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Este artigo explica como contar os dados retornados por uma consulta no Access. Por exemplo, em um formulário ou relatório, você pode contar o número de itens em um ou mais campos de tabela ou controles. Você também pode calcular valores médios e encontrar os valores menores, maiores, mais antigos e mais recentes. Além disso, Access fornece um recurso chamado Linha Total que você pode usar para contar dados em uma planilha de dados sem precisar alterar o design da consulta.

O que você deseja fazer?

Entender maneiras de contar dados

Você pode contar o número de itens em um campo (uma coluna de valores) usando a função Contagem . A função Count pertence a um conjunto de funções chamadas funções de agregação. Você usa funções agregadas para executar um cálculo em uma coluna de dados e retornar um único valor. O Access fornece várias funções agregadas além da Contagem, como:

  • Soma, para resumir uma coluna de números.

  • Média, para uma média de uma coluna de números.

  • Máximo, para encontrar o valor mais alto em um campo.

  • Mínimo, para encontrar o valor mais baixo em um campo.

  • Desvio Padrão , para medir como os valores são amplamente dispersos de um valor médio (uma média).

  • Variação, para medir a variação estatística de todos os valores na coluna.

Access fornece duas maneiras de adicionar a Contagem e outras funções de agregação a uma consulta. Você pode:

  • Abra sua consulta no modo de exibição Datasheet e adicione uma linha Total. A Linha Total permite que você use uma função agregada em uma ou mais colunas de um conjunto de resultados de consulta sem precisar alterar o design da consulta.

  • Crie uma consulta de totais. Uma consulta total calcula subtotais entre grupos de registros. Por exemplo, se você quiser subtotalar todas as vendas por cidade ou por trimestre, use uma consulta total para agrupar seus registros pela categoria desejada e, em seguida, somar os números de vendas. Em contraste, uma linha Total calcula totais grandes para uma ou mais colunas (campos) de dados.

Observação: As seções de instruções neste documento enfatizam o uso da função Count , mas lembre-se de que você pode usar outras funções de agregação em suas linhas e consultas totais. Para obter mais informações sobre como usar as outras funções de agregação, consulte Referência de função agregada posteriormente neste artigo.

Para obter mais informações sobre maneiras de usar as outras funções de agregação, consulte o artigo Exibir totais de coluna em uma folha de dados.

As etapas nas seções a seguir explicam como adicionar uma linha Total e como usar uma consulta total para contar dados. À medida que você prossegue, lembre-se de que a função Count funciona em um número maior de tipos de dados do que as outras funções de agregação. Por exemplo, você pode executar uma função Count em qualquer tipo de campo, exceto um que contenha dados escalares complexos e repetidos, como um campo de listas multivalorizados.

Por outro lado, muitas das funções de agregação funcionam apenas em dados em campos definidos como um tipo de dados específico. Por exemplo, a função Soma funciona apenas com campos definidos como tipos de dados Número, Decimal ou Conversor de Moedas. Para obter mais informações sobre os tipos de dados exigidos por cada função, consulte Referência de função agregada, posteriormente neste artigo.

Para obter informações gerais sobre tipos de dados, consulte o artigo Modificar ou alterar o conjunto de tipos de dados para um campo.

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Contar dados usando uma linha Total

Você adiciona uma linha Total a uma consulta abrindo sua consulta no modo de exibição Datasheet, adicionando a linha e selecionando a função Count ou outra função agregada, como Soma, Mínimo, Máximo ou Média. As etapas desta seção explicam como criar uma consulta de seleção básica e adicionar uma linha Total.

Criar uma consulta de seleção básica

  1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

  2. Clique duas vezes na tabela ou nas tabelas que você deseja usar na consulta e clique em Fechar.

    A tabela ou tabelas selecionadas aparecem como janelas na seção superior do designer de consulta. Essa figura mostra uma tabela típica no designer de consulta:

    Uma consulta com três campos na grade de design

  3. Clique duas vezes nos campos de tabela que você deseja usar em sua consulta.

    Você pode incluir campos que contêm dados descritivos, como nomes e descrições, mas deve incluir o campo que contém os valores que você deseja contar.

    Cada campo aparece em uma coluna na grade de design de consulta.

  4. Na guia Design de Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.

    Os resultados da consulta são exibidos na exibição Datasheet.

  5. Opcionalmente, volte para a exibição Design e ajuste sua consulta. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse na guia documento para a consulta e clique em Exibição de Design. Em seguida, você pode ajustar a consulta conforme necessário, adicionando ou removendo campos de tabela. Para remover um campo, selecione a coluna na grade de design e pressione DELETE.

  6. Opcionalmente, salve sua consulta.

Adicionar uma linha Total

  1. Abra sua consulta no modo de exibição Datasheet. Clique com o botão direito do mouse na guia documento para a consulta e clique em Modo de Exibição de Folha de Dados.

