White paper Orientações sobre painéis

Este white paper faz parte da nossa coluna “From the trenches” (Nas trincheiras). Descreve alguns dos desafios mais comuns que você pode enfrentar ao optar por utilizar painéis em seu ambiente de EPM. Descreve como a beleza de um painel de aparência profissional às vezes pode ocultar a necessidade que os usuários têm de explorar a qualidade dos dados (o "pedigree" e os dados atualizados, por exemplo). Menciona como os dados dos painéis devem ser transmitidos por meio de um processo de aprovação para garantir a integridade e alta qualidade dos dados. Inclui algumas técnicas para impedir que pessoas distorçam os dados sob seu controle para simular os dados que são exibidos no painel. E por fim, afirma algumas regras básicas que você deve levar em consideração ao criar painéis para EPM.

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Orientações sobre painéis

Não há dúvidas. Painéis são a última moda. Quer seja um gráfico de barras, um histograma, um gráfico de pizza ou a vista de atenção de um semáforo, os executivos parecem viciados à resposta instantânea de um painel.

Central de Business Intelligence no SharePoint Server 2010

Com o aumento da pressão em nossa cultura de negócios para fornecer resultados cada vez mais rápidos, a demanda por painéis provavelmente não diminuirá tão cedo.

O setor de softwares de gerenciamento de projetos é um exemplo desse tipo de exibição, pois os dados de gerenciamento de projetos são perfeitos para a criação de painéis. Quando examinamos quais tipo de dados seriam necessários para os painéis, observamos várias qualidades:

  • Eles estão agrupados de uma forma que possam ser exibidos e compreendidos?

  • São pontuais?

  • Há alguma processo de aprovação ou veto para os dados?

  • Há dados numéricos ou de data/hora que possam ajudar a criar variações?

É exatamente isso que encontramos nos dados de gerenciamento de projeto de um sistema de EPM (Gerenciamento de projetos corporativos) como o Microsoft Project Server.

Dessa forma, não é surpresa que a maioria dos sistemas de EPM, incluindo o Project Server, tenha alguns recursos de criação de painéis. No caso da Microsoft, os recursos são cortesia do SharePoint Server na Central de Business Intelligence. Esse tipo de sistema pode explorar dados baseados em SQL e gerar uma gama incrivelmente ampla de exibições gráficas. E, assim como um filhote de gato, não há que nada um executivo goste mais do que um brinquedo novo e brilhante. O desejo da diretoria por comentários instantâneos dos projetos pode ser tão grave que muitos Escritórios de gerenciamento de projetos são pressionados a entregar a exibição até mesmo antes de os dados subjacentes estarem prontos.

“Você pode criar um Painel de EPM para nós?” Certa vez fui questionado por um executivo sênior de TI enquanto estava em seus escritórios ajudando com a criação de seu ambiente EPM.

“Claro”, respondi.

"Fica pronto até sexta-feira?" perguntou o executivo para a minha surpresa.

“Hum, claro”, respondi. "Bem, não esta sexta-feira, mas em uma sexta-feira no futuro."

Ele não apreciou nem um pouco meu humor.

Não era um gerente pouco inteligente, mas isso serve para mostrar a pressão que essas pessoas enfrentam para permitir uma tomada de decisões rápida.

Os painéis são tão estimulantes visualmente que costumamos esquecer que eles devem representar alguma coisa que gere a exibição. Portanto, antes de sair por aí tentando descobrir como fazer um painel e antes de começar a gastar muito tempo escolhendo paletas de cores para seus ícones, vamos analisar alguns desafios comuns na arena dos painéis.

Síndrome do Mágico de Oz

Lembra-se em O Mágico de Oz quando eles finalmente puxam a cortina e encontram um cara comum que estavam puxando as alavancas e girando manivelas para gerar toda a "mágica" impressionante?

