Como funciona o controle de versão em uma lista ou biblioteca do SharePoint

Como funciona o controle de versão em uma lista ou biblioteca do SharePoint

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Quando o controle de versão está habilitado em sua lista ou biblioteca do SharePoint, você pode armazenar, controlar e restaurar itens em uma lista e arquivos em uma biblioteca sempre que eles forem alterados. O controle de versão, combinado com outras configurações, como check-out, oferece um controle do conteúdo publicado em seu site e pode fornecer valor real se você precisar examinar ou restaurar uma versão anterior de um item ou arquivo.

Observação: O controle de versão está ativado por padrão em bibliotecas do SharePoint e desativado por padrão em listas do SharePoint. Para obter mais informações sobre como configurar o controle de versão, consulte habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Visão geral do controle de versão

Qualquer pessoa com permissão para gerenciar listas pode ativar ou desativar o controle de versão para uma biblioteca. O controle de versão está disponível para itens de lista em todos os tipos de lista padrão, inclusive calendários, listas de acompanhamento de questões e listas personalizadas. Também está disponível para todos os tipos de arquivo que podem ser armazenados em bibliotecas, incluindo páginas de Web Parts. Para obter mais informações sobre como configurar e usar o controle de versão, consulte habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Observação: Se você for um cliente do Office 365, o controle de versão estará agora ativado por padrão quando você criar novas bibliotecas do OneDrive for Business e salvará automaticamente as últimas versões de um documento no 500. Isso ajudará a evitar a perda de documentos ou dados importantes. Se você tiver bibliotecas existentes em seu site do OneDrive for Business ou no site de equipe que não têm o controle de versão habilitado, poderá ativar o controle de versão para elas a qualquer momento.

Você pode usar o controle de versão para

  • Controlar o histórico de uma versão    . Quando o controle de versão está habilitado, você pode ver quando um item ou arquivo foi alterado e quem o alterou. Também pode ver quando as propriedades (informações sobre o arquivo) foram alteradas. Por exemplo, se alguém alterar a data de conclusão de um item de lista, essas informações aparecerão no histórico de versões. Você também pode ver os comentários das pessoas ao fazer o check-in de arquivos em bibliotecas.

  • Restaurar uma versão anterior    . Se você cometeu um erro em uma versão atual, se a versão atual está corrompida ou se simplesmente considera uma versão anterior melhor, pode substituir a versão atual por uma antiga. A versão restaurada se tornará a nova versão atual.

  • Visualizar uma versão anterior    . Você pode exibir uma versão anterior sem substituir a versão atual. Se estiver exibindo o histórico de versões em um documento do Microsoft Office, como um arquivo do Word ou Excel, poderá comparar as duas versões para determinar quais são as diferenças.

Quando o controle de versão está habilitado, as versões são criadas nas seguintes situações:

  • Quando um item de lista ou arquivo é criado pela primeira vez ou quando um arquivo é carregado.

    Observação: Se for necessário o check-out do arquivo, você deverá verificá-lo para criar sua primeira versão.

  • Quando um arquivo é carregado com o mesmo nome de um arquivo existente.

  • Quando as propriedades de um item de lista ou arquivo são alteradas.

  • Quando um documento do Office é aberto e salvo. Depois que um documento for aberto novamente, uma nova versão será criada depois que uma edição for salva.

  • Periodicamente, ao editar e salvar documentos do Office. Nem todas as edições e salvas criam novas versões. Ao salvar as edições com frequência, por exemplo, cada nova versão captura um ponto no tempo, em vez de cada edição individual. Isso é comum quando o salvamento automático está habilitado.

  • Durante a coautoria de um documento, quando um usuário diferente começa a trabalhar no documento ou quando um usuário clica em salvar para carregar as alterações na biblioteca.

Pode haver até três versões atuais de um arquivo em um determinado momento: a versão submetida a check-out, a versão secundária ou de rascunho mais recente e a versão publicada ou principal mais recente. Todas as outras versões são consideradas versões históricas. Algumas versões atuais só ficam visíveis a usuários com permissões para exibi-las.

