Adicionar os dados coletados através de emails ao banco de dados do Access

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

É possível coletar ou atualizar informações através de emails usando o Microsoft Access 2010 aliado ao Microsoft Outlook 2010. O Access orienta você na criação de um formulário de coleta de dados e no envio desse formulário em um email. Quando os destinatários do email devolverem os formulários preenchidos, você poderá optar por ter os dados coletados automaticamente processados e armazenados em um banco de dados do Access especificado. Esse método de coleta de dados pode economizar o tempo e esforço geralmente envolvidos em uma operação de copiar e colar ou em um processo de entrada manual de dados. A seguir estão alguns cenários em que é possível usar esse processo para coletar dados:

Pesquisas   : você pode fazer uma pesquisa compilar os resultados, primeiro criando um banco de dados com as tabelas necessárias para armazenar os resultados e usando o Assistente para gerar um formulário de pesquisa e, em seguida, enviá-los para os participantes de pesquisa. Quando os participantes responder, os dados de pesquisa são armazenados automaticamente no banco de dados.

Relatórios de status   : se você tiver o status de nível de estoque mais recente ou as informações atualizadas na pendentes problemas, sua equipe pode mantê-lo informado enviando emails que contêm as informações atuais em intervalos regulares.

Gerenciamento de eventos   : ao organizar uma conferência ou treinamento ou outros eventos, você pode enviar um ou mais formulários como um email mensagem a fim de reunir preferências de informações, viagem e hotel contato e assim por diante. Se você optar por deixar as respostas sejam processadas automaticamente, os participantes são capazes de alterar suas preferências a qualquer momento sem precisar notificá-lo e você sempre tenha acesso aos dados mais recentes para fins de tomada de decisões.

Este artigo explica os itens necessários para usar esse processo e como começar a usar o assistente e também fornece informações adicionais sobre várias etapas para você poder fazer a seleção mais fundamentada à medida que segue o assistente.

Observação : Você não poderá adicionar os dados coletados se seu destinatário usado Hotmail ou Yahoo para enviar o formulário de conjunto de dados.

Antes de começar

Se esta for a primeira vez em que você coleta dados usando emails, siga estas etapas:

  1. Certifique-se de ter instalado os seguintes aplicativos em seu computador:

    • Access 2007 ou Access 2010.

    • Outlook 2007 ou Outlook 2010. Você precisa ter o Outlook instalado e configurado no computador que usa para enviar os emails. Se o Outlook estiver instalado, porém não configurado ainda, inicie o Outlook e siga as instruções do Assistente de Configuração do Outlook. Para obter ajuda quanto ao assistente, consulte a Ajuda do Outlook.

    • Se você pretende usar um formulário do InfoPath, verifique se tem o InfoPath 2007 ou edição mais recente instalada; seus destinatários também precisarão ter o InfoPath instalado em seus computadores.

    • Os destinatários de email precisam ter o InfoPath ou um cliente de email com suporte ao formato HTML instalado em seus computadores para poder exibir e editar o formulário.

      O formulário usado para coletar dados por meio de mensagens de email não é um formulário do Access. O assistente gera um formulário especial no formato HTML ou do InfoPath.

      Identifique um banco de dados de destino. O banco de dados pode estar no formato .mdb ou .accdb. Além disso, arquivos .mde e .accde também têm suporte. Se você não desejar usar um banco de dados existente, será necessário criar um novo.

  2. Identificar ou criar as tabelas que você quer preenchida com os dados das respostas de email. Se você está coletando dados para as tabelas existentes, certifique-se de que as tabelas não são somente leitura e que você tem as permissões necessárias para adicionar ou atualizar seu conteúdo.

Observação : Os tipos de campo Anexo, Numeração Automática, OLE e Valores Múltiplos não podem ser coletados usando emails.

Se a operação de conjunto de dados preenche duas ou mais tabelas, você deve criar uma consulta seleção e usá-lo como fonte de registro do formulário. Certifique-se de que a consulta inclui todos os campos necessários das tabelas subjacentes. Se você estiver usando uma consulta existente, certifique-se de que a consulta não é somente leitura e que você tenha as permissões necessárias para adicionar ou atualizar seu conteúdo. Para obter mais informações sobre como criar uma consulta com base em duas ou mais tabelas, consulte o artigo Introdução às consultas.

Armazene os dados como novos registros nas seguintes situações:

  • Se os dados preencherem várias tabelas.