    –ou–

    No Painel de Navegação, clique duas vezes na consulta. Fazer isso executa a consulta e carrega os resultados em uma planilha de dados.

  2. Na guia Página Inicial, vá para o grupo Registros e clique em Totais.

    Uma nova linha Total aparece abaixo da última linha de dados em sua planilha de dados.

  3. Na linha Total , clique no campo que você deseja resumir e selecione Contagem na lista.

Ocultar uma linha Total

  • Na guia Página Inicial, vá para o grupo Registros e clique em Totais.

Para obter mais informações sobre como usar uma linha Total, consulte o artigo Exibir totais de coluna em uma planilha de dados.

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Contar dados usando uma consulta de totais

Você conta dados usando uma consulta total em vez de uma linha Total quando precisa contar alguns ou todos os registros retornados por uma consulta. Por exemplo, você pode contar o número de transações de vendas ou o número de transações em uma única cidade.

Normalmente, você usa uma consulta de totais em vez de uma linha Total quando precisa usar o valor resultante em outra parte do banco de dados, como um relatório.

Contar todos os registros em uma consulta

  1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

  2. Clique duas vezes na tabela que você deseja usar em sua consulta e clique em Fechar.

    A tabela é exibida em uma janela na seção superior do designer de consulta.

  3. Clique duas vezes nos campos que você deseja usar na consulta e certifique-se de incluir o campo que deseja contar. Você pode contar campos da maioria dos tipos de dados, sendo a exceção campos que contêm dados escalares complexos e repetidos, como um campo de listas multivalorizados.

  4. Na guia Design de Consulta , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Totais.

    A linha Total aparece na grade de design e Grupo Por aparece na linha para cada campo na consulta.

  5. Na linha Total , clique no campo que você deseja contar e selecione Contagem na lista resultante.

  6. Na guia Design de Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.

    Os resultados da consulta são exibidos na exibição Datasheet.

  7. Opcionalmente, salve a consulta.

Contagem de registros em um grupo ou categoria

  1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

  2. Clique duas vezes na tabela ou nas tabelas que você deseja usar na consulta e clique em Fechar.

    A tabela ou tabelas aparecem em uma janela na seção superior do designer de consulta.

  3. Clique duas vezes no campo que contém seus dados de categoria e também no campo que contém os valores que você deseja contar. Sua consulta não pode conter outros campos descritivos.

  4. Na guia Design de Consulta , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Totais.

    A linha Total aparece na grade de design e Grupo Por aparece na linha para cada campo na consulta.

  5. Na linha Total , clique no campo que você deseja contar e selecione Contagem na lista resultante.

  6. Na guia Design de Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.

    Os resultados da consulta são exibidos na exibição Datasheet.

  7. Opcionalmente, salve a consulta.

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Referência de função agregada

A tabela a seguir lista e descreve as funções de agregação que o Access fornece para uso na linha Total e em consultas. Lembre-se de que o Access fornece mais funções agregadas para consultas do que para a linha Total.

Função

Descrição

Usar com os tipos de dados

Soma

Adiciona itens em uma coluna. Funciona apenas com dados numéricos e de moeda.

Número, decimal, moeda

Média

Calcula o valor médio de uma coluna. A coluna deve conter dados numéricos, de moeda ou de data e hora. A função ignora valores nulos.

Número, decimal, moeda, data/hora

Contagem

Calcula o número de itens em uma coluna.

Todos os tipos de dados, exceto aqueles que contêm dados escalares repetidos complexos, como uma coluna de listas multivalorizados.

Para obter mais informações sobre listas multivalorizados, consulte o artigo Criar ou excluir um campo multivalued.

Máximo

Retorna itens com o valor mais alto. Para dados de texto, o valor mais alto é o último valor alfabético e o Access ignora o caso. A função ignora valores nulos.

Número, decimal, moeda, data/hora

Mínimo

Retorna itens com o valor mais baixo. Para dados de texto, o valor mais baixo é o primeiro valor alfabético e o Access ignora o caso. A função ignora valores nulos.

Número, decimal, moeda, data/hora

Desvio padrão

Mede o quão amplamente os valores são dispersos de um valor médio (uma média).

Para obter mais informações sobre como usar essa função, consulte o artigo Exibir totais de coluna em uma planilha de dados.

Número, decimal, moeda

Variação

Mede a variação estatística de todos os valores na coluna. É possível usar esta função apenas com dados numéricos e de moeda. Se a tabela contiver menos de duas linhas, o Access retornará um valor nulo.

Para obter mais informações sobre funções de variação, consulte o artigo Exibir totais de coluna em uma planilha de dados.

Número, decimal, moeda

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