Algumas organizações controlam as versões principais e secundárias dos arquivos em suas bibliotecas. Outras controlam somente as versões principais. As versões principais são identificadas por números inteiros, como 5.0; as secundárias são identificadas por números decimais, como 5.1.

A maioria das organizações usa versões secundárias quando os arquivos estão em desenvolvimento, e principais quando marcos do projeto específicas são atingidas ou quando os arquivos estão prontos para serem analisados por um grande público. Em muitas organizações, a segurança dos rascunhos é definida para permitir que somente o proprietário de um arquivo e pessoas com permissões aprovem arquivos. Isso significa que as versões secundárias não podem ser vistas por ninguém mais até que uma versão principal seja publicada.

As versões principais estão disponíveis para listas, mas as versões secundárias não estão disponíveis. Cada versão de um item de lista é numerada com um número inteiro. Se sua organização exigir aprovação de itens em uma lista, os itens permanecerão com o status Pendente até que sejam aprovados por alguém com permissões para tal. Enquanto estão com status Pendente, eles são numerados com números inteiros e são chamados de rascunhos.

Para saber mais sobre como habilitar e configurar o controle de versão, incluindo versões principais e secundárias, consulte habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Os números das versões são adicionados automaticamente sempre que você cria uma nova versão. Em uma lista ou biblioteca com o controle de versão principal habilitado, as versões têm números inteiros, como 1.0, 2.0, 3.0 etc. Em bibliotecas, o administrador pode habilitar o controle de versão tanto para versões principais quanto para versões secundárias. Quando as versões secundárias estão sendo controladas, elas têm números decimais, como 1.1, 1.2, 1.3 etc. Quando uma dessas versões é publicada como uma versão principal, seu número se torna 2.0. As versões secundárias subsequentes são numeradas como 2.1, 2.2, 2.3 etc.

Quando você descarta um check-out, o número da versão não é alterado. Se a versão mais recente era 3.0, ela continuará sendo 3.0 após o descarte do check-out.

Quando você exclui uma versão, a versão vai para a lixeira e seu número é incluído nela. O histórico de versão mostrará os números de versão restantes. Os outros números de versão não são alterados. Por exemplo, se você tiver um documento com versões secundárias 4,1 e 4,2 e decidir excluir a versão 4,1, o histórico de versões resultante mostra apenas versões 4,0 e 4,2. A imagem a seguir mostra isso.

Para saber mais sobre como habilitar e configurar o controle de versão, incluindo versões principais e secundárias, consulte habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Histórico de versão com uma versão secundária excluída

Algumas organizações permitem versões ilimitadas de arquivos, e outras impõem limitações. Você pode descobrir, após fazer o check-in da versão mais recente de um arquivo, que uma versão antiga está faltando. Se sua versão mais recente for 26.0 e você perceber que não há mais uma versão 1.0, isso significará que o administrador configurou a biblioteca para permitir somente 25 versões principais de um arquivo. A adição da 26ª versão faz com que a primeira versão seja excluída. Somente as versões de 2.0 a 26.0 permanecem. De maneira semelhante, se a versão 27ª for adicionada, somente as versões de 3.0 a 27.0 permanecerão.

O administrador também pode decidir limitar o número de versões secundárias apenas para as de um número definido das versões mais recentes. Por exemplo, se forem permitidas 25 versões principais, o administrador pode decidir reter pequenos rascunhos apenas das cinco versões principais mais recentes. O número padrão de versões secundárias entre as versões principais é 511. Se você tentar salvar outra versão secundária, verá uma mensagem de erro que diz que você deve primeiro publicar o documento. O administrador do site pode alterar o padrão para permitir menos versões secundárias.

Se uma lista ou biblioteca limitar o número de versões principais, as primeiras versões serão excluídas quando o limite for atingido. Por exemplo, se apenas 20 versões são mantidas, e sua equipe cria 25 versões, apenas as versões 6 a 25 são mantidas. Se outra versão for criada, apenas as versões 7 a 26 serão mantidas. Se sua lista ou biblioteca limitar versões, você deve garantir que os colaboradores estejam cientes de que as versões anteriores serão excluídas quando o limite de versão for atingido.

