Aplicar um filtro para exibir a seleção de registros em um banco de dados do Access

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A filtragem é uma maneira útil de ver somente os dados que você deseja exibir em bancos de dados do Access. Você pode usar filtros para exibir registros específicos em um formulário, relatório, consulta ou folha de dados, ou para imprimir apenas determinados registros de um relatório, tabela ou consulta. Ao aplicar um filtro, você pode limitar os dados em um modo de exibição sem alterar o design do objeto subjacente.

Neste artigo

Como os filtros são úteis

Selecionar e aplicar um tipo de filtro

Remover ou reaplicar um filtro

Limpar um filtro

Salvar um filtro

Como os filtros são úteis

Como o modo de exibição obtido após a aplicação de um filtro contém apenas registros com os valores que você selecionou, o restante dos dados permanece oculto até você limpar o filtro.

Observação: As colunas em folhas de dados e controles em formulários e relatórios que são associados a expressões não dão suporte à filtragem.

Há vários tipos de filtros e alguns deles são fáceis de aplicar e remover. O Access contém alguns filtros comuns que são criados em cada modo de exibição. A disponibilidade dos comandos de filtro depende do tipo e dos valores do campo.

Por exemplo, para exibir os registros de pessoas cujos aniversários ocorrem durante um mês específico, clique na coluna DataDeNascimento , na guia página inicial do grupo de filtros classificar & , clique em filtros de datae selecione o período de tempo necessário.

Filtrando um campo de data

1. os filtros que estão disponíveis para você dependem do tipo de dados na coluna selecionada.

2. todas as datas no filtro do período ignoram a parte do dia e do ano dos valores de data.

Nesse modo de exibição filtrado, você vê apenas os registros em que a parte do mês do campo DataDeNascimento está definida como abril.

DataDeNascimento filtrada por Abril

1. o ícone de filtro no cabeçalho da coluna e a barra do navegador de registros indica que o modo de exibição atual está filtrado na coluna DataDeNascimento.

2. no modo folha de dados, quando você focalizar, o mouse, sobre o título da coluna, você verá o critério de filtro atual.

Observação:  Quando você aplica um filtro a uma coluna que já está filtrada, o filtro anterior é removido automaticamente. Embora apenas um único filtro possa estar em vigor para um campo por vez, você pode especificar um filtro diferente para cada campo no modo de exibição.

Por exemplo, para ver os nomes dos contatos que residem no Reino Unido, cujos aniversários estão em abril, você pode filtrar a tabela de contatos no campo PaísRegião e também no campo DataDeNascimento. Ao filtrar vários campos em um único modo de exibição, os filtros são combinados usando o operador AND, assim:

PaísRegião = Reino Unido e mês de DataDeNascimento = abril

Para reverter para o modo de exibição não filtrado: Remova os filtros. Remover um filtro remove temporariamente o modo de exibição, para que você possa voltar para o modo de exibição original e não filtrado.

Para alternar entre os modos de exibição filtrado e não filtrado: no grupo classificar _AMP_ filtro , na guia página inicial , clique em alternar filtro.

Para remover permanentemente um filtro de um modo de exibição: Limpe o filtro. Para saber como limpar filtros, consulte a seção limpar um filtro.

As configurações de filtro permanecerão em vigor até você fechar o objeto, mesmo se você alternar para outro modo de exibição do objeto. Em outras palavras, se você filtrar um formulário no modo folha de dados, as configurações do filtro ainda estarão em vigor, mesmo que você alterne para o modo formulário ou layout e permanecerá em vigor até você fechar o formulário. Se você salvar o objeto durante a aplicação do filtro, ele estará disponível na próxima vez que você abrir o objeto. Para saber mais sobre como salvar um filtro, confira a seção salvar um filtro neste artigo.

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Selecionar e aplicar um tipo de filtro

Você pode selecionar entre vários filtros prontos para usar para um tipo de dados. Esses filtros estão disponíveis como comandos de menu nas seguintes exibições: folha de dados, formulário, relatório e layout. Além desses filtros, você também pode filtrar um formulário ou uma folha de dados completando um formulário (chamado filtrar por formulário).

Se quiser mais flexibilidade e se estiver confortável para escrever expressões, você pode criar seus próprios filtros usando as opções da guia Filtrar documento.

