Cenários para uso do InfoPath e dos Serviços de Formulários do InfoPath

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Este artigo aborda os cenários em que organizações podem usar o Microsoft Office InfoPath e InfoPath Forms Services para melhorar processos de negócios, como o reembolso de despesas ou relatórios de solicitação de seguro.

Os cenários e empresas que são abordadas neste artigo são fictícios e são fornecidas apenas para fins ilustração. Para saber como o InfoPath e InfoPath Forms Services foram usados em ambientes de negócios real, você pode consultar a reais estudos de caso. Encontre links para obter mais informações sobre estudos de caso na seção Consulte também.

Neste artigo

Cenário 1: Relatórios de despesas

Cenário 2: Declarações de seguro

Cenário 3: Aplicativos de permitir

Cenário 4: Gerenciamento de estoque

Cenário 5: pesquisa de mercado

Cenário 1: Relatórios de despesas

Parte de um formulário de relatório de despesas A. datum Corporation, um equipamento de computador nacional e o provedor de serviços de TI, vende computadores, hardware de rede e os contratos de serviço IT.

Muitos grupos dentro A. Datum Corporation — incluindo suporte consultores, vendas e marketing — geram e relatório de despesas relacionadas ao trabalho.

Os profissionais de TI na. Datum Corporation deseja usar o InfoPath e InfoPath Forms Services para simplificar a despesa de processo dentro da empresa de relatório. Em particular, eles querem para evitar erros de entrada de dados e para eliminar a necessidade de equipe administrativa reinserir dados os relatórios de despesas em separado, outro banco de dados. A. datum Corporation também quer fornecer aos funcionários uma maneira de exibir o status dos seus relatórios de despesas online.

Antes do InfoPath

Embora A. Datum Corporation usado uma pasta de trabalho do Microsoft Office Excel para gerar relatórios de despesas, funcionários ainda usado um processo manual para enviar relatórios de despesas. Por exemplo, um funcionário inseridos as despesas em uma pasta de trabalho do Excel e então impresso a pasta de trabalho. Ela anexado a uma lista de circulação de papel ao relatório impresso e, em seguida, enviadas o relatório por meio de correspondência interna ao seu gerente.

Após aprovar o relatório, o gerente marcada seu nome na lista de circulação e enviadas o relatório para o departamento de contabilidade por meio de correspondência interna. Se o gerente de contabilidade aprovado o relatório, verificações de reembolso foram emitidas. Para escritórios regionais, semanas podem passar entre o momento em que o relatório inicial foi enviado e quando o funcionário recebido sua seleção de reembolso.

Após o InfoPath

Como resultado de mudando de um processo de papel para um processo automatizado que usa o InfoPath e InfoPath Forms Services, A. Datum Corporation tem reduzir o tempo e dinheiro que ele gasto despesas de funcionário de processamento de relatórios. Os funcionários agora podem preencher seus formulários online e enviá-las eletronicamente para seus gerentes. Depois que os gerentes aprovam os relatórios, eles poderão roteá-las eletronicamente para o departamento de contabilidade para aprovação final e reembolso.

Os benefícios de alternar para um sistema baseado no InfoPath incluem:

  • Conveniência online    Funcionários que tenham o InfoPath instalado em seus computadores podem usar o InfoPath para preencher e enviar um formulário de relatório de despesas. Funcionários que não tenham o InfoPath instalado em seus computadores podem preencher e enviar seus relatórios de despesas usando um navegador da Web.

  • Suporte offline    Se os funcionários preencherem um formulário de relatório de despesas no InfoPath, podem salvar os seus formulários parcialmente concluídos no seu computador, trabalhar no formulário offline e, em seguida, enviar o formulário preenchido à rede corporativa quando eles são reconectados. Isso é especialmente útil para funcionários que têm acesso intermitente ou limitado aos recursos de rede ou à Internet, como funcionários que viajam com frequência.

  • Maior precisão    Como o modelo de formulário foi projetado para ajudar a garantir a integridade dos dados, ocorrerem menos entradas inválidas. Por exemplo, funcionários usam uma caixa de lista suspensa para escolher em uma lista padronizada de categorias de despesas, ter em vez de lembrar e inserir manualmente uma categoria de despesa no formulário.

  • Eficiência     Os funcionários são capazes de ver o status do processo de aprovação, exibindo uma página no site do Microsoft Windows SharePoint Services.

