White paper Passe da meia-vida: controle a pós-implementação de sua solução de PPM

Este white paper faz parte da nossa coluna “From the trenches” (Nas trincheiras). Descreve como definir uma estrutura para configurar um modelo de gestão para sua solução de Gerenciamento de portfólio de projetos (PPM). Também inclui uma amostra de plano de gestão que pode ser utilizada como ponto de partida para definir suas próprias estratégias de gestão.

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Passe da meia-vida: controle a pós-implementação de sua solução de PPM

Introdução

No estudo da física relativa à radioatividade, Meia-vida (t½) é o intervalo de tempo necessário para uma quantidade ser reduzida à metade de seu valor, conforme medido no início do período (ref: http://pt.wikipedia.org/wiki/Meia-vida).

Então, como isso se aplica à sua novíssima solução de Gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) implementada recentemente? O motivo de ser pertinente é porque sua solução de PPM, implementada com êxito, tem uma data de validade. Se você não reservar um tempo para planejar, projetar e executar um processo de gestão em torno do gerenciamento da solução de PPM, pode ter certeza de que a solução ficará repleta de dados obsoletos, mudanças ruins de design, processos fora de sincronia com os processos organizacionais rais e a lista continua. Assim como um carro que nunca recebe manutenção, sua solução deixará de gerar o ROI esperado. Seu usuários ficarão passivos e deixarão de usar a solução ou defenderão veementemente uma solução diferente.

O objetivo deste documento é discutir uma estrutura para configurar um modelo de gestão para sua solução de PPM. Também inclui uma amostra de plano de gestão, que pode ser utilizada como ponto de partida para definir suas próprias estratégias de gestão.

O Quê e o Porquê

Embora a palavra governance possa significar coisas diferentes para pessoas diferentes, em sua essência, um plano de gestão é um conjunto de políticas e procedimentos autoimpostos, com o objetivo de garantir a integridade do aplicativo em todas as áreas e gerar o melhor retorno sobre o investimento feito na ferramenta.

Por que é necessário ter essas restrições, você pergunta? Isso é parecido com a manutenção de sua casa. Imagine, sempre que você precisa que alguma coisa seja consertada ou adicionada à sua casa, um contratado diferente aparece e faz o trabalho de maneira diferente do contratado anterior. Logo você vai terminar com janelas incompatíveis, maçanetas de vários tipos, etc. É por isso que faz sentido para os construtores ter todos aqueles códigos e diretrizes ao construir alguma coisa, padrões de componentes que eles precisam manter etc.

Da mesma forma, assim que sua solução de PPM está ativa, surgirão várias alterações, aprimoramentos e remoções de recursos. A menos que você defina um padrão de “como” essas mudanças serão executadas, pode ter certeza de que terá uma solução totalmente caótica.

Áreas de gestão

Quando você começa a considerar a configuração de um plano de gestão para sua solução de PPM, você precisa considerar quais áreas você realmente deseja governar. Há muitos modelos e teorias para o estabelecimento de um plano de gestão para soluções corporativas, e você está livre para escolher a opção que melhor se ajuste à sua organização. Neste artigo, discutiremos um desses modelos que se ajustará a maioria das implementações de PPM.

A forma mais simples de descobrir as áreas de gestão necessárias é considerar as áreas nas quais as mudanças provavelmente ocorrerão e configurar um plano de gestão para o gerenciamento dessas mudanças.

Observação : Mesmo para itens que não são necessariamente “mudanças”, mas sim uma manutenção padrão (por exemplo: adicionar novos usuários, atualizar períodos de quadro de horários, etc), é importante ter um conjunto padrão de procedimentos gravado.

Em geral, há quatro áreas principais nas quais as alterações podem acontecer para a sua solução de PPM.

Quatro áreas de alteração principais para sua solução PPM: Informações, Design, Infraestrutura e Processo.

Gestão de informações

Quando sua solução de PPM é implementada, é razoável supor que você começa com dados “mestres” de qualidade na solução. Por exemplo, entre esses dados estão Detalhes sobre recursos da empresa, Calendários corporativos, campos personalizados relacionados e assim por diante. Essencialmente, todos os dados “mestres” permitirão que você use sua solução de PPM de forma eficaz. No entanto, durante o uso da solução, pessoas mudam de departamentos, algumas deixam a organização, calendários precisam ser atualizados com novos feriados, períodos de relatório precisam ser criados, períodos fiscais podem precisar de mudanças e a lista continua. Obviamente, se os dados não forem mantidos atualizados, todos os seus relatórios não serão precisos e, consequentemente, sua configuração de segurança também não será.

