White paper Gostaria de um pouco de EPM para acompanhar?

Este white paper faz parte da nossa coluna “From the trenches” (Nas trincheiras). Discute a evolução dos sistemas de gerenciamento de projetos, o uso do Gerenciamento de projetos corporativos e a importância de compreender qual é a melhor solução de gerenciamento de projetos para você.

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Gostaria de um pouco de EPM para acompanhar?

Recentemente, em meu escritório, um dos nossos funcionários mais experientes fez uma pergunta estranha:

"Como é possível saber se algo é um sistema de gerenciamento de projetos?"

Eu abri minha boca para responder e depois parei... por um longo tempo. A resposta não é óbvia.

No início dos anos 80 os primeiros pacotes de agendamento de caminho crítico foram disponibilizados para computadores pessoais. Na verdade, acho interessante como a história mostra que o software de agendamento de caminho crítico foi um dos primeiros aplicativos comerciais publicados em cada onda de computação a partir dos primeiros mainframes comerciais da década de 60. No entanto, meu início na indústria de software de gerenciamento de projetos ocorreu no começo dos anos 80, e teríamos usado os termos "software de gerenciamento de projetos" e "software de agendamento de caminho crítico" como sinônimos.

Em 1983 se alguém tivesse me mostrado um sistema de agendamento de caminho crítico e perguntado se era um sistema de gerenciamento de projetos, provavelmente eu teria negado.

O Microsoft Project é, basicamente, um sistema de agendamento de caminho crítico, e ainda usamos os termos software de gerenciamento de projetos para descrevê-lo. Portanto, se alguém me perguntasse "O Microsoft Project é um software de gerenciamento de projetos?" Eu me sentiria bem confortável em responder de forma afirmativa.

Mas e quanto ao software de contabilidade? Vários produtos da Dynamics realizam orçamento e controle de custos de projetos. Isso é gerenciamento de projetos? Tenho que dizer que sim.

Produtos do SharePoint permitem que você gerencie documentos e fluxo de trabalho de documentos e faça listas de itens pendentes. Isso é um software de gerenciamento de projetos? Com certeza soa como um.

O Microsoft Dynamics CRM permite que você anexe atividades e recursos às iniciativas do cliente. Isso não é gerenciamento de projetos? Certamente poderia ser.

E quanto ao gerenciamento de contratos, gerenciamento de quadro de horários, agendamento de força de trabalho, gerenciamento de uso de equipamento e do consumo de material e controle do valor de produção? Alguma dessas opções representa o gerenciamento de projetos? Sim. Qualquer uma delas.

Há alguns anos eu trabalhei com um especialista em gerenciamento de projetos de construção cuja principal ferramenta era algo que gerenciava o ritmo de trabalho de vários negócios simultaneamente. Este único relatório gráfico controlava carpinteiros, encanadores, eletricistas e vários outros negócios. Esse gerenciamento de projetos comprovado mostrou que gerenciar apenas o ritmo de trabalho entre equipes evitava que as equipes elétricas chegassem a uma área antes do erguimento do revestimento e impedia que a equipe de encanadores atrapalhasse a equipe elétrica. Este relatório único para este tipo específico de projeto permitia que o gerente de projetos fosse incrivelmente eficaz. Isso era um sistema de gerenciamento de projetos? Pode apostar que sim.

Para tornar as coisas mais complexas, temos ferramentas de gerenciamento de projeto que tornam os gerentes de projeto individuais mais efetivos e outras ferramentas que são mais apropriadas para a organização. Entra em cena o software de “Gerenciamento de projetos corporativos”. Para ser justo, o conceito não é tão novo assim. Os primeiros sistemas de gerenciamento de projetos nas décadas de 60 e 70 eram ferramentas corporativas, embora o acesso aos sistemas de computação fosse muito mais restrito às organizações.

