Agendar uma reunião no Microsoft Teams

Agendar uma reunião

Há várias maneiras de agendar uma reunião no Teams:

• Para agendar uma reunião com membros de um chat, abra o chat e selecione Mais opções na parte superior do chat. Em seguida, selecione Agendar uma reunião .

• Agende uma reunião do calendário do Teams. Selecione Calendário no Teams e selecione Nova reunião .

O formulário de agendamento é onde você atribui um título à sua reunião, convida pessoas e adiciona detalhes da reunião. Use o Assistente de Agendamento para encontrar um horário que funcione para todos.

No Assistente de Agendamento, você pode ver os fusos horários, agendas e disponibilidade dos participantes em diferentes horários. A grade assistente de agendamento mostrará a agenda de cada participante. Áreas sombreadas mostram quando os participantes estão ocupados ou têm reuniões provisórias. Áreas não sombreadas são exibidas quando os participantes são gratuitos. 

Depois de preencher os detalhes, selecione Salvar para fechar o formulário de agendamento e convidar os participantes para a reunião.

Adicionar um número discado  

Inclua um número discado e uma ID de conferência para que os participantes possam chamar para a reunião do Teams. Se você agendar a reunião do Outlook, o número de discagem e a ID da conferência serão exibidos automaticamente no convite de reunião agendado. Para saber como adicionar esses detalhes ao agendar no Teams, consulte Adicionar um número de discagem para uma reunião no Teams.

Atribuir categorias a uma reunião

Color code seu calendário com categorias. Assim como no Outlook, você pode atribuir uma ou mais categorias a cada reunião em seu calendário. Há algumas maneiras de atribuir categorias:

1. Clique com o botão direito do mouse em um evento em seu calendário.

2. Selecione Categorizar .

3. Selecione uma cor.

Você também pode categorizar uma reunião ao agende-a selecionando Categoria na parte superior do formulário de agendamento.

Convide pessoas de fora da organização 

O Teams permite convidar pessoas de fora da sua organização, inclusive aquelas que não têm uma licença do Teams. Você precisará do endereço de email completo delas para convidá-las.

1. Create uma reunião ou abra uma existente no calendário do Teams.

2. Insira nomes no campo Adicionar participantes necessários . 

   • Se alguém for um participante opcional, selecione Opcional no campo Adicionar participantes necessários e adicione seus nomes.

3. Digite o endereço de email completo da pessoa (por exemplo: Joe@example.com).

4. Selecione Enviar ou Enviar atualização. Eles(as) receberão um email com um link para a reunião.

Convidar pessoas com um link 

O Teams permite convidar pessoas para uma reunião por meio de um link de reunião. Para compartilhar este link:

1. Create uma reunião ou abra uma existente no calendário do Teams.

2. O link da reunião será exibido como uma URL. Selecione Copiar para copiar a URL.

Adicionar um co-organizador

Depois de convidar pessoas para sua reunião, você pode somar 10 co-organizadores para ajudar a gerenciar sua reunião. Antes de adicionar co-organizadores, certifique-se de que as pessoas que você deseja adicionar já sejam adicionadas conforme os participantes necessários e siga as etapas abaixo:

1. Create uma reunião ou abra uma existente no calendário do Teams.

2. Certifique-se de que as pessoas que você deseja adicionar como co-organizadores sejam convidadas para a reunião.

3. Selecione Opções > Mais opções.

4. Em Funções , selecione seus nomes no menu suspenso Escolher co-organizadores .

5. Selecione Salvar.

Transformar em uma reunião de canal

1. Selecione Nova reunião .

2. Digite o nome de um canal no campo Adicionar canal .

Os canais não podem ser editados ou adicionados após o convite ser enviado. Você precisará enviar um novo convite com o canal atualizado.

Depois de adicionar as pessoas que você deseja, selecione Assistente de Agendamento para encontrar o melhor horário.

Se for uma reunião recorrente, abra o menu suspenso ao lado de Não se repete (logo abaixo da data). Escolha com que frequência deseja que ocorra nas opções padrão ou selecione Personalizado para criar sua própria cadência.

Agendar reuniões em um calendário de canais 

Se você não estiver familiarizado com como adicionar um calendário a um canal, as etapas serão descritas para você em Ver todas as suas reuniões no Teams. Depois que isso for feito, você terá algumas maneiras de adicionar eventos ao calendário compartilhado.

1. No Teams , selecione a equipe na qual você deseja agendar reuniões.

2. No canto superior direito, selecione a seta suspensa ao lado de Atender agora . 

3. Selecione Agendar uma reunião .

4. Adicione outros participantes que estão fora da equipe em que você agendou a reunião.

5. Selecione Enviar.

Quando você selecionar Enviar, todos na equipe para a qual você agendou a reunião receberão um convite pessoal.

Se você adicionou convidados e parceiros de fora da sua organização, eles não terão acesso ao calendário do canal.

Clique com o botão direito do mouse para ver mais opções

Clique com o botão direito do mouse em um evento em seu calendário para:

• Edite  os detalhes da reunião.

• Converse com os participantes no chat da reunião.

• Ingressar online .

• Copiar link .

• Cancele reunião se você for um organizador.

• Mostre como definir o status que refletirá sobre os calendários dos participantes durante o horário da reunião se eles RSVP aceitarem a reunião.

• Categorize  reunião.

Ingressar em uma reunião  

As reuniões do Teams mostrarão um botão para ingressar em um evento em seu calendário cinco minutos antes do início de uma reunião. Quando alguém ingressar na reunião, o evento alterará as cores para que você saiba que a pessoa está online.

Selecione Ingressar para abrir a janela de configurações da reunião para confirmar as configurações da câmera preferencial e do MIC antes de ingressar na reunião online.