Compartilhar arquivos ou pastas do SharePoint

Os arquivos que você armazena em um site SharePoint geralmente estão disponíveis para todas as pessoas com permissões para o site, mas você pode querer compartilhar arquivos ou pastas específicos com pessoas que não tenham acesso ao site de outra forma. Ao compartilhar arquivos e pastas, você pode decidir se deseja permitir que as pessoas a editem ou apenas exibi-las. Você pode ver com quem um arquivo do SharePoint é compartilhadoe parar de compartilhar arquivos ou pastas do SharePoint ou alterar permissões, a qualquer momento.

(Deseja compartilhar o site inteiro?)

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Compartilhar um arquivo ou pasta

Veja como compartilhar arquivos ou pastas no SharePoint:

  1. Selecione o arquivo ou pasta que você deseja compartilhar e selecione Compartilhar.

    Captura de tela da caixa de diálogo de compartilhamento mostrando um link de compartilhamento para as pessoas dentro da organização.

  2. Adicionais Clique na lista suspensa para alterar o tipo de link. O programa abre o painel Detalhes, no qual você pode alterar quem pode acessar o link e determinar se as pessoas podem editar o item compartilhado.

    Opções de Para quem você deseja que este link funcione. Elas variam com base nas configurações de administração:

    • Qualquer pessoa concede acesso a todas as pessoas que recebem o link, seja por encaminhamento de outras pessoas ou enviado diretamente por você. Isso pode incluir pessoas de fora da organização.

      Observação: Esta opção não está disponível em SharePoint Server 2019.

    • Pessoas na <Sua Organização> concede acesso ao link do arquivo a todas as pessoas da organização, seja por encaminhamento de outras pessoas ou enviado diretamente por você.

    • Pessoas com acesso existente pode ser usado por pessoas que já têm acesso ao documento ou pasta. Use esta opção se deseja enviar apenas um link para alguém que já têm acesso. 

    • Pessoas específicas concede acesso apenas às pessoas que você especifica, embora outros usuários talvez já tenham acesso. Quando alguém encaminha o convite para compartilhamento, apenas as pessoas que já têm acesso ao item podem usar o link.

    Observação: Se uma opção de compartilhamento estiver desabilitada, os administradores da sua organização podem tê-la restringido. Por exemplo, eles podem optar por desabilitar a opção Qualquer Pessoa para evitar que os links utilizáveis sejam encaminhados para outras pessoas.

    A opção Permitir edição está ativada por padrão. No entanto, desmarque a caixa de seleção se preferir que as pessoas apenas exibam os arquivos.

    Quando terminar, clique em Aplicar.

  3. Insira os nomes das pessoas com as quais deseja compartilhar e digite uma mensagem opcional.

  4. Quando você estiver pronto para enviar o link, clique em Enviar.

Observação: Ao compartilhar um arquivo, se você selecionar a opção Outlook, isso só permitirá que você inclua um link para o arquivo na mensagem de email. Se quiser anexar o arquivo real, você deve baixar uma cópia local de SharePoint e, em seguida, anexar o arquivo ao email.

Criar um link para um arquivo ou pasta disponível para copiar

Outra forma de compartilhar é criar um link para um arquivo ou pasta que você possa copiar e colar em uma mensagem de texto ou site. As pessoas com as quais você compartilha esses links também podem encaminhá-los a outras pessoas.

  1. Em SharePoint, clique em Copiar link. O link é automaticamente copiado para sua área de transferência.

    Captura de tela da caixa de diálogo de cópia de link

  2. Adicionais Clique na lista suspensa para alterar o tipo de link. O programa abrirá o painel Detalhes, no qual você pode alterar quem pode acessar o link e determinar se as pessoas podem editar o item compartilhado.

    Opções de Para quem você deseja que este link funcione. Elas variam com base nas configurações de administração:

    • Qualquer pessoa concede acesso a todas as pessoas que recebem o link, seja por encaminhamento de outras pessoas ou enviado diretamente por você. Isso pode incluir pessoas de fora da organização.

    • Pessoas na <Sua Organização> concede acesso ao link do arquivo a todas as pessoas da organização, seja por encaminhamento de outras pessoas ou enviado diretamente por você.

    • Pessoas com acesso existente pode ser usado por pessoas que já têm acesso ao documento ou pasta. Não altera as permissões no item. Use esta opção se deseja enviar apenas um link para alguém que já têm acesso. 

    • Pessoas específicas concede acesso apenas às pessoas que você especifica, embora outros usuários talvez já tenham acesso. Quando alguém encaminha o convite para compartilhamento, apenas as pessoas que já têm acesso ao item podem usar o link.

    A opção Permitir edição está ativada por padrão. No entanto, desmarque a caixa de seleção se preferir que as pessoas apenas exibam os arquivos. Isso pode ser ainda mais restringido selecionando a opção Bloquear download, o que significa que eles não podem salvar uma cópia local.

    Quando terminar, clique em Aplicar.

  3. Cole o link (Ctrl+V) no local desejado, por exemplo, em uma mensagem de texto ou site.

Observações: 

  • A permissão concedida por um link de compartilhamento dura apenas o tempo em que ele estiver disponível. Por exemplo, quando um link é desabilitado, o acesso é revogado (embora as pessoas ainda possam ter acesso ao arquivo por outros meios).

  • Quando a opção Permitir a edição está marcada: As pessoas na organização podem editar, copiar ou baixar os arquivos, quando estiverem conectadas. No entanto, se Permitir a edição estiver desmarcada, as pessoas na organização poderão exibir e, possivelmente, copiar ou baixar os arquivos.

  • Os administradores de site podem restringir o compartilhamento de forma que somente os proprietários possam compartilhar arquivos e sites.

  • Se os administradores do site não tiverem o compartilhamento restrito para os proprietários do site, qualquer usuário com permissões de edição para um arquivo ou pasta poderá compartilhar esse arquivo ou pasta com outras pessoas clicando em compartilhar ou Copiar link. Os usuários que não têm permissões de edição podem usar o link copiar para obter um link que funcionará para os usuários que já têm permissões para o arquivo ou pasta.

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