Adicionar folga do Office aos colegas de trabalho dos colegas de trabalho do Outlook

Você pode marcar facilmente o tempo como "ocupado" ou "fora do escritório" em seu calendário do Outlook. Mas e se você não usar Office 365 e não tiver o compartilhamento de calendário habilitado, mas precisará dar tempo à sua folga na visibilidade proeminente do Office para seus colegas de trabalho? Este artigo explica como adicionar solicitações de reunião de dia inteiro personalizadas a calendários dos colegas de trabalho, sem afetar o tempo livre disponível em seus calendários.

O agendamento do tempo de férias com uma solicitação de reunião é um processo de duas etapas. Primeiro, deixe que seus colegas de trabalho saibam que você estará ausente adicionando o tempo de férias a seus calendários. Em seguida, bloqueie suas férias no seu próprio calendário.

Etapa 1: adicionar seu tempo de férias aos calendários dos colegas de trabalho

Quando você marca a hora como "ausência temporária" no seu calendário, seus colegas de trabalho a vêem quando tentam agendar uma reunião com você. Mas não seria ótimo se você pudesse alertar todas as pessoas de uma vez antes do seu tempo, sem afetar o status de disponibilidade ou o desorganização de seus calendários? Você pode fazer isso definindo suas informações para que elas apareçam em seus calendários como um evento de dia inteiro, mas, ao contrário de um evento de dia inteiro normal, que geralmente está definido como "ocupado", esse evento de dia inteiro é exibido como tempo livre. A disponibilidade de disponibilidade dos seus colegas não é afetada.

Observação: As solicitações de reunião são projetadas para serem enviadas entre usuários do Outlook. A capacidade de ver as agendas de outras pessoas durante a composição de solicitações de reunião no Outlook exige que sua organização esteja usando o Microsoft Exchange Server.

  1. Em calendário, na guia página inicial , clique em nova reunião.

    Atalho de teclado  Para criar uma nova solicitação de reunião, pressione CTRL+SHIFT+Q.

  2. Digite uma descrição na caixa assunto e, se desejar, insira um local na caixa local .

  3. Nas listas hora de início e hora de término , selecione a hora de início e de término do seu tempo para longe do escritório. Para férias, isso geralmente envolve dias completos. Se esse for o caso, marque a caixa de seleção evento de dia inteiro .

    Observação: Por padrão, o Outlook usa a configuração de fuso horário atual no seu computador para agendamento. Se você quiser agendar seu tempo para fora do escritório com base em um fuso horário diferente, no grupo Opções , clique em fusos horários.

  4. No grupo participantes , para opções de resposta, desmarque a opção respostas de solicitação no botão suspenso.

  5. No grupo Opções , para mostrar como, clique em livre na lista suspensa. Se você já especificou que esse é um evento de dia inteiro, mostrar como é definido automaticamente como gratuito.

    Importante: 

    • Certifique-se de que a configuração mostrar como livre está definida como livre. Isso permite que os destinatários da solicitação de reunião aceitem a solicitação de reunião e adicionem o tempo de férias ao calendário, mas não bloqueiam qualquer tempo em seu calendário. O calendário do destinatário ainda mostrará a disponibilidade gratuita para agendamento durante o período de férias.

    • Ao escolher um evento de dia inteiro, a hora de início do evento é a meia-noite. Para evitar que seus colegas de trabalho recebam alertas em horários estranhos, defina a configuração de lembrete como nenhum.

  6. Digite as informações que deseja compartilhar com os destinatários.

  7. Adicione os destinatários pretendidos à linha para .

  8. Se você estiver alertando as pessoas para uma série de períodos recorrentes que você estará longe do escritório, no grupo Opções , clique em recorrência, selecione o padrão de recorrência e clique em OK.

  9. Clique em Enviar.

Quando você envia esta solicitação de reunião com mostrar como definido comogratuito, o evento é exibido na parte superior de cada dia nos calendários do Outlook dos seus colegas de trabalho — um lembrete visual que não bloqueia qualquer horário de trabalho.

Observação: Se você não selecionou o evento de dia inteiro, o evento será exibido dentro da grade de tempo; Ele não aparecerá na parte superior do dia. Ele ainda está marcado como disponível no momento.

