Como configurar um dispositivo ou aplicativo multifuncional para enviar email usando o Office 365

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Pré-requisitos: Office 365 assinatura, Exchange Online plano

De 1º de setembro de 2018, Office 365 é lentamente Distribuindo alterações ao envio de cliente de SMTP (também conhecido como a envio autenticado SMTP) que pode afetar seus dispositivos e aplicativos que enviar emails. Para saber mais, visite o artigo KB aperfeiçoamentos no protocolo de envio de autenticado de SMTP de cliente.

Este artigo explica como você pode enviar emails dos dispositivos e aplicativos de negócios quando todas as suas caixas de correio estão em Office 365. Por exemplo:

  • Você tem um scanner e quer enviar documentos digitalizados por email para si mesmo ou para outra pessoa.

  • Você tem um aplicativo de LOB (linha de negócios) que gerencia compromissos e quer enviar lembretes por email para os clientes com a hora do compromisso.

Observação: Começando em 1º de setembro de 2018, Office 365 é lentamente Distribuindo alterações ao envio de cliente de SMTP (também conhecido como SMTP autenticado envio), que pode afetar seus dispositivos e seus aplicativos que enviar emails. Para obter mais informações, consulte o artigo KB aprimoramentos para o protocolo SMTP autenticado envio do cliente.

Opção 1 (recomendado): autentique seu dispositivo ou aplicativo diretamente em uma caixa de correio do Office 365 e envie emails usando o envio do cliente SMTP

Essa opção é compatível com a maioria dos cenários de uso e é a mais fácil de configurar. Escolha esta opção quando:

  • Quiser enviar emails de um serviço, dispositivo ou aplicativo hospedado por terceiros.

  • Quiser enviar emails para pessoas dentro e fora da sua organização.

Para configurar um dispositivo ou aplicativo, conecte-o diretamente ao Office 365 usando o ponto de extremidade de envio do cliente SMTP, smtp.office365.com.

Cada aplicativo/dispositivo deve conseguir se autenticar no Office 365. Ele pode ter seu próprio endereço de remetente ou todos os dispositivos podem usar o mesmo endereço, como impressora@contoso.com.

Como configurar o envio de cliente SMTP

Insira as seguintes configurações diretamente em seu dispositivo ou no aplicativo conforme seu guia instrui (ele pode usar terminologia diferente deste artigo). Como seu cenário atenda os requisitos para envio de SMTP do cliente, as configurações a seguir permitirá que você enviar um email de seu dispositivo ou aplicativo.

Configuração de aplicativo ou dispositivo

Valor

Host inteligente/servidor

smtp.office365.com

Porta

Porta 587 (recomendada) ou porta 25

TLS/StartTLS

Habilitado

Nome de usuário/endereço de email e senha

Insira as credenciais de entrada da caixa de correio hospedada que está sendo usada

Para saber mais, expanda as seções a seguir.

Determine qual versão do TLS é compatível com seu dispositivo verificando o guia do dispositivo ou perguntando ao fornecedor. Se seu aplicativo ou dispositivo não oferece suporte a TLS 1.0 ou superior:

  • Use o envio direto (Opção 2) ou a retransmissão de SMTP do Office 365 (Opção 3) para enviar emails (dependendo dos seus requisitos.).

  • Se é essencial para usar o envio de SMTP do cliente e sua impressora suporta apenas SSL 3.0, você pode configurar uma configuração alternativa chamada envio de cliente SMTP indireto. Isso usa um servidor de retransmissão de SMTP local para se conectar ao Office 365. Esta é uma configuração mais complexa. Instruções podem ser encontradas aqui: como configurar o IIS para retransmissão com o Office 365.

Observação: Se o dispositivo recomenda ou usa a porta 465 por padrão, ele não oferece suporte para Envio de Cliente SMTP.

O diagrama a seguir fornece uma visão geral conceitual de como será a aparência do seu ambiente.

Mostra como uma impressora multifuncional se conecta ao Office 365 usando o envio do cliente SMTP.

  • O envio do cliente SMTP permite enviar emails para pessoas dentro e fora da sua empresa.

  • Esse método ignora a maioria das verificações de spam em emails enviados a pessoas da sua organização. Isso pode ajudar a evitar que seus endereços IP corporativos sejam bloqueados por uma lista de spam.

  • Com esse método, você pode enviar emails de qualquer local ou endereço IP, incluindo a rede (local) da sua organização ou de um serviço de hospedagem em nuvem de terceiros, como o Microsoft Azure.