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Cenário 2: Declarações de seguro

Parte de um formulário de solicitação de seguro Humongous seguro é uma empresa de grande, multinacional que vende produtos seguros barco, automóvel e proprietários inicial. Esses produtos são vendidos para consumidores e clientes corporativos.

Seguro Humongous tem uma grande, móvel força de trabalho de mais de 10.000 pessoas, que inclui vendedores declarações os ajustes, advogados, a equipe de TI, pessoal de RH e equipe financeira.

Seguro Humongous quer usar o InfoPath e InfoPath Forms Services para permitir que os clientes, agentes de seguro e empresas relacionadas usar formulários on-line para processar suas solicitações de seguros.

Antes do InfoPath

Antes de usar o InfoPath e InfoPath Forms Services, os funcionários em Humongous seguro usado um processo de declaração manual, baseados em papel. Após entrevistar um cliente, um agente seria preencher um formulário de declarar manualmente e, em seguida, o formulário de solicitação para um avaliador de fax. Quando o avaliador de revisar as informações, ela geralmente precisa chamar o agente para entender melhor, dependendo a qualidade de impressão do fax.

Após o InfoPath

Mudar de um processo de declaração de papel para o InfoPath e InfoPath Forms Services permitiu Humongous seguro conectar clientes, agentes e os ajustes online.

Por exemplo, agora é possível para um cliente Humongous seguro para uma declaração de arquivo pela Internet ao preencher um formulário habilitados para navegador. O cliente pode ir para o site da Web seguro Humongous, estabelecer sua conta, faça logon e uma declaração de arquivo. Depois que o cliente envia o formulário, ela é enviada para o avaliador em uma mensagem de email e uma cópia da mensagem de email é enviada para o agente. O avaliador retornará o formulário para o agente se forem necessárias informações adicionais. O sistema automatizado tem redução dos custos de processamento, o tempo ela levou para processar declarações e maior satisfação geral reduzido.

Os benefícios de alternar para um sistema baseado no InfoPath incluem:

  • Conveniência    Além de enviar declarações por telefone, os clientes podem enviar declarações ao preencher um formulário na Web. Isso permite aos clientes enviar formulários para sua conveniência, não apenas durante o horário comercial padrão.

  • Maior precisão    Como o modelo de formulário foi projetado para ajudar a garantir a integridade dos dados, ocorrerem menos entradas inválidas. Por exemplo, clientes ou agentes de usam uma caixa de listagem suspensa Escolher de uma lista padrão de tipos de declaração, ter em vez de pesquisar e inserir manualmente um tipo de declaração do formulário.

  • Eficiência    Além disso, o uso de um fluxo de trabalho de aprovação integrada permite que o agente ou avaliador ver rapidamente o status das outras partes trabalhando a declaração. Embora os funcionários em Humongous seguros usava anteriormente um fluxo de trabalho claramente definido, seus processos foram baseados em papel. Portanto, agentes e os ajustes não podem rapidamente determinar o status da declaração sem fazer uma chamada telefônica. Agora, um agente, por exemplo, pode verificar a página de status do fluxo de trabalho no site do SharePoint onde o formulário é armazenado para ver se o avaliador concluiu o processo de aprovação.

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Cenário 3: Aplicativos de permitir

Parte de um formulário do aplicativo de permissão O departamento de construção inspeções é uma agência de 100 pessoas do governo cidade para a cidade de Springfield.

Essa agência é responsável por revisar solicitações para permite que foram enviadas por empreiteiros elétricos e, em seguida, para aprovação ou rejeição essas solicitações.

O departamento de construção inspeções quer empreiteiros possam preencher permitir aplicativos em um navegador da Web para que o processo de permissão seja mais fácil e conveniente.

Antes do InfoPath

Antes de usar o InfoPath e InfoPath Forms Services, o departamento de construção inspeções usado um processo de aplicativo manual baseado em papel que resultou em entrada de dados redundantes. Empreiteiros preenchido formulários de papel no escritório governamentais. Assistentes enviada os formulários manuscritos para uma recepcionista quem inserido os dados em um sistema de banco de dados. Depois que os dados foram inseridos, as entradas resultantes foram comparadas com o formulário de papel para garantir a precisão. Se dados inválidos ou ininteligíveis foram encontrados, o formulário foi retornado para o fornecedor por email, juntamente com um segundo formulário que continha as instruções para corrigir as entradas inválidas.