Selecione um dos seguintes tipos de filtros:

Filtros comuns: para filtrar valores específicos ou um intervalo de valores.

Filtrar por seleção: para filtrar todas as linhas de uma tabela que contenham um valor que corresponda a um valor selecionado em uma linha, filtrando o modo folha de dados.

Filtrar por formulário: para filtrar vários campos em um formulário ou folha de dados, ou se você estiver tentando localizar um registro específico.

Filtro avançado: para filtrar o tipo em que você define critérios de filtro personalizados.

Observação: Se você não vir os comandos de filtro em qualquer um dos modos de exibição, o designer do formulário ou banco de dados pode ter desabilitado a filtragem. Entre em contato com o designer para obter mais assistência.

Filtros comuns

Exceto para campos de objeto OLE e campos que exibem valores calculados, todos os tipos de campo oferecem filtros comuns. A lista de filtros disponíveis depende do tipo de dados e dos valores do campo selecionado.

Clique com o botão direito do mouse no campo que você deseja filtrar. Para filtrar em várias colunas ou controles, você deve selecionar e filtrar cada coluna ou controle separadamente ou usar uma opção de filtro avançado. Para obter mais informações, consulte as seções Filtrar por formulário e filtros avançados neste artigo.

Por exemplo, para ver os filtros disponíveis para o campo DataDeNascimento , na guia página inicial , no grupo classificar & filtro , clique em filtro

Filtros de data comuns

1. para filtrar valores específicos, use a lista de caixas de seleção. A lista exibe todos os valores que são exibidos no momento no campo.

2. para filtrar um intervalo de valores, clique em um desses filtros e especifique os valores obrigatórios. Por exemplo, para ver aniversários entre a data atual e o final do ano, clique em entree especifique as datas de início e término adequadas na caixa de diálogo entre . Para ver todos os aniversários que se encontram em uma data específica, clique na data e todos os aniversários que se encontram nessa data específica serão exibidos.

É importante observar que os valores em um campo de data têm um impacto na lista de filtros específicos do tipo. Se o valor de data mais recente em um campo de data estiver dentro dos dois últimos anos, você verá uma lista de filtros mais detalhada e mais detalhada. Se nenhuma das datas em um campo for inferior a dois anos de idade, você verá a lista de filtros mais curta.

Listas de filtros comuns de datas abreviadas e por extenso

Observação: Os filtros específicos do tipo não estão disponíveis para os campos Sim/Não, objeto OLE e anexos. A lista de valores não está disponível para campos de memorando ou para campos que contêm Rich Text.

Aplicar um filtro comum

  1. Abra uma tabela, consulta, formulário ou relatório em qualquer um dos seguintes modos de exibição: folha de dados, formulário, relatório ou layout.

  2. Certifique-se de que o modo de exibição ainda não esteja filtrado. Na barra de seletor de registro, verifique se o ícone de filtro nãofiltrado ou desativado não está presente.

    Dica: Para remover todos os filtros de um objeto específico , na guia página inicial , no grupo classificar & , clique em avançadoe, em seguida, clique em limpar todos os filtros.

  3. Clique em qualquer lugar na coluna ou controle que corresponda ao primeiro campo que você deseja filtrar e , na guia página inicial , no grupo classificar & filtro , clique em Filtrar

Para aplicar um filtro comum: aponte para filtrosde texto (ou número ou Data) e clique no filtro desejado. Filtros, como Equals e between , solicitam que você insira os valores necessários.

Dica:  Certos caracteres, como *,% e?, têm um significado especial quando especificados em uma caixa de texto de filtro. Por exemplo, * representa uma cadeia de caracteres, portanto, a cadeia de caracteres a * corresponderá a qualquer cadeia de caracteres que comece com a e não apenas à cadeia de caracteres literal a *. Para desconsiderar o significado especial de um caractere, coloque-o entre colchetes [], como este: a [*]. Os bancos de dados que usam o padrão ANSI-89 tratá *,?, [,],!,-, e # como caracteres especiais. Os bancos de dados que usam o padrão ANSI-92 tratam%, _, [,], ^ e-como caracteres especiais. Você pode usar um padrão com o Access, mas não pode misturar os dois padrões (por exemplo, ?a *) em uma expressão específica..

