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Organizações com frequência estão sujeitos a conformidade, legal ou outras normas que exigem reter os documentos por um determinado período de tempo. No entanto, reter documentos por mais de necessários pode expor da organização a riscos legais. Por esse motivo, sua organização pode ter criado uma política de exclusão do documento para o seu site — por exemplo, documentos comerciais gerais podem ser necessários sejam excluídos cinco anos depois que eles foram criados.
Dependendo da sua organização, pode ser uma política de exclusão do documento:
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Obrigatório Um proprietário de site não pode deixar de usar uma política obrigatória, que é automaticamente aplicada ao site.
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Padrão Uma política padrão é automaticamente aplicada a um site, mas o proprietário do site pode:
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Escolha outra política se disponível.
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Deixar a política inteiramente se não for relevante para o conteúdo do site.
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Nenhuma obrigatório nem padrão Nesse caso, nenhuma diretiva é automaticamente aplicada ao site e o proprietário do site precisa executar a ação para aplicar um.
Uma política de exclusão de documentos pode conter mais de uma regra — por exemplo, uma regra pode dizer excluir documentos um ano depois que foram criados, mas outra regra pode dizer excluir documentos de um ano depois que eles foram modificou pela última vez. Se uma política contiver mais de uma regra, você pode selecionar a regra que melhor se aplica ao seu site. A regra de exclusão será aplicada a todas as bibliotecas do site. Apenas uma política e uma regra pode ser ativos em um site de uma vez. Como uma política, uma regra pode ser definida como padrão, para que ele seja aplicado automaticamente quando a política é aplicada.
Por fim, políticas de exclusão de documento são herdadas. Quando você seleciona uma política ou regra para seu site, que seleção é herdada por todos os subsites, embora um proprietário de um subsite pode interromper a herança, selecionando uma política diferente ou regra. Quando você seleciona uma política ou regra, considere o conteúdo de quaisquer subsites abaixo do site.
Exibir as diretivas de exclusão de documento disponíveis em um conjunto de sites
Sua organização pode atribuir políticas diferentes para diferentes conjuntos de sites. No nível de conjunto de sites, um proprietário de um conjunto de sites pode exibir todas as diretivas de exclusão de documento que estão disponíveis para esse conjunto de sites. As políticas podem foram feitas disponíveis para o modelo de conjunto de sites (e, portanto, todos os conjuntos de sites criados com este modelo) ou para este conjunto de sites específico.
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No site de nível superior no conjunto de sites, no canto superior direito, escolha configurações [ícone de engrenagem] > Configurações do Site.
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Em Administração do conjunto de sites > políticas de exclusão de documento.
Observação: O link de Políticas de exclusão de documento não aparece, a menos que foram atribuídas políticas de conjunto de sites. Além disso, o link não aparece logo após políticas foram atribuídas para o site — pode haver até um tempo de latência de 24 horas de quando as políticas são atribuídas a quando o link de Políticas de exclusão de documento aparece.
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Nesta página, você pode exibir:
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As políticas atribuídas no momento e as regras associadas. Selecione uma política para exibir as regras no painel direito.
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A política padrão, se houver, exibe Yes na coluna padrão.
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Uma mensagem será exibida abaixo da lista se a política foi atribuída como obrigatória.
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Esta lista é somente exibição, para o proprietário de conjunto de sites ver todas as regras e políticas disponíveis. Para aplicar uma política, consulte a próxima seção.
Aplicar ou remover uma política de exclusão de documentos para um site
Como proprietário do site ou proprietário do conjunto de sites, sua organização pode ter criado políticas que você pode aplicar ao site ou cancelar completamente.
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No canto superior direito do site, escolha configurações [ícone de engrenagem] > Configurações do Site.
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Em Administração do conjunto de sites > políticas de exclusão de documento.
Observação: O link de Políticas de exclusão de documento não aparece, a menos que foram atribuídas políticas de conjunto de sites. Além disso, o link não aparece logo após políticas foram atribuídas para o site — pode haver até um tempo de latência de 24 horas de quando as políticas são atribuídas a quando o link de Políticas de exclusão de documento aparece.
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Siga um destes procedimentos:
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Para aplicar uma política, selecione a política > Selecionar uma regra nessa política > Salvar.
Apenas uma política e uma regra pode ser ativos em um site de uma vez. Sua organização pode fornecer várias políticas e regras à sua escolha ou apenas uma política ou regra.
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Para deixar uma política, escolha Opt-Out: excluir anotação > Salvar.
Como um proprietário de site, você pode deixar de usar uma política de exclusão do documento se você determinar que a política não é aplicável ao conteúdo em seu site. No entanto, você não pode deixar de usar uma política que foi marcada como obrigatório.
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Outras políticas de substituição de políticas de exclusão de documento
Um site pode usar outras políticas de retenção e excluindo conteúdo:
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Políticas de tipo de conteúdo do conjunto de sites.
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Políticas de gerenciamento de informações para uma lista ou biblioteca.
Se você aplicar uma política de exclusão de documento em um site que já usa políticas de tipo de conteúdo ou políticas de gerenciamento de informações para uma lista ou biblioteca, essas políticas são ignoradas enquanto a política de exclusão do documento estiver em vigor. Se outras diretivas são ignoradas, você verá a mensagem conteúdo neste site usa políticas de exclusão de documento.
Isso significa que você deve planejar um site para usar somente políticas destinadas conteúdo estruturado (políticas de gerenciamento de informações e políticas de tipo de conteúdo) ou o conteúdo não estruturado (diretivas de exclusão de documento), não ambos. Se você deixar de usar uma política de exclusão do documento, o aviso não será exibido e outros tipos de políticas continuarão a funcionar.
Políticas de sites não são afetadas por políticas de exclusão de documento.
Determinar se as políticas de tipo de conteúdo estão sendo ignoradas
Se seu site estava usando políticas de tipo de conteúdo e você verá esta mensagem agora, essas políticas não estão mais em vigor. Para restaurar as políticas de tipo de conteúdo, você pode remover a política de exclusão de documentos do site, conforme descrito anteriormente, se houver uma opção de opt-out disponível. Se não houver nenhuma opção para desativar essa opção, a política de exclusão do documento é obrigatória e você precisa entrar em contato com o responsável pela conformidade em sua organização.
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No canto superior direito, escolha configurações [ícone de engrenagem] > Configurações do Site.
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Em Administração de sites > modelos de política de tipo de conteúdo.
Determinar se as políticas de gerenciamento de informações estão sendo ignoradas
Se seu site estava usando políticas de gerenciamento de informações e agora você vê essa mensagem, essas políticas não estão mais em vigor. Para restaurar as políticas de gerenciamento de informações, você pode remover a política de exclusão de documentos do site, conforme descrito anteriormente, se houver uma opção de opt-out disponível. Se não houver nenhuma opção para desativar essa opção, a política de exclusão do documento é obrigatória e você precisa entrar em contato com o responsável pela conformidade em sua organização.
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Para uma lista ou biblioteca, na faixa de opções > guia biblioteca > Configurações da biblioteca > em permissões e gerenciamento > Configurações de política de gerenciamento de informações.