  • Autenticação: é preciso configurar um nome de usuário e uma senha para enviar emails no dispositivo.

  • Caixa de Correio: é preciso ter uma caixa de correio do Office 365 licenciada para enviar emails.

  • Protocolo TLS: seu dispositivo deve ser capaz de usar a versão 1.0 do protocolo TLS ou superiores.

  • Porta: a porta 587 (recomendada) ou a porta 25 são obrigatórias e devem estar desbloqueadas em sua rede. Alguns firewalls de rede ou provedores de Internet bloqueiam portas, especialmente a porta 25.

Observação: Para obter informações sobre TLS, consulte como o Exchange da Online usa o TLS para proteger conexões de email no Office 365 e para obter informações técnicas detalhadas sobre como o Exchange Online usa TLS com o conjunto de codificação ordenação, consulte segurança de fluxo de email de aprimorar para Exchange Online.

Só é possível enviar emails de um endereço, a menos que seu dispositivo consiga armazenar credenciais de entrada para várias caixas de correio do Office 365. O Office 365 impõe um limite de 30 mensagens enviadas por minuto e um limite de 10.000 destinatários por dia.

Opção 2: enviar emails diretamente da impressora ou do aplicativo para o Office 365 (envio direto)

Escolha esta opção quando:

  • O Envio de Cliente SMTP (Opção 1) não for compatível com suas necessidades comerciais ou com o dispositivo. Por exemplo, seu aplicativo ou dispositivo não atende aos requisitos de envio do cliente SMTP, como suporte a TLS.

  • Você só precisa enviar mensagens para os destinatários em sua própria organização que têm caixas de correio em Office 365; Você não precisa enviar email às pessoas fora da sua organização.

Outros cenários em que o envio direto pode ser a melhor opção:

  • Você deseja que seu dispositivo ou aplicativo envie pelo endereço de email de cada usuário e não deseja configurar as credenciais de caixa de correio de cada usuário para usar o envio do cliente SMTP. O envio direto permite que cada usuário de sua organização envie emails usando seu próprio endereço.

    Evite usar uma única caixa de correio com permissões Enviar como para todos os seus usuários. Não há suporte para esse método devido à complexidade e a possíveis problemas.

  • Você deseja enviar email em massa ou boletins informativos. Office 365 não permite que você faça isso por meio de envio do cliente de SMTP. Enviar direta permite que você envie um alto volume de mensagens.

    Observe que existe um risco de seus emails serem marcados como spam pelo Office 365. Talvez o ideal seja usar um provedor de emails em massa para ajudá-lo. Por exemplo, eles podem ajudá-lo a seguir as melhores práticas e fazer com que seus domínios e endereços IP não sejam bloqueados por outros serviços na Internet.

Insira as configurações a seguir diretamente no dispositivo ou no aplicativo.

Configuração de aplicativo ou dispositivo

Valor

Host inteligente/servidor

O ponto de extremidade MX, por exemplo, contoso-com.mail.protection.outlook.com

Porta

Porta 25

TLS/StartTLS

Habilitado

Endereço de email

Qualquer endereço de email de um de seus domínios aceitos pelo Office 365. Esse endereço de email não precisa ter uma caixa de correio.

Recomendamos adicionar um registro SPF para evitar ter mensagens marcadas como spam. Se você estiver enviando de um endereço IP estático, adicione-o ao registro SPF nas configurações DNS do seu registrador de domínio da seguinte maneira:

Entrada DNS

Valor

SPF

v=spf1 ip4:<Static IP Address> include:spf.protection.outlook.com ~all

  1. Se seu dispositivo ou aplicativo pode enviar de um endereço IP estático público, obtenha esse endereço IP e anote-o. Você pode compartilhar seu endereço IP estático com outros dispositivos e usuários, mas ele não é compartilhado com pessoas fora da sua empresa. Seu dispositivo ou aplicativo pode enviar de um endereço IP dinâmico ou compartilhado, mas as mensagens ficam mais sujeitas a filtragem antispam.

  2. Entrar no Office 365.

  3. Verifique se seu domínio (por exemplo, contoso.com) está selecionado. Clique em Gerenciar DNS e encontre o registro MX. O registro MX terá um valor PONTOS DE ENDEREÇAMENTO parecido com cohowineinc-com.mail.protection.outlook.com, conforme mostrado na captura de tela a seguir. Anote o valor de PONTOS DE ENDEREÇAMENTO do registro MX, a que nos referimos como ponto de extremidade MX.

