Com uma conta Microsoft Exchange Server ou Microsoft 365, você pode trabalhar offline para evitar encargos de conexão ou impedir que o Outlook tente enviar e receber mensagens por meio de uma conexão de rede lenta.
Alternar entre trabalhar offline e trabalhar online
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Clique em Enviar/Receber > Trabalhar Offline.
Quando Outlook alterna entre trabalhar online e offline, todas as contas de email são alteradas.
Você sabe que está trabalhando offline quando o Work Offline é realçado na faixa de opções ou o Trabalho Offline aparece na barra de status na parte inferior da janela Outlook.
Quando estiver pronto para trabalhar online novamente, clique em Enviar/Receber > Trabalhar Offline. O texto do botão não é alterado, mas só é realçado quando você está trabalhando offline. Trabalhar offline na barra de status também desaparece quando você está trabalhando online.
Alterar a quantidade de emails mantida offline
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Clique em Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta.
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Selecione uma conta do Exchange ou Microsoft 365 e clique em Alterar.
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Em Configurações Offline, mova o controle deslizante para a quantidade de tempo desejada, como Todos, 12 meses, 6 meses, 3 meses ou 1 mês. Observação: se você estiver usando Outlook 2016, também poderá selecionar um período de tempo de até 3 dias.
Por exemplo, se você mover o controle deslizante para 3 meses, somente o email dos últimos três meses será sincronizado com o arquivo Offline Outlook Data (.ost) do servidor Exchange. Itens com mais de 3 meses residem apenas em sua caixa de correio no servidor. Você pode alterar essa configuração a qualquer momento.
O Modo exchange armazenado em cache, que baixa uma cópia de suas mensagens, deve ser ativado.
Se você estiver usando o Outlook com uma conta Microsoft 365, é recomendável usar o Modo de Troca armazenado em cache.
Por padrão, o Outlook configura contas do Exchange e Microsoft 365 para sincronizar apenas 12 meses de seu email.
Alterar a quantidade de dados para sincronizar pode afetar o tempo que o Outlook leva para abrir, bem como a quantidade de espaço de armazenamento que o Outlook usa em seu computador. Se você estiver executando em um ambiente de área de trabalho virtual, recomendamos sincronizar apenas um mês de dados.