Gestão de informações é assumir a responsabilidade por manter esses dados atualizados e completos de modo que o restante de sua solução possa aproveitar esses dados fundamentais.

Gestão de design

A segunda área que precisa fazer parte de seu plano de gestão é a manutenção do "design" de sua implantação de PPM. À medida que você usa a solução, chegarão pedidos de ajuste do design da solução. Esses pedidos podem surgir de um determinado grupo que deseja alterar a forma de utilização da ferramenta ou quer queira aproveitar novos recursos. Um exemplo mais comum é mudar a forma como o relatório de tempo é realizado. Talvez você tenha escolhido usar um método de % do Trabalho Concluído, mas com a adição de um novo departamento, talvez seja necessário alterar para o método “horas trabalhadas por período” para o bem da integração com outras soluções financeiras. Assim, a pergunta é quem avaliará o impacto dessa alteração em toda sua solução, e como as alterações serão implementadas.

A gestão de design é o plano para gerenciar as alterações que mais afetam o design geral da solução de PPM.

Gestão de processo

É fácil pensar nesta área de gestão como parte da gestão de design, porque na maior parte do tempo, processo e design caminham juntos. No entanto, holisticamente falando, essa área abrange mais do que apenas o design. Ela aborda a gestão de processos de dentro e de fora da solução de PPM que conduzem sua eficiência.

Por exemplo, imagine um cenário no qual seu PMO deve enviar um relatório para o gerenciamento sênior todas as quartas-feiras de manhã. Talvez você tenha estabelecido um processo para assegurar que os quadros de horários sejam enviados todas as sextas-feiras em um determinado horário, e todos os seus gerentes de projetos atualizam e publicam seus planos de projeto às segundas-feiras de manhã, antes do horário de envio dos relatórios. Agora, vamos supor que o gerenciamento sênior peça que os relatórios sejam enviados às segundas-feiras de manhã em vez de toda quarta-feira de manhã. Isso dispara uma mudança no processo de utilização da solução de PPM, em vez de uma mudança no design da própria solução de PPM.

Esses tipos de mudança deverão ser controlados por um conjunto padrão de regras, definido como parte da gestão de processo.

Gestão de infraestrutura

Esta é outra daquelas áreas que parecem ser fáceis de classificar. No entanto, ela pode se sobrepor às outras três áreas mencionadas acima. Resumindo, a infraestrutura que suporta sua solução de PPM deve ser mantida com a instalação. Alguns exemplos dos principais itens que se enquadram nesse tipo de modelo de gestão são:

  • Instalação de service packs ou de atualizações acumulativas.

  • Instalação de novos suplementos ou aplicativos.

  • Atualização da infraestrutura (adição de servidores de aplicativo, servidores Web, etc.) para resolver problemas de desempenho.

  • Mudanças na infraestrutura devido a alterações em outros aplicativos nas organizações (por exemplo, virtualização de todos os servidores).

De um lado da equação, a decisão de instalar ou não algo tem base puramente no mérito (por exemplo, se isso afetará qualquer solução de produção atual de forma negativa). O outro lado da equação de qualquer infraestrutura é analisar as mudanças no “processo” ou no “design” causadas pela instalação. Em alguns casos, a mudança da infraestrutura pode ser o resultado de mudanças em outras áreas. Conforme mencionado anteriormente, embora nossa tentativa seja classificar cada alteração como parte de uma dessas áreas, é possível que algumas alterações invadam completamente todas as quatro áreas.

Principais perguntas

Independentemente da área de gestão que você está tentando configurar, há três perguntas principais que precisam ser respondidas e que formarão a base de seu plano de gestão.

  • Como a equipe de PPM sabe que uma mudança precisa ocorrer (por exemplo, qual é o gatilho para essas mudanças?). Às vezes, essas mudanças não são “disparadas”, mas fazem parte do cuidado normal de sua implementação de PPM (por exemplo, a adição de novos modos de exibição para o Centro de Projeto).

  • Quem aprova essas mudanças, não apenas de um ponto de vista comercial de retorno sobre o investimento (ROI), mas de um ponto de vista de gestão?

  • Que realmente faz essas mudanças? Em muitos dessas mudanças, há várias equipes envolvidas. Em algumas organizações, algumas das capacidades de mudanças são transferidas para um subconjunto de usuários finais, com base nas necessidades corporativas. Nesses tipos de cenários, torna-se ainda mais importante definir quem realmente fará as mudanças.