    Anote o valor do endereço Aponta para do registro MX
  4. Vá para o dispositivo e, em configurações, no que normalmente seria chamado Servidor ou Host Inteligente, insira o valor de PONTOS DE ENDEREÇAMENTO anotado na etapa 3.

  5. Agora que você terminou de configurar o dispositivo, vá até o site do seu registrador de domínio para atualizar os registros DNS. Edite o registro SPF. Na entrada, inclua o endereço IP que anotou na etapa 1. A cadeia de caracteres concluída fica parecida com:

    v=spf1 ip4:10.5.3.2 include:spf.protection.outlook.com ~all

    em que 10.5.3.2 é seu endereço IP público.

    Observação: Ignorar esta etapa pode fazer com que o email seja enviado para as pastas de lixo eletrônico dos destinatários.

  6. Para testar a configuração, envie um email de teste de seu dispositivo ou aplicativo e confirme se o destinatário recebeu a mensagem.

No diagrama a seguir, o aplicativo ou dispositivo na rede da sua organização usa o envio direto e o ponto de extremidade MX do Office 365 para destinatários de email em sua organização. É fácil localizar o ponto de extremidade MX no Office 365, se você precisar procurá-lo.

Mostra como uma impressora multifuncional usa o seu ponto de extremidade MX do Office 365 para enviar emails diretamente para destinatários somente em sua empresa.

Você pode configurar seu dispositivo para enviar email direto para Office 365. Uso direto enviar email de retransmissão para destinatários com caixas de correio de Office 365 em sua organização. Enviar direta também funciona para destinatários externos com caixas de correio no Office 365. Se seu dispositivo usa direto enviar para tentar retransmissão um email para um destinatário que não tem uma caixa de correio de Office 365, o email será rejeitado.

Observação: Se seu dispositivo ou aplicativo tem a capacidade para atuar como um servidor de email e enviar ao Office 365, assim como a outros provedores de email, consulte as instruções do aplicativo ou dispositivo. Não é necessário configurar o Office 365 para esse cenário.

  • Usa o Office 365 para enviar emails, mas não requer uma caixa de correio dedicada do Office 365.

  • Não exige que seu dispositivo ou aplicativo tenha um endereço IP estático. No entanto, isso é recomendável, se possível.

  • Não funciona com um conector. Jamais configure um dispositivo para usar um conector com envio direto, pois isso pode causar problemas.

  • Não exige que seu dispositivo seja compatível com TLS.

O envio direto tem limites de envio mais altos do que o envio do cliente SMTP. Os remetentes não ficam limitados pelos limites de 30 mensagens por minuto ou 10 mil destinatários por dia.

  • Porta: a porta 25 é obrigatória e deve estar desbloqueada em sua rede.

  • Endereço IP estático é recomendado: Um endereço IP estático é recomendado para que possa ser criado um registro SPF do seu domínio. Isso ajuda a evitar suas mensagens sejam marcadas como spam.

  • Não requer uma caixa de correio do Office 365 com uma licença.

  • O envio direto não pode ser usado para distribuir emails a destinatários externos, por exemplo, destinatários com endereços do Gmail ou do Yahoo.

  • Suas mensagens estarão sujeitas a verificações antispam.

  • Se seus endereços IP forem bloqueados por uma lista de spam, os emails enviados poderão ser interrompidos.

  • O Office 365 usa políticas de limitação para proteger o desempenho do serviço.

Opção 3: configurar um conector para enviar emails usando a retransmissão de SMTP do Office 365

Essa opção é mais difícil de implementar do que as outras. Escolha essa opção somente quando:

  • O Envio de Cliente SMTP (Opção 1) não for compatível com suas necessidades comerciais ou com o dispositivo

  • Você não puder usar o envio direto (Opção 2) porque precisa enviar email para destinatários externos.

A retransmissão de SMTP permite ao Office 365 retransmitir emails em seu nome usando seu endereço IP público (ou um certificado) para autenticar o Office 365. Para isso, você precisará configurar um conector para sua conta do Office 365, que é o que o torna essa configuração mais complexa.

Configuração de aplicativo ou dispositivo

Valor

Host inteligente/servidor

Seu ponto de extremidade de MX, por exemplo, yourcontosodomain-com.mail.protection.outlook.com

Porta

Porta 25

TLS/StartTLS

Habilitado

Endereço de email

Qualquer endereço de email de um de seus domínios verificados pelo Office 365. Esse endereço de email não precisa de caixa de correio.

