Usar o Microsoft Query para recuperar dados externos

Usando a Microsoft Query, você pode se conectar a fontes de dados externas, selecionar dados dessas fontes externas, importar esses dados para sua planilha e atualizar os dados conforme necessário para manter os dados da planilha sincronizados com os dados nas fontes externas.

Tipos de bancos de dados que você pode acessar     Você pode recuperar dados de vários tipos de bancos de dados, incluindo Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server e Microsoft SQL Server OLAP Services. Você também pode recuperar dados de pastas de trabalho do Excel e de arquivos de texto.

O Microsoft Office fornece drivers que você pode usar para recuperar dados das seguintes fontes de dados:

• Microsoft SQL Server Analysis Services (provedor OLAP )

• Microsoft Office Access

• dBASE

• Microsoft FoxPro

• Microsoft Office Excel

• Oracle

• Paradoxo

• Bancos de dados de arquivo de texto

Você também pode usar drivers ODBC ou drivers de fonte de dados de outros fabricantes para recuperar informações de fontes de dados que não estão listadas aqui, incluindo outros tipos de bancos de dados OLAP. Para obter informações sobre como instalar um driver ODBC ou um driver de fonte de dados que não está listado aqui, marcar a documentação do banco de dados ou entre em contato com seu fornecedor de banco de dados.

Selecionando dados de um banco de dados     Você recupera dados de um banco de dados criando uma consulta, que é uma pergunta que você faz sobre dados armazenados em um banco de dados externo. Por exemplo, se seus dados forem armazenados em um banco de dados access, talvez você queira saber os números de vendas de um produto específico por região. Você pode recuperar uma parte dos dados selecionando apenas os dados do produto e da região que deseja analisar.

Com a Microsoft Query, você pode selecionar as colunas de dados desejadas e importar somente esses dados para o Excel.

Atualizando sua planilha em uma operação     Depois de ter dados externos em uma pasta de trabalho do Excel, sempre que seu banco de dados for alterado, você poderá atualizar os dados para atualizar sua análise , sem precisar recriar seus relatórios e gráficos de resumo. Por exemplo, você pode criar um resumo mensal de vendas e atualizá-lo todos os meses quando os novos números de vendas chegarem.

Como a Microsoft Query usa fontes de dados     Depois de configurar uma fonte de dados para um banco de dados específico, você pode usá-la sempre que quiser criar uma consulta para selecionar e recuperar dados desse banco de dados , sem precisar redititir todas as informações de conexão. A Microsoft Query usa a fonte de dados para se conectar ao banco de dados externo e para mostrar quais dados estão disponíveis. Depois de criar sua consulta e retornar os dados ao Excel, a Microsoft Query fornece a pasta de trabalho do Excel com as informações de consulta e fonte de dados para que você possa se reconectar ao banco de dados quando quiser atualizar os dados.

Usando o Microsoft Query para importar dados     para importar dados externos para o Excel com a Microsoft Query, siga estas etapas básicas, cada uma das quais é descrita com mais detalhes nas seções a seguir.

O que é uma fonte de dados?     Uma fonte de dados é um conjunto armazenado de informações que permite que o Excel e a Microsoft Query se conectem a um banco de dados externo. Quando você usa o Microsoft Query para configurar uma fonte de dados, você dá um nome à fonte de dados e fornece o nome e o local do banco de dados ou servidor, o tipo de banco de dados e suas informações de logon e senha. As informações também incluem o nome de um driver OBDC ou de um driver de fonte de dados, que é um programa que faz conexões com um tipo específico de banco de dados.

Para configurar uma fonte de dados usando a Microsoft Query:

1. Na guia Dados , no grupo Obter Dados Externos , clique em De Outras Fontes e clique em Consulta da Microsoft.

2. Siga um destes procedimentos:

   • Para especificar uma fonte de dados para um banco de dados, um arquivo de texto ou uma pasta de trabalho do Excel, clique na guia Bancos de Dados .

   • Para especificar uma fonte de dados do cubo OLAP, clique na guia Cubos OLAP . Essa guia só estará disponível se você executou a Consulta Microsoft no Excel.

3. Clique duas vezes <novo>de fonte de dados .

   –ou–

   Clique em<Novo>de Fonte de Dados e clique em OK.

   A caixa de diálogo Criar Nova Fonte de Dados é exibida.

4. Na etapa 1, digite um nome para identificar a fonte de dados.

5. Na etapa 2, clique em um driver para o tipo de banco de dados que você está usando como fonte de dados.

   Observações: 

   • Se o banco de dados externo que você deseja acessar não tiver suporte para os drivers ODBC instalados com o Microsoft Query, você precisará obter e instalar um driver ODBC compatível com o Microsoft Office de um fornecedor de terceiros, como o fabricante do banco de dados. Entre em contato com o fornecedor de banco de dados para obter instruções de instalação.