Para aplicar um filtro com base nos valores dos campos: desmarque as caixas de seleção ao lado dos valores que não deseja filtrar e, em seguida , clique em OK.

Para filtrar um ou apenas alguns valores em uma lista longa, desmarque primeiro a caixa de seleção (selecionar tudo) e selecione os valores desejados.

Para filtrar valores nulos (um valor nulo indica a ausência de dados) nos campos texto, número e data: na lista caixa de seleção, desmarque a caixa de seleção (selecionar tudo) e marque a caixa de seleção ao lado de (em branco).

Filtrar por seleção

Para ver todas as linhas de uma tabela que contêm um valor que corresponde ao valor em uma linha, você pode filtrar rapidamente o modo folha de dados selecionando um valor específico e clicando no comando seleção . A lista suspensa exibe as opções de filtragem disponíveis. Essas opções irão variar, dependendo do tipo de dados do valor selecionado. Outra maneira de acessar as opções de filtro de seleção é clicar com o botão direito do mouse na célula específica.

Por exemplo, se o valor 2/21/1967 estiver selecionado no campo DataDeNascimento, na guia página inicial , no grupo classificar & filtro , clique em seleção para exibir os comandos filtrar por seleção e selecione sua opção de filtragem...

Lista de filtro com base em seleção

A lista de comandos também depende da quantidade do valor selecionado. Por exemplo, se você selecionar somente alguns dos caracteres do valor, verá uma lista de comandos diferente, dependendo de qual parte do campo você selecionou.

Filtros baseados em um campo parcialmente selecionado

1. filtrar usando o início de um valor de campo...

2... o meio de um valor de campo...

3... ou o final de um valor de campo.

Observação: A filtragem em uma seleção parcial não está disponível para campos de vários valores. O comando seleção não está disponível para anexos.

Para remover um filtro, na guia página inicial , no grupo classificar & filtro , clique em alternar filtroou em avançado e clique em limpar todos os filtros.

Aplicar um filtro com base em uma seleção

  1. Abra uma tabela, consulta, formulário ou relatório em qualquer um dos seguintes modos de exibição: folha de dados, formulário, relatório ou layout.

  2. Certifique-se de que o modo de exibição ainda não esteja filtrado. Na barra de seletor de registro, verifique se o ícone de filtro nãofiltrado ou desativado não está presente.

  3. Mova para o registro que contém o valor que você deseja usar como parte do filtro e clique dentro da coluna (no modo folha de dados) ou controle (no modo de exibição formulário, relatório ou layout).

Para filtrar com base em uma seleção parcial; Selecione os caracteres desejados, na guia página inicial , no grupo classificar & filtro , clique em seleçãoe, em seguida, clique no filtro que você deseja aplicar.

Filtrar por formulário

Esse filtro é útil quando você deseja filtrar vários campos em um formulário ou folha de dados, ou se estiver tentando localizar um registro específico. O Access cria um formulário ou folha de dados em branco semelhante ao formulário ou à folha de dados original e, em seguida, permite que você preencha quantos campos desejar. Quando você terminar, o Access encontrará os registros que contêm os valores especificados.

Observação: Você não pode especificar valores de campos para campos de vários valores usando filtrar por formulário, nem para campos com memorando, hiperlink, sim/não ou tipo de dados objeto OLE, embora você possa especificar valores para outros campos do conjunto de registros.

Por exemplo, se você quiser localizar todos os registros de cliente nos quais o título da pessoa de contato é proprietárioe essa pessoa estiver localizada em Portland ou no Eugene, abra a folha de dados do cliente ou o formulário e, na guia página inicial , na Classificar grupo de filtros & , clique em avançadoe, em seguida, clique em Filtrar por formulário.

Digite o primeiro conjunto de valores e, em seguida, clique na guia ou na parte inferior da folha de dados ou formulário e insira o próximo conjunto de valores. Observe que, se você quiser que um valor de campo opere como um filtro independentemente de outros valores de campo, será necessário digitar esse valor na guia procurar e em cada guia. Cada guia ou representa um conjunto alternativo de valores de filtro.

Para ver somente os registros que correspondem à sua entrada:    Na guia página inicial, no grupo classificar & filtro , clique em alternar filtro.