Scorecard Serviços de Relatório mostrando o status do projeto

Belas exibições geradas pela intervenção humana são algo que vemos o tempo todo nos painéis. Uma grande quantidade de trabalho é aplicada ao design e à apresentação, incluindo excelentes gráficos, ícones, cores e até mesmo animações e efeitos sonoros. O problema é que ninguém traçou um caminho entre os dados e o painel, e o resultado é que alguém precisa sentar-se a uma mesa e decidir manualmente qual indicador se aplicará a uma cor.

Ao analisar um painel existente pela primeira vez, sempre vale a pena pedir para ver os dados brutos que deram origem à exibição. "O que isso significa, e você pode me mostrar de onde este indicador foi obtido?" são questões fundamentais. Faça uma miniauditoria de alguns indicadores, rastreando-os de volta aos seus dados componentes.

O mesmo princípio vale se você estiver criando um painel. Para cada indicador, deve haver uma trilha de volta a alguma fonte, e é melhor se houver uma documentação sobre isso. Se o painel for controlado por Alberto enquanto ele preenche uma planilha com suas opiniões sobre os projetos, basta pedir a ele essas informações. Será mais rápido.

Meça tudo

"Se pudermos medir, colocaremos no painel", parece ser o mantra de alguns criadores de painel.

Scorecard mostrando o status de vários projetos

É fácil se perder na tecnologia de criação de painéis, e há uma certa emoção quando você localiza alguns dados que parecem mensuráveis e compreensíveis e você faz deles um indicador. De repente, em vez de uma lista chata de custos, você tem termômetros enchendo-se de vermelho ou tacômetros acelerando até a zona vermelha ou setas com cores diferentes. Você acha isso divertido? Experimente isso no Excel por meia hora usando a nova funcionalidade de Formatação Condicional do Excel 2010 (ou do Excel 2013).

Os problemas acontecem quando alguém que está criando um painel executivo fica tão obcecado com sua habilidade de criar um indicador que não verifica se isso realmente é necessário. A questão nem sempre é "como se faz?"; às vezes é "precisamos fazer?".

Quando há tantos indicadores visualmente estimulantes na página que a fazem parecer o painel de um ônibus espacial, você chega à conclusão de que vai precisar de anos de treinamento, como um astronauta, ou vai precisar simplificar a vida.

Esta é uma regra básica que deve resultar em menos exibições: Todo indicador precisa de uma ação possível; todos eles. Portanto, se você tiver um indicador de semáforo e ele estiver vermelho, deverá existir uma ação apropriada que alguém deve executar quando isso acontece. Pode ser um simples "Quando esta luz fica vermelha, um gerente de projeto deve mostrar um relatório detalhado ao chefe do PMO". Independentemente da ação, é necessário executar uma.

Planos incompletos

Você não comeria um bolo feito apenas com metade dos ingredientes, especialmente se você não souber quais são os ingredientes que estão faltando. Em um painel, como você sabe tem todos os dados?

Indicadores de status de várias métricas de projeto (custo, integridade, qualidade, recursos e cronograma)

Vamos usar um exemplo de relatório de capacidade de recursos. O semáforo de recursos ficou vermelho para a TI (não é sempre assim?) Quando a administração analisa o problema detalhadamente, percebem a resposta óbvia. O indicador deve estar vermelho porque a TI está com excesso de recursos!

Histograma mostrando projetos comparados com a capacidade organizacional

O primeiro histograma mostra o problema. A linha vermelha mostra a capacidade da organização. Os histogramas empilhados mostram os requisitos combinados projetados pela soma dos requisitos de todos os projetos. Se esse for o painel apresentado à administração, a decisão de aceitar muito mais trabalho ou reduzir nossos níveis de alocação de funcionários se tornaria imediatamente óbvia.

Ah, mas espere um pouco. Logo antes de o plano de redução do nível de alocação de funcionários entrar em vigor, alguém decide verificar se todos os projetos foram representados no modo de exibição de painel.

Histograma ajustado mostrando o status do projeto com a redução de pessoal

Não foram.