   • Os bancos de dados OLAP não exigem drivers ODBC. Quando você instala o Microsoft Query, os drivers são instalados para bancos de dados criados usando o Microsoft SQL Server Analysis Services. Para se conectar a outros bancos de dados OLAP, você precisa instalar um driver de fonte de dados e um software cliente.

6. Clique em Conectar e forneça as informações necessárias para se conectar à fonte de dados. Para bancos de dados, pastas de trabalho do Excel e arquivos de texto, as informações fornecidas dependem do tipo de fonte de dados selecionada. Você pode ser solicitado a fornecer um nome de logon, uma senha, a versão do banco de dados que você está usando, o local do banco de dados ou outras informações específicas para o tipo de banco de dados.

   Importante: 

   • Use senhas fortes que combinem letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. Senhas fracas não misturam esses elementos. Um exemplo de senha forte é Y6dh!et5. Um exemplo de senha fraca é Casa27. As senhas devem ter 8 ou mais caracteres. Uma frase secreta com 14 ou mais caracteres é melhor.

   • É fundamental que você se lembre da sua senha. Caso você a esqueça, a Microsoft não poderá recuperá-la. Guarde as senhas que anotar por escrito em um lugar seguro, longe das informações que elas ajudam a proteger.

7. Depois de inserir as informações necessárias, clique em OK ou Concluir para retornar à caixa de diálogo Criar Nova Fonte de Dados .

8. Se o banco de dados tiver tabelas e você quiser que uma tabela específica seja exibida automaticamente no Assistente de Consulta, clique na caixa para a etapa 4 e clique na tabela desejada.

9. Se você não quiser digitar seu nome de logon e senha ao usar a fonte de dados, selecione a caixa Salvar minha ID de usuário e senha na caixa marcar definição da fonte de dados. A senha salva não é criptografada. Se a caixa marcar não estiver disponível, consulte o administrador do banco de dados para determinar se essa opção pode ser disponibilizada.

   Observação de segurança: Evite salvar informações de logon ao se conectar a fontes de dados. Essas informações podem ser armazenadas como texto simples e um usuário mal-intencionado pode acessar as informações para comprometer a segurança da fonte de dados.

Depois de concluir essas etapas, o nome da fonte de dados será exibido na caixa de diálogo Escolher Fonte de Dados .

Usar o Assistente de Consulta para a maioria das consultas     O Assistente de Consulta facilita a seleção e a junção de dados de diferentes tabelas e campos em seu banco de dados. Usando o Assistente de Consulta, você pode selecionar as tabelas e os campos que deseja incluir. Uma junção interna (uma operação de consulta que especifica que linhas de duas tabelas são combinadas com base em valores de campo idênticos) é criada automaticamente quando o assistente reconhece um campo de chave primária em uma tabela e um campo com o mesmo nome em uma segunda tabela.

Você também pode usar o assistente para classificar o conjunto de resultados e fazer filtragem simples. Na etapa final do assistente, você pode optar por retornar os dados ao Excel ou refinar ainda mais a consulta no Microsoft Query. Depois de criar a consulta, você pode executá-la no Excel ou na Microsoft Query.

Para iniciar o Assistente de Consulta, execute as etapas a seguir.

1. Na guia Dados , no grupo Obter Dados Externos , clique em De Outras Fontes e clique em Consulta da Microsoft.

2. Na caixa de diálogo Escolher Fonte de Dados, verifique se a caixa Usar o Assistente de Consulta para criar/editar consultas marcar está selecionada.

3. Clique duas vezes na fonte de dados que você deseja usar.

   –ou–

   Clique na fonte de dados que você deseja usar e clique em OK.

Trabalhe diretamente na Microsoft Query para outros tipos de consultas     Se você quiser criar uma consulta mais complexa do que o Assistente de Consulta permite, poderá trabalhar diretamente na Microsoft Query. Você pode usar a Microsoft Query para exibir e alterar as consultas que você começa a criar no Assistente de Consulta ou pode criar novas consultas sem usar o assistente. Trabalhe diretamente na Microsoft Query quando quiser criar consultas que façam o seguinte:

• Selecione dados específicos de um campo     Em um banco de dados grande, talvez você queira escolher alguns dos dados em um campo e omitir dados que você não precisa. Por exemplo, se você precisar de dados para dois dos produtos em um campo que contém informações para muitos produtos, você pode usar critérios para selecionar dados apenas para os dois produtos desejados.

• Recuperar dados com base em critérios diferentes cada vez que você executar a consulta     Se você precisar criar o mesmo relatório ou resumo do Excel para várias áreas nos mesmos dados externos , como um relatório de vendas separado para cada região, você poderá criar um consulta parâmetro. Quando você executa uma consulta de parâmetro, é solicitado que um valor seja usado como critério quando a consulta selecionar registros. Por exemplo, uma consulta de parâmetro pode solicitar que você insira uma região específica e você possa reutilizar essa consulta para criar cada um dos relatórios de vendas regionais.

