Agendar reuniões com FindTime

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FindTime é um suplemento do Outlook que torna mais fácil agendar reuniões, permitindo que os convidados à votar horários adequados.

Agendar uma reunião no Outlook com FindTime

  1. Crie um novo email ou selecione um email para responder.

  2. Lista necessária convidados Para e Cc de convidados opcionais da reunião.

  3. Na guia página inicial, selecione responder com pesquisa de reunião.

    FindTime > responder com reunião votação

  4. Selecione as configurações de reunião

    Duração da reunião FindTime

    • Duração: selecione uma duração da lista.

      • Selecione 8 horas para uma reunião de dia completo.

      • Use personalizada para definir seu próprio tempo. A duração máxima é 23h 59m.

        Duração personalizada FindTime

    • Horário de trabalho: seleção limitar sugeridos vezes a apenas horas e dias de trabalho de reunião.

      Horário de trabalho de FindTime

      Observação: As horas de trabalho usadas por padrão são recuperadas de suas configurações de organizador < link para usar o painel de organizador FindTime > configurações do organizador > e falhando esses suas configurações do Exchange. Eles padrão 8: 00 a 5 pm se nenhuma configuração forem encontradas.

    • Fuso horário: selecione Ícone de fusos horários para alterar o fuso horário para a reunião.

      Editar o fuso horário
      Observação

      • O fuso horário usado é recuperado do seu definições do organizador < link para usar o painel de organizador FindTime > configurações do organizador >, mas você pode selecionar um novo na lista.

      • Horário de verão é considerado e reuniões após a opção anual mostram o horário correto.

  5. FindTime examina as agendas de convidados (se disponível) e sugere horários de reunião adequado.

    Observação: FindTime usa sua conta de negócios do Office 365 para acessar seu calendário e os calendários dos participantes da sua organização para determinar a disponibilidade. Calendários que não estão associados a uma conta não têm suporte do Office 365.

    Use os links para classificar as opções da reunião.

    • Disponibilidade: lista as melhores opções (vezes quando todas as necessárias convidados são gratuitos) primeiro. Fatores usados para determinar as melhores opções incluem quantos participantes são gratuitos, como muitos obrigatório VS participantes opcionais são gratuitos, se conflito participantes têm provisórios ou ocupados compromissos em seu calendário.

      Opções de reunião classificadas por disponibilidade

    • Tempo: lista as opções em ordem cronológica.

      Opções de reunião classificadas por vez

      Observação: Você pode rolar dias e meses usando <e>. Dias disponíveis são sublinhados em verde. Verde mais escuro indica dias com a maioria das opções e mais clara verde e vermelho indicam a maioria dos conflitos. Dias de fim de semana são marcados disponíveis se o Horário de trabalho não está selecionada.

    • Os ícones de pessoas mostram se os convidados são necessários e sua disponibilidade

      • Sublinhado azul: obrigatório

      • Verde: disponíveis

      • Amarelo: pode estar ocupado

      • Vermelho: ocupado

      • Cinza: desconhecido

        Chave de ícones de pessoas

    • Você pode usar os ícones para acessar mais informações

      • Selecione Ícone de status de convidados para abrir a bandeja de status de convidados.

        Bandeja de status de convidados

      • Passe o mouse sobre cada ícone de pessoa ou para exibir suas informações de disponibilidade.

      • Selecione Ícone de Calendário para exibir seu calendário.

        Calendário do organizador

  6. Selecione algumas vezes de reunião adequado.

    • Na caixa hora muda para verde quando selecionado.

    • Você pode selecionar um máximo de 20 vezes.

      Opções de reunião selecionada

  7. Selecione Avançar.

  8. Insira o local da reunião.

    • Skype é ativada por padrão. Selecione o ícone do Skype para desabilitá-lo.

      Configurações de local
      Observação:. As configurações do Skype no seu painel de organizador < link para usar o painel de organizador FindTime > configurações do Skype adicionando > são usadas. FindTime só pode detectar suas configurações se você tiver uma ponte de configurar. Caso contrário, você receberá uma nova ID do Skype para todas as reuniões.

  9. Selecione configurações de reunião e ative as opções de Ligado/desligado.

    • Notificações: você receberá notificações por email quando votam convidados.

    • Agendar automaticamente: A reunião será agendada automaticamente no seu calendário quando todos os convidados necessários tem votou Sim uma opção de reunião. Veja como o agendamento automático funciona < link > para obter mais informações.

    • Detém: Adiciona um compromisso provisório ao seu calendário para cada opção de reunião selecionada. Isenções são removidas quando a reunião é agendada ou votação cancelada.

      Observação: Você pode excluir ainda tempos de reunião selecionada neste momento selecionando o X na lista de horários selecionados .

      Excluir horários de reunião

  10. Selecione Inserir ao email.

  11. FindTime insere os horários sugeridos de reunião em seu email. Selecione Editar opções para alterar as configurações da reunião, se necessário.

    Editar opções de email
    Observação: Se você fizer alterações e reinsira o horário da reunião, você precisa excluir manualmente o convite original.

  12. Selecione Enviar para enviar a reunião convida e inicie o processo de votação. < vincular usando a página de votação FindTime >

  13. Você receberá um link direto para a página de votação < usando o FindTime votação página > para sua reunião.

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