Configurar o compartilhamento e o armazenamento de arquivos do Office 365

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Uma das melhores maneiras de configurar o compartilhamento e armazenamento de arquivos para seu negócio é usar OneDrive for Business e um site de equipe juntos. Isso é ideal se você tiver uma pequena empresa com alguns funcionários.

Office 365 inclui um site de equipe básico para você começar. Você pode começar imediatamente armazenar arquivos no OneDrive e colaboração em arquivos no site da equipe.

Última atualização 7 de junho de 2018

Onde armazenar documentos no Office 365

  • OneDrive destina-se a uso individual, com o eventual compartilhamento de arquivos.

  • Um site de equipe SharePoint destina-se para o compartilhamento e colaboração em arquivos regularmente. Um site de equipe é ideal para armazenar arquivos compartilharam a propriedade onde várias pessoas o proprietário dos arquivos e podem colaborar neles. Em uma empresa com apenas alguns dos funcionários, talvez seja necessário apenas um site de equipe.

Sites de equipe e OneDrive fornecem acesso em qualquer lugar para você e seus funcionários.

Um diagrama de como você pode usar dois tipos de armazenamento: Sites do OneDrive ou de Equipe

Aqui estão recomendações sobre o que armazene em cada local ao usar sites de equipe e OneDrive juntos:

Local de armazenamento

Para que serve

O que armazenar aqui

OneDrive

Armazenar conteúdo em OneDrive é como armazenar arquivos em seu computador. ninguém pode acessá-los facilmente.

Para obter mais informações, consulte que é OneDrive for Business?

Arquivos de negócios nos quais outros membros da equipe não precisarão colaborar ou acessar regularmente.

sites de equipe do SharePoint

Colaboração. Quando você cria um grupo do Office 365 (por exemplo, no Office 365 Centro de administração, no Outlook ou criando uma equipe no Microsoft Teams) um site de equipe SharePoint é criado para esse grupo. Da mesma forma, quando você cria um novo site de equipe SharePoint partir SharePoint home page ou a visualização do Centro de administração SharePoint novo, ele também cria um grupo do Office 365. Para obter mais informações, consulte o que é um site de equipe do SharePoint? e criar um site de equipe do SharePoint Online.

Arquivos compartilharam a propriedade. Recomendamos sites de equipe separada para cada unidade de trabalho em sua organização. Por exemplo, para manter pessoal e documentos financeiros particular uma pequena equipe, crie um site de equipe separado.

Observação: O SharePoint também tem outros tipos de sites que você pode usar para sua empresa. Você pode usar sites de comunicação na sua intranet para publicar informações para um público amplo. E você pode usar sites de hub para se conectar a sites em sua intranet.

Comece a usar OneDrive e seu site de equipe

Cada pessoa na sua empresa que tem uma licença de Office 365 atribuída (e SharePoint Online selecionado) obtém armazenamento em nuvem OneDrive. Eles podem armazenar relacionados a negócios arquivos aqui para acesso de qualquer dispositivo, e elas estão disponíveis somente para esse usuário. Por exemplo, eles podem armazenar uma proposta de rascunho, suas anotações de reunião ou o script para ver uma demonstração vão entregar.

Os funcionários também podem compartilhar pastas e arquivos de OneDrive. Se um funcionário estiver ausente ou sair da empresa, outras pessoas poderão acessar arquivos compartilhados armazenados em OneDrive.

Veja aqui como cada pessoa de sua equipe pode configurar OneDrive e compartilhar arquivos.

Tela inicial do Office 365 com selecione OneDrive

  1. Acesse office.com para entrar e entre com seu nome de usuário e senha.

  2. Na home page do Office 365, escolha OneDrive.

  3. No OneDrive, os membros da equipe podem armazenar seus próprios arquivos relacionados a negócios. Você pode compartilhar arquivos individuais, ou uma pasta inteira. Escolha um arquivo ou pasta, clique com botão direito e, em seguida, escolha compartilhar.

    Compartilhar uma pasta

  4. Na página Enviar Link, deixe a seleção padrão, qualquer pessoa com o link pode visualizar e editar.

    Digite os nomes ou endereços de email dos membros da equipe que você deseja ter acesso à pasta e adicionar uma mensagem opcional.

    Se quiser que sua cópia do email que será enviada, adicione seu endereço de email à lista.

    Compartilhe uma caixa de diálogo link mostrando mostrando digitando e selecionando um nome.

  5. Quando terminar a inserção de quem você deseja compartilhar com, escolha Enviar. O email é enviado imediatamente para as pessoas que você convidar.

    Compartilhar um link, mostrando a lista de nomes

  6. Veja aqui como o email é exibido.

    Enviar email com o link para compartilhar a pasta OneDrive

O Office 365 inclui um site de equipe básico com alguns recursos para ajudá-lo a começar. Somente as pessoas em sua empresa podem acessar esse site interno.

Veja como obter seu site de equipe:

  1. Acesse office.com para entrar e entre com seu nome de usuário e senha.

  2. Na tela inicial do Office 365, escolha SharePoint e escolha o link de site de equipe no menu de navegação à esquerda.

  3. Você verá a home page da sua equipe. Esta página inclui:

    • A página principal exibe equipe notícias e atividade, como novos arquivos adicionados ou editou recentemente.

    • O botão + novo para adicionar elementos à home page, como uma biblioteca de documentos, lista ou nova página.