Se você tiver configurado a implantação híbrida do Exchange ou tiver um conector configurado para o fluxo de email entre seu servidor de email e o Office 365, provavelmente nenhuma configuração adicional será necessária para esse cenário. Caso contrário, crie um conector de fluxo de email para dar suporte ao cenário:

Configuração do conector

Valor

De

Servidor de email da sua organização

Para

Office 365

Restrições de domínio: intervalo/endereço IP

Seu endereço ou intervalo de endereços IP local que o dispositivo ou aplicativo usará para se conectar ao Office 365.

Recomendamos adicionar um registro SPF para evitar ter mensagens marcadas como spam. Se você estiver enviando de um endereço IP estático, adicione-o ao registro SPF nas configurações DNS do seu registrador de domínio da seguinte maneira:

Entrada DNS

Valor

SPF

v=spf1 ip4:<Static IP Address> include:spf.protection.outlook.com ~all

  1. Obter o endereço IP (estático) público que o dispositivo ou aplicativo com enviar do. Um endereço IP dinâmico não é suportado ou permitido. Você pode compartilhar seu endereço IP estático com outros usuários e dispositivos, mas não compartilha o endereço IP com qualquer pessoa fora da empresa. Anote esse endereço IP para mais tarde.

  2. Entrar no Office 365.

  3. Selecione domínios. Verifique se que seu domínio, como contoso.com, está selecionado. Clique em Gerenciar DNS e encontrar o registro MX. O registro MX terá um valor de Pontos para endereço parecido com cohowineinc-com.mail.protection.outlook.com descrito no seguinte captura de tela. Anote o registro MX do valor de Pontos para endereço . Você precisará isso mais tarde.

    Anote o valor do endereço Aponta para do registro MX
  4. Verifique se os domínios para os quais o aplicativo ou dispositivo vai enviar foram verificados. Se o domínio não for verificado, os emails podem se perder e não é possível rastreá-los com a ferramenta de rastreamento de mensagem do Exchange Online.

  5. No Office 365, clique em Administrador e em Exchange para ir para o Centro de administração do Exchange.

  6. No Centro de administração do Exchange, clique em fluxo de emails e clique em conectores.

  7. Verifique a lista dos conectores configurada para sua organização. Se não existir nenhum conector listado do servidor de email da sua organização para o Office 365, crie um.

    1. Para iniciar o assistente, clique no símbolo de adição +. Na primeira tela, escolha as opções que são descritas na seguinte captura de tela:

      Escolha no servidor de email da sua organização para o Office 365

      Clique em Avançar e dê um nome ao conector.

    2. Na tela seguinte, escolha a opção Ao verificar se o endereço IP do servidor de envio corresponde a um destes endereços IP que pertencem à sua organização e adicione o endereço IP da etapa 1.

    3. Deixe todos os outros campos com os valores padrão e selecione Salvar.

  8. Agora que você terminou de definir as configurações do Office 365, vá até o site do seu registrador de domínio para atualizar os registros DNS. Edite o registro SPF. Inclua o endereço IP que anotou na etapa 1. A cadeia de caracteres concluída deve ser semelhante a esta: v=spf1 ip4:10.5.3.2 include:spf.protection.outlook.com ~all, em que 10.5.3.2 é seu endereço IP público. Ignorar esta etapa pode fazer com que os emails sejam enviados para as pastas de lixo eletrônico dos destinatários.

  9. Agora, volte para o dispositivo e, nas configurações, localize a entrada Servidor ou Host Inteligente e insira o valor PONTOS DE ENDEREÇAMENTO do registro MX anotado na etapa 3.

  10. Para testar a configuração, envie um email de teste de seu dispositivo ou aplicativo e confirme se ele foi recebido pelo destinatário.

No diagrama a seguir, o aplicativo ou dispositivo na rede da sua organização usa um conector de retransmissão de SMTP para destinatários de email em sua organização.

Mostra como uma impressora multifuncional se conecta ao Office 365 usando retransmissão de SMTP.
  • O conector de Office 365 que você configurar autentica seu dispositivo ou aplicativo com Office 365 usando um endereço IP. Seu dispositivo ou o aplicativo pode enviar um email usando qualquer endereço (inclusive aqueles que não pode receber email), desde que o endereço usa um dos seus domínios. O endereço de email não precise ser associadas a uma caixa de correio real. Por exemplo, se seu domínio for contoso.com, você pode enviar de um endereço como do_not_reply@contoso.com.

  • A retransmissão de SMTP do Office 365 usa um conector para autenticar os emails enviados de seu aplicativo ou dispositivo. Isso permite que o Office 365 retransmita essas mensagens para suas próprias caixas de correio e para destinatários externos. A retransmissão de SMTP do Office 365 é muito semelhante ao envio direto, só que também pode enviar emails para destinatários externos.

