Como o seu projeto se encaixa no cenário geral

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Você acharia que o gerenciamento de um projeto seria um processo bastante simples: identifique as tarefas do projeto, atribua algumas pessoas para fazer o trabalho, descubra quando as coisas precisam ser concluídas e encontre de onde o dinheiro vem para pagar tudo. Simples, certo?

Mas o que você diz quando o supervisor pergunta quais são os objetivos de negócios para o portfólio contendo seu projeto ou se o resultado final do seu projeto é um produto ou um resultado? Yikes.

Em vez de ter essa aparência Deer-in-Headlights, este artigo pode ajudá-lo a saber esses termos para que você possa ter algumas respostas de ajuste úteis. E, no processo, você pode responder a essa pergunta de gravação: o que é um projeto, mesmo assim?

Neste artigo

Orientando-se: fases, processos, portfólios e produtos

A saída: os resultados finais do projeto

Como o Project 2007 se encaixa no seu sistema de gerenciamento de projetos?

Orientando-se: fases, processos, portfólios e produtos

UM projeto é simplesmente um conjunto de atividades que ocorrem de acordo com um cronograma e que produz algum tipo de saída. Alguns projetos são autônomos, sem relação com o trabalho em andamento em uma organização. Por outro lado, alguns projetos fazem parte de esforços maiores, como fases, processos, programas e portfólios.

Fases

Os projetos podem ser agendados em fases, para que vários projetos relacionados à mesma meta possam ser gerenciados juntos. Por exemplo, uma organização de caridade tem uma função de ação beneficente a cada ano. Para gerenciar todos os projetos associados à função, agrupe os projetos em três fases: planejamento, dia do evento e acompanhamento. Cada fase contém vários projetos.

Fase

Projetos

Saída da fase

Planejamento

  • Reservar instalações

  • Identificar e contatar os oradores convidados

  • Convidar participantes

Documento do plano de eventos concluído

Dia do evento

  • Preparar instalações

  • Auxiliar o orador convidado

  • Oferecer serviços aos participantes

O evento ocorre conforme o planejado

Acompanhamento

  • Fazer pesquisa com os participantes

  • Compilar anotações de acompanhamento

Documento de post-mortem concluído

Processos

As atividades de dois projetos diferentes podem estar interrelacionadas para formar um processo. Por exemplo, digamos que você tenha dois projetos: um contém as atividades necessárias para produzir um sistema de tíquetes de um call center e o outro contém as atividades necessárias para contratar e treinar a equipe de suporte do call center.

Projeto 1

Proj CT 2

Atividades:

  • Desenvolver o sistema de tíquetes

  • Testar o sistema de tíquetes

  • Liberar o sistema de tíquetes

Atividades:

  • Entrevistar a equipe de suporte

  • Contratar a equipe de suporte

  • Treinar a equipe de suporte

Saída:
Sistema de tíquetes do call center

Saída:
Equipe de suporte do call center

O conjunto combinado de atividades dos dois projetos constitui um processo para configurar um call center. O processo tem como saída um call center totalmente funcional.

Processo

Atividades do projeto 1:

  • Desenvolver o sistema de tíquetes

  • Testar o sistema de tíquetes

  • Liberar o sistema de tíquetes

Atividades do projeto 2:

  • Entrevistar a equipe de suporte

  • Contratar a equipe de suporte

  • Treinar a equipe de suporte

Saída do processo:
Call center totalmente funcional

Programas

Um programa é um grupo de projetos que são gerenciados juntos, para aproveitar ao máximo seus interrelacionamentos. Por exemplo, uma empresa de construção que está trabalhando em uma nova subdivisão gerencia cada casa da subdivisão como um projeto separado. Agrupando os projetos em um programa para a subdivisão inteira, a empresa pode verificar facilmente o progresso da subdivisão como um todo e planejar a contratação de recursos de terceiros, como betoneiras ou paisagistas.

Programa

Projetos

Imóveis da Contoso

  • Unidade Contoso 530

  • Unidade Contoso 531

  • Unidade Contoso 532

  • Unidade Contoso 533

Portfólios

Alguns gerentes de projeto podem usar portfólios para associar projetos e programas aos objetivos comerciais estratégicos correspondentes. Por exemplo, uma empresa de desenvolvimento de software identificou três objetivos comerciais estratégicos: "Inovar no setor", "Desenvolver softwares seguros" e " Fornecer suporte de primeira linha ao cliente". A organização configura portfólios para cada um desses objetivos (inovação, segurança e suporte) e alinha os projetos e os programas atuais nesses portfólios.

Portfólio

Projetos e programas

Inovação

  • Projeto: análise da concorrência

  • Programa: treinamento no setor
    (Inclui três projetos: "Identificar recursos externos", "Treinar gerentes de produto" e "Participar de conferências".

Segurança

  • Projeto: testes de segurança

  • Programa: implementar sistema de registro baseado em servidor
    (Inclui dois projetos: "Criar farm de servidores" e "Desenvolver código de registro".)

Suporte

  • Projeto: implantar o sistema de tíquetes do call center

  • Projeto: contratar e treinar a equipe do call center

  • Programa: recursos online do cliente
    (Inclui dois projetos: "Criar a interface do cliente para o sistema de tíquetes" e "Desenvolver e distribuir recursos de e-learning".)

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A saída: os resultados finais do projeto

Os projetos, as fases e os processos produzem algum tipo de saída, denominada entrega. Normalmente uma entrega é algum tipo de item tangível, como um documento ou um produto concluído. Os resultados finais podem ser produtos ou mercadorias, mas também podem ser serviços. A tabela a seguir fornece alguns exemplos desses tipos de resultados finais.

Tipo de entrega

Descrição

Exemplos

Produto

Um item tangível que é a saída de um projeto, fase ou processo. Os produtos podem ser autônomos ou um componente de uma entrega maior.

Documento, programa de software, casa

Resultado

A saída de um projeto, fase ou processo concluído.

Processo de triagem de bugs revisado, nova estrutura organizacional, diretrizes para construção verde

Serviço

Uma saída de um projeto, fase ou processo que permite que uma organização execute uma função comercial.

Um call center totalmente funcional, uma mesa com oradores em uma conferência, um serviço de distribuição por rádio

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Como o Project 2007 se encaixa no seu sistema de gerenciamento de projetos?

A revisão ainda mais afastada, um gerenciamento de projetos "System" refere-se ao conjunto integrado de processos, técnicas, metodologias e ferramentas usadas para agendamento e acompanhamento de projetos. Microsoft Office Project 2007 é uma ferramenta dentro do sistema maior de gerenciamento de projetos. Os projetos, também chamados de planos de projeto, são salvos como arquivos separados no Project 2007, e podem ser agrupados em esforços maiores, como fases, processos, programas e portfólios.

Dica: Para obter mais informações sobre como agrupar projetos em esforços maiores, consulte planos dentro de planos: projetos mestres esubprojetos.

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