White paper Já chegamos lá?

Este white paper faz parte da nossa coluna “From the trenches” (Nas trincheiras). Descreve como as implantações de sistemas corporativos precisam ser capazes de se adaptar e evoluir para serem bem-sucedidas.

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Já chegamos lá?

Ao longo dos anos, uma das maiores armadilhas que já vi no que diz respeito à seleção e implantação de software corporativo é a ideia de que a implementação deve atender a uma finalidade estática. Talvez isso seja apenas um sinal dos tempos e da nossa vontade de resumir tudo em pequenas frases de impacto. "Ele gerencia nossos projetos", "É nosso quadro de horários", "É nosso sistema de ERP", ou "Temos um sistema de EPM" minimiza a nossa necessidade de pensar continuamente em todos os aspectos do nosso negócio que podem ser afetados pelo nosso sistema corporativo. Por outro lado, as organizações que encontrei que foram mais bem-sucedidas em implantar um projeto corporativo ou sistema de quadro de horários corporativo pensam invariavelmente neles como “sistemas vivos”, que estão em evolução contínua por natureza.

Por que pensar neles como sistemas estáticos?

Se é verdade que há mais chances de sucesso quando um sistema corporativo é visto como um ambiente dinâmico, por que tantas organizações consideram seus sistemas corporativos pedaços fixos de software?

Há vários motivos possíveis para isso.

Talvez fazer com que o sistema fosse aceito signifique apresentar um caso de negócios em um ambiente orçamentário hostil, em que só haveria uma única chance de conseguir a aprovação de um orçamento para o sistema. Voltar a cada ano ou a cada ciclo orçamentário para solicitar outra fase e depois mais outra é politicamente impossível.

Ou talvez você tenha herdado o sistema e certas promessas foram feitas sobre o que ele deveria oferecer, ou talvez ele já esteja ali há um bom tempo e todos na organização pensam que o sistema só oferece uma lista fixa de recursos comerciais.

Ou, talvez seja uma questão de política interna e existam pessoas em outras partes da organização que teriam medo de um sistema sem limites.

O que pode haver de errado nesse raciocínio?

É estranho que possamos sequer pensar em um sistema de software como algo estático. Geralmente não pensamos nos problemas que ele deve solucionar como estáticos. As descrições de problemas que associamos à implementação de um sistema corporativo estão quase sempre em evolução. Eles dependem de mudanças nas condições econômicas, na situação comercial, nas atitudes dos concorrentes, na arquitetura tecnológica ou no quadro de funcionários. Uma organização que acredita que a situação comercial será sempre a mesma dificilmente ficará muito tempo no mercado. Quando pensamos em software corporativo, devemos pensar em como o aspecto tecnológico da solução muda rápido. Em nosso próprio negócio de quadros de horários, o TimeControl, nós passamos por seis grandes mudanças de arquitetura tecnológica em 20 anos. Começamos em 1994 como uma versão DOS, então passamos para uma versão Windows em 1995, depois para uma versão Cliente/Servidor em 1997, depois para uma versão baseada em navegador em 1999 e, por fim, para uma versão hospedada na nuvem e uma versão para celulares em 2010. Isso só em termos de arquitetura tecnológica. Tivemos ainda mais evoluções devido a mudanças nas condições econômicas, competidores e por simples experiência. Nós que estamos no ramo de projetos corporativos ou de desenvolvimento de software de quadros de horários corporativos aceitamos que mudanças são uma constante.

Quando pensamos na implantação de um sistema corporativo, o raciocínio é o mesmo. No tempo que demora para implantar um sistema corporativo como o Project Server, a organização que o está implantando está fadada a mudar. Haverá novos clientes, e novos funcionários chegarão enquanto outros irão embora. Durante o tempo de escolha e implantação do sistema de EPM, outros produtos concorrentes surgirão. Já vimos organizações ficarem paralisadas por conta desse fenômeno. Por medo de não estarem selecionando o produto perfeito, o lançamento de outro produto por outro fornecedor faz o grupo de seleção interromper seu trabalho para cogitar o novo produto. Ou então, o lançamento de uma nova versão de um dos produtos que estão sendo cogitados faz com que todos fiquem preocupados que sua avaliação não levará em consideração todas as alternativas. Esses grupos ficam dando voltas e voltas sem parar. Nunca se chega a uma decisão final, pois os requisitos da organização e as opções de solução estão sempre mudando.

O problema para essas organizações é que o desafio comercial que fez com que elas buscassem por uma solução não vai embora, e, como não se toma uma decisão, ele tampouco é solucionado.

Então, se ele não é estático, é o quê?

Implantações de sistemas corporativos terão maior chance de sucesso se eles forem ambientes vivos. Eles devem crescer, evoluir e se adaptar às mudanças das condições ao seu redor. E, sim, talvez em algum momento do futuro, quando já forem velhos, eles precisem ser aposentados. A alteração mais importante a ser feita nessa maneira de pensar é que a solução perfeita não é o ponto de partida. As prioridades se tornam escolher uma solução que atenda às necessidades mais críticas, mas que tenha a capacidade de se adaptar a necessidades mais complexas no futuro, mesmo que elas ainda não tenham sido perfeitamente articuladas. Um dos critérios de seleção mais importante se torna a flexibilidade, em vez da abrangência de funcionalidade.

Como evitar a aderência estática?

Há várias coisas que podemos fazer para evitar ficarmos presos a um paradigma de implantação estático.

  • Estabeleça fases para o seu plano de implementação e nunca deixe de criar mais fases.

