White paper Uma abordagem em fases para a implantação do gerenciamento de projetos corporativos

Este white paper faz parte da nossa coluna “From the trenches” (Nas trincheiras). Descreve os vários desafios que você pode enfrentar ao planejar a implementação da solução de Gerenciamento de projetos corporativos no seu ambiente de trabalho. Também descreve diversos cenários de implementação diferentes que podem ser utilizados, bem como pré-requisitos importantes que devem ser considerados.

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Uma abordagem em fases da implantação do gerenciamento de projetos corporativos

Este white paper fornece aos responsáveis por decisões comerciais, aos administradores de rede e aos administradores do Project Server orientações sobre diversos desafios que você pode encontrar durante o planejamento da implantação da solução de gerenciamento de projetos corporativos em seu ambiente. Também descreve diversos cenários de implementação diferentes que podem ser utilizados, bem como pré-requisitos importantes que devem ser considerados.

Introdução

Eu possuo uma empresa que faz implantações da solução de EPM (Gerenciamento de projetos corporativos) da Microsoft. Para ser justo, a HMS Software faz mais do que isso. Também somos um ISV, mas eu gasto grande parte do meu tempo trabalhando com organizações de médio a grande porte em como implantar o EPM. Alguns dos desafios são específicos à tecnologia da Microsoft, mas muitos são semelhantes aos que vi as empresas enfrentarem desde que iniciei no ramo de software de gerenciamento de projetos em 1983. Vamos examinar como você pode planejar sua própria implantação de EPM.

Um dos maiores desafios que enfrentamos quando começamos uma implantação de EPM é o estabelecimento de um mapa confiável para a produção do resultado desejado. Embora implantemos sistemas de gerenciamento de projetos corporativos há mais de 24 anos, algo que não mudou é o desejo da diretoria de obter todos os resultados para ontem.

O desafio é composto por alguns fatores que quase sempre estão presentes:

  1. A equipe de vendas mostrou ao cliente o resultado final sem explicar o esforço necessário para reproduzir os efeitos em um ambiente de produção ou até mesmo quanto esforço foi despendido para a criação da imagem virtual e dos dados envolvidos na demonstração de venda (normalmente vários meses de mão-de-obra).

  2. A Microsoft tem um legado de facilidade de implantação. As pessoas se acostumaram a colocar um DVD em seus PCs, aguardar até que ele seja ejetado e obter imediatamente os benefícios do software adquirido. Talvez haja algumas noção de treinamento opcional, mas raramente há uma expectativas de que o que está sendo realizado é um exercício de mudança da organização.

O que é Gerenciamento de projetos corporativos?

Isso já seria um desafio suficiente, mas há outros aspectos que são frequentemente ignorados pelo cliente durante uma compra, começando com “o que, exatamente, é EPM?” Essa é uma pergunta curta com uma resposta possivelmente longa. Nos estágios iniciais de uma implantação de EPM, fazemos um workshop de concepção com a diretoria do cliente. Este é um slide que eu sempre uso:

Diagrama que lista os diferentes aspectos de soluções EMP

“Na sua perspectiva, o que é EPM?”, eu pergunto. As respostas normalmente podem ser encontradas em um dos círculos no slide. As respostas podem ser:

  • Gerenciamento de projeto básico   . "Para nós, gerenciamento de projetos corporativos significa que todos gerenciariam os projetos da mesma maneira e usando as mesmas ferramentas.”

  • Gerenciamento de projetos corporativos   . "Isso não seria suficiente para nós", alguém pode dizer. "Para nós, o gerenciamento de projetos corporativos significa que nossos dados de gerenciamento de projetos devem ser integrados. Poderíamos criar relatórios que mostrariam nossos cronogramas em um relatório integrado e resumido e poderíamos gerenciar o impacto de um projeto no outro."

  • Gerenciamento de portfólio de projetos (PPM)   . "Para nós, tem relação com o gerenciamento de portfólio de projetos", alguém pode dizer. "Para nós, o gerenciamento de projetos corporativo significaria o gerenciamento um nível acima do nível do projeto. Seria necessário agrupar os projetos em portfólios ou grupos de projetos, e analisar e criar relatórios sobre eles. Precisamos controlar o progresso nesse nível resumido, bem como implementar pontos de análise de estágio."

  • Gerenciamento de recursos   . "Para nós, gerenciamento de projetos corporativos significa o planejamento da capacidade dos recursos. Precisamos saber se podemos assumir um novo projeto e qual seria o impacto sobre os compromissos existentes, e também qual é o status do gerenciamento do trabalho com o qual já nos comprometemos com base no andamento do projeto e na disponibilidade dos recursos."