  • Devido à maior complexidade na definição de um conector, o envio direto é mais recomendável do que a retransmissão de SMTP do Office 365, a menos que você precise enviar email a destinatários externos. Para enviar emails usando a retransmissão de SMTP do Office 365, o servidor do dispositivo ou aplicativo deverá ter um endereço IP ou intervalo de endereços estático. Você não pode usar a retransmissão de SMTP para enviar emails diretamente para o Office 365 de um serviço hospedado de terceiros, como o Microsoft Azure.

  • A retransmissão de SMTP do Office 365 não exige o uso de uma caixa de correio licenciada do Office 365 para enviar emails.

  • A retransmissão de SMTP do Office 365 tem limites de envio mais altos do que os do envio do cliente SMTP. Os remetentes não ficam limitados a 30 mensagens por minuto ou 10 mil destinatários por dia.

  • Endereço IP ou intervalo de endereços estático: a maioria dos dispositivos ou aplicativos não pode usar um certificado de autenticação. Para autenticar seu aplicativo ou dispositivo, use um ou mais endereços IP estáticos que não sejam compartilhados com outra organização.

  • Conector: configure um conector no Exchange Online para os emails enviados do aplicativo ou dispositivo.

  • Porta: Porta 25 é necessária e não deve estar bloqueada em sua rede ou pelo seu ISP.

  • Licenciamento: a retransmissão de SMTP não usa uma caixa de correio do Office 365 específica para enviar emails. Por isso, é importante que somente usuários licenciados enviem emails de dispositivos ou aplicativos configurados para retransmissão de SMTP. Se você tiver remetentes usando dispositivos ou aplicativos de LOB que não têm uma licença de caixa de correio do Office 365, obtenha e atribua uma licença do Proteção do Exchange Online para cada remetente não licenciado. Essa é a licença mais barata que permite a você enviar emails usando o Office 365.

  • Se seus endereços IP forem bloqueados por uma lista de spam, os emails enviados poderão ser interrompidos.

  • Limites de razoáveis são impostos para o envio. Para obter mais informações, consulte Maior Pool de entrega de risco para mensagens de saída.

  • Exige endereços IP estáticos não compartilhados (exceto ao usar um certificado).

Compare as opções

Apresentamos aqui uma comparação de cada opção de configuração e os recursos compatíveis.

Envio de Cliente SMTP

Envio direto

Retransmissão de SMTP

Recursos

Envio aos destinatários em seus domínios

Sim

Sim

Sim

Retransmissão à Internet por meio de Office 365

Sim

Não. Somente entrega direta.

Sim

Ignora antispam

Sim, se o email é destinado a uma caixa de correio Office 365.

Não. Mensagens de email suspeitas poderão ser filtradas. Recomendamos um registro SPF personalizado.

Não. Mensagens de email suspeitas poderão ser filtradas. Recomendamos um registro SPF personalizado.

Compatível com emails enviados de aplicativos hospedados por terceiros

Sim

Não

Não

Requisitos

Porta de rede aberta

Porta 587 ou 25

Porta 25

Porta 25

O servidor de aplicativos ou dispositivo deve ser compatível com TLS

Obrigatório

Opcional

Opcional

Requer autenticação

Obrigatório o nome de usuário e a senha do Office 365

Nenhum

Um ou mais endereços IP estáticos. Sua impressora ou o servidor que executa o aplicativo de LOB deve ter um endereço IP estático para ser usado na autenticação do Office 365.

Limites

Limites

10 mil destinatários por dia. 30 mensagens por minuto.

Há uma limitação padrão para proteger o Office 365.

Limites de razoáveis são impostos. O serviço não pode ser usado para enviar spam ou em massa mail. Para obter mais informações sobre limites de razoáveis, consulte Maior Pool de entrega de risco para mensagens de saída.

Use seu próprio servidor de email para enviar emails de aplicativos e dispositivos multifuncionais

Se você tiver caixas de correio no Office 365 e um servidor de email que você gerencia (também chamado de um servidor de email local), sempre configurar seus dispositivos e aplicativos para usar seu email local de rede e rota por meio de seu próprio servidor de email. Para obter detalhes sobre como configurar seu servidor Exchange para receber o email de sistemas que não estejam executando o Exchange (como uma impressora multifuncional), consulte criar um conector de recebimento para receber emails de um sistema não executando o Exchange.

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