  • Se a tabela de destino não tiver um campo de chave primária. Valores de chave primária são necessários para mapear cada resposta a um registro existente. Se sua tabela de destino não tiver um campo de chave primária, adicione-o neste momento ou atribua um campo existente com valores exclusivos como chave primária.

  • Se a tabela de destino não tiver nenhum registro. Se a tabela estiver vazia, o assistente pressuporá que você deseja adicionar registros.

  • Se os endereços de email dos destinatários não forem armazenados como um campo no banco de dados. Ao coletar dados para atualizar registros, você não poderá digitar manualmente os endereços na mensagem gerada pelo assistente. O campo de endereço precisa estar na tabela de destino ou em uma tabela que tenha relação com a tabela de destino.

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Introdução

  1. Abra o banco de dados no qual os dados coletados serão armazenados.

  2. Para adicionar os dados a uma única tabela, selecione-a no Painel de Navegação. Para preencher várias tabelas relacionadas, selecione a consulta associada a essas tabelas.

  3. Execute um dos seguintes procedimentos para iniciar o assistente:

    • Na guia Dados Externos, no grupo Coletar Dados, clique em Criar Email.

    • Clique com o botão direito do mouse na tabela ou consulta e, em seguida, clique em Coletar e Atualizar Dados via Email.

      Observação : Se a tabela não contiver todos os campos ou tem apenas a numeração automática, objeto OLE, anexo ou valores múltiplos tipos de campo de pesquisa, o Access exibirá a seguinte mensagem: A tabela ou consulta selecionada não tem quaisquer campos que ofereçam suporte a coleta de dados usando o email.

Se a tabela contiver campos que oferecem suporte à coleta de dados, o assistente será iniciado. Se a tabela de destino oferecer suporte tanto à adição quanto à atualização dos dados, o assistente orientará você pelas etapas necessárias para coletar os dados nas mensagens de email.

Use as seções a seguir como referência para eventuais dúvidas que você tenha nas seguintes sete principais etapas do processo.

  1. Escolher o tipo de formulário de entrada de dados que você deseja enviar

  2. Escolher entre coletar novos dados ou atualizar os existentes

  3. Especificar os dados que serão coletados

  4. Especificar processamento de dados automático ou manual

  5. Selecionar a maneira de especificar os endereços de email dos destinatários

  6. Revisar e especificar a lista de destinatários

  7. Criar e enviar o email

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Escolher o tipo de formulário de entrada de dados que você deseja enviar

Selecione o tipo de formulário com base na facilidade de uso para você e seus destinatários.

Formulário HTML selecione    Um formulário HTML pode ser visualizado e editado por qualquer usuário cujo cliente de email compatível com HTML

Selecione Microsoft InfoPath formulário    Você verá essa opção que somente se o InfoPath está instalado no seu computador. Selecione esta opção apenas se todos os destinatários tenham o InfoPath e o Outlook instalado em seus computadores. Um formulário do InfoPath oferece um ambiente de edição e a entrada de dados melhor

A página do assistente exibida em seguida depende de o objeto de destino oferecer suporte à atualização de dados. Se o objeto for uma consulta baseada em duas ou mais tabelas, ou quando se for uma tabela que não tem um campo de chave primária ou que não contém nenhum registro, o assistente assume que você deseja adicionar novos registros, e solicita a seleção dos campos do formulário. Em todos os demais casos, o assistente solicita que você especifique se deseja adicionar ou atualizar dados antes de lhe pedir que selecione os campos do formulário.

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Escolher entre coletar novos dados ou atualizar os existentes

Especifique o que você deseja fazer com os dados. O tipo de formulário que é usado afeta a quantidade de novos registros que um destinatário pode lhe enviar em uma única resposta. Quando os dados são atualizados, a quantidade de registros que precisam ser atualizados pelo destinatário identifica a quantidade de formulários preenchidos previamente que serão incluídos em uma mensagem.

Observação : Para adicionar novos registros, digite os endereços de email na caixa de endereço da mensagem de email quando ela for criada. Para atualizar os dados existentes, os endereços de email dos destinatários precisam ser armazenados como um campo na tabela ou consulta subjacente ou em uma tabela relacionada.

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Especificar os dados que serão coletados

Ao escolher os campos que serão incluídos em seu formulário, não é necessário incluir cada campo existente na tabela ou consulta subjacente no formulário. Entretanto, as condições a seguir precisam ser cumpridas:

  • Campos obrigatórios:    Campos marcados com um símbolo de asterisco(*), são campos obrigatórios. Se você está coletando novos registros, o assistente incluirá automaticamente todos os campos cuja propriedade obrigatório está definida como Sim. Se qualquer registro do necessários para campos em branco, o Access falhará adicionar o registro à tabela.