  • Análise de relatórios   . "Para nós, o gerenciamento de projetos corporativos ocorreria nos relatórios", alguém pode dizer. "Precisamos de um relatório que obtenha suas informações de sistemas de gerenciamento de projetos, finanças, RH e de outros sistemas internos a fim de criar relatórios acumulados para o gerenciamento e a tomada de decisões. Enquanto falamos sobre relatórios, também precisaremos de painéis dinâmicos, scorecards e outros sistemas visíveis."

  • Gerenciamento de custo e orçamento   . "Para nós, gerenciamento de projetos corporativos está totalmente relacionado ao dinheiro. Estabelecemos um orçamento no início do ano. Em seguida, orçamos cada projeto e a única coisa que importa para nós é controlar o dinheiro de acordo com o plano, todos os meses."

  • Quadros de horários   . "Esqueça o planejamento. Se você puder apenas me dizer em que atividades minha equipe gasta seu tempo, estaremos muito melhores do que estamos agora, chamaríamos isso de um EPM bem-sucedido", alguém sempre diz.

  • Comunicação e colaboração   . "A questão não é sobre algoritmos avançados. Precisamos facilitar o diálogo com nosso pessoal. Você pode nos ajudar a conectar nossas equipes de projeto que agora não incluem apenas os planejadores, mas também a diretoria, os clientes, os usuários, os subcontratados, os terceirizados e os membros da equipe?"

  • Integração com aplicativos externos   . "Temos um grande sistema de ERP/finanças que é ótimo, exceto que não temos quaisquer projeções para as entregas e os custos que acompanham o gerenciamento de projetos. Se você pudesse conectar uma ferramenta de gerenciamento de projetos ao nosso sistema de ERP/finanças, isso já representaria um ótimo gerenciamento de projetos corporativos para nós!"

  • Fluxo de trabalho   . "Vislumbramos um sistema que controla as tarefas e os procedimentos de forma automatizada. Gostaríamos que os gerentes de projeto preenchessem um formulário online a fim de solicitar fundos para o projeto que, em seguida, iria até a pessoa responsável que, de forma automática, aceitaria ou rejeitaria a solicitação. Se aprovado, o projeto seria incluído instantaneamente no sistema de EPM. Gostaríamos de fazer o mesmo com todos os nossos documentos de projeto. Na verdade, gostaríamos de automatizar todos os nossos procedimentos de gerenciamento de projeto dessa maneira por meio do gerenciamento de fluxo de trabalho. Isso realmente seria um gerenciamento de projetos corporativos."

  • Business Intelligence   . "O que precisamos é de scorecards, painéis e mineração de dados em nossos dados de projeto," algumas pessoas nos informariam. Esse seria o ambiente perfeito de Gerenciamento de projetos corporativos.”

  • O Modelo de Maturidade de Gerenciamento de Projetos   . "Estamos trabalhando para aprimorar nosso nível de maturidade, conforme medido pelo ‘Modelo de Maturidade de Gerenciamento de Projetos’."

Então, qual é a resposta certa? Todos estão certas. Na verdade, essa provavelmente não é uma lista completa. EPM pode significar tantas coisas a muitas pessoas e depende muito da perspectiva a partir da qual você está examinando o problema.

Quando fazemos isso com a diretoria, o que geralmente acontece é que não há um desses aspectos que não seja desejado. Sim, as pessoas querem todos eles. Além disso, quando eles perguntam se tudo isso é possível em uma implantação da Solução de EPM da Microsoft, a resposta honesta é "sim". O problema é que cada um desses aspectos de EPM pode ser considerado como um vetor ou uma direção para a qual você pode voltar o ambiente de EPM. Se decidirmos abordar todos esses vetores no primeiro dia, o projeto será tão grande, com uma possibilidade tão grande de interrupção, tão complexo e envolverá tantos outros sistemas corporativos que terá pouca chance de sucesso.

Uma implantação de EPM envolve estratégia, pessoas, processos e tecnologia

Lembre-se de que uma implantação de Gerenciamento de projetos corporativos não é só uma questão de tecnologia. Se fosse, a implementação acabaria em alguns dias. Não, uma implantação de EPM envolve estratégia, pessoas, processos e tecnologia. Implantações bem-sucedidas da solução de EPM da Microsoft quase sempre consideram o projeto como um de “Gerenciamento de mudança” em vez de um projeto de tecnologia. O que queremos é mudar a maneira como os negócios funcionam. Como? Bem, dependendo da direção de um exercício de concepção, a direção poderia ser muito diferente.

