Colaboração e coautoria de documentos

Colaboração e coautoria de documentos

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Com o Office e o OneDrive ou o SharePoint, várias pessoas podem trabalhar em conjunto em documentos do Word, planilhas do Excel e apresentações do PowerPoint. Chamamos de coautoria o trabalho de várias pessoas em simultâneo.

Sinalizadores indicando que dois autores estão trabalhando em um documento do Word

O que preciso fazer para editar um documento em coautoria?

O recurso de coautoria está disponível para documentos armazenados no OneDrive ou no SharePoint. 

Para editar em coautoria com outras pessoas, é necessário o seguinte   :

  • Uma área de armazenamento compartilhada   Os serviços OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint Online e SharePoint Server consistem em áreas de armazenamento compartilhadas que permitem o trabalho em coautoria.

  • Aplicativos com suporte para coautoria   O Word e o PowerPoint têm suporte para coautoria em todos os dispositivos e em versões posteriores ao Office 2010. Os aplicativos Excel Mobile e Excel 2016 para Office 365 também têm suporte para coautoria.

  • Documentos para coautoria    O recurso de coautoria tem suporte apenas em formatos de arquivo modernos, como .docx (Word), .pptx (PowerPoint) e .xlsx (Excel).

  • Editar permissões de coautoria    Todos os coautores devem ter permissão para acessar e editar os documentos.

Criar ou abrir documentos para trabalhar em coautoria

É possível criar documentos no Office Online e nos produtos da área de trabalho do Office. Confira os artigos a seguir para saber como criar documentos em coautoria.

Compartilhar os documentos para colaborar e trabalhar em coautoria com outras pessoas

A chave para colaborar e trabalhar em coautoria é compartilhar os documentos. Você pode compartilhar arquivos com outras pessoas no SharePoint, no OneDrive e no Office.

Para saber mais sobre como compartilhar documentos no OneDrive e no SharePoint, confira os seguintes artigos:

Quando abre um documento compartilhado em um aplicativo móvel ou da área de trabalho, você pode continuar trabalhando nele, mesmo que não esteja conectado à Internet. Caso outras pessoas estejam editando o mesmo documento, elas não verão suas alterações enquanto você estiver offline. Quando houver conexão, você receberá notificações sobre as alterações disponíveis e os outros coautores verão as alterações que você fez.

Se estiver usando o Word, o programa bloqueia o parágrafo que você está editando para que ninguém mais possa substituir esse conteúdo. No entanto, se usar o Word offline, poderá trabalhar no mesmo parágrafo que as outras pessoas do grupo. Após salvar as alterações, você receberá uma mensagem pop-up informando que há um conflito. Se isso acontecer, clique na mensagem para resolver o problema.

Frase com conflito no Word
Resolvendo um conflito no Word 2016

Se estiver trabalhando em um arquivo armazenado em uma pasta de sincronização (como o OneDrive ou o OneDrive for Business), ele será sincronizado quando houver conexão com a Internet, independentemente do aplicativo que você esteja usando, como o Word ou o PowerPoint. Os arquivos são sincronizados automaticamente quando há conexão com a Internet. Caso haja conflitos, você receberá um alerta. Para saber mais, confira o artigo Configurar o computador para sincronizar os arquivos do OneDrive for Business no Office 365.

Por padrão, no SharePoint os grupos e as permissões atribuídas a uma biblioteca onde você pode armazena ou que você pode cria um documento são herdadas por todos os documentos na biblioteca. Por exemplo, em um site de equipe onde todos tem permissões de leitura/gravação, qualquer pessoa pode trabalhar em coautoria. Enquanto uma biblioteca de documentos SharePoint Online com permissões somente leitura permite apenas pessoas para exibir documentos, embora ninguém, mas o autor pode fazer alterações, a menos que explicitamente convidadas.

As permissões do SharePoint são herdadas, mas você pode definir outras para pessoas específicas. Mesmo que a biblioteca do SharePoint esteja configurada para compartilhar documentos somente leitura, você pode conceder permissões de edição a outros usuários. No entanto, se configurá-la com permissões de edição para todos, não será possível definir "somente leitura" apenas para algumas pessoas. Você pode substituir as permissões herdadas por uma permissão mais abrangente, mas não por uma mais restrita. Para saber mais sobre permissões, confira o artigo Noções básicas sobre níveis de permissão no SharePoint.

Para usar o MeuSite do SharePoint, a biblioteca pessoal do OneDrive for Business ou o consumidor do OneDrive, você deve compartilhar explicitamente os arquivos. Por padrão, apenas o proprietário da biblioteca pode editar e exibir os arquivos. Para escolher quem pode editar arquivos individuais, compartilhe-os com pessoas ou grupos concedendo permissões de edição. Para saber mais sobre compartilhamento, confira o artigo Compartilhar arquivos ou pastas do SharePoint no Office 365.

Embora você pode carregar arquivos via Word e PowerPoint 2007 ou anterior para SharePoint Online ou OneDrive e você pode abri-los para edição, você não consegue coautoria esses documentos com esses aplicativos legados. Quando um usuário abre um documento com Word ou PowerPoint 2007,SharePoint Online ou OneDrive cria um bloqueio no documento e impede que outros usuários do Office editando o documento. Para aproveitar melhor coautoria no Word ou PowerPoint, é recomendável que todos os usuários trabalham com pelo menos Office 2010 na área de trabalho, Office Online, Mac mais recente ou um aplicativo móvel.

Sim, a Microsoft trabalhou com dezenas de parceiros em todo o mundo para que você possa coautoria com Office Online. Verifique seu provedor de armazenamento para ver se coautoria com Office Online é suportada.

No entanto, a área de trabalho ou outras plataformas do Office não tem suporte para provedores terceirizados. Além disso, a Microsoft não tem suporte para coautoria de documentos armazenados no Google Drive.

Veja alguns links para ajudá-lo a começar.

Se o recurso de coautoria não estiver funcionando corretamente, há vários fatores que podem causar esse problema. Para solucionar problemas de configuração e com as sessões de coautoria, confira o artigo Solucionar problemas de coautoria no Office.

Se compartilhou os documentos no OneDrive ou no OneDrive for Business, você pode receber um email informando que o documento foi atualizado.

Outros tópicos de interesse

Se ainda não usou o Word Online ou o Office Online, faça um test drive aqui: Word Online. Para usar um aplicativo online diferente, clique no inicializador de aplicativos Botão do inicializador de aplicativos e escolha um outro.

Para administradores do SharePoint:

Observação: Para saber mais sobre como editar documentos em coautoria, pesquise a Ajuda no Word, no PowerPoint e no Office Online. Para saber mais sobre como configurar o SharePoint para colaboração e coautoria de documentos, confira o site do TechNet.

Observação: O recurso de coautoria não está disponível em documentos protegidos por IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) e RMS (Rights Management Services).

De 2018 outubro atualizado.

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