Adicionar os dados coletados através de emails ao banco de dados do Access

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Você pode coletar ou atualizar as informações apesar de emails usando o Microsoft Access 2007 ou do Access 2010 com o Microsoft Outlook 2007 ou o Microsoft Outlook 2010. Acesso orienta você por meio de criar um formulário de conjunto de dados e enviar o formulário em uma mensagem de email. Quando seus destinatários de email retornarem os formulários preenchidos, você pode optar por ter os dados coletados processados e armazenados em um banco de dados do Access especificado automaticamente. Esse método de coleta de dados pode salvar você tempo e esforço normalmente envolvidos em um copiar e colar ou um processo de entrada manual de dados. Estes são alguns cenários em que você pode usar esse processo para coletar dados:

Pesquisas    Você pode fazer uma pesquisa e compilar resultados da primeira criando um banco de dados com as tabelas necessárias para armazenar os resultados, e usando o Assistente para gerar um formulário de pesquisa e, em seguida, enviá-los para os participantes de pesquisa. Quando os participantes responder, os dados de pesquisa são armazenados automaticamente no banco de dados.

Relatórios de status    Se você tiver o status de nível de estoque mais recente ou as informações atualizadas na pendentes problemas, sua equipe pode mantê-lo informado enviando que emails que contêm as informações atuais em intervalos regulares.

Gerenciamento de eventos    Ao organizar uma conferência ou treinamento ou outros eventos, você pode enviar um ou mais formulários como uma mensagem de email para coletar informações de contato, preferências de viagem e hotel e assim por diante. Se você optar por deixar as respostas sejam processadas automaticamente, os participantes são capazes de alterar suas preferências a qualquer momento sem precisar notificá-lo e você sempre tenha acesso aos dados mais recentes para fins de tomada de decisões.

Este artigo explica o que você precisa usar esse processo, como começar a usar o assistente e, em seguida, fornece informações adicionais sobre várias etapas para que você possa fazer a seleção mais informada conforme você siga o Assistente

Observação: Você não poderá adicionar os dados coletados se seu destinatário usado Hotmail ou Yahoo para enviar o formulário de conjunto de dados.

Antes de começar

Se esta for a primeira vez em que a coleta de dados por meio de mensagens de email, execute as seguintes etapas:

  1. Certifique-se de que você instalou os seguintes aplicativos em seu computador:

    • Access 2007 ou 2010 do Access.

    • O Outlook 2007 ou o Outlook 2010. Você deve ter o Outlook instalado e configurado no computador que você usa para enviar as mensagens de email. Se você tiver o Outlook instalado, mas ainda não estiver configurado, inicie o Outlook e siga as instruções no Assistente para inicialização do Outlook. Para obter ajuda com o assistente, consulte a Ajuda do Outlook.

    • Se você planeja usar um formulário do InfoPath, verifique se que você tenha o InfoPath 2007 ou posterior edition instalado e seus destinatários também precisam ter o InfoPath instalado em seus computadores.

    • Você email destinatários devem ter ou ter o InfoPath ou um cliente de email que ofereça suporte ao formato HTML instalado em seus computadores para poder visualizar e editar o formulário.

      O formulário usado para coletar dados por meio de mensagens de email não é um formulário do Access. O assistente gera um formulário especial no formato HTML ou do InfoPath.

      Identificar um banco de dados de destino. O banco de dados pode estar no formato. mdb ou. accdb. Além disso, há suporte para arquivos. accde e. mde. Se você não quiser usar um banco de dados existente, você deve criar um novo.

  2. Identificar ou criar as tabelas que você quer preenchida com os dados das respostas de email. Se você está coletando dados para as tabelas existentes, certifique-se de que as tabelas não são somente leitura e que você tem as permissões necessárias para adicionar ou atualizar seu conteúdo.

Observação: O anexo, numeração automática, OLE e campo de valores múltiplos tipos não podem ser coletados por meio de mensagens de email

Se a operação de conjunto de dados preenche duas ou mais tabelas, você deve criar uma consulta seleção e usá-lo como fonte de registro do formulário. Certifique-se de que a consulta inclui todos os campos necessários das tabelas subjacentes. Se você estiver usando uma consulta existente, certifique-se de que a consulta não é somente leitura e que você tenha as permissões necessárias para adicionar ou atualizar seu conteúdo. Para obter mais informações sobre como criar uma consulta com base em duas ou mais tabelas, consulte o artigo Introdução às consultas.