Se tentarmos implementar todos os aspectos e todas as direções ao mesmo tempo, poderíamos acabar criando um projeto gigante, muito complexo e difícil de entender, e isso só torna a implantação muito mais arriscada.

Abordagens de implantação de EPM

Vamos falar um pouco sobre quantas pessoas participam de uma implantação de EPM. Há alguns cenários possíveis: o Big Bang, o Instant Bang e a Abordagem de fase.

Big Bang

A teoria do Big Bang diz: "vamos fazer tudo isso!". A ideia é que vamos gastar uma quantidade enorme de tempo projetando, desenvolvendo, rescrevendo e programando o ambiente perfeito de gerenciamento de projetos corporativos. Será necessária uma legião de programadores e, um dia, em algum momento no futuro, em um certo final de semana, apertaremos um interruptor e todas as pessoas terão o gerenciamento de projetos corporativos. Se fossemos colocar isso em gráfico como Retorno sobre o investimento ao longo do tempo, pareceria com a imagem à direita.

Gráfico mostrando nenhum retorno sobre o investimento até o final do projeto

Há vantagens e desvantagens no uso da teoria do Big Bang. No lado positivo, há mais chances do que com outros tipos de abordagens que o resultado final se aproxime mais da intenção original. Afinal, a equipe não descansa até que tenham conferido todos os desejos criados no início do projeto.

No lado negativo, no entanto, há alguns desafios importantes. Em primeiro lugar, a organização não recebe qualquer retorno sobre o investimento até que o projeto esteja 100% concluído. Isso pode demorar meses, um ano ou mais. Todos os dias em que o projeto está incompleto é um dia em que alguém pode andar pelos corredores com uma ideia "melhor". Além disso, a natureza da vida é que ela muda. Qualquer alteração na equipe, alteração de gerenciamento, alteração na missão ou estratégia da empresa, alteração na arquitetura de tecnologia fundamental, alteração na propriedade corporativa, pode resultar na restruturação ou cancelamento do projeto. Se isso acontecer, a organização não receberá nada por seus esforços.

Bang instantâneo

Quando falamos sobre o legado da satisfação instantânea que segue a Microsoft, vemos um fenômeno diferente. Alguns clientes assumirão que a implantação da Solução de EPM da Microsoft é exatamente igual a jogar um jogo da Microsoft. Colocamos o DVD e, um pouco mais tarde, estamos realizando projetos de uma maneira colaborativa e coordenada. O retorno sobre o investimento parece bom durante alguns dias ou até mesmo semanas enquanto o grupo piloto mais empolgado com o novo sistema começa a usá-lo. No entanto, sem o investimento dos executivos sênior é extremamente difícil, se não impossível, realizar uma mudança de cultura ou de comportamento e o projeto raramente segue em frente. O sistema permanece em uso por um curto período de tempo e é abandonado ou permanece sendo usado por pouquíssimos usuários frequentemente frustrados por não conseguirem atrair o restante da organização para o trabalho em conjunto.

Diagrama mostrando pequeno retorno sobre o investimento desde o início

Abordagem de fases

Percebemos durante os anos que uma abordagem de fases é o método mais bem-sucedido de implantação de um ambiente de Gerenciamento de projetos corporativos. Há muitos motivos para isso. Veja alguns:

  • Primeiro, a organização começa a receber um Retorno sobre o investimento no início do processo. Isso serve para proteger a implementação e valida para o gerenciamento sua decisão de realizar uma implantação de EPM.

  • Em segundo lugar, a implantação analisa desafios técnicos em ondas em vez de todos ao mesmo tempo. Conforme aumenta a complexidade do sistema, aumenta também a maturidade da organização em lidar com essa complexidade.

  • Em terceiro lugar, a implantação facilita a mudança da cultura na organização ao longo do tempo, o que sempre é mais fácil. É clichê dizer que mudanças causam aborrecimentos. Certamente haverá alguns aborrecimentos em uma mudança de gerenciamento de projetos como essa. A implantação de toda a visão ao longo do tempo permite que os usuários se adaptem à forma diferente de fazer negócios.

  • Por fim, não importa quanto tempo a organização gasta com o design original, ela mudará de ideia assim que vir o sistema em operação. Colocar essa primeira fase da implantação em produção logo no início permite que a organização aprende à medida que avança.