Aplicar um filtro preenchendo um formulário

  1. Abra uma tabela ou consulta no modo folha de dados ou um formulário no modo de exibição formulário.

  2. Certifique-se de que o modo de exibição ainda não esteja filtrado. Na barra de seletor de registro, verifique se o ícone de filtro nãofiltrado ou desativado não está presente.

  3. Na guia página inicial , no grupo classificar & filtro , clique em avançadoe, em seguida , clique em Filtrar por formulário no menu de atalho.

  4. Dependendo se você estiver trabalhando no modo folha de dados ou no modo formulário, siga um destes procedimentos:

    Modo folha de dados:Clique na primeira linha da coluna que você deseja filtrar, clique na seta exibida e selecione um valor. Para adicionar valores adicionais, basta clicar na guia ou na parte inferior da folha de dados e selecionar outro valor.

    Modo de exibição formulário: clique na seta que aparece no controle e selecione um valor para filtrar. Para adicionar valores adicionais, clique na guia ou na parte inferior do formulário e selecione outro valor.

    Dicas: Você não pode especificar valores de campos para campos de vários valores usando o formulário filtrar por, mas pode especificar valores para um campo que não seja de vários valores no conjunto de registros.

    • Para especificar uma lista de valores possíveis para um campo, use o operador or . Por exemplo, especifique "Portland" ou "Oregon" no campo City para filtrar os registros que contêm um valor.

    • Para filtrar com base no status de um controle, como uma caixa de seleção ou um botão, clique no controle para que ele esteja no estado desejado. Para retornar o controle para uma posição neutra, de modo que ele não seja usado como um critério para filtrar registros, certifique-se de que ele esteja indisponível (aparece esmaecido).

    • Para filtrar registros que têm valores nulos (ausentes), não nulos, vazios (vazios ou "") ou não vazios, o tipo é nulo, não é nulo, "", ou não "" no campo.

  5. Se você quiser especificar dois conjuntos de critérios alternativos, por exemplo, para ver somente os nomes dos contatos cujo valor de PaísRegião é EUA e cujos aniversários estão em abril, você pode fazer o seguinte:

    • Para recuperar todos os registros que atendam a qualquer um dos vários conjuntos de critérios, especifique os critérios inserindo o primeiro conjunto de critérios , clique na guia ou e, em seguida, insira o próximo conjunto de critérios. Observe que, se você quiser que um valor de campo opere como um filtro independentemente de outros valores de campo, será necessário digitar esse valor na guia procurar e em cada guia. Em outras palavras, a guia procurar e cada guia representam um conjunto alternativo de valores de filtro.

    • Observe também que sempre que você adicionar um critério de campo à guia ou , o Access criará outra guia ou uma guia. Isso permite que você especifique vários critérios "ou". O filtro retorna qualquer registro que contém todos os valores especificados na guia procurar ou todos os valores especificados na primeira guia ou em todos os valores especificados na segunda ou na guia, e assim por diante.

Para remover um filtro e mostrar todos os registros, clique em alternar filtro novamente.

Para modificar um formulário filtrar por, clique em avançadoe, em seguida, clique em Filtrar por formulário novamente. O conjunto de critérios de filtro atual é exibido.

Filtro avançado

Às vezes, você pode querer aplicar um filtro que é um tipo de filtro avançado e talvez seja necessário escrever o critério de filtro por conta própria. Por exemplo, para localizar registros que contenham datas que ocorrem durante os últimos sete dias ou últimos seis meses.

Usar os filtros avançados requer escrever expressões. As expressões são semelhantes às fórmulas no Excel e aos critérios especificados durante a criação de uma consulta.

Um exemplo de onde você pode usar um filtro avançado é encontrar os nomes dos contatos cujos aniversários ocorreram durante os últimos sete dias. Depois de aplicar um filtro avançado, você pode limitar ainda mais os resultados àqueles cujo país/região é EUA.

Aplicar um filtro avançado

  1. Abra uma tabela, consulta, formulário ou relatório em qualquer um dos seguintes modos de exibição: folha de dados, formulário, relatório ou layout.