Armazene os dados como novos registros nas seguintes situações:

  • Se os dados preencherá várias tabelas.

  • Se a tabela de destino não tem um campo de chave primária. Os valores de chave primária são necessários para mapear cada resposta a um registro existente. Se sua tabela de destino não tiver um campo de chave primária, adicioná-lo agora ou atribuir um campo existente com valores exclusivos como uma chave primária.

  • Se a tabela de destino não tem todos os registros. Se a tabela estiver vazia, o assistente pressupõe que você deseja adicionar registros.

  • Se os endereços de email dos destinatários não são armazenados como um campo no banco de dados. Quando a coleta de dados para atualizar registros, não será capaz de fazer manualmente os endereços na mensagem gerado pelo assistente. O campo endereço deve estar na tabela de destino, ou em uma tabela que tenha uma relação com a tabela de destino.

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Introdução

  1. Abra o banco de dados no qual os dados coletados serão armazenados.

  2. Para adicionar os dados a uma única tabela, selecione a tabela no painel de navegação. Para preencher várias tabelas relacionadas, selecione a consulta que está associada a essas tabelas.

  3. Siga qualquer um destes procedimentos para iniciar o Assistente:

    • Na guia Dados externos, no grupo Coletar dados, clique em Criar email.

    • Clique com botão direito na tabela ou consulta e clique em coletar e atualizar dados via email.

      Observação: Se a tabela não contiver todos os campos ou tem apenas a numeração automática, objeto OLE, anexo ou valores múltiplos tipos de campo de pesquisa, o Access exibirá a seguinte mensagem: selecionado tabela ou consulta não tem quaisquer campos que suportam coletando dados usando email .

Se a tabela contém campos que dão suporte a coleta de dados, o assistente é iniciado. Se a tabela de destino oferecer suporte tanto a adição e a atualização de dados, o guiará pelas etapas necessárias para coletar dados por meio de mensagens de email.

Use as seções a seguir como uma referência para perguntas que você possa ter as seguintes sete etapas principais do processo.

  1. Escolha o tipo de formulário de entrada de dados que você deseja enviar

  2. Escolha se deseja coletar novos dados ou atualizar os dados existentes

  3. Especificar os dados que você deseja coletados

  4. Especificar o processamento de dados automático ou manual

  5. Selecione como você deseja especificar endereços de email dos destinatários

  6. Revisar e especifique a lista de destinatários

  7. Criar e enviar a mensagem de email

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Escolha o tipo de formulário de entrada de dados que você deseja enviar

Selecione o tipo de formulário com base em facilidade de uso para si mesmo e seus destinatários.

Formulário HTML selecione    Um formulário HTML pode ser visualizado e editado por qualquer usuário cujo cliente de email compatível com HTML

Selecione Microsoft InfoPath formulário    Você verá essa opção que somente se o InfoPath está instalado no seu computador. Selecione esta opção apenas se todos os destinatários tenham o InfoPath e o Outlook instalado em seus computadores. Um formulário do InfoPath oferece um ambiente de edição e a entrada de dados melhor

Página do assistente, o que é exibida próximo depende se o objeto de destino suporta a atualização de dados. Se o objeto é uma consulta com base em duas ou mais tabelas, ou se for uma tabela que não tem um campo de chave primária ou não contém todos os registros, o assistente pressupõe que você deseja adicionar novos registros e solicitará que você selecione os campos de formulário. Em todos os outros casos, o assistente solicitará que você especifique se você deseja adicionar ou atualizar dados antes de solicitando que você selecione os campos de formulário.

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Escolha se deseja coletar novos dados ou atualizar os dados existentes

Especifique o que você deseja fazer com os dados. O tipo de formulário que você está usando afeta o número de novos registros que um destinatário pode enviar a você em uma única resposta. Ao atualizar os dados, o número de registros que devem ser atualizados por um destinatário identifica o número de formulários previamente preenchidos que serão incluídas em uma mensagem.

Observação: Para adicionar novos registros, digite os endereços de email na caixa Endereço da mensagem de email quando a mensagem é criada. Para atualizar os dados existentes, os endereços de email dos destinatários devem ser armazenados como um campo na tabela ou consulta subjacente ou em uma tabela relacionada.

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Especificar os dados que deseja coletados

Ao escolher os campos a serem incluídos em seu formulário, não é necessário incluir todos os campos que existe na tabela ou consulta na forma subjacente. No entanto, as seguintes condições devem ser atendidas:

  • Campos obrigatórios:    Campos marcados com um símbolo de asterisco (*), são campos obrigatórios. Se você está coletando novos registros, o assistente incluirá automaticamente todos os campos cuja propriedade obrigatório está definida como Sim. Se qualquer registro do necessários para campos em branco, o Access falhará adicionar o registro à tabela.