Em uma abordagem em fases, o retorno do investimento é adicional e contínuo

O elemento mais importante desse plano é a primeira fase. Podemos instruir nossos consultores para determinar "a implantação mínima possível que garantirá um retorno positivo e contínuo sobre o investimento". Descrevi isso com muito cuidado. Queremos localizar uma primeira fase da implantação que possa ser colocada em produção e que fornecerá os resultados, com cada semana proporcionando mais benefícios do que o esforço necessário para produzi-los. Se fizermos isso, a implantação durará para sempre. Ninguém removeria a implantação, pois diriam: "não podemos remover isso, recebemos 'isto' toda semana". Se tivéssemos êxito para criar esse tipo de implantação, poderíamos desenvolver nos meses seguintes. Caso contrário, o projeto e a implantação ainda estão em risco.

Introdução a sua estratégia de Implantação de EPM

Se eu fiz você pensar duas vezes sobre a realização de uma implantação de EPM, isso é provavelmente um ponto positivo. Não que você não deva fazê-lo, mas uma implantação de EPM bem-sucedida sempre começa com um pouco mais de raciocínio. Portanto, como você deve fazer sua implantação? Vamos começar com alguns pré-requisitos.

1. O Escritório de gerenciamento de projetos

Caso você pretenda implantar um ambiente de gerenciamento de projetos corporativos, não é possível fazê-lo sem uma organização de gerenciamento de projeto corporativos. Isso é comumente denominado Escritório de gerenciamento de projetos, ou PMO. Você pode chamar isso do que quiser, mas deve haver um gerenciamento central de um sistema como a Solução de EPM da Microsoft. Quem declarará os modelos como o modelo “oficial”? Quem determinará quem tem autoridade para alterar prioridades de recursos? Quem determinará qual será a aparência de um relatório e quem terá acesso a ele? Quem decidirá se é necessário gerenciar riscos e, em caso afirmativo, qual processo deve ser usado? E assim por diante... Não, um PMO é essencial. Se você não tiver uma organização desse tipo (mesmo se for uma pessoa), será necessário iniciar a partir daí como uma das primeiras etapas em direção ao seu ambiente de EPM.

2. Apoio executivo

Em seguida, obtenha o apoio e o suporte do gerenciamento sênior. Qualquer que seja a pessoa apoiando este projeto na diretoria precisa saber não apenas quais são as metas da implantação, mas quanto tempo deverão oferecer o apoio. Normalmente, dizemos aos executivos que planejem no mínimo um ano completo de atividades de apoio. Uma armadilha que geralmente vemos é um pequeno grupo de gerentes intermediários ou de gerentes de projeto que desejam um ambiente de Gerenciamento de projetos corporativos, mas que não têm o suporte no nível executivo e decidem tentar fazer a implantação por conta própria a fim de obter esse suporte. É a abordagem "Construa e eles virão" do filme Campo dos Sonhos, e quase nunca é bem-sucedida. O problema é que os benefícios que atrairiam a diretoria (como conformidade com a metodologia PM, relatórios do projeto global, planejamento da capacidade dose recursos e gerenciamento de projetos colaborativos) são os benefícios que só podem ser obtidos com a participação da diretoria.

3. Somos gerentes de projeto, não precisamos de gerenciamento de projetos!

Se você quiser evitar a armadilha mais comum para uma implantação de EPM, faça um plano de projeto. Sei que isso parece estranhamente simples, mas é incrível quantos projetos de implantação de EPM não têm um plano de projeto. Um dos conselhos mais fáceis que podemos dar às organizações que estão pensando em implantar a Solução de EPM da Microsoft é tornar isso um projeto e aplicar a mesma metodologia que já usam para todos os outros projetos. Existe um cronograma do projeto; um orçamento; um apoio executivo; um estatuto de projeto; recursos; métricas de sucesso? Tudo isso pode ser encontrado em todos os outros projetos na organização, mas, como em casa de ferreiro o espeto é de pau, os gerentes de projeto muitas vezes se esquecem de aplicar suas habilidades a seus próprios projetos.

4. Definir metas

Funciona no início do projeto para determinar quais serão as medidas de sucesso em cada fase. Ter um conjunto claro de métricas de desempenho ajuda não apenas a equipe de projeto, mas também o foco do gerenciamento para concluir uma fase do projeto.

Introdução

Se você quer saber como começar, aqui estão algumas sugestões.