Em uma biblioteca que limita o número de versões principais para as quais ela mantém versões secundárias, as versões secundárias são excluídas das principais versões anteriores quando o limite de versão é alcançado. Por exemplo, se você mantiver rascunhos para apenas 10 versões principais, e sua equipe criar 15 versões principais, somente as versões principais serão mantidas para as primeiras versões. As versões secundárias associadas às cinco principais versões primárias, como 1,2 ou 2,3, são excluídas, mas as principais versões, 1, 2 e assim por diante, são mantidas, a menos que sua biblioteca também limite as principais versões.

Limitar a quantidade de versões normalmente é uma prática recomendada. Significa que é possível preservar espaço no servidor e reduzir a confusão para os usuários. Entretanto, se sua organização precisar salvar todas as versões por questões legais, dentre outras, não imponha nenhum limite.

Importante: Se sua organização limita o número de versões que ele armazena, as versões mais antigas são permanentemente excluídas quando o limite é atingido. Eles não são enviados para a lixeira.

Para saber mais sobre como habilitar e configurar o controle de versão, incluindo os limites, consulte habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Você pode configurar quem pode exibir rascunhos de itens de lista e arquivos. Os rascunhos são criados em duas situações:

  • Quando uma versão secundária de um arquivo é criada ou atualizada em uma biblioteca que controla versões principais e secundárias.

  • Quando um item de lista ou arquivo é criado ou atualizado, mas ainda não é aprovado em uma lista ou biblioteca na qual a aprovação de conteúdo é necessária.

Ao controlar versões principais e secundárias, você pode especificar se as pessoas devem ter permissão para editar arquivos antes que elas possam ver e ler uma versão secundária. Quando essa configuração é aplicada, as pessoas que têm permissão para editar o arquivo podem trabalhar no arquivo, mas quem tem permissão apenas para ler o arquivo não pode ver a versão secundária. Por exemplo, você pode não querer que todos que têm acesso à sua biblioteca vejam comentários ou revisões, enquanto um arquivo está sendo editado. Se as versões principais e secundárias estiverem sendo controladas e ninguém ainda tiver publicado uma versão principal, o arquivo não será visível para as pessoas que não têm permissão para ver itens de rascunho.

Quando a aprovação de conteúdo é necessária, você pode especificar se os arquivos com aprovação pendente podem ser visualizados por pessoas com permissão para leitura, pessoas com permissão para editar ou apenas o autor e pessoas com permissão para aprovar itens. Se as versões principais e secundárias estiverem sendo controladas, o autor deverá publicar uma versão principal antes que o arquivo possa ser enviado para aprovação. Quando a aprovação de conteúdo é necessária, as pessoas que têm permissão para ler conteúdo, mas não têm permissão para ver os itens de rascunho, verão a última versão aprovada ou principal do arquivo.

Independentemente de as pessoas terem permissão para editar um arquivo ou não, se as pessoas procurarem um arquivo que esteja em uma versão secundária, eles não receberão resultados para ele.

Você pode limitar quantas versões de itens de lista ou arquivos são salvos em uma lista ou biblioteca, o que pode ajudar a preservar o espaço do servidor. Se a sua equipe cria um grande número de versões, limitar o número de versões pode ajudar sua equipe a gerenciar e localizar melhor as versões anteriores. Por exemplo, se sua equipe mantiver muitas versões em vários meses ou ano.

s, pode ser difícil para os membros navegarem pelo histórico de versões para encontrar as versões de que precisam. Se sua equipe precisar exibir ou manter qualquer uma de suas versões anteriores, não limite o número de versões para manter ou defina o número de versões que você mantém em um número alto.

Se sua biblioteca rastrear versões principais e secundárias, você poderá escolher quantas versões principais de arquivos manter e quantas versões secundárias devem ser mantidas em cada versão principal. Por padrão, cada versão principal pode ter até 511 rascunhos (versões secundárias).

