Arquivar no Outlook para Windows

Arquivar no Outlook para Windows

Existem várias maneiras de arquivar mensagens no Outlook. Os métodos que você pode usar dependem do tipo de conta de email ou contas que você configurou no Outlook.

Todas as contas têm acesso a uma pasta de arquivo morto. Para as contas do Office 365, Outlook.com e Exchange, a pasta de Arquivo morto é uma das pastas padrão do Outlook, como Caixa de Entrada, Itens Enviados e Itens Excluídos. Esta pasta não pode ser excluída. Se você usa o Outlook com uma conta do Exchange ou do Exchange Online, as políticas de pasta, como as políticas de retenção aplicam-se à a pasta Arquivo Morto.

Para contas POP e IMAP, você pode criar uma pasta de Arquivo morto ou designar uma pasta existente para usar como pasta de Arquivo morto. Você não pode alterar o local da pasta de Arquivo morto para contas do Office 365 ou do Exchange.

Usar o botão Arquivo Morto para mover mensagens para a pasta Arquivo Morto não reduzirá o tamanho da sua caixa de correio. Se você precisar reduzir o tamanho da caixa de correio, use o Arquivo Morto Online no Office 365 for Enterprise ou o Arquivar itens manualmente.

Arquivar mensagens com o botão Arquivar

Você pode usar o botão Arquivo Morto no grupo Excluir na faixa de opções para mover uma ou mais mensagens para a pasta Arquivo Morto sem as excluir. O uso do Arquivo Morto oferece diversos benefícios.

  • Os itens arquivados permanecem fáceis de serem localizados na caixa de pesquisa ou navegando até a pasta de Arquivo Morto. Quando você digita um termo na Caixa de Pesquisa, por padrão, o Outlook pesquisa em todas as pastas na sua caixa de correio.

  • Itens ainda estão disponíveis no seu telefone ou outros dispositivos por meio da pasta de Arquivo morto

Arquivar itens no Outlook

  1. Escolha uma ou mais mensagens em sua Caixa de Entrada ou outra pasta para arquivar.

  2. No grupo Excluir, escolha Arquivo Morto. Você também pode usar a tecla Backspace para arquivar imediatamente um ou mais mensagens selecionadas.

    Arquivo Morto com um Clique

    Observação: Para contas do Office 365, Exchange, Exchange Online e Outlook.com, sua pasta de Arquivo morto já existe, mesmo que você nunca tenha usado o recurso antes. Você a encontrará na sua lista de pastas do Outlook. Se você não vir a pasta e estiver usando o Outlook 2016 ou o Outlook para Office 365, vá para Arquivo > Conta do Office > Opções de atualização > Atualizar agora.

  3. As mensagens serão movidas para a pasta Arquivo Morto. Se arquivar uma mensagem por engano, vá para a pasta Arquivo Morto e mova a mensagem de volta para a Caixa de Entrada.

Observação: O botão Arquivar só é visível no Outlook 2016, no Outlook 2019 e no Outlook para Office 365. As versões mais antigas do Outlook não têm o botão Arquivo Morto na faixa de opções.

Arquivar mensagens usando o teclado

Você pode arquivar uma ou mais mensagens selecionadas clicando na tecla Backspace. Se você clicar na tecla Delete, as mensagens irão para a pasta Itens Excluídos. O comportamento da tecla Backspace não pode ser alterado. 

Observação: Se uma mensagem estiver aberta em uma outra janela que não seja a do Painel de leitura, a tecla Backspace não arquivará a mensagem. Você precisará fechar a mensagem e visualizá-la no Painel de leitura para a tecla Backspace arquivar a mensagem. Quando a mensagem está aberta em uma nova janela, a única maneira de arquivar a mensagem é usando o botão Arquivo na faixa de opções.

Como encontrar a pasta Arquivo Morto?

Sua pasta de Arquivo morto está na lista de pastas. Para exibir a lista de pastas, selecione Exibir > Painel de pastas. e escolha Normal.

No menu Painel de Pastas, a opção Normal está marcada.

