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Sua organização pode ser necessário para reter documentos para um período de tempo devido a conformidade legal, ou outros requisitos comerciais. Entretanto, se sua organização mantém documentos mais que o necessário, você cria riscos legais desnecessários. Com uma política de exclusão de documento, você pode reduzir proativamente risco excluindo automaticamente os documentos em um site após um período específico de tempo — por exemplo, você pode excluir documentos no OneDrive dos usuários para Business sites cinco anos após os documentos foram criados.
Políticas de exclusão de documento são poderosas ainda flexível — por exemplo, você pode:
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Permitir que os proprietários de sites escolher de políticas que você criar e gerenciar centralmente. Você também pode permitir que os proprietários de sites desativar essa opção totalmente se eles decidirem que uma política não se aplica ao seu conteúdo.
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Aplicar uma única política obrigatória em todos os sites em um conjunto de sites, como o OneDrive todos os sites de negócios, ou até mesmo impor uma política em todos os conjuntos de sites criados a partir de um modelo de conjunto de sites específicos, como o modelo de Site de equipe.
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Fornece uma diretiva padrão com uma regra padrão que será aplicada automaticamente sem qualquer ação necessária por proprietários de sites.
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Crie uma política que inclua várias regras de exclusão que um proprietário de site pode escolher.
Criar e gerenciar políticas de exclusão de documento no Centro de política de conformidade.
Quando usar políticas de exclusão de documento
Além das políticas de exclusão de documento, o SharePoint Server 2016 fornece essas políticas de retenção para conteúdo do site:
Cada tipo de política funciona melhor para um tipo específico de site ou de dados. Por exemplo, sua organização pode ter um site altamente estruturado que usa tipos de conteúdo, como um site financeiro para contratos ou uma knowledge base artigos. Nesse caso, você pode usar políticas de tipo de conteúdo. Ou sua organização pode precisar reter documentos legais, nesse caso, você pode usar tipos de conteúdo e uma central de registros para implementar um plano de arquivo.
Políticas de exclusão de documento não substituam registros gerenciamento ou informações políticas de gerenciamento, que funcionam melhor com dados estruturados e tipos de conteúdo. Em vez disso, você deve usar políticas de exclusão de documento quando você precisa gerenciar amplamente a exclusão automática de dados não estruturados, como o OneDrive para Business sites e sites de equipe.
Se você aplicar uma política de exclusão de documento em um site que já usa políticas de gerenciamento de informações, essas políticas são ignoradas enquanto a política de exclusão do documento estiver em vigor. Isso significa que você deve planejar um site para usar apenas as políticas que são destinadas a conteúdo estruturado ou não, não ambos. Para obter mais informações sobre como outras políticas de substituição políticas de exclusão de documento, consulte Aplicar ou remover uma política de exclusão de documentos para um site.
Ao contrário de outras políticas, políticas de exclusão de documento funcionam somente em bibliotecas de documentos, não as listas.
Regras e políticas de exclusão
Uma política de exclusão do documento contém um ou mais excluir regras que especificam:
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O período de tempo até a exclusão.
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Se deseja calcular a data de exclusão de quando o documento foi criado ou modificado pela última vez.
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Se excluir o documento permanentemente ou para a Lixeira.
Se uma política contiver mais de uma regra, proprietários de sites podem selecionar a regra que melhor se aplica ao seu conteúdo.
Políticas e atribuições
Depois de criar uma política de exclusão do documento, você pode atribuí-lo a um modelo de conjunto de sites — por exemplo, você pode atribuir uma política para o OneDrive para o modelo de negócios para que inclua do OneDrive todos os usuários for Business. Quando você atribui uma política a um modelo de conjunto de sites, isso se aplica a todos os conjuntos de sites já criados a partir desse modelo, além de qualquer conjunto de sites criados a partir desse modelo no futuro.
Você também pode atribuir uma política para um conjunto de sites específicos — fazendo assim substitui quaisquer políticas que foram atribuídas a esse modelo de conjunto de sites. Por exemplo, você pode atribuir políticas para o modelo de Site de equipe, mas, em seguida, substituí-los aplicando um conjunto diferente de políticas para um conjunto de sites específicos criado a partir desse modelo.
Política de obrigatória uma ou várias políticas à sua escolha
Quando você atribui uma política, você pode optar por torná-lo obrigatório, para que apenas essa política pode ser atribuída e que ele será aplicado a todos os sites no conjunto de sites. Proprietários de sites não é possível deixar de usar uma política de obrigatória, o que significa a documentos no site estarão sujeitas a política excluir não importa o motivo.
Em vez de tornar uma única política obrigatório, você também pode atribuir várias políticas para um conjunto de sites, que permite escolher qual diretiva para aplicar ao seu site, ou até mesmo para desativar essa opção totalmente cada proprietário do site. Por exemplo, você pode criar uma política para documentos comerciais gerais e outra regra para documentos financeiros que tenha um cronograma de retenção diferente. Um proprietário de site com frequência sabe melhor o conteúdo que contém seus sites e, portanto, qual diretiva de exclusão de documento para aplicar. Cada site pode ter apenas uma política aplicada a ele.