    Quando adotamos uma abordagem de fases para a implementação corporativa, podemos nos concentrar em uma primeira fase que é muito mais modesta. Nossa equipe de consultoria é treinada para identificar não o máximo que poderíamos fazer, mas o mínimo. Falamos para eles “buscarem a implantação mínima, aquela que produzirá um retorno sobre o investimento continuamente positivo”. O melhor disso é que o sistema começará a ter valor muito, muito mais rápido e, à medida que o sistema for utilizado, mesmo no seu nível mínimo, os requisitos para a utilização futura ficarão mais claros.

  • Desenvolva um orçamento que possibilite evolução.

    Um dos desafios que detectei em várias implantações é a ideia de “uma visita só ao poço”, em que se acredita que a solicitação para um sistema corporativo pode ser feita uma só vez. Fazer um orçamento em fases em vez disso, com a expectativa de que os orçamentos das primeiras fases possam ser bastante detalhados, mas os de fases futuras nem tanto, é indiscutivelmente mais eficaz.

  • Escolha soluções altamente flexíveis.

    Nossa equipe adotou o slogan "Flexibilidade acima de tudo". É uma frase que resume perfeitamente o nosso modo de pensar. Afinal, nós nunca sabemos como teremos que nos desdobrar em seguida, então sempre pensamos em termos de flexibilidade. Seja qual for a solução corporativa que você escolher, dar ênfase à flexibilidade é um requisito para o sucesso.

  • Não desmantele toda a sua equipe de implementação quando o sistema estiver operacional.

    Mantenha recursos fundamentais em atividade. Esse é um desafio extremamente comum. Muitas vezes na implantação de um sistema corporativo, a organização tende a destacar seus recursos mais experientes e competentes, o que certamente ajuda a selecionar e implementar o sistema. No entanto, esses recursos são exatamente aqueles que serão necessários para o próximo projeto crucial, e provavelmente serão retirados do projeto atual assim que o sistema estiver ativo e em seu momento mais crítico. Planejar com antecedência manter certos recursos-chave na implementação por mais tempo pode fazer uma enorme diferença.

  • Forme uma equipe permanente de aprimoramento do sistema, pequena, talvez, mas competente.

    A equipe que reúne os requisitos do sistema corporativo examinará os processos comerciais, a funcionalidade do sistema, a integração com outros sistemas corporativos fundamentais e muito mais. Afastar essas pessoas do sistema assim que ele for instalado torna evoluções futuras um grande desafio. Coloque este sistema corporativo, e talvez outros sistemas relacionados, em um regime de cuidados evolutivos de longo prazo, em que as necessidades da organização e as capacidades do sistema sejam avaliadas regularmente.

Aprenda com o uso real

  • Coloque o seu sistema em produção o quanto antes.

    Isso é muito mais fácil no mundo de hoje do que era até cinco anos atrás. Você pode tirar proveito de instalações baseadas em nuvem e serviços acessíveis remotamente para colocar seu sistema em funcionamento rapidamente. A maioria dos sistemas corporativos que possui ofertas na nuvem e local oferece métodos para migrar de um para o outro. Isso sem dúvida se aplica ao Project Server. Também se aplica aos nossos sistemas.

  • Certifique-se de que haja um ciclo de feedback que resulte no aprimoramento do sistema.

    Não há nada de mau em detectar coisas que possam ser melhoradas, pelo contrário. Algumas equipes de implementação são contra sugestões de aprimoramentos, pois têm medo de que elas farão que as pessoas deixem de usar o sistema que elas já implantaram. Nossa experiência mostra que aqueles que fazem sugestões de melhorias são geralmente os maiores aliados do sistema corporativo. Mesmo que uma ideia não possa ser implementada imediatamente, ela deve ser bem recebida. Criar um sistema para identificar e incentivar novas ideias para o sistema corporativo mantém todos envolvidos e pode trazer enormes benefícios.

  • Não perca as esperanças antes da hora.

    Algumas empresas dirão "o problema está no software" e abandonarão o navio antes de qualquer chance de sucesso.

Já chegamos lá?

Não? Então quando chegaremos?

Esperamos que nunca.

Isso não quer dizer que as estações ao longo do caminho não sejam ótimos lugares para parar um pouco. Sua primeira meta para uma nova implementação de um software corporativo como um projeto corporativo ou um sistema de quadro de horários corporativo deve ser um ambiente de produção que ofereça um retorno sobre o investimento positivo. Busque um sistema que possa ser implantado em camadas ou fases e com flexibilidade suficiente para possibilitar crescimento, adaptação e mudança e você provavelmente encontrará mais produtividade pelo caminho do que encontraria se estivesse esperando para escolher o destino perfeito.

Sobre o autor

Chris Vandersluis é presidente e fundador da HMS Software, com base em Montreal, Canadá, um parceiro certificado da Microsoft. Ele é formado em Economia pela McGill University e tem mais de 30 anos de experiência em automação de sistemas de controle de projetos. Membro do Project Management Institute (PMI), ele participou da fundação dos capítulos de Montreal, Toronto e Quebec do Microsoft Project Users Group (MPUG). As publicações para as quais Chris já escreveu incluem a Fortune, a Heavy Construction News, a Computing Canada e a PMNetwork, além de ser colunista regular da Project Times. Professor de Gerenciamento Avançado de Projetos na McGill University, frequentemente dá palestras sobre as funções da associação de gerenciamento de projetos na América do Norte e no mundo. A HMS Software é a fornecedora do sistema TimeControl de controle de horas orientado para projetos e tem sido Parceira de Soluções de Projetos da Microsoft desde 1995.

Chris Vandersluis pode ser contatado pelo email: chris.vandersluis@hms.ca.

Se quiser ler mais artigos relacionados a Gerenciamento de projetos corporativos (EPM) de Chris Vandersluis, consulte o site da HMS (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

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