Após o fornecedor enviou um formulário revisado, as atualizações, em seguida, foram inseridas no banco de dados e as novas entradas foram verificadas precisão contra os formulários originais e a segundo. Depois que os dados foi considerados válidos, o processo de aprovação começou. Durante a fase de aprovação, um Inspetor aprovadas ou negadas a solicitação de permissão com base em vários critérios. Depois que o fluxo de trabalho de aprovação foi concluído, o fornecedor foi notificado da decisão por email.

Após o InfoPath

Movendo-se de um processo de permissão baseado em papel para um processo automatizado que usa o InfoPath e InfoPath Forms Services, o departamento de construção inspeções é capazes de se conectar empreiteiros, assistentes e inspetores online.

Por exemplo, quando um fornecedor envia um aplicativo de permissão no site da Web de inspeções do departamento de construção, os dados do formulário serão enviados para um banco de dados que está localizado na rede do departamento de construção inspeções dos. Depois que o aplicativo é enviado, uma nova solicitação de permissão aparece automaticamente em um site do SharePoint, onde o agente de recebimento verifica se as informações de integridade e assina digitalmente o formulário do aplicativo para confirmar o recebimento.

Os benefícios de alternar para um sistema baseado no InfoPath incluem:

  • Conveniência online    Empreiteiros não está mais se deslocar até o órgão governamental para pedir uma permissão. Empreiteiros agora podem enviar a solicitação de permissão através da Web, ao preencher um formulário habilitados para navegador em um navegador, como Firefox, Safari ou Internet Explorer.

  • Maior precisão    Como o modelo de formulário de permissão foi projetado para ajudar a garantir a integridade dos dados, ocorrerem menos entradas inválidas. Por exemplo, empreiteiros usam uma caixa de listagem suspensa para escolher uma lista padrão de categorias quando eles selecionam o tipo de permissão procurada, ter em vez de pesquisar e inserir manualmente o tipo de permissão no formulário.

  • Melhor experiência do usuário    Depois que os dados forem enviados, um novo formulário de solicitação de permissão aparece automaticamente no site de intranet do departamento de inspeções de construção. Quando um vendedor abre um formulário, ele vê os dados da empresa do consultor e permitir que os dados de aplicativo no formulário.

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Cenário 4: Gerenciamento de estoque

Parte de um formulário de estoque Wide World Importers é uma empresa internacional com base em Baltimore, MD. A empresa importa Têxteis, criptografia e consumíveis com uma ênfase específica de mercadorias de África do Norte.

Wide World Importers compra mais de 70 fornecedores localizados em 12 países/regiões. Como estoque mantido por esses fornecedores é bastante dinâmico e sazonal, Wide World Importers quer criar modelos de formulário do InfoPath que permitem seus fornecedores sobre estoque de consulta de forma fácil e efetiva.

Antes do InfoPath

Antes de usar o InfoPath e InfoPath Forms Services, Wide World Importers usado um processo de pesquisa manuais baseados em papel, que resultou em entrada de dados redundantes. Compradores enviada pesquisas por email Global Express garantia aos fornecedores no exterior. Fornecedores seriam correio voltar pesquisa concluída formulários ou fax-los. Ocasionalmente, eles seriam telefone Wide World Importers com suas respostas. Em casos raros, a equipe de vendas coletados resultados da pesquisa dos fornecedores pessoalmente. Em geral, meses podem passar antes Wide World Importers recebidas resultados da pesquisa final.

Quase todos os pesquisa resultou em entrada de dados redundantes. As pesquisas de papel foram inseridas em um banco de dados por um secretário em Wide World Importers. Os registros do banco de dados resultante foram comparados ao formulário de papel para garantir a precisão. Em caso de qualquer informação inválida ou ininteligível, uma entrevista acompanhamento foi realizada com o fornecedor por telefone. Se não foi possível, uma solicitação de explicação foi enviada por email ou fax. Após Wide World Importers recebido corrigido informações, os dados foi finalizados.

Após o InfoPath

Em vez de enviar pesquisas a World Wide Importers por email, fornecedores agora enviar as pesquisas preenchendo formulários habilitados para navegador da Web. Os dados que fornecedores inserem nos formulários imediatamente são preenchidos em um banco de dados de inventário. Como resultado de alternar para o InfoPath e InfoPath Forms Services, Wide World Importers gosta, de agora, os seguintes benefícios:

  • Conveniência online    Com o sistema baseadas no InfoPath, fornecedores podem concluir pesquisas usando um navegador. Fornecedores não tem mais de email ou fax as pesquisas para Wide World Importers.