Como pesquisar a pasta Arquivo Morto?

Por padrão, ao pesquisar itens do Outlook usando o recurso Pesquisar Caixa de Correio Atual na parte superior da sua lista de pastas, o Outlook pesquisa sua caixa de correio inteira.

Pesquisar a caixa de correio

Se você quiser definir o escopo de pesquisa apenas para a pasta Arquivo Morto, primeiro escolha a pasta Arquivo Morto na lista de pastas. Agora, sua caixa de pesquisa pesquisará a pasta Arquivo Morto.

Pesquisar a pasta Arquivo Morto

Qual é a diferença do Arquivo Morto Online?

O Arquivo Morto Online é um recurso para clientes corporativos do Office 365 que têm caixas de correio excepcionalmente grandes. Esses clientes podem usar um Arquivo Morto Online para evitar a exclusão de emails antigos. O Arquivo Morto Online de um usuário funciona de modo similar a uma segunda conta no Outlook, com sua própria estrutura de pastas. Como resultado, ele não é incluído em pesquisas feitas na Caixa de Entrada.

Se um Arquivo Morto Online estiver habilitado, os administradores e usuários poderão configurar suas caixas de correio para mover automaticamente as mensagens antigas para o Arquivo Morto Online, usando as Políticas de Arquivamento.

Quando devo usar o Arquivo Morto e o Arquivo Morto Online?

Recomendamos usar o recurso Arquivo Morto para manter a Caixa de Entrada limpa, sem as mensagens que já foram respondidas ou tratadas. Pense no Arquivo Morto como uma pasta de arquivos. Você pode armazenar itens na pasta Arquivo Morto e ainda acessá-los facilmente. Você também pode excluir mensagens ou movê-las para pastas específicas, caso prefira.

Para usuários com caixas de correio grandes em uma organização do Office 365 Enterprise, recomendamos que os administradores definam uma Política de Arquivamento que mova itens para um Arquivo Morto Online após um ano, ou menos, se os usuários estiverem atingindo as cotas da caixa de correio antes disso. Isso garante que os usuários não tenham que excluir emails antigos para liberar espaço para novos emails. Os emails anteriores ao período especificado poderão ser movidos da pasta Caixa de Entrada e da pasta local de Arquivo Morto.

Perguntas frequentes sobre arquivamento

Se você estiver usando uma conta do Office 365, Exchange, Exchange Online ou Outlook.com, não poderá alterar para onde seus itens arquivados serão enviados. A pasta de Arquivo morto é uma das pastas do sistema padrão do Outlook e não pode ser renomeada, movida ou excluída. Se você estiver usando uma conta POP ou IMAP, como do Gmail, Yahoo ou iCloud, poderá alterar o local da pasta de Arquivo morto selecionando Arquivo > Configurações da caixa de correio > Ferramentas > Definir pasta de arquivo.

O Arquivo Morto é um recurso conhecido que já está disponível no Outlook Mobile, no Outlook Web App e no Outlook.com e até mesmo em outros provedores de email, como o Gmail. Como esse é um nome estabelecido e como o Arquivo Morto Online é um recurso existente, decidimos manter ambos iguais.

AutoArquivar é um recurso mais antigo do Outlook que permite a movimentação automática de emails antigos para um arquivo .pst. Isso significa que os emails são removidos do servidor e sua pesquisa se torna mais difícil. Se o disco rígido que contém esse AutoArchive.pst se tornar inutilizável, esses emails se perderão. O Arquivo Morto Online é uma substituição de nível empresarial para o recurso AutoArquivar.

O recurso AutoArquivar ainda poderá ser usado se você não tiver um Arquivo Morto Online e se o seu departamento de TI não desabilitar a funcionalidade. Para saber mais sobre o recurso AutoArquivar no Outlook 2016, confira Arquivar itens mais antigos manualmente no Outlook para Windows.

O Arquivo Morto está amplamente disponível no Outlook para Windows, Outlook Mobile, Outlook na Web e Outlook.com. O recurso de Arquivo Morto não pode ser desabilitado usando a Política de Grupo.

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