair do programa versão do Office 2007. Controlar as versões de um arquivo em uma biblioteca do SharePoint permite gerenciar melhor o conteúdo, à medida que ele é revisado. O controle de versão é especialmente útil quando várias pessoas trabalham juntas para criar um arquivo ou quando o arquivo passa por vários estágios de desenvolvimento e revisão, porque você pode comparar as alterações feitas entre as versões diferentes.

Para trabalhar com as versões de um arquivo armazenadas em uma biblioteca do SharePoint, primeiro abra o arquivo de uma biblioteca desse tipo com o controle de versão ativado. Depois que você abrir o arquivo da biblioteca, opções de Servidor adicionais, inclusive opções de controle de versão, aparecerão sob o Botão Microsoft Office.

Uma biblioteca com o controle de versão ativado pode ser configurada para controlar apenas as versões principais dos arquivos ou pode ser configurada para controlar as versões principais ou secundárias.

Estas são as maiores vantagens de controlar as versões principais e secundárias:

  • As pessoas podem facilmente ver quando são feitas alterações significativas em um arquivo.

  • A biblioteca pode ser configurada para que somente determinadas pessoas possam exibir versões secundárias, para que você possa trabalhar em um rascunho sem permitir que todos os usuários da biblioteca o exibam.

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Ativar o controle de versão em uma biblioteca

Para manter versões anteriores de arquivos, primeiro você precisará ativar o controle de versão do dentro sua biblioteca do SharePoint.

Observação: Para habilitar o controle de versão, você deve ter permissão para criar uma lista ou biblioteca.

  1. No site do SharePoint, abra a biblioteca para o qual você deseja ativar o controle de versão.

    1. No menu Configurações Settings menu , clique nas configurações do tipo de biblioteca que você está abrindo.

      Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Configurações da Biblioteca de Documentos.

  2. Em Definições Gerais, clique em Definições de controle de versão.

  3. Em Histórico de Versões de Documentos, selecione o tipo de controle de versão desejado:

    • Para controlar somente versões principais, clique em Criar versões principais.

    • Para controlar versões principais e secundárias, clique em Criar versões principais e secundárias (rascunho).

  4. Clique em OK.

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Salvar um arquivo como uma versão principal ou secundária

O procedimento a seguir começa com o check-out do arquivo de uma biblioteca, porque você optou por salvar um arquivo como uma versão principal ou secundária no momento do check-in para uma biblioteca. Se a biblioteca controlar versões principais e secundárias, e você alterar um arquivo sem fazer seu check-out da biblioteca, quando salvá-lo, ele será salvo automaticamente como uma versão secundária. Se você fizer o check-out do arquivo primeiro, poderá escolher o tipo de versão em que deseja salvá-lo e fornecer comentários sobre a versão.

  1. Na biblioteca, clique no nome do documento para abri-lo em seu programa versão do Office 2007.

  2. Para fazer check-out do arquivo, clique o Botão Microsoft Office Imagem do botão Office , clique em servidor e clique em Fazer Check-Out.

    Documentos do Word freqüentemente são abertos no modo de tela inteira por padrão. Se esse for o caso do seu documento, clique em Fechar para alternar para o modo de exibição Layout de Impressão antes de concluir essa etapa.

  3. Edite seu arquivo.

  4. Para verificar no arquivo, clique o Botão Microsoft Office Imagem do botão Office , clique em servidor e clique em Fazer Check-In.

  5. Se você receber uma solicitação para fazer check-in de uma versão principal ou secundária, clique em Versão secundária caso tenha feito uma alteração secundária ou Versão primária caso tenha feito uma alteração importante.

    • Uma versão principal, que você pode considerar um arquivo publicado, é visível para qualquer pessoa com permissão de leitura no arquivo.

    • Uma versão secundária, que você pode considerar um rascunho, pode estar visível somente para pessoas com permissão para editar o arquivo.

