Classificar e filtrar os dados para uma mala direta

Classificar e filtrar os dados para uma mala direta

É possível usar a mala direta para criar e enviar emails, etiquetas e envelopes em massa e para criar envelopes e etiquetas. A lista de endereçamento é a fonte de dados para mala direta. O Word insere as informações da sua lista de endereçamento no documento de mala direta.

Editar a lista de endereçamento

Com a mala direta, você pode classificar e filtrar dados de sua lista de endereçamento para selecionar os registros desejados.

  1. Se necessário, abra o documento de mala direta.

  2. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, escolha Editar Lista de Destinatários.

    Como parte da mala direta do Word, na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, escolha Editar Lista de Destinatários.

    Dica: Se Editar Destinatários estiver indisponível, clique em Selecionar Destinatários e conecte o documento à lista de endereçamento que você deseja usar.

  3. Na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, marque a caixa de seleção de cada destinatário cujo registro deve ser incluído na mala direta.

    Para cada linha, selecione a caixa de seleção para incluir o destinatário.

    Dica: Para agrupar linhas ou restringir a exibição a determinadas linhas, classifique ou filtre a lista de endereçamento.

Mais opções

A caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta disponibiliza opções para refinar a lista de destinatários. As duas opções mais usadas são classificar e filtrar a lista para facilitar a localização de nomes e endereços. Para obter detalhes, confira "Classificar lista de destinatários" ou "Filtrar lista de destinatários" a seguir.

Em um documento de mala direta do Word, escolha Editar Destinatários e, na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, em Refinar lista de destinatários, escolha uma opção.

Classificar lista de destinatários

Há várias maneiras de classificar a lista de destinatários. As etapas abaixo oferecem apenas um exemplo do que pode ser feito para classificar registros.

  1. Em Refinar lista de destinatários, escolha Classificare a caixa de diálogo Filtrar e Classificar é aberta.

  2. Na guia Classificar Registros, com a seta para baixo escolha a caixa Classificar Registros, escolha o nome da coluna da sua lista de endereçamento do Excel que você deseja classificar e escolha Crescente ou Decrescente como a ordem de classificação.

    Como parte da mala direta do Word, escolha Editar Lista de Destinatários e, em Refinar lista de destinatários, escolha Classificar.

  3. (Opcional) Escolha a caixa Depois por com a seta para baixo, escolha o nome da segunda coluna que você deseja classificar e escolha Crescente ou Decrescente como a ordem de classificação.

  4. (Opcional) Repita a etapa 3 se quiser adicionar outra coluna para classificar por nome.

  5. Escolha OK e veja os resultados da classificação.

    Como parte da mala direta do Word, resultados de uma classificação aplicada a uma lista de destinatários.

    Observação: Agora a lista de destinatários está em ordem alfabética crescente.

Filtrar lista de destinatários

Você pode filtrar a lista de endereçamento para ver apenas os destinatários que deseja incluir na mala direta. O filtro pode retornar, por exemplo, registros para as pessoas em uma cidade específica ou itens do estoque por um preço específico.

Nas etapas a seguir, defina as condições a usar para filtrar a lista de endereçamento. A filtragem usa critérios simples (expressões) com base em opções escolhidas para avaliar a existência de dados que você definiu.

  1. Em Refinar lista de destinatários, escolha Filtrare a caixa de diálogo Filtrar e Classificar é aberta.

  2. Na guia Filtrar Registros, escolha a caixa Campo com a seta para baixo e escolha o nome de coluna da lista de endereçamento do Excel que você deseja usar como o filtro de primeiro nível.

    Observação: A guia Filtrar Registros é formatada como um formulário com quatro colunas. Da esquerda para a direita, as colunas são condição, campo, operador de comparação e critérios de correspondência definidos pelo usuário.

  3. Escolha a caixa Comparação com a seta para baixo e escolha Igual a ou outra opção de comparação.

  4. Na caixa Comparar a, digite os dados cuja seleção você deseja comparar na caixa Campo.

  5. (Opcional) Para adicionar um filtro de segundo nível, na coluna mais à esquerda, siga um destes procedimentos:

    • Escolha E para garantir que ambas as condições do filtro sejam atendidas e repita as etapas de 2 a 4.

      ou

    • Escolha Ou para garantir que uma das condições do filtro seja atendida e repita as etapas de 2 a 4.

    Como parte da mala direta do Word, escolha Editar Lista de Destinatários e, em Refinar lista de destinatários, escolha Filtrar.

  6. Repita a etapa 5 como necessário.

  7. Escolha OK ao concluir e visualize os resultados dos registros filtrados.

    Como parte da mala direta do Word, resultados de uma filtragem aplicada a uma lista de destinatários.

Localizar um destinatário

Você pode pesquisar a lista de endereçamento e localizar um destinatário ou um grupo de destinatários específicos que compartilham um atributo comum, como um sobrenome, CEP ou número de associação.

  1. Na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, em Refinar lista de destinatários, escolha Localizar destinatário.

  2. Na caixa de diálogo Localizar entrada, na caixa Localizar, digite o nome do atributo que você deseja pesquisar na lista de endereçamento.

    Digite um nome na caixa de diálogo de Localizar Entrada para localizar um destinatário.

  3. Para Examinar, siga um destes procedimentos:

    • Aceite a opção padrão Todos os campos.

      ou

    • Escolha Este campo e, na lista suspensa, escolha o nome da coluna a pesquisar.

  4. Escolha Localizar Próximo.

    Observação: Se uma correspondência para a entrada de pesquisa for encontrada, a entrada da lista de endereçamento é realçada. Escolha Localizar Próximo novamente e, se houver uma outra correspondência, ela também será realçada.

Confira também

Assista ao vídeo de treinamento gratuito Leve a mala direta ao próximo nível, que explica os campos de classificação e filtragem de mala direta para personalizar a mala direta com mensagens e para inserir campos de mesclagem personalizados.

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