Agendar uma reunião com outras pessoas

Agendar uma reunião com outras pessoas

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Você pode enviar uma solicitação de reunião para uma ou mais pessoas. Controla Outlook quem aceita a solicitação e reserva horário no seu calendário para a reunião. Quando você cria uma solicitação de reunião, você pode adicionar anexos, definir um local e use o Assistente de agendamento para escolher o melhor horário para sua reunião.

Agendar uma reunião

  1. Crie uma solicitação de reunião em uma das seguintes maneiras:

    • Na caixa de entrada, selecione Novos itens > reunião ou use o atalho de teclado Ctrl + Shift + P.

      Para agendar uma reunião, na guia Página Inicial, no grupo Novo, escolha Novos Itens e depois Reunião.

    • No calendário, selecione Nova reunião ou use o atalho de teclado Ctrl + Shift + P.

      Comando Nova Reunião na faixa de opções

    • Em uma mensagem de email na caixa de entrada, selecione o botão responder com reunião.

      A partir de uma mensagem de email, selecione responder com reunião.
  2. Adicione participantes de uma de duas maneiras:

    • Adicione os participantes à linha para da solicitação de reunião e vá para a etapa 4.

    • Se você estiver usando um Office 365 ou uma conta do Exchange, use o Assistente de agendamento para ver os cronogramas do participante.

  3. No Assistente de agendamento, clique na caixa sob seu nome e digite o nome de um participante ou endereço de email ou clique no botão Adicionar participantes para exibir seu catálogo de endereços.

    Clique no ícone ao lado do nome do participante no Assistente de agendamento para marcar um participante específico como um Participante necessário,Participante opcional ou um recurso. Quando você começa a digitar o nome de um participante, o Outlook fornecerá sugestões com base nas pessoas que você atendidas com ou enviado recentemente. Escolha um nome na lista para adicionar um participante.

    Você pode marcar os participantes como necessário ou opcional.
  4. Adicione um assunto da reunião, hora de início e hora de término e local.

    No Outlook 2016 e o Outlook para o Office 365, você pode começar a digitar o nome de um local, por exemplo, o quarto cafeteria ou 23 de sala de conferência, e Outlook procurará correspondências de local. Selecione uma das sugestões para escolher o local ou continuar a digitar para inserir outro local.

    Dica: Se você usa uma conta de email da conta do Microsoft Exchange ou do Office 365, clique em Assistente de agendamento, clique em Localizador de sala para verificar a disponibilidade e reservar salas. Para obter mais informações, consulte usar o Assistente de agendamento e localizador de sala de reuniões no Outlook.

  5. Para anexar um arquivo a uma solicitação de reunião, no menu Inserir , selecione Anexar arquivo, em seguida, escolha o arquivo que você deseja adicionar.

  6. Se você não quiser torná-la uma reunião recorrente, clique em Enviar. Caso contrário, consulte fazer uma reunião recorrente.

Impedir que os participantes de uma reunião de encaminhamento

Se você estiver usando o Office 365, quando você cria uma solicitação de reunião, você pode impedir que os participantes de reunião de encaminhar a solicitação de reunião para outras pessoas.

  • Antes de enviar a solicitação de reunião, selecione Opções de resposta > Permitir encaminhamento para alternar a capacidade de participantes para encaminhar uma solicitação de reunião.

  1. Clique em Reunião > Recorrência.

    Comando Recorrência na faixa de opções

    Observação: Use o atalho de teclado Ctrl+G para agendar a reunião de forma que ocorra regularmente.

  2. Escolha as opções do padrão de recorrência desejado e clique em OK.

    Observação: Quando você adiciona um padrão de recorrência a uma solicitação de reunião, a guia Reunião muda para Série de Reuniões.

  3. Para enviar a solicitação de reunião, clique em Enviar.

Adicionar uma pessoa a uma reunião existente

Você pode adicionar outro participante a uma reunião existente.

Se você for o proprietário da reunião:

  1. Clique duas vezes para abrir a reunião e, em seguida, use a linha para ou o Assistente de agendamento para adicionar uma ou mais pessoas para a reunião.

  2. Clique em Enviar e selecione um destes procedimentos:

    • Envie atualizações apenas para adicionar ou excluir participantes.

    • Envie atualizações a todos os participantes.

Se você não for o proprietário de reunião

  1. Abra a solicitação de reunião. No grupo responder na faixa de opções, selecione responder, em seguida, Avançar. Adicione um ou mais destinatários à solicitação de reunião.

  2. Clique em Enviar. O proprietário da reunião receberão notificação que você já encaminhado a solicitação de reunião para outra pessoa. Para obter mais informações, consulte encaminhar uma reunião.

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