  • Tipos de campo sem suporte:    Você não poderão incluir certos tipos de campo no formulário como numeração automática, anexo, objeto OLE ou campos de pesquisa de múltiplos valores.

  • Campo de chave primária:    O usuário poderá digitar um valor no campo ao adicionar registros no entanto; a resposta não será processada se o valor especificado já está em uso.

    Observação: Para cada campo incluído, em Propriedades do campo, especifique um rótulo e clique em somente leitura se não quiser que o usuário altere os dados nesse campo.

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Especificar o processamento de dados automático ou manual

Você pode selecionar um processamento automático ou manual de respostas. Processamento automático significa que quando você recebe as respostas, Outlook e Access trabalham juntos para exportar os dados para as tabelas de destino no seu banco de dados. Processamento automático pode poupar seu tempo e esforço. Processamento manual significa apenas que você iniciar a operação de exportação para transferir os dados de uma pasta especificada no Outlook, para a tabela de destino no Access.

As respostas são exportadas com êxito à tabela de destino, desde que as seguintes condições forem atendidas no momento que as respostas atinja sua caixa de correio:

  • Já deve estar executando o Outlook em seu computador. Se o Outlook não está em execução, o processamento começa na próxima vez que iniciar o Outlook.

  • Acesso não deve ser protegido por senha e não deverá ser aberto em modo exclusivo. O nome ou local do banco de dados não deve ter alterado desde que você enviou a mensagem de email.

  • Os nomes das tabelas e consultas e as propriedades dos campos incluídos no formulário, não devem ter alterado desde que você enviou a mensagem de email.

  • Você deve ter as permissões necessárias para adicionar ou atualizar o conteúdo das tabelas e consultas subjacentes.

    Observação: Se o processamento automático falhar, tente corrigir problemas e exporte manualmente as respostas que falhou. Quaisquer respostas que chegar a sua caixa de entrada depois de resolver os problemas continuam a ser processada automaticamente.

Definir propriedades para controlar o processamento automático de respostas

Para especificar uma pasta diferente do Outlook onde as respostas são armazenadas na página especificar como você deseja processar as respostas do assistente, clique no nome de pasta. Na caixa de diálogo Selecionar pasta, selecione uma pasta diferente, ou clique em novo para criar uma nova pasta.

Se você clicar em definir propriedades para controlar o processamento automático de respostas alterar ou ajustar as configurações de importação, consulte a tabela a seguir para obter informações sobre as opções disponíveis:

Opção

Resultado

Descartar as respostas das pessoas para quem você não enviou a mensagem   

Marque esta caixa de seleção se quiser que apenas essas respostas que foram enviadas pelos destinatários originais da sua mensagem para ser processada automaticamente. Respostas de outras pessoas são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente.

Aceitar várias respostas de cada destinatário   

Marque esta caixa de seleção se quiser que apenas a primeira resposta de cada destinatário para ser processada automaticamente. As respostas de segunda e subsequentes são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente.

Observação: Esta configuração controla apenas o número de respostas e não o número de registros em uma única resposta, que são processadas. Em outras palavras, se você enviar um formulário do InfoPath, um usuário é capaz de enviar vários registros em uma única resposta e acesso processa automaticamente todos os registros na resposta, mesmo se essa caixa de seleção não estiver selecionada.

Só permitir atualizações em dados existentes   

Quando os destinatários usar um formulário do InfoPath para atualizar dados, elas poderão enviar novos registros além das atualizações nos registros existentes. Marque esta caixa de seleção para processar apenas as atualizações nos registros existentes.

Número de respostas sejam processados   

Digite o número total de respostas (de todos os destinatários) que deseja processadas automaticamente. Se desejar que todas as respostas sejam processados automaticamente, insira um valor grande, como 5000, na caixa de texto. As respostas são recebidas depois que o valor especificado é atingido são armazenadas na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente.

Data e hora para parar   

Especifica quando devo interromper o processamento automático de respostas para esta mensagem de email. Respostas recebidas após essa data e hora são armazenados na pasta de destino, mas não são processadas automaticamente.

