White paper Criando um plano de implantação de EPM

Este white paper faz parte da nossa coluna “From the trenches” (Nas trincheiras). Ele descreve como criar um plano de implantação de gerenciamento de projetos corporativos (EPM). Identifica as fases e os pontos principais em um plano de implantação de EPM, com estimativas de tempo para cada um deles, tomando por base uma organização de médio porte com centenas de usuários de um sistema EPM. Também identifica os fatores que podem afetar o tempo de duração estimado para cada fase.

Para baixar a versão do Word deste white paper, consulte Criando um plano de implantação de EPM.

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Criando um plano de implantação de EPM

“Você pode nos ajudar a instalar o sistema de EPM de modo que ele esteja pronto e funcional em alguns dias?” é o pedido mais comum que empresas de implantação de EPM recebem. E, independentemente do tamanho da sua organização, infelizmente a resposta curta é: “não”. O desafio não é apenas a tecnologia; mas uma série de políticas, processos, procedimentos e questões práticas que têm o potencial de criar uma mudança organizacional de longo alcance.

Vamos analisar o que um plano de implantação de EPM deve incluir e como você pode criar o seu próprio. Eu identifiquei os pontos principais e até incluí o tempo estimado que cada fase pode levar em uma organização de médio porte com várias centenas de usuários de um sistema EPM. Antes de descartar alguma dessas estimativas como muito curta ou muito longa, pense no que precisaria fazer em uma sua organização para executar a etapa em questão. As durações não são estimativas de trabalho, são estimativas de datas, então tenha em mente quanto tempo levará para reunir determinados tipos de pessoas para o tipo de trabalho que precisará ser feito.

1. Monte a equipe de implantação do sistema EPM

Se não tivermos uma equipe de projeto, nosso projeto não chegará longe. Várias pessoas precisarão ser reunidas para que este projeto saia da fase das ideias e siga todo o caminho até a produção. Com um plano geral já em mente, você precisa pensar sobre as pessoas que estarão envolvidas com o projeto durante até dois anos.

Os passos mais importantes desta primeira fase são:

Identificar os participantes principais

Geralmente há um participante principal antes mesmo de o projeto começar. É muitas vezes alguém do nível executivo que está sofrendo por não ter um sistema deste tipo. Isso é um ótimo começo, mas não é de forma alguma suficiente para concretizar um projeto como este. Identificar o proprietário comercial do sistema é fundamental para um implantação de EPM bem-sucedida e deve ser feito quase imediatamente. O proprietário comercial será a pessoa que usufruirá dos benefícios do sistema implantado e enxerga o valor de ter que passar por todo o necessário para implantá-lo. Também poderá haver um ou vários patrocinadores executivos. Os patrocinadores executivos talvez sejam quadros do nível da gerência para os quais os resultados finais têm alguma utilidade, mas também podem ser pessoas que trabalharão no projeto até ele ser concluído, mas depois se afastarão dele e pouco contribuirão para a operação final do ambiente de EPM. Você pode viver sem um patrocinador executivo. Mas não pode viver sem um proprietário comercial.

Identifique recursos especializados internos

Após determinar quem é o proprietário comercial e possivelmente quais são os patrocinadores executivos, a equipe de projeto deve determinar que tipo de especialização interna é necessária e está disponível para tocar o projeto adiante. Muitas vezes, nos vemos desprovidos de especialização em uma tecnologia específica, como a versão mais recente do software de EPM, mas esse não é um único tipo de especialização exigida. Conhecimento interno dos processos, práticas, procedimentos, funções e responsabilidades na organização, e onde podem estar localizados os dados para impulsionar o processo são informações fundamentais.

Envolva especialistas externos (se necessário)

É comum determinar que há uma lacuna de conhecimento ou habilidade na equipe de projeto para que se possa passar do gerenciamento de projetos não corporativos para o gerenciamento de projetos corporativos. Se esse for o caso, não há outra escolha senão buscar alguém que possua o conhecimento. Seja qual for o nível de indisponibilidade de recursos internos, eles terão que ser buscados externamente. Essas pessoas poderão ser trazidas como parte de uma consultoria ou contrato de terceirização, ou contratadas para serem utilizadas a longo prazo no ambiente que ajudarão a desenvolver. Treinar quadros internos para esse tipo de especialização dificilmente dá certo. O desafio mais comum de encontrarmos nesta área é descobrir que a responsabilidade foi atribuída aos recursos internos, mas estes não possuem o conhecimento necessário ou possuem apenas um conhecimento limitado. “Usei só uma vez o software de EPM e agora estão me pedindo para implantá-lo”, é uma queixa que ouvimos com muita frequência.