  • Agilidade    No sistema anterior, baseadas em papel, geralmente havia um atraso significativo do horário fornecedores preenchido a pesquisa para o tempo que suas respostas foram inseridas no banco de dados grande Importador do Word. Como resultado, estimativas de estoque geralmente foram desatualizadas. Com um modelo de formulário habilitados para navegador do InfoPath, os dados que fornecedores inserem nos formulários são preenchidos imediatamente para o banco de dados de inventário.

  • Maior precisão    Como o modelo de formulário foi projetado para ajudar a garantir a integridade dos dados, ocorrerem menos entradas inválidas. Por exemplo, fornecedores usam uma caixa de lista suspensa para escolher em uma lista padrão de categorias quando eles selecionam um tipo de produto, ter em vez de pesquisar e inserir manualmente um tipo de produto no formulário.

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Cenário 5: pesquisa de mercado

Parte de um formulário de pesquisa de mercado Proseware, Inc. é uma empresa de software com base no Canadá que desenvolve produtos para o setor de publicação de impressão.

Proseware, Inc. está iniciando o ciclo de desenvolvimento para o próximo lançamento do seu principal produto. A equipe de desenvolvimento decide usar o InfoPath e InfoPath Forms Services para ajudá-lo com atividades de pesquisa de mercado. Durante reuniões com clientes, a equipe de desenvolvimento planeja usar um modelo de formulário para coletar e gravar comentários do cliente. A finalidade do formulário é manter um registro de todas as interações com clientes entender melhor às necessidades dos clientes e para ajudar a garantir que os dados coletados são facilmente detectáveis e reutilizável.

O modelo de formulário enviará dados diretamente para um banco de dados, que permitirá que os funcionários recuperar e analisar os dados coletados de muitas reuniões diferentes. Proseware, Inc. deseja armazenar concluída formulários em uma biblioteca em um site do SharePoint.

Antes do InfoPath

Embora os membros da equipe de desenvolvimento usada para usar o Microsoft Office Word ou o Microsoft Office Excel para fazer anotações quando elas reuniu as comentários de clientes e parceiros, analisar e disseminar esses dados geralmente resultaram em entrada de dados redundantes. Os membros da equipe escreveria anotações livre e relacionados informações tinham tendência para obter distribuídos em e entre documentos. Quando os membros da equipe quisesse incorporar as informações que ele tinham coletados em especificações técnicas, eles gastam muito tempo pesquisando por meio de documentos padrão para encontrar o que eles necessária.

Após o InfoPath

Alternar para um processo de coleta de dados padrão que usa o InfoPath e InfoPath Forms Services permite que a equipe de desenvolvimento de Proseware, Inc reduzir o tempo e dinheiro gasto coletar, analisar e disseminar dados internamente.

Quando a reunião com clientes potenciais e existentes, os membros da equipe de desenvolvimento agora usam um formulário do InfoPath para coletar dados sobre necessidades dos clientes e ideias. A equipe usa uma biblioteca em um site do SharePoint para armazenar e compartilhar formulários. Desta biblioteca, os membros da equipe podem preencher formulários de dados do novo cliente, revise os dados em formulários existentes, exportar dados de formulários preenchidos para Microsoft Office Excel 2003 ou Microsoft Office Excel 2007 ou mesclar os dados de vários formulários em um formulário.

Os benefícios de alternar para um sistema baseado no InfoPath incluem:

  • Informações consistentes    O modelo de formulário foi projetado para ajudar a garantir uma organização e formalização consistentes das informações. Os dados exibidos em listas no formulário é proveniente de padronizado listas do SharePoint e arquivos. XML. Por exemplo, as entradas na lista tipo de negócio provenientes diretamente um esquema XML predefinido que são usados em todo Proseware, Inc para padronizar a troca de dados corporativos entre diversos sistemas.

  • Integração com sistemas existentes    Quando um formulário é enviado, ele é armazenado automaticamente em uma biblioteca em um site do SharePoint. Dados de dentro de cada formulário aparecem fora do formulário, em colunas na biblioteca. Isso torna mais fácil para os membros da equipe localizar e classificar dados de formulário na biblioteca, sem precisar abrir cada formulário individualmente.

  • Vários modos de exibição    O formulário de dados do cliente inclui modos de exibição que atendam às necessidades diferentes, incluindo modos de exibição separados para registrar informações do cliente, descobertas de equipe, metodologia de pesquisa e recursos adicionais. O formulário também inclui uma exibição de impressão dedicada que resume os dados das outras exibições em um formato conveniente e de impressão.

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