Alguns projetos estavam aparecendo na legenda, mas nenhum resultado para esses projetos era exibido no histograma. Onde estavam os resultados? Talvez esses projetos ainda não haviam sido publicados. Talvez o escopo do projeto completo ainda estava sendo determinado. Talvez os requisitos de recursos não haviam sido definidos no nível apropriado. Quando os dados são revisados, podemos ver no segundo histograma que, na verdade, há mais trabalho do que pessoas, e deveríamos considerar a contratação de mais funcionários, adicionar alguma capacidade de contratação ou atrasar alguns projetos; uma decisão totalmente oposta àquela tomada com base no exame da mesma exibição com apenas parte dos dados.

O problema não é o design do painel; nem a qualidade dos dados. O problema é a integridade dos dados. Nesse exemplo óbvio, podemos ver o problema com nossos próprios olhos, mas imagine um ambiente de projeto com centenas ou mesmo milhares de projetos ou subprojetos no mesmo conjunto de dados.

Tomar uma decisão com apenas parte dos dados resulta frequentemente em uma decisão inadequada. Uma decisão tomada por alguém que nem mesmo sabe que os dados estão incompletos é, na melhor das hipóteses, privar essa pessoa de sua própria autoridade.

Podemos solucionar esse problema com uma revisão dos dados em algum tipo de processo de aprovação ou, talvez, com a combinação de um processo de validação e um indicador baseado em banco de dados que informa que estamos vendo apenas uma imagem parcial de nosso indicador.

Datas de validade

Se você for como eu, abre a geladeira e pega o primeiro queijo que vê. Mas será que não é bom verificar as datas de validade? Enquanto estamos no assunto dos dados de origem que formaram bela imagem em seu painel, você tem alguma noção da idade dos dados que estão gerando esse indicador?

Não é incomum realizar uma auditoria do indicador de um painel e descobrir que os dados que deram origem ao indicador não são atualizados há muito tempo. Normalmente é um executivo atento que percebe isso em uma reunião de revisão. Esse é o tipo de pessoa que não apenas traz suas anotações da última reunião de revisão, mas também copia todos os dados dos folhetos entregues na última vez e os compara, com seus olhos experientes, com os dados dos folhetos novos.

Indicadores idênticos significam que as coisas não mudaram (o que é improvável na maioria dos ambientes de projeto) ou os dados não foram atualizados (muito mais provável em muitas organizações). Para as pessoas que trabalham no departamento de finanças e cuja sobrevivência depende dos resultados de suas planilhas, ou de um farm de planilhas enorme formado por vários livros-razão auxiliares, esse é um erro comum. Os gerentes de projeto e as pessoas que examinam os dados do projeto têm menos probabilidade de detectar esses erros sem uma atenção rigorosa.

Gráfico de barras empilhadas exibindo informações de custo para um ano em diferentes departamentos

O pior cenário possível é um no qual alguns dos dados foram atualizados e outros não. Assim, talvez o plano previsional tenha sido atualizado em metade dos projetos, e os dados reais do último período tenham sido publicados para esses projetos, mas a outra metade dos projetos não tiveram os dados reais publicados ou seus planos atualizados. Se as decisões forem tomadas no modo de exibição de painel ou com base nos dados resultantes dos quais o painel se origina, o grau de atualização desses dados deve ser exibido em algum lugar.

Esse tipo de problema também pode ser resolvido com algumas verificações básicas e equilíbrios dos dados que, em seguida, podem ser exibidos no painel. Por exemplo, um teste simples poderia garantir que:

  1. Todos os quadros de horários foram coletados para o período exibido; e

  2. As horas totais coletadas do quadro de horários são equivalentes ao total de horas exibido.

Pedigree dos dados

Quanto mais bonita é a exibição, menor a probabilidade de perguntarmos "de onde vieram esses dados e o quanto eles são confiáveis?" O capricho faz a diferença quando colocamos os dados em uma exibição gráfica de aparência profissional. Frequentemente, as pessoas que estão criando dados a partir de um banco de dados podem desconhecer de onde esses dados vieram. Um designer gráfico descobre alguns campos que parecem úteis e também maneiras de calcular indicadores a partir deles e pode facilmente negligenciar a necessidade de perguntar se esses campos foram preenchidos por meio de um processo válido, com algum tipo de supervisão, por cálculo ou se os dados não são considerados como dados de “qualidade corporativa” pelas pessoas que os inseriram.