    • No menu de navegação à esquerda para ir para outras áreas do seu site de equipe, como a biblioteca de documentos da equipe.

Home page do site de equipe Online do SharePoint

Para ajudá-lo a começar a armazenar e compartilhar arquivos rapidamente, seu site de equipe traz um local para armazenar arquivos. Ele é chamado de Biblioteca de documentos.

Aqui estão as etapas para adicionar arquivos:

  1. Na home page do seu site de equipe, escolha documentos no menu de navegação à esquerda. Isso levará você à sua biblioteca de documentos.

    Biblioteca de documentos de equipe

  2. Enquanto você ainda estiver conectado ao Office 365, abra o Windows File Explorer na barra de ferramentas ou em outro local. Vá até os arquivos que você deseja carregar no seu site de equipe.

  3. Selecione os arquivos que você deseja carregar no seu site de equipe e arraste-os para a biblioteca de documentos.

    Arraste um arquivo de uma pasta da área de trabalho à sua biblioteca

  4. Quando terminar, os arquivos serão armazenados no seu site de equipe e no seu computador.

    Biblioteca de site de equipe com arquivos

  5. Você pode excluir os arquivos do seu computador. Na próxima etapa, sincronizar arquivos onlinehttps com sua área de trabalho, você vai criar um novo local para esses arquivos em seu computador.

    Se você tiver muitos arquivos ou arquivos grandes para carregar para seu site de equipe, leia estas dicas sobre Como carregar arquivos grandes ou muitos arquivos para uma biblioteca.

    Se precisar de mais espaço de armazenamento, confira Alterar o espaço de armazenamento de sua assinatura.

Agora que você tiver arquivos no site da equipe, você pode configurá-los para sincronização com o seu PC ou Mac. Dessa forma, você pode trabalhar em seus arquivos em seu PC ou Mac em vez de trabalhar no Microsoft Edge, Chrome ou outro navegador. Também é útil ter uma versão dos seus arquivos sincronizados em seu computador para situações quando você precisa acessar um arquivo e você não estiver conectado à Internet.

Depois de configurar arquivos para sincronizar com seu computador, quando você estiver conectado à Internet, ele serão sincronizados automaticamente.

Veja aqui como sincronizar os arquivos que estão no site de equipe com sua área de trabalho:

  1. Na home page do seu site de equipe, escolha documentos no menu de navegação à esquerda. Isso leva você à sua biblioteca de documentos.

    Dica: Ao sincronizar arquivos em seu site de equipe, você está sincronizando cada biblioteca de arquivo no site, não todo o site.

    Biblioteca de documentos de equipe

  2. Escolha sincronizar para sincronizar todos os arquivos. Ou navegue até a pasta específica que você deseja sincronizar.

    Biblioteca de documentos com o botão de sincronização selecionado

  3. Se solicitado a alternar aplicativos, escolha Sim. OneDrive é o processo fazendo a sincronização.

    Prompt de aplicativos do Office 365 switch
  4. Se, em seguida, um conjunto o OneDrive aviso, entre com sua conta ou da escola.

    Tela de configuração do OneDrive

  5. Se você ainda não tiver sincronizou seu OneDrive, você pode ver uma tela é sua pasta do OneDrive. Verifique o caminho em seu capturas está aqui. Escolha Alterar local se você quiser usar um caminho diferente e clique em Avançar.

    Alterar sua pasta local nesta tela

  6. Os arquivos em seus sites de equipe serão exibidos no painel esquerdo do Explorador de arquivos sob o nome da sua organização. Os arquivos em OneDrive aparecerá em "OneDrive - < nome da organização >"

    Ver o que foi sincronização tinha em sua pasta local

  7. Teste a sincronização abrindo um arquivo na pasta da equipe no seu computador. Faça uma alteração e, em seguida, escolha Salvar.

Práticas recomendadas para compartilhamento e armazenamento de arquivos

Aqui estão algumas dicas para obter o máximo de OneDrive ou o site de equipe SharePoint.

  • Proprietorships exclusivo: usar OneDrive para armazenar seus próprios arquivos e compartilhá-los com os clientes em uma base por caso.

  • Co-ownerships: ambos os proprietários usar OneDrive e compartilhar arquivos e para trás.

  • Empresas com clientes externos ou parceiros que precisam de acesso a arquivos: criar um novo site de equipe para armazenar e compartilhar documentos para um cliente específico. Configure o site para permitir acesso à somente cliente. Você depois que você não precisa se preocupar que um cliente acidentalmente tenham acesso a informações destinadas a outro cliente.

Quando você armazena um arquivo em OneDrive só é acessível por você, a menos que você pode compartilhá-lo com outras pessoas. Quando você compartilha arquivos, você pode escolher para criar um link que pode ser encaminhado, ou para compartilhar com pessoas específicas somente. Você também pode criar pastas separadas em OneDrive para fins diferentes como público, pessoal, ou para projetos individuais. Cada pasta pode ser compartilhada com outra pessoa ou grupo ou ninguém sequer.

Para obter mais informações sobre compartilhamento, consulte também compartilhar arquivos e pastas no OneDrive for Business.

Para ver quanto espaço de armazenamento falta no OneDrive, consulte Gerenciar seu armazenamento do OneDrive for Business.

Enquanto você pode carregar quase todos os tipos de arquivos, alguns nomes de arquivo e caracteres em nomes de arquivo não são permitidos. Para obter mais informações, consulte tipos de arquivo no OneDrive for Business e caracteres de arquivo inválidos.

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