Para alterar essas opções em uma data posterior, na guia Dados externos, no grupo Coletar dados, clique em Gerenciar respostas. Na caixa de diálogo Gerenciar mensagens de coleta de dados, selecione a mensagem para a qual você deseja alterar as configurações e, em seguida, clique em Opções de mensagem. As alterações feitas na caixa de diálogo afetam todas as respostas subsequentes que você receber essa mensagem.

Processar manualmente respostas

Para controlar quando e quais as respostas são processadas, não selecione a opção de processo automático. As respostas serão armazenadas em uma pasta especificada no Outlook até que você selecione cada resposta na pasta de atalho e, em seguida, clique em Exportar dados para o Microsoft Access no menu de atalho.

Em alguns casos, talvez você também precise processar manualmente respostas que falhou ao ser processada automaticamente.

Lembre-se o seguinte antes de exportação de dados

  • O banco de dados do Access não deve ser aberto no modo exclusivo e o nome ou local do banco de dados não deve ter alterado desde que você enviou a mensagem de email.

  • Os nomes das tabelas e consultas e as propriedades dos campos incluídos no formulário, não devem ter alterado desde que você enviou a mensagem de email.

  • Você deve ter as permissões necessárias para adicionar ou atualizar o conteúdo das tabelas e consultas subjacentes.

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Selecione como você deseja especificar endereços de email dos destinatários

Se você está coletando somente as novas informações, você pode especificar os endereços de email de duas maneiras:

  • Digite os endereços de email individualmente no email do Outlook ou selecione os endereços de um catálogo de endereços.

  • Use o campo de endereço de email na tabela ou consulta de banco de dados atual do Access.

    Observação: Quando a coleta de dados para atualizar os registros existentes, você não vir essa caixa de diálogo, porque os endereços de email dos destinatários primeiro devem estar disponíveis como um campo no banco de dados.

Inserir os endereços de email diretamente no Outlook

Se você estiver especificando seus destinatários no Outlook, você pode visualizar e personalizar a mensagem antes de enviá-la. No email o corpo da mensagem inclui uma breve introdução e um formulário. É recomendável que você não faça quaisquer alterações ao formulário. Alterações na estrutura de formulário podem resultar na resposta não sendo processada.

Usando os endereços de email armazenados em um campo no banco de dados

A opção de selecionar tabela associada um se refere a tabelas relacionadas. Para exibir ou editar relações de tabela no seu banco de dados, em Ferramentas de banco de dados. guia, no grupo relações, clique em relações

Para obter mais informações sobre relações, consulte o artigo guia para relações de tabelas.

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Revisar e especifique a lista de destinatários

Principal etapa final envolve a visualização e personalizar a mensagem de email, ajuste fino sua lista de destinatários e, em seguida, enviar a mensagem de coleta de dados.

Criar e enviar a mensagem de email

Quando o assistente informa que você agora pode criar a mensagem de email e mostra como exibir o status de email usando o comando Gerenciar respostas, algumas mensagens de aviso podem aparecer. A tabela a seguir descreve cada aviso e a ação que você pode tomar para solucioná-lo:

Aviso mensagem

Descrição

S Soluçã

Alguns registros não contêm um endereço válido no campo de endereço de email especificado. Nenhum dado será retornado para essas linhas.

O campo de endereço de email que você selecionou contém valores nulos.

Se você quiser coletar dados para cada registro, saia do assistente e substitua os valores nulos com endereços de email. Inicie o assistente novamente.

Você atualmente tiver um bloqueio exclusivo no banco de dados; processamento automático falhará até que o bloqueio seja lançado.

Você tem o banco de dados aberto no modo exclusivo.

Se você optou pelo respostas automaticamente processada, processamento falha porque o Access não é possível adicionar a ou atualizar um banco de dados que tem um bloqueio exclusivo. Feche e reabra o banco de dados no modo não exclusivo imediatamente após o envio da mensagem

Essas mensagens de email podem conter dados que são de natureza confidencial.

Você está coletando dados para atualizar os registros existentes e o formulário que você está prestes a enviar será previamente concluído com dados existentes.

Se alguns campos de formulário incluem dados confidenciais, volte para a etapa do assistente onde você selecionou os campos e remover os campos que contêm dados confidenciais do formulário

Depois de visualizar e personalizar a mensagem, você pode filtrar o campo de endereço de email e selecionar destinatários. Escolha os endereços de email que você deseja usar, marcando as caixas de seleção correspondentes. Se você vir uma caixa de diálogo listando endereços de email inválido, tome nota dos endereços na lista e clique em Sair. Verificar os endereços inválidos, faça qualquer correção necessária e tente reenviar a mensagem.

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