Talvez estejamos trabalhando em um projeto de desenvolvimento de software e em uma lista de problemas de software pendentes e recém-adicionados e há uma ótima lista de problemas do SharePoint criada pelo departamento de garantia da qualidade à medida que a data de lançamento de uma parte do software se aproxima. Esse tipo de lista pode ser um indicador chave de quanto o software está pronto para o lançamento. Se, no entanto, muitos grupos diferentes estiverem usando a mesma lista para novas ideias de funcionalidade e solicitações de aprimoramento, apenas contar a lista de problemas representará um indicador inadequado, pois a lista se tornou poluída com dados usados para fins diferentes.

Os dados que aparecerão em um indicador em um painel deverão passa por algum processo e algumas validação de qualidade.

Estamos olhando para a obra completa?

Vamos voltar àquele relatório em forma de semáforo e examinar a linha de TI novamente.

Métricas de projeto (custo, integridade, qualidade, recursos e cronograma) para o departamento de TI

Vamos imaginar que a TI tenha sinais vermelhos para os indicadores de cronograma e de custo em um projeto específico com duração para o ano todo, pois é junho e os dois indicadores estão defasados em mais de 20%!

O diretor financeiro já analisou os resultados detalhados e está bem chateado. Os valores de janeiro a junho contam a história:

(R$,000s)

Jan

Fev

Mar

Abr

Mai

Jun

Orçamento

80

100

120

120

120

120

Real

100

120

140

140

140

140

Variância

20

20

20

20

20

20

Variância acumulada

20

40

60

80

100

120

Até o momento, o projeto já está R$ 120.000 acima do orçamento e está apenas na metade! Nesse ritmo, afirma o CFO, o projeto custará 18% a mais do que seu orçamento original de R$ 1,3 milhão e talvez seja necessário interromper o prejuízo e cancelar o projeto.

Se analisarmos mais detalhadamente, no entanto, a imagem é muito diferente. O cronograma e os custos projetados até o final do projeto parecem com o seguinte:

(,000s)

Jan

Fev

Mar

Abr

Mai

Jun

Jul

Ago

Set

Out

Nov

Dez

Total

Orçamento

80

100

120

120

120

120

120

120

120

120

100

80

1.320

Real

100

120

140

140

140

140

120

100

80

40

0

0

1.120

Variância

20

20

20

20

20

20

0

(20)

(40)

(80)

(100)

(80)

(200)

Variância acumulada

20

40

60

80

100

120

120

100

60

(20)

(120)

(200)

Agora temos mais elementos da história. O projeto está correndo mais rápido do que o esperado. Na verdade, ele será concluído no meio de outubro em vez de dezembro e está projetado para ser concluído R$ 200.000 abaixo do orçamento.

Esse é o desafio com painéis simples e como eles são interpretados. O painel estava completamente preciso, mas o motivo de estar vermelho era bom, não ruim.

Os indicadores do painel precisam alertar os executivos de que é necessário executar ações e o que eles devem analisar, mas eles também precisam conduzir esse mesmo executivo aos dados mais detalhados que mostrarão o quadro geral.

Abundância de manipuladores

Tudo bem, agora você já sabe algumas coisas que precisa fazer para assegurar que seus painéis não conduza a diretoria a decisões inadequadas, e isso é um passo imenso. Porém, saiba que assim que os indicadores do tipo painel forem disponibilizados, as pessoas os usarão para favorecimento próprio. É totalmente compreensível que as pessoas manipularão o processo se puderem, distorcendo os dados sob seu controle para que não pareçam ruins.

Não há como impedir as pessoas de tentar manipular o processo, mas há algumas técnicas para evitar os eventos desses manipuladores:

Mude o processo

Você pode dificultar a manipulação do processo por meio de sua alteração constante; tentando estar à frente daqueles que acham que descobriram o processo. Todos no negócio de mecanismo de pesquisa de Otimização do mecanismo de pesquisa sabem disso, mas o desafio é a enorme quantidade de trabalho exigida para ficar mudando o processo e treinando todos com relação às mudanças.