Uma regra ou várias regras à sua escolha
Por sua vez, cada diretiva pode conter várias regras – por exemplo, uma política de exclusão para documentos comerciais gerais pode ter duas regras:
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Documentos que não precisam de retenção com base em obrigações legais ou necessidade de negócios em andamento não deve ser mantida por mais de um ano de criação.
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Documentos necessários para a utilização de ativos de negócios em andamento que são necessárias para mais de um ano, não devem ser mantidos por mais de três anos de criação.
Proprietário do site pode determinar que o seu site contém comercial geral documentos, selecione essa política de exclusão e, em seguida, selecione a regra apropriada da política. Você só poderá selecionar uma regra da política aplicado atualmente para o site (não a partir de qualquer política) e a regra se aplica a todas as bibliotecas de documentos no site.
A relação de conjuntos de sites, políticas e regras
Este é o relacionamento básico:
Um conjunto de sites ou um modelo de conjunto de sites pode ter um políticas mais atribuídas a ela, e cada uma dessas políticas pode ter uma ou mais regras. No entanto, pode haver apenas uma política que está ativa por site e pode haver apenas uma regra de exclusão que está ativa a qualquer momento para as bibliotecas do site.
Políticas de exclusão de documento são herdadas
Como as permissões, navegação e muitos outros recursos do site, políticas de exclusão de documento são herdadas. Proprietário do site pode selecionar uma política de exclusão do documento para seu site, e todos os subsites herdam a política do pai. Um proprietário de um subsite pode interromper a herança, selecionando uma combinação de regra e uma política diferente e essa política se aplica a todos os subsites até que a herança é interrompida novamente.
Atribuir políticas de exclusão de documento pela primeira vez
É importante entender que o período de tempo especificado para um documento diretiva de exclusão significa que o tempo desde que o documento foi criado ou modificado, não o tempo desde que a política foi atribuída. Por exemplo, você pode criar uma política de exclusão de documento que exclui permanentemente documentos dois anos depois que elas foram criadas e depois atribuir essa diretiva a um modelo de conjunto de sites do qual vários conjuntos de sites criados quatro ou cinco anos. Nesse caso, é provável que os conjuntos de sites existente contêm muitos documentos que já estão mais antigos do que os dois anos especificados pela política de exclusão — isso significa muito conteúdo será excluído logo depois de atribuir a política de exclusão do documento para o primeiro hora.
Quando você atribui a política pela primeira vez, todos os documentos no site são avaliados e, se ele atende aos critérios, eles serão excluídos. Isso se aplica a todos os documentos existentes, não apenas novos documentos criados desde que a política foi atribuída. E lembre-se de que o período de tempo é para a idade de cada documento, não a hora de quando a política foi atribuída pela primeira vez.
Portanto, antes de atribuir uma política para um site pela primeira vez, primeiro você deve considerar a idade do conteúdo existente e como a política pode afetar o conteúdo existente. Talvez você também queira comunicar a nova política aos proprietários de sites antes de atribuí-la, para dar tempo para avaliar o impacto de possível.
Tempo de latência para propagar políticas
Depois de atribuir políticas para um conjunto de sites, proprietários de site usam o link de Políticas de exclusão de documento na página Configurações do Site para ver e aplicar políticas disponíveis para o site.
O link de Políticas de exclusão de documento não aparece, a menos que foram atribuídas políticas de conjunto de sites. Além disso, o link não aparece logo após políticas foram atribuídas para o site — pode haver até um tempo de latência de 24 horas de quando as políticas são atribuídas a quando o link de Políticas de exclusão do documento aparece
Como as políticas de exclusão de documento funcionam com políticas de in-loco
Um bloqueio in-loco garante que todo o conteúdo é preservado para um período específico de tempo, enquanto uma política de exclusão do documento garante que todo o conteúdo é excluído após um período específico de tempo.
Se você precisar reter os documentos por um período fixo de tempo, você pode usar uma política de retenção no local em conjunto com uma política de exclusão. Por exemplo, você pode manter documentos por três anos depois que eles são modificados e, em seguida, definir uma política de exclusão para excluir esses documentos três anos depois que eles foram modificados pela última.
Observe que uma política de exclusão não é possível substituir um bloqueio in-loco. Se um site é em espera e uma política de exclusão do documento exclui um documento, em seguida, o documento será preservado na biblioteca mantenha a preservação da mesma forma como se o documento foi excluído manualmente. Para obter mais informações, consulte Visão geral de in-loco mantenha no SharePoint Server 2016.
Permissões
Os membros da sua equipe de conformidade quem usarão o Centro de política de conformidade precisam permissões para ambas as política central e site coleções aos quais políticas serão aplicadas. Recomendamos que você:
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Criar um grupo de segurança que contém todos os usuários do Centro de política de conformidade — provavelmente sua equipe de conformidade.
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No Centro de política de conformidade, adicione o grupo de segurança para o grupo de proprietários de conjunto de sites.
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Em cada conjunto de sites aos quais você precisa atribuir políticas de exclusão de documento, adicione o grupo de segurança para o grupo de proprietários de conjunto de sites.