Etapa 2: bloquear o tempo de férias no seu calendário

Se você seguiu as etapas na seção anterior, a solicitação de reunião enviada foi marcada como disponível para impedir o bloqueio de tempo nos calendários de outras pessoas. No entanto, o tempo também é marcado como gratuito em seu próprio calendário. Agora, você precisa criar um compromisso adicional para si mesmo para que outras pessoas possam ver que você não está disponível durante a hora especificada.

Um erro comum é abrir o item de solicitação de reunião no seu calendário e alterar a configuração mostrar como de livre para fora do escritório depois de enviar a solicitação original. No entanto, quando você fizer isso, uma atualização será enviada a todas as pessoas para as quais você enviou a solicitação de reunião, mudando de fora do escritório e disparando as etapas tomadas para evitar isso. Você deve criar um compromisso duplicado em seu calendário com a configuração mostrar como desativada .

Quando as pessoas usam o calendário do Outlook para agendar reuniões e outros eventos, eles podem ver sua disponibilidade, a menos que você tenha alterado as permissões do seu calendário para evitar isso. Normalmente, compromissos, reuniões e eventos têm uma configuração mostrar comoocupado. Você também pode criar itens com uma configuração mostrar como de fora do escritório. Os itens definidos como ausência temporária são considerados como semelhantes aos itens definidos como ocupados — alguém não deve esperar que você esteja disponível nesse momento. Visualmente, os dois tipos diferem: os itens definidos como ausência temporária aparecem com uma cor roxa, os itens definidos como ocupados são identificados por um tema de cor azul. Essa diferença na aparência ajuda a enfatizar o motivo pelo qual você não está disponível. Por exemplo, você pode ser capaz de mover um item ocupado conflitante, mas é provável que você não esteja apto a alterar um item de ausência temporária , como suas férias.

  1. Em calendário, na guia página inicial , clique em novo compromisso.

  2. Na caixa assunto , digite um nome para o seu tempo de folga.

  3. Em hora de início e hora de término, clique nas datas de início e término do tempo de folga.

  4. Marque a caixa de seleção evento de dia inteiro .

  5. Altere a configuração mostrar comofora do escritório.

  6. Clique em Salvar e Fechar.

Observação: Você pode considerar excluir (do seu calendário apenas) a solicitação de reunião inicial que você enviou para outras pessoas. Ou você pode deixá-lo no seu calendário para poder usá-lo para enviar facilmente uma atualização ou um cancelamento se seus planos mudarem.

Etapa 1: adicionar seu tempo de férias aos calendários dos colegas de trabalho

Quando você marca a hora como "ausência temporária" no seu calendário, seus colegas de trabalho a vêem quando tentam agendar uma reunião com você. Mas não seria ótimo se você pudesse alertar todas as pessoas de uma vez antes do seu tempo, sem afetar o status de disponibilidade ou o desorganização de seus calendários? Você pode fazer isso definindo suas informações para que elas apareçam em seus calendários como um evento de dia inteiro, mas, ao contrário de um evento de dia inteiro normal, que geralmente está definido como "ocupado", esse evento de dia inteiro é exibido como tempo livre. A disponibilidade de disponibilidade dos seus colegas não é afetada.

Observação: As solicitações de reunião são projetadas para serem enviadas entre usuários do Outlook. A capacidade de ver as agendas de outras pessoas durante a composição de solicitações de reunião no Outlook exige que sua organização esteja usando o Microsoft Exchange Server.

  1. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Solicitação de Reunião.

    Atalho de teclado  Para criar uma nova solicitação de reunião, pressione CTRL+SHIFT+Q.

  2. Digite uma descrição na caixa assunto e, se desejar, insira um local na caixa local .

  3. Nas listas hora de início e hora de término , selecione a hora de início e de término do seu tempo para longe do escritório. Para férias, isso geralmente envolve dias completos. Se esse for o caso, marque a caixa de seleção evento de dia inteiro .

    Observação: Por padrão, o Outlook usa a configuração de fuso horário atual no seu computador para agendamento. Se você quiser agendar seu tempo para fora do escritório com base em um fuso horário diferente, na guia reunião , no grupo Opções , clique em fusos horários.