O tamanho da sua equipe dependerá da abrangência do escopo que o projeto terá no final. Não é incomum ver pessoas que estiveram envolvidas no projeto por vários meses e então são substituídas por outras à medida que as fases do projeto mudam. Neste momento, também é fundamental que sejam estabelecidos a autoridade da equipe e o apoio da gerência.

Ah, e nem preciso dizer o seguinte: trate este projeto como um projeto! Por incrível que pareça, implantações de EPM são os projetos em sua organização com a maior probabilidade de serem implantados sem nenhum dos elementos que você incluiria em qualquer outro plano de implantação (no melhor estilo casa de ferreiro, espeto de pau). Então, faça um cronograma, um orçamento e um estatuto de projeto, aloque recursos suficientes, etc.

Tempo de realização: quatro semanas.

2. Identifique objetivos comerciais

Ok, já montamos a nossa equipe. É hora de colocá-la para trabalhar! Agora precisamos identificar o escopo do projeto, dividir esse escopo em fases se ele for grande e então criar um plano para o trabalho.

Veja o que precisaremos realizar nesta fase:

Workshops com executivos e participantes

Não há como contornar isso. Todo o propósito de criar um ambiente de EPM é capacitar melhor a gerência e os usuários finais a tomarem decisões comerciais. De modo que a equipe de gerenciamento relevante precisará investir algum tempo no começo do processo para identificar quais decisões serão tomadas usando o sistema. Já escrevi sobre como conduzir workshops deste tipo no passado (consulte White paper Como ser um comprador de soluções), mas como isso foi feito é menos importante do que o fato de ter sido feito.

Esta é oportunidade para a equipe de implantação explicar duas outras coisas muito, muito importantes enquanto ela tem a atenção da gerência. Primeiro, o comprometimento da gerência com o processo, o esforço necessário e os benefícios ao final. Segundo (e muito mais importante), o gerenciamento das expectativas da gerência. A expectativa mais comum da gerência é que a implantação possa ser concluída em alguns dias ou em algumas semanas. Quando compreendem o impacto do que está envolvido, o apoio dos gerentes pode desaparecer. É melhor que isso aconteça imediatamente do que começar algo que não pode ser concluído por insuficiência de tempo e recursos.

Os resultados desses workshops (sim, pode ser preciso mais de um) serão os objetivos comerciais que delimitarão o escopo do projeto e, em última análise, determinarão o cronograma.

Identificar o impacto na função da gerência

Assim que os gerentes concordarem com os objetivos comerciais, será preciso realizar uma ou duas sessões para identificar o impacto nas funções e responsabilidades da gerência. Um exemplo que surge com frequência é o planejamento da capacidade dos recursos. Em empresas de alta tecnologia, o planejamento da capacidade dos recursos é quase sempre uma solicitação da gerência para o sistema EPM, entretanto, quem terá a autoridade neste processo de alocar recursos, gerenciar conflitos e priorizar o trabalho de pessoas em diferentes departamentos? Você não poderá solucionar essas questões neste momento, pois não tem um processo definido, mas identificar quais quadros executivos serão afetados é importante aqui, para que você possa voltar a eles e inclui-los no processo na hora adequada.

Priorizar objetivos comerciais e criar um plano de implantação mestre

É quase certo que o plano deva ser dividido em fases. Em praticamente todas implantações de EPM, os desejos da gerência quanto aos benefícios que o sistema EPM deve oferecer serão grandes. A priorização de quais objetivos devem ser buscados primeiro é um elemento fundamental para o sucesso neste ponto. Atribua os dois ou talvez três objetivos principais a uma fase e deixe todo o resto para depois. Cada fase deve oferecer um ambiente de EPM funcional e produtivo que tem seu próprio valor.