  2. Certifique-se de que o modo de exibição ainda não esteja filtrado. Na barra do navegador de registros, verifique se o filtro não aparece esmaecido (não está disponível). Se a barra do navegador de registros não estiver visível, clique em avançado no grupo classificar & filtro na guia página inicial e, em seguida, clique em limpar todos os filtros (se limpar todos os filtros aparecer esmaecido, não há filtros em vigor).

  3. Na guia página inicial , no grupo classificar & filtro , clique em avançado e, em seguida, clique em Filtrar/classificar avançado no menu de atalho.

  4. Adicione os campos que você deseja filtrar à grade.

  5. Na linha critérios de cada campo, especifique um critério. Os critérios são aplicados como um conjunto e somente os registros que correspondem a todos os critérios na linha critérios são exibidos. Para especificar critérios alternativos para um único campo, digite o primeiro critério na linha critérios e o segundo critério na linha ou e assim por diante.

    Dicas: 

    • Todo o conjunto de critérios na linha ou é aplicado como uma alternativa ao conjunto de critérios na linha critérios . Qualquer critério que você deseja aplicar para os dois conjuntos de critérios deve ser digitado na linha critério e na linha ou . Clique em alternar filtro para ver as linhas filtradas.

    • Uma boa maneira de aprender a escrever critérios é aplicar um filtro comum ou um filtro com base na seleção que produz um resultado que está próximo do que você está procurando. Em seguida, com o filtro aplicado ao modo de exibição, exibir a guia objeto de filtro

Comandos especiais na guia filtrar documento

Dois comandos especiais estão disponíveis para você na guia Filtrar documento. Quando você clica com o botão direito do mouse em qualquer lugar acima da grade de design na guia, os comandos carregar de consulta e salvar como consulta estão disponíveis no menu de atalho.

Opções especiais de filtro

O comando carregar de consulta carrega o design de uma consulta selecionada na grade. Isso permite que você use os critérios de consulta como critérios de filtro.

O comando salvar como consulta permite salvar as configurações de filtro como uma nova consulta.

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Remover ou reaplicar um filtro

Para alternar para o modo de exibição de dados não filtrado, remova os filtros clicando em filtrado na barra do navegador de registros para reverter para o modo de exibição completo.

Quando você remove os filtros atuais, os filtros são removidos temporariamente de todos os campos no modo de exibição. Por exemplo, se você aplicar primeiro os filtros nos campos PaísRegião e DataDeNascimento e, em seguida, remover os filtros, verá todos os registros novamente.

Para reaplicar os filtros mais recentes, clique em não filtrado na barra do navegador de registros.

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Limpar um filtro

Limpe um filtro quando não precisar mais dele. Limpar um filtro o exclui do modo de exibição, e você não pode mais reaplicá-lo clicando em não filtrado na barra de status. Você pode limpar um único filtro de um único campo ou limpar todos os filtros de todos os campos no modo de exibição.

  • Para limpar um único filtro de um único campo: clique com o botão direito do mouse na coluna ou controle filtrado e, em seguida, clique em Limpar filtro de nome do campo.

  • Para limpar todos os filtros de todos os campos: na guia página inicial , no grupo classificar & filtro , clique em avançadoe, em seguida, clique em limpar todos os filtros no menu de atalho.

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Salvar um filtro

Pode ser útil salvar um filtro se você o estiver usando novamente. As configurações de filtro que estão em vigor no momento em que você fecha uma tabela, consulta, formulário ou relatório são salvas automaticamente juntamente com o objeto e estão disponíveis para reaplicação. No enTanto, por padrão, as configurações de filtro não são automaticamente aplicadas para você quando você abre o objeto.

Para garantir que os filtros atuais sejam aplicados automaticamente na próxima vez que você abrir uma tabela, consulta, formulário ou relatório, na folha de propriedades do objeto, defina a propriedade FilterOnLoad do objeto como Sim. A propriedade FilterOnLoad será aplicada na próxima vez que você abrir o objeto. Sempre que você alterar essa configuração, será preciso fechar o objeto e reabri-lo para aplicar a nova configuração.

Observação:  A configuração da propriedade FilterOnLoad é aplicada apenas quando o objeto é carregado. Definir essa propriedade para um objeto no modo Design e depois alternar para outro modo de exibição não fará com que a configuração seja aplicada. Você deve fechar e reabrir o objeto para que as alterações feitas na configuração da propriedade FilterOnLoad sejam efetivadas...

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