Como todas as coisas boas, o Gerenciamento de projetos corporativos é resumido em um acrônimo de três letras: EPM. Entretanto, se eu pesquisar EPM na Internet, poderei encontrar Enterprise Project Management (Gerenciamento de projetos corporativos). Também poderei encontrar Escola Paulista de Magistratura, Escola Paulista de Medicina, Escola Portátil de Música ou qualquer uma das diversas definições. Certifique-se de que esteja na opção certa, pois não é provável que uma escola de música portátil possa ajudá-lo com o agendamento do projeto.

Se temos dificuldade para definir um sistema de gerenciamento de projetos, certamente teremos ainda mais dificuldade para definir o que transforma um sistema de gerenciamento de projetos em um sistema de gerenciamento de projetos "corporativos".

No final das contas, isso é tão importante assim?

Sou conhecido por dizer já há algum tempo que sempre prefiro definir o problema antes de começar a procurar a solução. Frequentemente, nosso escritório recebe ligações pedindo ajuda com a implantação de um "sistema de gerenciamento de projetos corporativos" e, inevitavelmente, devo perguntar o que eles querem dizer com "corporativo" e "gerenciamento de projetos". Demora um ou dois minutos para as pessoas se explicarem. Afinal, eu tenho alguma experiência com gerenciamento de projetos e eles têm certeza que eu sei o significado desses termos.

Às vezes, descubro que "corporativo" é, na verdade, um punhado de pessoas. Não há nada de errado com isso. Eu mesmo comando uma pequena empresa e nenhum tamanho é muito pequeno. Porém, se eu não perguntasse eu poderia ter recomendando um software projetado para uma empresa de 1.000 pessoas. Tenho certeza de que ele pareceria algo maravilhoso, mas seria uma desconexão completa entre ferramentas e requisitos. Além disso, o retorno sobre o investimento de uma implantação como essa provavelmente seria horrível devido à dificuldade em pagar um investimento tão desproporcional com a eficiência de uma equipe pequena.

Se você quer dar conselhos sobre a seleção de uma ferramenta, não basta ter a noção exata do tamanho da empresa, é essencial determinar quais são seus desafios.

Há alguns anos, eu visitei uma empresa de energia de grande porte com a qual construímos uma boa reputação para ajudar com a implantação de um software de gerenciamento de projetos. Durante essa visita, me encontrei com o chefe de um novo departamento que queria implantar um "software de gerenciamento de projetos corporativos". Fizemos uma reunião e discutimos todos os requisitos.

“Com quantos projetos você trabalha?”, perguntei.

"Cerca de dez a doze ao mesmo tempo", ele respondeu.

"E quantas tarefas você teria nesses projetos?", continuei.

"Bom, é sempre a mesma coisa. Seis tarefas", ele respondeu.

“Seis”, repeti. "Então, estamos falamos de 60 a 70 tarefas para gerenciar por vez?"

"Sim, está certo. É muito complexo", ele disse.

"Entendo", respondi. "E quantos usuários estarão envolvidos no gerenciamento dessas tarefas?”

"Seria apenas eu", ele respondeu.

Tenho certeza de que você já sabe o resultado disso. Não havia caminho crítico, gerenciamento de problemas, gerenciamento de documentos, redistribuição de recursos, gerenciamento de riscos e nenhuma necessidade de gerenciamento de custo. Tudo o que ele precisava era de um guia visível para tarefas pendentes de modo que não deixasse algo se perder inadvertidamente. A quantidade de dinheiro nesses projetos era realmente enorme, na casa dos milhões de dólares, mas o tipo exclusivo de projeto significava que era relativamente simples de gerenciá-lo.

"Por que não colocá-los em um quadro branco aqui em sua baia? Sugeri. Você poderia usar alguma fita de marcação permanente a fim de criar linhas para, digamos, 15 projetos e usar marcadores coloridos para atualizar a agenda. E isso estaria bem na sua frente. Você poderia usar um marcador vermelho, por exemplo, para anotar marcos importantes e um marcador verde para as tarefas com um tempo de aprovisionamento longo."