Sem recompensa, apenas punição

Outra opção é disciplinar quem for pego manipulando o processo. Essa é difícil. Pessoas que mentem completamente sobre seus dados devem ser punidas, mas punir aqueles que estão apenas encontrando brechas no processo normalmente é ruim para a moral.

Verificações e equilíbrios

Normalmente, essa é a ferramenta mais poderosa contra os manipuladores. Se houver dados de fontes diferentes que precisam ser equilibrados com base em outros dados, fica extremamente difícil para alguém manipular apenas os dados sob seu controle e vencer o processo do painel a seu favor. É claro que nem sempre é possível encontrar essas verificações e equilíbrios dentro dos dados, portanto é sempre bom estar atento.

Algumas regras básicas

Certo, vamos resumir um pouco do que dissemos. Tecnicamente, criar um painel com uma aparência poderosa não é difícil, mas há algumas regras básicas que você pode implementar no design de seu painel e no processo de gerenciamento de projeto que podem assegurar que as decisões decorrentes desses painéis sejam apropriadas e efetivas.

Veja um resumo dos conceitos básicos que discutimos acima:

Os indicadores precisam levar aos dados de origem

Certifique-se de que os indicadores não sejam apenas as opiniões ou sentimentos de alguém inseridos manualmente, mas que realmente representem algo nos dados detalhados de seu ambiente.

Todo indicador precisa de uma ação

Todo indicador precisa de uma ação; todos eles. Independentemente da ação, é necessário executar uma. Isso também ajudará a manter o número de indicadores dentro de um nível razoável.

Os dados precisam estar completos ou indicar que não estão

Certifique-se de que esteja claro na exibição que os dados estão completos ou incompletos, de modo que nenhuma decisão inadequada seja tomada ao analisar apenas uma parte do quadro.

A exibição precisa mostrar que é intemporal

Se houver a possibilidade de alguns dados estarem atualizados e outros não, a data de atualização dos dados precisa aparecer no painel para evitar as decisões inadequadas baseadas em dados antigos ou em uma combinação de dados novos e antigos.

Verifique a qualidade dos dados de forma contínua

Um painel deve ter revisões regulares de seus dados que geram os indicadores e atualizações regulares a fim de evitar que as pessoas manipulem o processo de tomada de decisão. Algumas organizações implementarão um processo de auditoria regular que analisa os principais indicadores e faz um rastreamento até os dados de origem, verificando as fórmulas e a qualidade dos dados para se certificar que não mudaram. Não é possível fazer isso o tempo todo, é claro, mas uma revisão regular do que faz esse semáforo ficar verde, vermelho ou amarelo é uma boa ideia.

Bons painéis!

Referências

Para saber mais sobre como criar painéis com o Microsoft Project Server, sugiro a leitura de alguns artigos excelentes no TechNet:

Sobre o autor

Chris Vandersluis é presidente e fundador da HMS Software, com base em Montreal, Canadá, um parceiro certificado da Microsoft. Ele é formado em Economia pela McGill University e tem mais de 30 anos de experiência em automação de sistemas de controle de projetos. Membro do Project Management Institute (PMI), ele participou da fundação dos capítulos de Montreal, Toronto e Quebec do Microsoft Project Users Group (MPUG). As publicações para as quais Chris já escreveu incluem a Fortune, a Heavy Construction News, a Computing Canada e a PMNetwork, além de ser colunista regular da Project Times. Professor de Gerenciamento Avançado de Projetos na McGill University, frequentemente dá palestras sobre as funções da associação de gerenciamento de projetos na América do Norte e no mundo. A HMS Software é a fornecedora do sistema TimeControl de controle de horas orientado para projetos e tem sido Parceira de Soluções de Projetos da Microsoft desde 1995.

Chris Vandersluis pode ser contatado pelo email: chris.vandersluis@hms.ca.

Se quiser ler mais artigos relacionados a Gerenciamento de projetos corporativos (EPM) de Chris Vandersluis, consulte o site da HMS (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

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