Dependendo da maneira como sua equipe trabalha, sua equipe pode ser mais provável de precisar das versões secundárias mais recentes, como uma versão que foi editada recentemente. Com o tempo, talvez seja menos provável que sua equipe precise de uma versão secundária mais antiga. Geralmente, uma versão principal representa um marco, como um arquivo enviado para revisão ou publicação, enquanto uma versão secundária é um trabalho em andamento que não está pronto para todos os participantes do site lerem.

Se uma lista ou biblioteca limitar o número de versões principais, as primeiras versões serão excluídas quando o limite for atingido. Por exemplo, se apenas 20 versões são mantidas, e sua equipe cria 25 versões, apenas as versões 6 a 25 são mantidas. Se outra versão for criada, apenas as versões 7 a 26 serão mantidas. Se sua lista ou biblioteca limitar versões, você deve garantir que os colaboradores estejam cientes de que as versões anteriores serão excluídas quando o limite de versão for atingido.

Em uma biblioteca que limita o número de versões principais para as quais ela mantém versões secundárias, as versões secundárias são excluídas das principais versões anteriores quando o limite de versão é alcançado. Por exemplo, se você mantiver rascunhos para apenas 10 versões principais, e sua equipe criar 15 versões principais, somente as versões principais serão mantidas para as primeiras versões. As versões secundárias associadas às cinco principais versões primárias, como 1,2 ou 2,3, são excluídas, mas as principais versões, 1, 2 e assim por diante, são mantidas, a menos que sua biblioteca também limite as principais versões.

O controle de versão é ativado automaticamente quando uma biblioteca é criada, e não quando uma lista é criada. Qualquer pessoa com permissão para gerenciar listas pode ativar ou desativar o controle de versão. Em muitos sites que é a mesma pessoa que gerencia o site, pois as listas e bibliotecas herdam as permissões do site. Além de habilitar o controle de versão, o proprietário do site (ou outra pessoa que está gerenciando a lista ou biblioteca) decide se precisa de aprovação de conteúdo, quem pode exibir itens de rascunho e se o check-out é necessário. Cada uma dessas decisões tem um impacto sobre como o controle de versão funciona. Por exemplo, se a pessoa que está gerenciando uma biblioteca decidir exigir check-out, os números de versão só serão criados quando for feito check-in de um arquivo. Se for necessária a aprovação de conteúdo, os números de versão principais não serão aplicados até que os arquivos sejam aprovados por alguém que tenha permissão para isso.

Importante:  Se as pessoas que trabalham em sua biblioteca estão planejando trabalhar em coautoria de documentos, não configure a biblioteca para exibir o check-out. As pessoas não podem trabalhar como coautoras quando os documentos de que precisam estão submetidos a check-out.

Para saber como ativar o controle de versão para uma lista ou biblioteca, consulte habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Se o controle de versão estiver habilitado em sua biblioteca, a pessoa que o configura determinará se deseja controlar as versões principais e secundárias e também determinar quem pode ver as versões secundárias. Na maioria dos casos, quando a aprovação de conteúdo é necessária, apenas o proprietário do arquivo e as pessoas que têm permissão para aprovar itens, podem ver as versões secundárias. Em outras bibliotecas, qualquer pessoa que possa editar arquivos na biblioteca ou qualquer pessoa que tenha permissão de leitura na biblioteca pode ver todas as versões. Após a aprovação de uma versão, todos que têm permissão de leitura para a lista ou biblioteca podem ver a versão.

As listas não têm versões principais e secundárias, mas qualquer item com status Pendente é considerado rascunho. Na maioria dos casos, somente o criador do item e as pessoas com as permissões Controle Total ou Design podem ver os rascunhos. Um rascunho é exibido com status Pendente para essas pessoas, mas os outros só veem a versão Aprovada mais recente no histórico de versões. Se o arquivo for rejeitado, ele ficará com status Pendente até que alguém com as devidas permissões o exclua.

