Adicionar seu evento fora do escritório ao calendário do Outlook de outras pessoas

Etapa 1: Adicionar seu tempo de férias aos calendários dos colegas de trabalho

Quando você marca o tempo como "fora do escritório" em seu calendário, seus colegas de trabalho o veem quando tentam agendar uma reunião com você. Mas não seria ótimo se você pudesse alertar todos de uma vez antes do seu tempo longe sem afetar suas status livres/ocupadas ou bagunçar seus calendários? Você pode fazer isso definindo suas informações para aparecer em seus calendários como um evento durante todo o dia, mas ao contrário de um evento normal durante todo o dia, que geralmente é definido como "ocupado", este evento durante todo o dia é exibido como tempo livre. A disponibilidade gratuita/ocupada de seus colegas de trabalho não é afetada.

1. Em Calendário, na guia Página Inicial , clique em Nova Reunião.

   Atalho de teclado  Para criar uma nova solicitação de reunião, pressione CTRL+SHIFT+Q.

2. Digite uma descrição na caixa Assunto e, se desejar, insira um local na caixa Localização .

3. Nas listas Hora de Início e Hora de Término , selecione a hora de início e término para o tempo longe do escritório. Para férias, isso geralmente envolve dias inteiros. Se esse for o caso, selecione a caixa marcar de eventos Durante todo o dia.

   Observação: Por padrão, o Outlook usa a configuração de fuso horário atual em seu computador para agendamento. Se você quiser agendar seu tempo longe do escritório com base em um fuso horário diferente, no grupo Opções , clique em Fusos Horários.

4. No grupo Participantes , para Opções de Resposta, desmarque Respostas de Solicitação no botão suspenso.

5. No grupo Opções , para Mostrar Como, clique em Grátis na lista suspensa. Se você já especificou que este é um evento durante todo o dia, Mostrar como é definido automaticamente como Gratuito.

   Importante: 

   • Verifique se a configuração Mostrar como está definida como Gratuita. Isso permite que os destinatários da solicitação de reunião aceitem a solicitação de reunião e adicionem seu tempo de férias ao calendário deles, mas não bloqueiem nenhuma hora em seu calendário. O calendário do destinatário ainda mostrará disponibilidade gratuita para agendamento durante suas férias.

   • Ao escolher um evento durante todo o dia, a hora de início do evento é à meia-noite. Para evitar que seus colegas de trabalho recebam alertas em momentos ímpares, defina a configuração Lembrete como Nenhum.

6. Digite qualquer informação que você deseja compartilhar com os destinatários.

7. Adicione os destinatários pretendidos à linha To .

8. Se você estiver alertando as pessoas para uma série de vezes recorrentes que você estará longe do escritório, no grupo Opções , clique em Recorrência, selecione o padrão de recorrência e clique em OK.

9. Clique em Enviar.

Quando você envia essa solicitação de reunião com Show As set to Free, o evento aparece na parte superior de cada dia nos calendários do Outlook de seus colegas de trabalho – um lembrete visual que não bloqueia nenhuma hora de trabalho.

Etapa 2: bloquear o tempo de férias em seu calendário

Se você seguiu as etapas na seção anterior, a solicitação de reunião enviada foi marcada como tempo livre para impedir o bloqueio do tempo nos calendários de outras pessoas. No entanto, a hora também é marcada como gratuita em seu próprio calendário. Agora você precisa criar um compromisso adicional para si mesmo para que outras pessoas possam ver que você não está disponível durante o tempo especificado.

Um erro comum é abrir o item de solicitação de reunião em seu calendário e alterar a configuração Mostrar como de Livre para Fora do Office depois de enviar a solicitação original. No entanto, quando você faz isso, uma atualização é enviada a todos para quem você enviou a solicitação de reunião, alterando Free para Out of Office e derrotando as etapas que você tomou para evitar fazer isso. Você deve criar um compromisso duplicado em seu calendário com a configuração Mostrar como definida comoFora do Office.

Quando as pessoas usam o calendário do Outlook para agendar reuniões e outros eventos, elas podem ver sua disponibilidade, a menos que você tenha alterado as permissões do calendário para evitar isso. Normalmente, compromissos, reuniões e eventos têm uma configuração Show As de Ocupado. Você também pode criar itens com uma configuração Mostrar como de Fora do Office. Os itens definidos como Fora do Office são considerados semelhantes aos itens definidos como Ocupado – alguém não deve esperar que você esteja disponível nesse momento. Visualmente, os dois tipos diferem : itens definidos como Fora do Office aparecem com uma cor roxa, itens definidos como Ocupado são identificados por um tema de cor azul. Essa diferença de aparência ajuda a enfatizar por que você não está disponível. Por exemplo, você pode ser capaz de mover um item ocupado conflitante, mas provavelmente não é capaz ou disposto a alterar um item fora do Office , como suas férias.

1. Em Calendário, na guia Página Inicial , clique em Novo Compromisso.

2. Na caixa Assunto, digite um nome para o tempo limite.

3. Na hora de início e hora de término, clique nas datas em que o tempo limite começa e termina.

4. Selecione a caixa marcar do evento Durante todo o dia.

5. Altere a configuração Mostrar como para Fora do Office.

6. Clique em Salvar e Fechar.