Colaboração e coautoria de documentos

Colaboração e coautoria de documentos

Com o Office e o OneDrive ou o SharePoint, várias pessoas podem trabalhar em conjunto em documentos do Word, planilhas do Excel e apresentações do PowerPoint. Chamamos de coautoria o trabalho de várias pessoas em simultâneo.

Sinalizadores indicando que dois autores estão trabalhando em um documento do Word

O que preciso fazer para editar um documento em coautoria?

O recurso de coautoria está disponível para documentos armazenados no OneDrive ou no SharePoint. 

Para editar em coautoria com outras pessoas, é necessário o seguinte   :

  • Uma área de armazenamento compartilhada   Os serviços OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint Online e SharePoint Server consistem em áreas de armazenamento compartilhadas que permitem o trabalho em coautoria.

  • Aplicativos com suporte para coautoria   O Word e o PowerPoint têm suporte para coautoria em todos os dispositivos e em versões posteriores ao Office 2010. Os aplicativos Excel Mobile e Excel 2016 para Office 365 também têm suporte para coautoria.

  • Documentos para coautoria    O recurso de coautoria tem suporte apenas em formatos de arquivo modernos, como .docx (Word), .pptx (PowerPoint) e .xlsx (Excel).

  • Editar permissões de coautoria    Todos os coautores devem ter permissão para acessar e editar os documentos.

Criar ou abrir documentos para trabalhar em coautoria

É possível criar documentos no Office Online e nos produtos da área de trabalho do Office. Confira os artigos a seguir para saber como criar documentos em coautoria.

Compartilhar os documentos para colaborar e trabalhar em coautoria com outras pessoas

A chave para colaborar e trabalhar em coautoria é compartilhar os documentos. Você pode compartilhar arquivos com outras pessoas no SharePoint, no OneDrive e no Office.

Para saber mais sobre como compartilhar documentos no OneDrive e no SharePoint, confira os seguintes artigos:

Quando abre um documento compartilhado em um aplicativo móvel ou da área de trabalho, você pode continuar trabalhando nele, mesmo que não esteja conectado à Internet. Caso outras pessoas estejam editando o mesmo documento, elas não verão suas alterações enquanto você estiver offline. Quando houver conexão, você receberá notificações sobre as alterações disponíveis e os outros coautores verão as alterações que você fez.

Se estiver usando o Word, o programa bloqueia o parágrafo que você está editando para que ninguém mais possa substituir esse conteúdo. No entanto, se usar o Word offline, poderá trabalhar no mesmo parágrafo que as outras pessoas do grupo. Após salvar as alterações, você receberá uma mensagem pop-up informando que há um conflito. Se isso acontecer, clique na mensagem para resolver o problema.

Frase com conflito no Word
Resolvendo um conflito no Word 2016

Se estiver trabalhando em um arquivo armazenado em uma pasta de sincronização (como o OneDrive ou o OneDrive for Business), ele será sincronizado quando houver conexão com a Internet, independentemente do aplicativo que você esteja usando, como o Word ou o PowerPoint. Os arquivos são sincronizados automaticamente quando há conexão com a Internet. Caso haja conflitos, você receberá um alerta. Para saber mais, confira o artigo Configurar o computador para sincronizar os arquivos do OneDrive for Business no Office 365.

Por padrão, as permissões e os grupos atribuídos a uma biblioteca do SharePoint, na qual você armazena ou cria documentos, são herdados por todos os documentos nessa biblioteca. Por exemplo, em um site de equipe no qual todos têm permissões de leitura/gravação, todas as pessoas podem trabalhar em coautoria. Embora as pessoas possam exibir documentos em uma biblioteca de documentos do SharePoint Online com permissões somente leitura, apenas o autor poderá fazer alterações, a menos que um usuário seja explicitamente convidado para isso.

As permissões do SharePoint são herdadas, mas você pode definir outras para pessoas específicas. Mesmo que a biblioteca do SharePoint esteja configurada para compartilhar documentos somente leitura, você pode conceder permissões de edição a outros usuários. No entanto, se configurá-la com permissões de edição para todos, não será possível definir "somente leitura" apenas para algumas pessoas. Você pode substituir as permissões herdadas por uma permissão mais abrangente, mas não por uma mais restrita. Para saber mais sobre permissões, confira o artigo Noções básicas sobre níveis de permissão no SharePoint.

Para usar o MeuSite do SharePoint, a biblioteca pessoal do OneDrive for Business ou o consumidor do OneDrive, você deve compartilhar explicitamente os arquivos. Por padrão, apenas o proprietário da biblioteca pode editar e exibir os arquivos. Para escolher quem pode editar arquivos individuais, compartilhe-os com pessoas ou grupos concedendo permissões de edição. Para saber mais sobre compartilhamento, confira o artigo Compartilhar arquivos ou pastas do SharePoint no Office 365.

Embora seja possível carregar e editar arquivos do Word e o PowerPoint 2007 ou versões anteriores no SharePoint Online ou no OneDrive, não é possível editar esses documentos em coautoria usando os aplicativos herdados. Quando o usuário cria um documento do Word ou do PowerPoint 2007, o SharePoint Online ou o OneDrive criam um bloqueio no documento e impedem outros usuários do Office de editá-lo. Para aproveitar ao máximo o recurso de coautoria no Word ou no PowerPoint, recomendamos a todos os usuários trabalhar pelo menos com a área de trabalho do Office 2010, com o Office Online, com o Mac mais recente ou com um aplicativo móvel.

Sim. A Microsoft atuou com dezenas de parceiros no mundo inteiro para que você possa trabalhar em coautoria usando o Office Online. Verifique se o provedor de armazenamento tem suporte para edição de documentos em coautoria com o Office Online.

No entanto, a área de trabalho ou outras plataformas do Office não tem suporte para provedores terceirizados. Além disso, a Microsoft não tem suporte para coautoria de documentos armazenados no Google Drive.

Veja alguns links para ajudá-lo a começar.

Se o recurso de coautoria não estiver funcionando corretamente, há vários fatores que podem causar esse problema. Para solucionar problemas de configuração e com as sessões de coautoria, confira o artigo Solucionar problemas de coautoria no Office.

Se compartilhou os documentos no OneDrive ou no OneDrive for Business, você pode receber um email informando que o documento foi atualizado.

Outros tópicos de interesse

Se ainda não usou o Word Online ou o Office Online, faça um test drive aqui: Word Online. Para usar um aplicativo online diferente, clique no inicializador de aplicativos e escolha um outro.

Para administradores do SharePoint:

Observação: Para saber mais sobre como editar documentos em coautoria, pesquise a Ajuda no Word, no PowerPoint e no Office Online. Para saber mais sobre como configurar o SharePoint para colaboração e coautoria de documentos, confira o site do TechNet.

Observação: O recurso de coautoria não está disponível em documentos protegidos por IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) e RMS (Rights Management Services).

Atualizado em outubro de 2017 graças aos comentários dos clientes.

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