Estabeleça marcos e métricas

Nós somos gerentes de projeto, não somos?! Então vamos estabelecer alguns marcos para o nosso projeto e nos comprometer com algumas métricas mensuráveis. Em qualquer implantação de sistema corporativo, certificar-se de que ele continua nos trilhos é uma parte importante do processo.

A essa altura, já devemos ter informação suficiente para desenvolver nosso cronograma geral com uma visão detalhada da primeira fase.

Tempo para este trabalho: quatro semanas

Fase 1

Em cada fase, haverá algumas tarefas que precisarão ser repetidas. As etapas 3 a 9 fazem todas parte de uma fase.

3. Processos de inventário

Antes de sequer chegarmos perto das ferramentas, precisamos determinar quais processos deverão estar automatizados ao final desta fase.

Quais processos existem e podem ser adotados?

Vamos começar examinando quais processos, práticas e procedimentos já existem na organização para os objetivos comerciais identificados nesta fase e determinando quais podem ser adotados no novo ambiente de EPM. Há um duplo benefício em encontrar processos existentes que podem ser adaptados com pouco ou nenhum trabalho. Primeiramente, eles já estão criados e são conhecidos pelos usuários. Em segundo lugar, adotá-los significa conquistar a amizade das pessoas que os criaram. Elas agora podem ser nomeadas especialistas no assunto neste processo, o que facilita a implantação.

Quais processos devem ser projetados

Nós nunca encontramos todos os processos, práticas e procedimentos de que precisamos, mas temos que identificar o que está faltando. Isso pode ser mais difícil do que localizar processos que já existem. Você está procurando por algo que não está lá, e isso exige um olhar treinado.

Workshops de quadro de comunicações de processo

Para aqueles processos trabalhosos de serem adaptados ou para processos que precisam ser criados do zero, você precisará realizar algumas sessões de workshop com um quadro de comunicações de processo. Examinar o processo e todas as suas implicações é melhor com pessoas que o vivenciarão depois que ele estiver terminado. Documente tudo.

Resolva as funções dos gerentes afetados

Você se lembra de quando identificamos quais executivos ou gerentes poderão ser afetados pelas mudanças que estavam por vir? Está na hora de chamá-los de volta. Para cada processo recém-projetado que afete as funções, a autoridade, a hierarquia, ou responsabilidades existentes, você precisará organizar reuniões para resolvê-los.

O resultado final disto é o rascunho de um guia de processo.

Tempo de realização do exercício de processos: quatro semanas.

4. Adotar, adaptar e projetar processos

Revise, adapte e aceite processos projetados

Nem todas as pessoas terão participado de cada um dos exercícios de processo que foram realizados no último conjunto de tarefas. Portanto, publicar o rascunho do novo guia de processo para os participantes, gerentes e partes afetadas é essencial. É muito comum que este guia passe por várias revisões, e até mesmo que workshops adicionais sejam marcados para solucionar conflitos durante os processos.

O resultado disso é um documento de processo completo e aceito. Mas não se deixe enganar, provavelmente até ele que ele seja “aceito” serão necessárias várias sessões e até mesmo uma intervenção executiva do nível mais alto antes de ele estar completo, mas, sem um processo aceito, não há nada para automatizar. A boa notícia é que, mesmo que o processo de implantação parasse por aqui, isso já tem grande valor. É inevitável que aqueles que trabalhem nesses processos internamente enxerguem aspectos da sua organização nos quais nunca haviam pensado antes. O resultado é que eles serão mais eficazes quase imediatamente.

Tempo para executar o guia de processo completo: oito semanas

5. Avaliar e selecionar ferramentas de EPM

Prepare os documentos de “descrição do problema” para os fornecedores.

Se você já leu outros artigos que eu escrevi, saberá que acredito piamente em oferecer aos fornecedores em potencial uma descrição dos seus problemas de EPM e deixá-los explicar para você como o resolveriam. Afinal de contas, eles não dizem que estão no ramo de soluções? Ótimo, peça que eles projetem uma solução para você. Isso é um pouco mais difícil do que fazer uma planilha com todos os recursos que você gostaria, mas é importante.

