Compartilhar arquivos ou pastas do SharePoint

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Os arquivos que você armazena em um site do SharePoint geralmente estão disponíveis para todas as pessoas com permissões para o site, mas você pode querer compartilhar arquivos ou pastas específicos com pessoas que não tenham acesso ao site de outra forma. Ao compartilhar arquivos e pastas, você pode decidir se deseja permitir que as pessoas a editem ou apenas exibi-las. Você pode parar de compartilhar a qualquer momento.

(Deseja compartilhar todo o site?)

Compartilhar um arquivo ou pasta

Veja como compartilhar arquivos ou pastas no SharePoint:

  1. Selecione o arquivo ou pasta que você deseja compartilhar e selecione Compartilhar.

    Captura de tela da caixa de diálogo de compartilhamento mostrando um link de compartilhamento para as pessoas dentro da organização.

  2. Adicionais Clique na lista suspensa para alterar o tipo de link. O programa abre o painel Detalhes, no qual você pode alterar quem pode acessar o link e determinar se as pessoas podem editar o item compartilhado.

    Opções de Para quem você deseja que este link funcione. Elas variam com base nas configurações de administração:

    • Qualquer pessoa concede acesso a todas as pessoas que recebem o link, seja por encaminhamento de outras pessoas ou enviado diretamente por você. Isso pode incluir pessoas de fora da organização.

      Observação: Esta opção não está disponível no SharePoint Server 2019.

    • As pessoas no _LT_Your Organization> dão a qualquer pessoa em sua organização que tenha o link acesso ao arquivo, seja ele diretamente ou encaminhado de outra pessoa.

    • Pessoas com acesso existente pode ser usado por pessoas que já têm acesso ao documento ou pasta. Use esta opção se deseja enviar apenas um link para alguém que já têm acesso. 

    • Pessoas específicas concede acesso apenas às pessoas que você especifica, embora outros usuários talvez já tenham acesso. Quando alguém encaminha o convite para compartilhamento, apenas as pessoas que já têm acesso ao item podem usar o link.

    A opção Permitir edição está ativada por padrão. No entanto, desmarque a caixa de seleção se preferir que as pessoas apenas exibam os arquivos.

    Quando terminar, clique em Aplicar.

  3. Insira os nomes das pessoas com as quais deseja compartilhar e digite uma mensagem opcional.

  4. Quando você estiver pronto para enviar o link, clique em Enviar.

Criar um link para um arquivo ou pasta disponível para copiar

Outra forma de compartilhar é criar um link para um arquivo ou pasta que você possa copiar e colar em uma mensagem de texto ou site. As pessoas com as quais você compartilha esses links também podem encaminhá-los a outras pessoas.

  1. No SharePoint, clique em Copiar link. O link é automaticamente copiado para sua área de transferência.

    Captura de tela da caixa de diálogo de cópia de link

  2. (Opcional) Clique na lista suspensa para alterar o tipo de link. O painel de detalhes é aberto, onde você pode alterar quem pode acessar o link e se as pessoas podem editar o item que você está compartilhando.

    Opções de Para quem você deseja que este link funcione. Elas variam com base nas configurações de administração:

    • Qualquer pessoa concede acesso a todas as pessoas que recebem o link, seja por encaminhamento de outras pessoas ou enviado diretamente por você. Isso pode incluir pessoas de fora da organização.

    • As pessoas no _LT_Your Organization> dão a qualquer pessoa em sua organização que tenha o link acesso ao arquivo, seja ele diretamente ou encaminhado de outra pessoa.

    • Pessoas com acesso existente pode ser usado por pessoas que já têm acesso ao documento ou pasta. Não altera as permissões no item. Use esta opção se deseja enviar apenas um link para alguém que já têm acesso. 

    • Pessoas específicas concede acesso apenas às pessoas que você especifica, embora outros usuários talvez já tenham acesso. Quando alguém encaminha o convite para compartilhamento, apenas as pessoas que já têm acesso ao item podem usar o link.

    A opção Permitir edição está ativada por padrão. No entanto, desmarque a caixa de seleção se preferir que as pessoas apenas exibam os arquivos.

    Quando terminar, clique em Aplicar.

  3. Cole o link (Ctrl+V) no local desejado, por exemplo, em uma mensagem de texto ou site.

Observações: 

  • A permissão concedida por um link de compartilhamento dura apenas o tempo em que ele estiver disponível. Por exemplo, quando um link é desabilitado, o acesso é revogado (embora as pessoas ainda possam ter acesso ao arquivo por outros meios).

  • Quando a opção Permitir a edição está marcada: As pessoas na organização podem editar, copiar ou baixar os arquivos, quando estiverem conectadas. No entanto, se Permitir a edição estiver desmarcada, as pessoas na organização poderão exibir e, possivelmente, copiar ou baixar os arquivos.

  • Os administradores de site podem restringir o compartilhamento de modo que somente os proprietários possam compartilhar arquivos e sites. Saiba mais sobre como habilitar links de compartilhamento em Vídeo: Compartilhar um site sem solicitação de acesso.

  • Se os administradores do site não tiverem o compartilhamento restrito para os proprietários do site, qualquer usuário com permissões de edição para um arquivo ou pasta poderá compartilhar esse arquivo ou pasta com outras pessoas clicando em compartilhar ou Copiar link. Os usuários que não têm permissões de edição podem usar o link copiar para obter um link que funcionará para os usuários que já têm permissões para o arquivo ou pasta.

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