  • Tipos de campo sem suporte:    Você não poderão incluir certos tipos de campo no formulário como numeração automática, anexo, objeto OLE ou campos de pesquisa de múltiplos valores.

  • Campo de chave primária:    O usuário poderá digitar um valor no campo ao adicionar registros no entanto; a resposta não será processada se o valor especificado já está em uso.

    Observação : Para cada campo incluído, em Propriedades do Campo, especifique um rótulo e clique em Somente leitura se não desejar que o usuário altere os dados nesse campo.

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Especificar processamento de dados automático ou manual

Você pode selecionar um processamento automático ou manual de respostas. O processamento automático significa que, ao obter as respostas, o Outlook e o Access trabalham em conjunto para exportar os dados para as tabelas de destino em seu banco de dados. O processamento automático pode economizar tempo e esforço. O processamento manual significa apenas que você inicia a operação de exportação para transferir os dados de uma pasta especificada no Outlook para a tabela de destino no Access.

As respostas são exportadas com êxito para a tabela de destino desde que as condições a seguir sejam cumpridas no momento em que as respostas chegam à caixa de email:

  • O Outlook já deve estar em execução no computador. Se o Outlook não estiver em execução, o processamento terá início da próxima vez que você o iniciar Outlook.

  • O Access não deve ser protegido por senha e não deve ser aberto em modo Exclusivo. O nome ou local do banco de dados não deve ter sido alterado desde o envio da mensagem de email.

  • Os nomes das tabelas e consultas, e as propriedades dos campos incluídos no formulário não devem ter sido alterados desde o envio da mensagem de email.

  • É preciso ter as permissões exigidas para adicionar ou atualizar o conteúdo das tabelas e consultas base.

    Observação : Se o processamento automático falhar, tente corrigir esses problemas e exporte manualmente as respostas que tiverem falhado. Todas as respostas que chegam à sua caixa de entrada após a resolução dos problemas continuarão a ser processadas automaticamente.

Definir propriedades para controlar o processamento automático de respostas

Para especificar uma pasta diferente do Outlook em que as respostas são armazenadas, na página Especificar como as respostas serão processadas do assistente, clique no nome da pasta. Na caixa de diálogo Selecionar Pasta, selecione uma pasta diferente ou clique em Novo para criar uma nova pasta.

Se você clicar em Definir as propriedades para controlar o processamento automático de respostas para alterar ou ajustar as configurações de importação, consulte a tabela a seguir para obter informações sobre as opções disponíveis:

Opção

Resultado

Descartar as respostas das pessoas para quem você não enviou a mensagem   

Marque esta caixa de seleção se desejar que somente essas respostas que foram enviadas pelos destinatários originais da mensagem sejam processadas automaticamente. As respostas de outras pessoas são armazenadas na pasta de destino, porém não são processadas automaticamente.

Aceitar várias respostas de cada destinatário   

Marque essa caixa de seleção se desejar que apenas a primeira resposta de cada destinatário seja processada automaticamente. A segunda resposta e as respostas subsequentes são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente.

Observação : Essa configuração controla apenas o número de respostas, e não o número de registros processados dentro de uma única resposta. Em outras palavras, se você enviar um formulário do InfoPath, o usuário poderá enviar vários registros em uma única resposta, e o Access processará automaticamente todos os registros da resposta, ainda que esta caixa de seleção não esteja marcada.

Só permitir atualizações de dados existentes   

Quando os destinatários usam um formulário do InfoPath para atualizar os dados, podem enviar novos registros além das atualizações feitas nos registros existentes. Marque esta caixa de seleção para processar somente as atualizações feitas nos registros existentes.

Quantidade de respostas que serão processadas   

Digite a quantidade total de respostas (de todos os destinatários) a serem processadas automaticamente. Para que todas as respostas sejam processadas automaticamente, insira um valor alto, como 5000, na caixa de texto. As respostas recebidas após esse valor ser alcançado são armazenadas na pasta de destino, porém não são processadas automaticamente.

Data e hora de parar   

Especifique quando o processamento automático de respostas deve ser interrompido com relação à mensagem de email. As respostas recebidas após essa data e hora são armazenadas na pasta de destino, porém não são processadas automaticamente.