Solicite respostas de fornecedores

Nunca se limite a apenas um fornecedor. Você já pode saber qual é o seu fornecedor preferido, mas, mesmo que acredite que ele é o ideal, busque outro com o qual possa compará-lo. Dois fornecedores nunca tentarão solucionar o seu problema da mesma forma, então esteja preparado para se surpreender e mantenha a mente aberta.

Faça uma triagem

Mesmo que esteja avaliando um só produto, mas vários implementadores, separe aqueles que gostaria de conhecer pessoalmente.

Apresentações de fornecedores e implementadores

Ah, chegou o dia da demonstração. É possível retirar muitas coisas importantes de demonstrações, mas tome cuidado para não ficar deslumbrado com elas. Demonstrações de vendas são cuidadosamente orquestradas por todos os fornecedores. Caso fique especialmente entusiasmado com uma visualização, relatório ou painel, pergunte de forma específica: “quanto tempo levaria para desenvolver esta exata visualização?”

Seleção e aquisição de ferramentas

Ok, é hora de fazer a grande compra. Eu sei, você achava que esse era o primeiro ponto, lá no começo deste artigo. Bem, não se preocupe. Finalmente chegamos aqui. Selecione o sistema EPM e encaminhe a ordem de compra!

O resultado final desta fase é um produto de EPM novo em folha em cima da sua mesa.

Tempo para realizar esta fase: oito semanas.

6. Projeto e configuração de automação

Aplique o documento de projeto de processo à ferramente de EPM selecionada.

Agora que sabemos qual é a ferramenta, podemos começar a criar documentos de projeto de sistema que comecem com o nosso documento de processo e terminem em especificações funcionais. Provavelmente iremos querer ter uma instância de desenvolvimento do nosso novo sistema instalada para podermos testar ou verificar determinados critérios de projeto. Pela primeira vez, é necessária a presença de um especialista na configuração do sistema em si.

Padrões de projeto e implantação

Há diversos padrões que deverão ser estabelecidos. Cada um desses padrões traz implicações para a arquitetura e o design do sistema. O calendário, por exemplo, é muitas vezes ignorado. Teremos um só calendário ou vários? Teremos calendários de recursos? Quem terá a autoridade de modificá-los? Sabemos quais os efeitos de uma alteração no calendário de recursos sobre o cronograma e os dados de progresso? E assim por diante... Veja alguns dos elementos de nosso sistema EPM para os quais precisaremos de padrões:

  • Calendários

  • Convenções de nomenclatura

  • Hierarquia de recursos

  • Padrões de carregamento de recursos para trabalhos relacionados ou não relacionados ao projeto

  • Padrões de valores e contabilização de custos

  • Funções e responsabilidades

  • Estruturas de aprovação

  • Hierarquias de projetos e tarefas

  • WBS e outras estruturas de código

  • Gerenciamento de documentos

  • Modelos de comunicação

  • Modelos de projeto

Também precisaremos projetar e talvez inclusive codificar outros elementos derivados de nossos objetivos comerciais da Fase 1. Alguns dos elementos que talvez precisem ser considerados são:

  • Projetar e implementar codificação personalizada

  • Projetar e implementar criação de painéis

  • Projetar e criar links com sistemas externos

  • Projetar e criar fluxo de trabalho

  • Projetar e implementar sistema de relatórios

  • Projetar e criar treinamento em ferramentas de EPM

  • Revise o projeto com todas as partes afetadas

O resultado é uma ferramenta de EPM que está pronta para pegar a estrada. Ela deve ter todas as configurações exigidas para ser transferida para um ambiente de trabalho.

O tempo necessário para esta fase pode variar muito dependendo da quantidade de trabalho de personalização exigida, mas podemos dizer 12 semanas considerando que nos restringimos à primeira fase.

7. Ferramenta de EPM piloto

Agora que nosso sistema está pronto para ser implantado, precisamos identificar o grupo piloto e colocá-lo para trabalhar nisso.

Fase 1 instalação/configuração/migração de dados

Precisaremos instalar o sistema recém-configurado em uma instância piloto (não em uma instância de desenvolvimento. Continuaremos a usá-la em fases futuras e como um sistema de suporte e treinamento). Também precisaremos atualizar a configuração para que ela corresponda à nossa instância de desenvolvimento e migrar os projetos piloto de onde quer que eles estejam no momento para o nosso novo sistema.

