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As políticas de retenção fazem parte da tecnologia mrm (gerenciamento de registros de mensagens) disponível com contas de email do Microsoft Exchange Server e do Microsoft 365. O MRM ajuda a manter as mensagens que são necessárias para cumprir a diretiva da organização, regulamentações do governo ou necessidades jurídicas, além de remover o conteúdo que não tem mais valor jurídico ou comercial.

Observação: Há requisitos de licença do Microsoft Outlook e do Exchange Server para esse recurso. Para saber mais, veja Requisitos de licença para Arquivo Pessoal e políticas de retenção.

Sobre políticas de retenção

As organizações podem criar políticas de retenção padrão para todos os itens de email em uma caixa de correio Exchange Server ou Microsoft 365, políticas específicas para pastas padrão – como Caixa de Entrada, Rascunhos, Itens Enviados, Itens Excluídos e Lixo Eletrônico – ou criar políticas de retenção que os usuários possam aplicar a pastas ou itens individuais. Todas ou uma combinação dessas opções podem ser configuradas pelo administrador do Exchange Server ou do Microsoft 365.

Importante: Se você tiver alguma dúvida sobre as políticas de retenção da sua organização, releia as diretrizes da organização ou entre em contato com o departamento jurídico.

É mais fácil atribuir uma política de retenção em cada pasta em vez de individualmente para cada mensagem. No entanto, mesmo quando uma política de retenção é atribuída a uma pasta, você pode selecionar uma ou várias mensagens e, em seguida, atribuir uma política diferente apenas a essas mensagens. Uma política atribuída a uma mensagem terá precedência sobre qualquer política de pasta herdada.

Importante: Qualquer política de retenção que inclua uma data pela qual a mensagem de email será excluída aparecerá no cabeçalho da mensagem de email. No entanto, se a política de retenção aplicada for somente retenção e não exigir que a mensagem de email seja excluída, o nome e a descrição da política podem não aparecer no cabeçalho da mensagem de email ou no cabeçalho do Painel de Leitura. 

Atribuir uma política de retenção a uma pasta de email

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse em uma pasta de email para atualizar o menu de atalho e selecione Propriedades

  2. Selecione a guia Política e escolha sua Política de Pasta. Por padrão, uma pasta usará automaticamente qualquer política que já tenha sido atribuída à pasta pai.
    Você pode aplicar uma política de retenção a uma pasta inteira

Atribuir uma política de retenção a mensagens de emails

  1. Na lista de mensagens, clique em uma mensagem.
     

    Dica:  Para selecionar mais de uma mensagem, pressione e segure a tecla CTRL enquanto clica em cada mensagem.

  2. Na Faixa de Opções, selecione Atribuir Política.

    Atribuir uma política a um item da faixa de opções

  3. A política de retenção para uma mensagem aparece no cabeçalho do Painel de Leitura sob os nomes dos destinatários e inclui a data de validade. 

O comando Atribuir Política está ausente na faixa de opções.

Se o comando Atribuir Política estiver ausente na faixa de opções, ele poderá estar no menu de estouro. Clique nos três pontos no lado direito da Faixa de Opções e você deverá ver Atribuir Política. Também é possível que o administrador do Exchange Server ou seu administrador do Microsoft 365 não tenha habilitado políticas de retenção e arquivo para sua conta ou você não esteja usando uma licença do Outlook que inclua esse recurso. Para saber mais, veja Requisitos de licença para Arquivo Pessoal e políticas de retenção.

Remover uma política de retenção

Quando você remove uma política de retenção de uma mensagem de email, a política da pasta aplica-se ao item, se for atribuída.

  1. Na lista de mensagens, clique em uma mensagem.

  2. Na Faixa de Opções, selecione Atribuir Política.

  3. Em Política de Retenção, clique em Usar Política da Pasta.

A política de retenção para uma mensagem aparece no cabeçalho do Painel de Leitura sob os nomes dos destinatários e inclui a data de validade. 

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