      Observação: Os usuários que poderão exibir rascunhos dependerão das configurações na seção Segurança de Itens de Rascunho das Configurações de controle de versão nas Definições da Biblioteca de Documentos da sua biblioteca.

  6. Adicione comentários sobre a versão, se desejar, e clique em em OK.

Observação: Se sua biblioteca estiver configurada para exigir aprovação antes da publicação de uma versão, outros usuários da biblioteca não poderão exibir o arquivo até que ele seja aprovado. Você também poderá receber um formulário de fluxo de trabalho após selecionar como deseja fazer check-in do arquivo. Para obter mais informações sobre quem pode exibir os rascunhos e sobre formulários de fluxo de trabalho, consulte os links na seção Consulte também.

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Exibir as propriedades de uma versão anterior de um arquivo

Durante a exibição ou edição de um arquivo no programa versão do Office 2007, você poderá exibir as propriedades (metadados) das versões anteriores desse arquivo. As propriedades contêm informações sobre a data de alteração do arquivo e quem o alterou. Nas bibliotecas, o histórico de versões também pode conter comentários feitos pelas pessoas sobre suas alterações.

Observação: Este procedimento se aplica apenas aos arquivos nas bibliotecas que têm o controle de versão ativado.

  1. Com o arquivo abra no programa do versão do Office 2007, clique o Botão Microsoft Office Imagem do botão Office , clique em servidor e clique em Exibir histórico de versões.

    A caixa de diálogo que versões salvas para nome do arquivo mostra uma lista de todas as versões anteriores do arquivo, junto com informações como números de versão, quando cada versão foi modificada, quem fez as alterações e os comentários que foram incluídos.

    Para ver um comentário inteiro, na coluna Comentários, clique no comentário para abrir a caixa de diálogo Exibir Comentários.

    Observação: Se sua biblioteca estiver configurada para permitir que versões principais e secundárias, coluna n º na caixa de diálogo versões salvas de nome de arquivo usa numeração para mostrar que são importantes e quais são as versões secundárias. Versões principais são designadas por números inteiros e as versões secundárias são designadas por números decimais.

Você também pode exibir o histórico de versões da sua biblioteca. Para obter mais informações, consulte para os links na seção Consulte também.

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Exibir uma versão anterior de um arquivo

Durante a exibição ou edição de um arquivo no programa versão do Office 2007, você pode visualizar uma versão anterior do arquivo sem substituir a versão atual. Para arquivos .aspx, é possível exibir apenas os detalhes sobre as alterações feitas aos arquivos e não as páginas reais criadas por esses arquivos.

Observação: Este procedimento se aplica apenas aos arquivos nas bibliotecas que têm o controle de versão ativado.

  1. Clique o Botão Microsoft Office Imagem do botão Office , clique em servidor e clique em Exibir histórico de versões.

  2. Na caixa de diálogo versões salvas para nome do arquivo, clique na versão anterior que você deseja exibir e clique em Abrir.

Também é possível exibir uma versão anterior de dentro da biblioteca. Para obter mais informações, consulte os links na seção Consulte também.

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Restaurar uma versão anterior de um arquivo

Você cometeu um erro em uma versão atual? Ou talvez precise restaurar parte de um arquivo excluído. Durante a exibição ou edição de um arquivo no programa versão do Office 2007, você pode substituir facilmente a versão atual por uma versão anterior. A versão atual então passará a fazer parte do histórico.

Observação: Este procedimento se aplica apenas aos arquivos nas bibliotecas que têm o controle de versão ativado.

  1. Clique o Botão Microsoft Office Imagem do botão Office , clique em servidor e clique em Exibir histórico de versões.

  2. Na caixa de diálogo versões salvas para nome do arquivo, clique na versão anterior que você deseja restaurar e clique em Restaurar.

Também é possível substituir um arquivo atual por uma versão anterior de dentro da biblioteca. Para obter mais informações, consulte os links na seção Consulte Também.

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