Contagem em relatórios

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Pode ser útil ter uma contagem de quantos registros estão contidos em um relatório. Em relatórios de resumo ou agrupados, você pode exibir uma contagem de quantos registros estão em cada grupo. Ou, você pode adicionar um número de linha para cada registro para tornar mais fácil para se referir a cada um deles. Este artigo explica, passo a passo, como ao adicionar contagens e linha números ao seu relatório.

O que você deseja fazer?

Contar o número de registros em um relatório ou um grupo

Adicionar um número de linha para cada registro em um relatório ou um grupo

Contar o número de registros em um relatório ou um grupo

Modo de exibição de layout oferece a maneira mais rápida de adicionar contagens ao seu relatório.

Contar registros usando o modo de exibição de Layout

  1. No painel de navegação, clique com botão direito no relatório e clique em Modo de exibição de Layout no menu de atalho.

  2. Clique em um campo que você deseja contar. Para garantir que todos os registros são contados, clique em um campo que você sabe que não contêm qualquer valores nulos, como um campo de ID.

  3. Na guia Design, no grupo agrupamento e totais, clique em totais. Observação, se você estiver usando o Access 2007, o comando Totals está na guia Formatar.

  4. Siga um destes procedimentos:

    • Para contar todos os registros no relatório independentemente de se houver um valor no campo selecionado, clique em Contar registros.

    • Para contar apenas os registros para o qual há um valor no campo selecionado, clique em Contar valores.

      Observação: Contar valores não está disponível para campos dos seguintes tipos de dados:

      • Texto longo (memorando)

      • Objeto OLE

      • Hiperlink

      • Anexo

  5. Access adiciona uma caixa de texto para a seção de rodapé do relatório e define sua propriedade Fonte do controle como uma expressão que executa a função Contar . Se houver quaisquer níveis de agrupamento no seu relatório, o Access também adiciona uma caixa de texto para cada rodapé de grupo que realiza o mesmo cálculo.

    Observação: Se você usar o modo de exibição de Layout para criar uma contagem em um campo específico, o Access cria uma expressão que conta somente aqueles registros onde o campo não é nulo. Por exemplo, se há 10 registros no relatório e adicionar a contagem a um campo que contém três valores nulos, a caixa de texto de contagem exibe 7 — o número de registros que contêm valores não nulos. Você pode evitar isso adicionando contagens somente para campos que não permitem valores nulos (como campos ID), ou você pode editar a fonte do controle da caixa de texto para que ele sempre contará todos os registros se eles contêm valores nulos ou não. Para fazer isso:

  6. Marque a caixa de texto que exibe a contagem. Se a folha de propriedades não estiver sendo exibida, pressione F4 para exibi-la.

  7. Clique na guia Dados.

  8. Na caixa de propriedade Fonte do controle, exclua a expressão e digite =Count(*).

  9. Salvar o relatório e alterne para modo de exibição de relatório para ver os resultados.

Contar registros usando o modo de exibição de Design

  1. No painel de navegação, clique com botão direito no relatório e clique em Modo Design no menu de atalho.

  2. Na guia Design, no grupo Controles, clique em Caixa de Texto.

  3. Siga um destes procedimentos:

    • Para adicionar uma contagem de todos os registros no relatório, clique na seção de cabeçalho ou rodapé do relatório onde você deseja colocar a caixa de texto.

    • Para adicionar uma contagem de todos os registros em cada grupo de um relatório agrupado, clique na seção de cabeçalho ou rodapé de grupo grupo onde você deseja colocar a caixa de texto.

  4. Marque a caixa de texto e pressione F4 para exibir a folha de propriedades.

  5. Clique na guia Dados.

  6. Na caixa da propriedade Fonte do controle, digite =Count(*).

    Este expressão usa a função Contar para contar todos os registros no relatório ou grupo mesmo se alguns campos em alguns registros são nulos. Para contar registros apenas onde um campo específico não é nulo (por exemplo, NomeDoFornecedor), em vez disso, use a seguinte expressão: =CDbl(Nz(Count([SupplierName]),0)).

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Adicionar um número de linha para cada registro em um relatório ou um grupo

Você pode numerar itens em seu relatório. Por exemplo, em um relatório de vendas por produto, você pode querer "1" preceder o primeiro item em um grupo de produtos, "2" preceder o segundo item, e assim por diante. Quando o próximo grupo de produto começa, inicia a contagem, e "1" precede o primeiro item.

Numerando itens em um relatório

Você pode numerar os itens em seu relatório usando um controle calculado e definindo sua propriedade Soma parcial .

  1. No painel de navegação, clique com botão direito no relatório e clique em Modo Design no menu de atalho.

  2. Na guia Design, no grupo Controles, clique em Caixa de Texto.

  3. Na seção de detalhes do relatório, arraste o ponteiro para criar a caixa de texto, lembrando-se de que é grande o suficiente para acomodar o maior número de item.

    Por exemplo, se você terá que cem pedidos, você precisará de espaço para pelo menos três caracteres (100). Se um rótulo for exibido ao lado da caixa de texto, exclua o rótulo clicando nele e pressionando DELETE. Se você tiver colocado na caixa de texto próxima da margem esquerda, o rótulo pode estar oculta sob a caixa de texto. Usando a alça de movimentação no canto superior esquerdo da caixa de texto, arraste a caixa de texto para a direita, para que você possa ver o rótulo. Você pode, em seguida, clique no rótulo e pressione DELETE.

  4. Selecione a caixa de texto. Se a folha de propriedades não for exibida, pressione F4 para exibi-la.

  5. Clique na guia tudo. Na caixa de propriedade nome, digite um nome, como NúmeroItemtex.

  6. Clique na guia Dados.

  7. Na caixa de propriedade Soma parcial, selecione Por grupo.

  8. Na caixa da propriedade Fonte do controle, digite = 1.

  9. Clique na guia Formato.

  10. Na caixa de propriedade formato, digite #. (um sinal de cerquilha seguido por um período).

    Isso formata o número de linhas com um período após o número.

  11. Salvar o relatório e alterne para modo de exibição de relatório para ver os resultados.

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