Treinamento

O treinamento é o primo pobre das implantações de projeto. Muitas vezes, é esquecido durante um plano de implantação. Certifique-se de que sua equipe piloto receba o treinamento necessário para usar o sistema de forma adequada.

Execute projetos ativos

Agora, faça com que esses projetos piloto sejam gerenciados com base nos processos, práticas, procedimentos e automação que você passou tanto tempo definindo. O piloto precisa ter um cronograma próprio que é muitas vezes orientado pela quantidade de tempo que esses projetos irão durar.

Lições aprendidas e documentação

Uma vez que o projeto piloto estiver concluído, é hora de reagrupar e ver como aquilo que foi criado solucionou os desafios desenvolvidos para este fim. Se forem necessários ajustes, correções ou alterações básicas, o momento é este.

Tempo para um projeto piloto completo e revisão: doze semanas.

8. Inicie a implantação da Fase 1

Ative o sistema

Chegou a hora. Implante o uso do novo sistema para os usuários apropriados e migre os dados apropriados. Não se esqueça do treinamento, do suporte e de acompanhar a ativação do sistema.

O tempo de implantação depende em grande medida do número total de usuários: quatro semanas.

9. Revisão e adaptação do plano de implantação mestre

Revise e ajuste o plano mestre em preparação para a próxima fase. É provável que o plano mestre tenha sido consultado pela última vez meses atrás. Está na hora de soprar a poeira dele e ver o que estava originalmente planejado para a Fase 2. É inevitável que, ao olhar agora para a próxima fase, você veja as coisas de modo diferente. Afinal de contas, agora você já tem a experiência da primeira fase.

Tempo para completar esta fase: duas semanas

10. Fase 2: repita os passos de 3 a 9

Embora tenhamos acabado de completar a Fase 1, ao olhar para as fases futuras você precisará refazer os passos de 3 a 9 (com exceção do passo 5). Lembre-se de que cada fase deve resultar em uma produção de EPM funcional que torne a organização mais eficaz do que antes.

Você vem somando as durações de cada uma das fases desde a primeira? O total é de 58 semanas. Veja um cronograma dos passos resumidos definidos acima:

Gráfico de Gantt mostrando o processo de mais de 58 semanas

Cada organização é diferente, no entanto. Há muitos fatores que afetam a duração total de um projeto. O mais significativo deles é o grau de maturidade dos processos de gerenciamento de projetos corporativos existentes. Em seguida, vem o tamanho da organização e sua complexidade. É obviamente mais simples implantar um sistema EPM em uma organização que está toda localizada em um só prédio do que em uma organização espalhada por várias divisões, escritórios, cidades e até países.

Em cada uma delas, o cronograma de implantação será diferente, e nem sempre mais curto. Quase sempre haverá pressão para que se crie um cronograma que possa ser realizado em dias ou semanas, mas é crucial que não apenas a instalação do software de EPM seja levada em conta para garantir uma implantação bem-sucedida.

Sobre o autor

Chris Vandersluis é presidente e fundador da HMS Software, com base em Montreal, Canadá, um parceiro certificado da Microsoft. Ele é formado em Economia pela McGill University e tem mais de 30 anos de experiência em automação de sistemas de controle de projetos. Membro do Project Management Institute (PMI), ele participou da fundação dos capítulos de Montreal, Toronto e Quebec do Microsoft Project Users Group (MPUG). As publicações para as quais Chris já escreveu incluem a Fortune, a Heavy Construction News, a Computing Canada e a PMNetwork, além de ser colunista regular da Project Times. Professor de Gerenciamento Avançado de Projetos na McGill University, frequentemente dá palestras sobre as funções da associação de gerenciamento de projetos na América do Norte e no mundo. A HMS Software é a fornecedora do sistema TimeControl de controle de horas orientado para projetos e tem sido Parceira de Soluções de Projetos da Microsoft desde 1995.

Chris Vandersluis pode ser contatado pelo email: chris.vandersluis@hms.ca.

Se quiser ler mais artigos relacionados a Gerenciamento de projetos corporativos (EPM) de Chris Vandersluis, consulte o site da HMS (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

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