Equipe de gestão

Um componente essencial da qualquer estratégia de gestão é a equipe que realmente trabalha no plano de gestão. Embora existam várias interpretações sobre como deve ser essa equipe de gestão, a recomendação com a qual todas as escolas de pensamento concordarão é manter a simplicidade.

Veja a seguir uma forma de estabelecer a estrutura da equipe:

Proprietários da área de gestão    Estes são os proprietários de cada uma das áreas de gestão mencionadas anteriormente neste artigo. Em geral, quaisquer pedidos de mudança que afetem a área designada desses proprietários de gestão serão de responsabilidade desses proprietários. Será função deles avaliar, fornecer recomendações, definir a gestão com relação a novos recursos etc.

Comissão de gestão central (CGC)    Esta seria a equipe de tomadores de decisão que podem aprovar ou rejeitar as recomendações feitas pelos proprietários de gestão. Ter uma comissão de gestão central não só ajuda a reduzir a burocracia, mas também ajuda a reunir todas as ideias em uma plataforma comum e a avaliá-las como um todo.

Conforme mencionado acima, dependendo do tamanho da implementação e dos processos atuais em sua organização para outros aplicativos, a definição e a estrutura dessas funções podem ser menores ou maiores. O importante é ter, pelo menos, uma estrutura mínima.

Outros componentes importantes

Entre os outros componentes importantes para uma estratégia de gestão bem-sucedida estão, sem limitação:

  • Uma solução de Solicitação de Trabalho, que permite aos usuários solicitar mudanças, recursos e funcionalidades. Isso pode ser algo tão simples como uma lista do SharePoint ou uma solução de solicitação de trabalho interna usada atualmente.

  • Um processo para lidar com mudanças, que inclui revisões da TI, da gestão, do CGC e de outras funções corporativas envolvidas.

  • Um processo de implementação das mudanças. Isso pode uma simples progressão de mudanças em soluções de Desenvolvimento - Teste - Produção, ou um Gerenciamento total de versão de acordo com as normas de sua organização.

O processo

Vamos pegar todos os componentes discutidos acima como parte da criação de uma estratégia de gestão e criar um processo em torno deles. Veja qual seria o resultado (poderia variar com base em requisitos organizacionais).

Diagrama de estratégia de governança mostrando como um usuário envia uma solicitação e ela é roteada para revisão e aprovação pelo Comitê de governança

Conclusão

Embora seja difícil prever e planejar todas as alterações possíveis em sua solução de PPM, é importante ter uma estratégia flexível e escalável para qualquer cenário.

Considere as seguintes abordagens básicas como ideias para construir sua estratégia de gestão.

  • Um plano de gestão não precisa de ser uma enciclopédia com um monte de terminologia obscura e uma linguagem que ninguém consegue usar no dia a dia. Pode ser algo simples como uma planilha do Excel, com respostas rápidas para perguntas essenciais (abordadas em Principais perguntas).

  • Lembre-se de que um plano de gestão não é uma documentação de sua configuração. É um "plano" para proteger, manter e alterar (se necessário) sua configuração.

  • Um plano de gestão precisa ser fácil de ser implementado e de ser integrado aos processos existentes na organização. Não é necessário reinventar a roda.

  • Entenda que a gestão de sua solução de PPM é um processo em constante evolução. É importante não ficar paralisado com as análises. Comece pequeno, obtenha resultados e depois amplie.

Sobre o autor

Prasanna Adavi (PMP, MCTS, MCITP, MCT) é um consultor e instrutor sênior de Enterprise Project Management (EPM, Gerenciamento de projetos corporativos) especializado em plataformas do Microsoft Project, Microsoft Project Server e Microsoft SharePoint. Sua meta principal é construir e habilitar soluções de negócios para ajudar as organizações a obterem o melhor retorno sobre seus investimentos.

Ele também tem ampla experiência na liderança de projetos ponta-a-ponta em uma ampla gama de domínios e verticais, incluindo TI, ERP (SAP), Fabricação, Desenvolvimento de aplicativos, Serviços criativos e automotivos. Ele é apresentador regular em vários eventos do Project Server, de EPM e do SharePoint em todos os Estados Unidos e colaborador regular nas Comunidades do SharePoint e de EPM.

Prasanna é um blogueiro frequente (http://www.prasannaadavi.com) e também comanda um podcast quinzenal (http://www.msprojectpodcast.com), que se concentra, principalmente, em soluções do Microsoft Project e Project Server. Prasanna é um consultor sênior na EPMA (http://www.epmainc.com).

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