• Unir dados de maneiras diferentes     As junções internas que o Assistente de Consulta cria são o tipo mais comum de junção usado na criação de consultas. Às vezes, no entanto, você deseja usar um tipo diferente de junção. Por exemplo, se você tiver uma tabela de informações sobre vendas de produtos e uma tabela de informações do cliente, uma junção interna (o tipo criado pelo Assistente de Consulta) impedirá a recuperação de registros de clientes para clientes que não fizeram uma compra. Usando o Microsoft Query, você pode ingressar nessas tabelas para que todos os registros de clientes sejam recuperados, juntamente com dados de vendas para os clientes que fizeram compras.

Para iniciar o Microsoft Query, execute as etapas a seguir.

1. Na guia Dados , no grupo Obter Dados Externos , clique em De Outras Fontes e clique em Consulta da Microsoft.

2. Na caixa de diálogo Escolher Fonte de Dados, verifique se a caixa Usar o Assistente de Consulta para criar/editar consultas marcar está clara.

3. Clique duas vezes na fonte de dados que você deseja usar.

   –ou–

   Clique na fonte de dados que você deseja usar e clique em OK.

Reutilizando e compartilhando consultas     No Assistente de Consulta e na Consulta Microsoft, você pode salvar suas consultas como um arquivo .dqy que você pode modificar, reutilizar e compartilhar. O Excel pode abrir arquivos .dqy diretamente, o que permite que você ou outros usuários criem intervalos de dados externos adicionais da mesma consulta.

Para abrir uma consulta salva do Excel:

1. Na guia Dados , no grupo Obter Dados Externos , clique em De Outras Fontes e clique em Consulta da Microsoft. A caixa de diálogo Escolher Fonte de Dados é exibida.

2. Na caixa de diálogo Escolher Fonte de Dados , clique na guia Consultas .

3. Clique duas vezes na consulta salva que você deseja abrir. A consulta é exibida no Microsoft Query.

Se você quiser abrir uma consulta salva e a Microsoft Query já estiver aberta, clique no menu Arquivo de Consulta da Microsoft e clique em Abrir.

Se você clicar duas vezes em um arquivo .dqy, o Excel abrirá, executará a consulta e inserirá os resultados em uma nova planilha.

Se você quiser compartilhar um resumo ou relatório do Excel baseado em dados externos, você pode fornecer a outros usuários uma pasta de trabalho que contém um intervalo de dados externo ou criar um modelo. Um modelo permite que você salve o resumo ou o relatório sem salvar os dados externos para que o arquivo seja menor. Os dados externos são recuperados quando um usuário abre o modelo de relatório.

Depois de criar uma consulta no Assistente de Consulta ou no Microsoft Query, você poderá retornar os dados para uma planilha do Excel. Em seguida, os dados se tornam um intervalo de dados externos ou um relatório de Tabela Dinâmica que você pode formatar e atualizar.

Formatação de dados recuperados     No Excel, você pode usar ferramentas, como gráficos ou subtotais automáticos, para apresentar e resumir os dados recuperados pela Microsoft Query. Você pode formatar os dados e sua formatação é mantida quando você atualiza os dados externos. Você pode usar seus próprios rótulos de coluna em vez dos nomes de campo e adicionar números de linha automaticamente.

O Excel pode formatar automaticamente novos dados que você digita no final de um intervalo para corresponder às linhas anteriores. O Excel também pode copiar automaticamente fórmulas que foram repetidas nas linhas anteriores e estende-as a linhas adicionais.

Você pode ativar essa opção (ou desativar novamente) a qualquer momento:

1. Clique em Arquivo> Opções > Avançada.

   Em Excel 2007: clique no botão do Microsoft Office , clique em Opções do Excel e clique na categoria Avançado .

2. Na seção Opções de edição, selecione a marcar Estender formatos e fórmulas de intervalo de dados. Para desativar novamente a formatação automática do intervalo de dados, desmarque esta caixa marcar.

Atualização de dados externos     Ao atualizar dados externos, você executa a consulta para recuperar quaisquer dados novos ou alterados que correspondam às suas especificações. Você pode atualizar uma consulta no Microsoft Query e no Excel. O Excel fornece várias opções para atualizar consultas, incluindo atualizar os dados sempre que você abrir a pasta de trabalho e atualizá-la automaticamente em intervalos temporais. Você pode continuar trabalhando no Excel enquanto os dados estão sendo atualizados e também pode marcar o status enquanto os dados estão sendo atualizados. Para obter mais informações, consulte Atualizar uma conexão de dados externa no Excel.

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