Ele pareceu bastante perturbado e até mesmo chateado que eu não pude recomendar um software de empresa de grande porte para gerenciar seus projetos. Ele soube por meio de outras pessoas da empresa que havia ótimos pacotes de gerenciamento de projeto corporativos no mercado e tinha certeza que eu recomendaria a implantação de um.

A reunião terminou um pouco depois disso, e eu tive a certeza de que deixei um novo contato insatisfeito. Para a minha surpresa ele ligou para meu celular meia hora mais tarde enquanto eu estava a caminho de casa.

"Muito obrigado pela reunião", ele começou. "Eu já pedi um quadro branco no departamento de materiais de escritório, mas se você tiver um minuto, poderia dizer novamente as cores que devo usar para cada tipo de tarefa?"

Quinze minutos depois ele tinha feito várias anotações e estava bastante feliz.

Foi uma ótima lição que eu levei comigo para várias reuniões posteriores. Tento reservar um tempo extra antes de um compromisso para determinar o que significam os termos que aparentemente parecem um padrão universal.

O software de gerenciamento de projetos poderia ser representado por várias categorias. Se apenas iniciarmos com as Áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos do Project Management Institute, teríamos:

  • Gerenciamento de integração

  • Gerenciamento de custos

  • Gerenciamento de comunicações

  • Gerenciamento de escopo

  • Gerenciamento da qualidade

  • Gerenciamento de risco

  • Gerenciamento de tempo

  • Gerenciamento de recursos humanos

  • Gerenciamento de aquisições

É fácil imaginar uma variedade de ferramentas, pacotes e técnicas para o gerenciamento de qualquer uma dessas áreas e, dependendo da situação específica, qualquer uma dessas categorias poderia produzir o aprimoramento mais significativo no gerenciamento de projetos ou no gerenciamento de projetos de toda a empresa.

Digamos que uma organização tenha desafios de comunicação de projeto; talvez seus recursos estejam espalhados em vários fusos horários, países e até mesmo empresas. Nesse caso, seria fácil verificar como implantar o Lync e o SharePoint para aprimorar muito as comunicações.

Se uma organização lida com muitos subcontratados em seu projeto, ou se tem um componente de compra grande em seu projeto, então um sólido gerenciamento de aquisições com um Dynamics ERP e o SharePoint pode fazer uma grande diferença.

Se a organização for complexa ou de grande porte e o desafio do projeto for a definição de prioridades e o planejamento da capacidade dos recursos, talvez o Project Server seja o caminho mais rápido para um retorno do investimento.

Lembra daquele funcionário que perguntou como é possível saber se um determinado pacote é um software de gerenciamento de projetos? Minha resposta foi esta: "É um software? Ele se aplica ao gerenciamento de projetos? Então é um software de gerenciamento de projetos. Agora volte e descubra qual é o desafio comercial de gerenciamento de projetos do cliente."

Articular o desafio de seu projeto antes de implantar sua solução para o projeto sempre produzirá os melhores resultados.

Sobre o autor

Chris Vandersluis é presidente e fundador da HMS Software, com base em Montreal, Canadá, um parceiro certificado da Microsoft. Ele é formado em Economia pela McGill University e tem mais de 30 anos de experiência em automação de sistemas de controle de projetos. Membro do Project Management Institute (PMI), ele participou da fundação dos capítulos de Montreal, Toronto e Quebec do Microsoft Project Users Group (MPUG). As publicações para as quais Chris já escreveu incluem a Fortune, a Heavy Construction News, a Computing Canada e a PMNetwork, além de ser colunista regular da Project Times. Professor de Gerenciamento Avançado de Projetos na McGill University, frequentemente dá palestras sobre as funções da associação de gerenciamento de projetos na América do Norte e no mundo. A HMS Software é a fornecedora do sistema TimeControl de controle de horas orientado para projetos e tem sido Parceira de Soluções de Projetos da Microsoft desde 1995.

Chris Vandersluis pode ser contatado pelo o email: chris.vandersluis@hms.ca.

Se quiser ler mais artigos relacionados a Gerenciamento de projetos corporativos (EPM) de Chris Vandersluis, consulte o site da HMS (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

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