Para alterar essas opções em um momento posterior, na guia Dados Externos, no grupo Coletar Dados, clique em Gerenciar Respostas. Na caixa de diálogo Gerenciar Mensagens de Coleta de Dados, selecione a mensagem cujas configurações serão alteradas e, em seguida, clique em Opções de Mensagem. As alterações feitas na caixa de diálogo afetarão todas as respostas subsequentes que você receber com relação a essa mensagem.

Respostas do processamento manual

Para controlar quando e quais respostas são processadas, não selecione a opção Processo automático. As respostas serão armazenadas em uma pasta especificada no Outlook até que você selecione cada resposta da pasta, clique com o botão direito do mouse na resposta e clique em Exportar dados para o Microsoft Access no menu de atalho.

Em alguns casos, talvez seja necessário também processar manualmente as respostas que falharam no processamento automático.

Lembre-se disto antes de exportar os dados:

  • O banco de dados do Access deve ser aberto em modo exclusivo, e o nome ou local do banco de dados não deve ter sido alterado desde o envio da mensagem de email.

  • Os nomes das tabelas e consultas, e as propriedades dos campos incluídos no formulário não devem ter sido alterados desde o envio da mensagem de email.

  • É preciso ter as permissões exigidas para adicionar ou atualizar o conteúdo das tabelas e consultas base.

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Selecionar a maneira de especificar os endereços de email dos destinatários

Se você estiver coletando novas informações somente, pode especificar os endereços de email de duas maneiras:

  • Digite os endereços de email individualmente na mensagem de email do Outlook ou selecione os endereços em um catálogo de endereços.

  • Use o campo de endereço de email na tabela ou consulta do banco de dados atual do Access.

    Observação : Ao coletar dados para atualizar os registros existentes, você não vê esta caixa de diálogo porque os endereços de email dos destinatários devem primeiro estar disponíveis como um campo do banco de dados

Digitando os endereços de email diretamente no Outlook

Se você estiver especificando os destinatários no Outlook, poderá visualizar e personalizar a mensagem antes de enviá-la. No corpo do email, há uma breve introdução e um formulário. É recomendável não fazer alterações no formulário. Se a estrutura dele for alterada, há o risco de a resposta não ser processada.

Usando os endereços de email armazenados em um campo do banco de dados

A opção de selecionar tabela associada um se refere a tabelas relacionadas. Para exibir ou editar relações de tabela no seu banco de dados, em Ferramentas de banco de dados. guia, no grupo relações, clique em relações

Para obter mais informações sobre relações, consulte o artigo Guia para relações de tabelas.

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Revisar e especificar a lista de destinatários

A principal etapa final envolve visualizar e personalizar o email, ajustar sua lista de destinatários e enviar sua mensagem de coleta de dados.

Criar e enviar o email

Quando o assistente informar que você já pode criar o email e mostrar como exibir o status dos emails usando o comando Gerenciar Respostas, algumas mensagens de aviso poderão aparecer. A tabela a seguir descreve cada aviso e a ação que pode ser executada para resolver o problema:

Aviso mensagem

Descrição

S Soluçã

Alguns registros não contêm endereço válido no campo de endereço de email especificado. Nenhum dado será retornado com relação a essas linhas.

O campo de endereço de email selecionado contém valores nulos.

Para coletar dados de todos os registros, saia do assistente e substitua os valores nulos por endereços de email. Em seguida, reinicie novamente o assistente.

Você conta atualmente com um bloqueio exclusivo no banco de dados, e o processamento automático falhará até que esse bloqueio seja eliminado.

O banco de dados está aberto atualmente em modo exclusivo.

Se você optar pelo processamento automático das respostas, ocorrerá falha no processamento porque o Access não pode adicionar nem atualizar um banco de dados com bloqueio exclusivo. Feche e abra novamente o banco de dados em modo não exclusivo imediatamente após enviar a mensagem.

As mensagens de email podem conter dados que sejam de natureza confidencial ou oficial.

Você está coletando dados para atualizar registros existentes, e o formulário que está prestes a enviar será preenchido antecipadamente com dados existentes.

Se alguns campos do formulário incluírem dados confidenciais, retorne à etapa do assistente onde os campos foram selecionados e remova os campos que contenham dados confidenciais do formulário.

Depois de visualizar e personalizar a mensagem, você pode filtrar o campo de endereço de email e selecionar os destinatários. Selecione os endereços de email que serão usados marcando as caixas de seleção correspondentes. Se você vir uma caixa de diálogo listando endereços de email inválidos, anote-os na lista e clique em Sair. Verifique os endereços inválidos, faça qualquer correção necessária e tente enviar novamente a mensagem.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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