Por padrão, um item ou arquivo pendente é visível somente para seu criador e para as pessoas com permissão para gerenciar listas, mas você pode especificar se outros grupos de usuários podem exibir o item ou o arquivo. Se sua biblioteca estiver configurada para acompanhar as versões principais e secundárias, a pessoa que edita o arquivo deve primeiro publicar uma versão principal do arquivo.

Para obter mais informações sobre como configurar a aprovação para documentos, consulte exigir aprovação de itens em uma lista ou biblioteca de sites.

Observação: A segurança de rascunho, em algumas listas e bibliotecas, é configurada para permitir que todos os usuários do site vejam as versões pendentes e aprovadas.

Quando você faz check-out de um arquivo de uma biblioteca com controle de versão ativado, uma nova versão é criada sempre que você faz check-in dele novamente. E se as versões principais e secundárias estiverem ativadas, você poderá decidir o tipo de versão no ato do check-in. Em bibliotecas em que o check-out é obrigatório, as versões são criadas somente no ato do check-in.

Em bibliotecas em que o check-out não é obrigatório, uma nova versão é criada na primeira vez que você salva após abrir o arquivo. Cada salvamento subsequente substitui a versão criada com o primeiro salvamento. Se você fechar o aplicativo e reabrir o documento, o primeiro salvamento produzirá, mais uma vez, uma versão. Isso pode fazer com que a quantidade de versões se prolifere muito rapidamente.

Para obter mais informações sobre check-in e check-in, consulte fazer check-out, check-in ou descartar alterações em arquivos em uma biblioteca.

Importante:  Se você estiver usando um documento em coautoria, não faça check-out, a menos que tenha um bom motivo para impedir que terceiros manipulem o documento.

Exigir check-out pode ajudar sua equipe a aproveitar ao máximo o controle de versão, pois as pessoas especificamente designam quando uma versão é criada. Uma versão é criada apenas quando alguém faz check-out de um arquivo, O altera e o faz check-in novamente. Quando o check-out não é necessário, uma versão é criada quando alguém salva um arquivo pela primeira vez e essa versão é atualizada quando a pessoa a fecha. Se essa pessoa ou outra pessoa abrir e salvar o arquivo novamente, outra versão será criada. Dependendo da situação, você pode não se pretender a criar várias versões, por exemplo, se você precisar fechar um arquivo para participar de uma reunião antes de terminar de fazer alterações no arquivo.

Quando o check-out é necessário, as pessoas não podem adicionar arquivos, alterar arquivos ou alterar as propriedades do arquivo sem primeiro fazer check-out do arquivo. Quando as pessoas fazem check-in de arquivos, eles são solicitados a fornecer comentários sobre as alterações feitas, o que ajuda a criar um histórico de versões mais significativo.

Observação: Se a biblioteca armazenar arquivos do Microsoft Project (. mpp) sincronizados com listas de tarefas em seu site, a caixa exigir check-out deve ser desmarcada.

Para obter mais informações sobre como exigir check-out, consulte Configurar uma biblioteca para exigir check-out de arquivos.

Listas e bibliotecas têm permissões relacionadas ao controle de versão e check-out que variam de acordo com o nível de permissão aplicado a um usuário ou um grupo específico. Alguém que pode editar níveis de permissão pode configurar essas permissões de forma diferente ou pode criar um novo grupo com níveis de permissão personalizados.

Essas permissões permitem flexibilidade em como você gerencia sua biblioteca. Por exemplo, você pode querer que alguém possa excluir versões de um arquivo sem ter permissão para excluir o próprio arquivo. A permissão para Excluir versões não é a mesma que a permissão para excluir itens, portanto, você pode fornecer um nível personalizado de controle.

A tabela a seguir mostra as permissões relacionadas à controle de versão e check-out e aos níveis de permissão padrão aos quais elas se aplicam.

Permissões

Nível de permissão padrão

Exibir Versões

Controle total, design, Contribute e leitura

Excluir Versões

Controle total, design e colaboração

Substituir Check-out

Controle e design toTais

Aprovar Itens

Controle e design toTais

Para obter mais informações sobre permissões, consulte noções básicas sobre níveis de permissão no SharePoint.

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