Concepção

Comece com uma sessão de visão facilitada com a diretoria. Se você não usar a assistência externa em outro aspecto do projeto, perceberá que ela é mais útil aqui. Ter uma pessoa que tenha se envolvido em várias outras implantações de EPM é a chave para o sucesso. Não estamos falando apenas de alguém que tenha sido um usuário de um sistema de EPM, mas de alguém que tenha enfrentado alguns dos problemas que descrevemos acima e que tenha um bom entendimento da capacidade da solução de EPM da Microsoft e do processo de gerenciamento de projetos em uma organização.

Quem é quem?

Uma das coisas que você precisará decidir logo no início é quem é o “corporativo”? Usei esse termo várias vezes neste artigo, mas corporativo poderia significar o que você decidir. É seu departamento, divisão, toda a sua empresa? Um erro comum cometido pelas pessoas que fazem uma implantação é fazer um plano para toda a empresa, mas com autoridade apenas sobre sua própria divisão. A esperança é que outras pessoas entrem no jogo se o sistema estiver disponível. É uma variação da abordagem Campo dos Sonhos e resulta em uma solução que não é atraente para as outras divisões e não é útil para aqueles sobre os quais você têm autoridade. Portanto, decida antecipadamente quem será envolvido e verifique se eles estão incluídos no planejamento.

Faça um plano de projeto

Assim como você faria com qualquer outro projeto, reserve um tempo para criar um plano de projeto adequado. Há inúmeros planos online que proporcionarão diretrizes sobre alguns dos assuntos que você precisa cobrir. Eles são um bom ponto de partida, mas você certamente tem todas as habilidades necessárias para fazer um plano de projeto adequado para uma implantação de EPM.

Conclusão

Se você estiver considerando ou iniciou uma implantação da Solução de EPM da Microsoft, concentre sua implantação considerando esses três pontos:

  1. Trate esse projeto como um projeto. Use todas as habilidades que você já possui em gerenciamento de projetos para gerenciar o projeto de Implantação de EPM da Microsoft. Lembre-se de que é basicamente um projeto de gerenciamento de mudança, não em um projeto de tecnologia.

  2. Divida o projeto em partes gerenciáveis e trate cada fase do projeto como um subprojeto com suas métricas de sucesso, cronograma, orçamento e recursos próprios. Você receberá algumas das vantagens do sistema geral com mais rapidez e isso servirá para obter ainda mais suporte do gerenciamento.

  3. Lembre-se de que o Retorno sobre o investimento precisa funcionar em todos os níveis. Não é suficiente fazer um sistema que funciona para a direção, mas que não funciona para as pessoas que precisam gerenciá-lo. Ou, um sistema que funciona para os gerentes de projeto, mas não ofereça os relatórios necessários para a diretoria. Ou, um sistema que funciona para os gerentes de projeto e para a diretoria, mas seja muito difícil ou exija muito esforço dos usuários individuais. Cada pessoa que deve investir tempo e energia para o uso do sistema deve ser considerada com relação aos seus próprios Retornos sobre o investimento.

Se você estiver criando uma implantação que segue uma abordagem de fases e usa a metodologia de gerenciamento de projetos básica existente para outros projetos, você terá uma grande chance de sucesso. Boa sorte e bom planejamento!

Sobre o autor

Chris Vandersluis é presidente e fundador da HMS Software, com base em Montreal, Canadá, um parceiro certificado da Microsoft. Ele é formado em Economia pela McGill University e tem mais de 30 anos de experiência em automação de sistemas de controle de projetos. Membro do Project Management Institute (PMI), ele participou da fundação dos capítulos de Montreal, Toronto e Quebec do Microsoft Project Users Group (MPUG). As publicações para as quais Chris já escreveu incluem a Fortune, a Heavy Construction News, a Computing Canada e a PMNetwork, além de ser colunista regular da Project Times. Professor de Gerenciamento Avançado de Projetos na McGill University, frequentemente dá palestras sobre as funções da associação de gerenciamento de projetos na América do Norte e no mundo. A HMS Software é a fornecedora do sistema de controle de horas orientado para projetos TimeControl e é Parceira de Soluções de Projetos da Microsoft desde 1995.

Chris Vandersluis pode ser contatado pelo email: chris.vandersluis@hms.ca.

Se quiser ler mais artigos de Chris Vandersluis relacionados a Gerenciamento de Projetos Corporativos (EPM), consulte o site sobre diretrizes de Gerenciamento da HMS (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

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