  4. No grupo Opções , para mostrar como, clique em livre na caixa de listagem suspensa. Se você já especificou que esse é um evento de dia inteiro, mostrar como é definido automaticamente como gratuito.

    Importante: 

    • Certifique-se de que a configuração mostrar como livre está definida como livre. Isso permite que os destinatários da solicitação de reunião aceitem a solicitação de reunião e adicionem o tempo de férias ao calendário, mas não bloqueiam qualquer tempo em seu calendário. O calendário do destinatário ainda mostrará a disponibilidade gratuita para agendamento durante o período de férias.

    • Ao escolher um evento de dia inteiro, a hora de início do evento é a meia-noite. Para evitar que seus colegas de trabalho recebam alertas em horários estranhos, defina a configuração de lembrete como nenhum.

  5. Digite as informações que deseja compartilhar com os destinatários.

  6. Adicione os destinatários pretendidos à linha para .

  7. Se você estiver alertando as pessoas para uma série de períodos recorrentes que você estará longe do escritório, na guia reunião , no grupo Opções , clique em recorrência, selecione o padrão de recorrência e clique em OK.

    Quando você adiciona um padrão de recorrência a uma solicitação de reunião, a guia Reunião torna-se Reunião Recorrente.

  8. Na guia Reunião, no grupo Mostrar, clique em Compromisso.

  9. Clique em Enviar.

Quando você envia esta solicitação de reunião com mostrar como definido comogratuito, o evento é exibido na parte superior de cada dia nos calendários do Outlook dos seus colegas de trabalho — um lembrete visual que não bloqueia qualquer horário de trabalho.

Observação: Se você não selecionou o evento de dia inteiro, o evento será exibido dentro da grade de tempo; Ele não aparecerá na parte superior do dia. Ele ainda está marcado como disponível no momento.

Etapa 2: bloquear o tempo de férias no seu calendário

Se você seguiu as etapas na seção anterior, a solicitação de reunião enviada foi marcada como disponível para impedir o bloqueio de tempo nos calendários de outras pessoas. No entanto, o tempo também é marcado como gratuito em seu próprio calendário. Agora, você precisa criar um compromisso adicional para si mesmo para que outras pessoas possam ver que você não está disponível durante a hora especificada.

Um erro comum é abrir o item de solicitação de reunião no seu calendário e alterar a configuração mostrar como de livre para fora do escritório depois de enviar a solicitação original. No entanto, quando você fizer isso, uma atualização será enviada a todas as pessoas para as quais você enviou a solicitação de reunião, mudando de fora do escritório e disparando as etapas tomadas para evitar isso. Você deve criar um compromisso duplicado em seu calendário com a configuração mostrar como desativada .

Quando as pessoas usam o calendário do Outlook para agendar reuniões e outros eventos, eles podem ver sua disponibilidade, a menos que você tenha alterado as permissões do seu calendário para evitar isso. Normalmente, compromissos, reuniões e eventos têm uma configuração mostrar comoocupado. Você também pode criar itens com uma configuração mostrar como de fora do escritório. Os itens definidos como ausência temporária são considerados como semelhantes aos itens definidos como ocupados — alguém não deve esperar que você esteja disponível nesse momento. Visualmente, os dois tipos diferem: os itens definidos como ausência temporária aparecem com uma cor roxa, os itens definidos como ocupados são identificados por um tema de cor azul. Essa diferença na aparência ajuda a enfatizar o motivo pelo qual você não está disponível. Por exemplo, você pode ser capaz de mover um item ocupado conflitante, mas é provável que você não esteja apto a alterar um item de ausência temporária , como suas férias.

  1. Em calendário, no menu arquivo , aponte para novoe, em seguida, clique em compromisso.

  2. Na caixa assunto , digite um nome para o seu tempo de folga.

  3. Em hora de início e hora de término, clique nas datas de início e término do tempo de folga.

  4. Marque a caixa de seleção evento de dia inteiro .

  5. Altere a configuração mostrar comofora do escritório.

  6. Clique em Salvar e Fechar.

Observação: Você pode considerar excluir (do seu calendário apenas) a solicitação de reunião inicial que você enviou para outras pessoas. Ou você pode deixá-lo no seu calendário para poder usá-lo para enviar facilmente uma atualização ou um cancelamento se seus planos mudarem.

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