Visão geral: práticas recomendadas para o gerenciamento de como as pessoas usam seu site de equipe

Visão geral: práticas recomendadas para o gerenciamento de como as pessoas usam seu site de equipe

Se você for um proprietário de site de equipe, é uma ótima ideia criar um modelo de governança, ou seja, um modelo para tratar das políticas, dos processos, das funções e das responsabilidades do seu site. Um modelo assim ajudará você a controlar a forma como as pessoas usam seu site. Por exemplo, talvez você queira exigir o check-out de arquivos para que várias pessoas não tentem editar um arquivo ao mesmo tempo. Ou talvez você queira permitir que somente determinadas pessoas criem subsites. Este artigo apresenta uma visão geral das ideias e práticas recomendadas que devem ser consideradas durante a criação de um modelo como esse.

Observação : Se estiver procurando instruções para criar um site, confira Criar um site do SharePoint.

Neste artigo

O que é governança?

Elementos de um modelo de governança

Criação de subsites

Gerenciamento de permissões

Arquitetura de informações

Exigir check-out de arquivos

Controlar versões

Exigir aprovação de documento

Manter-se informado sobre alterações

Criar fluxos de trabalho

Definir tipos de conteúdo

Controle de auditoria

Ciclo de vida e desativação do site

Limites de armazenamento

Personalização

Navegação

Pesquisa

Funções e responsabilidades para oferecer suporte ao site

Proteção de dados

O que é governança?

Uma parte importante porém normalmente invisível de qualquer site é seu modelo de governança — o conjunto de políticas, funções, responsabilidades e processos que você estabelece para determinar como as pessoas de seu grupo usam o SharePoint.

Muitas organizações têm um modelo de governança implementado para sites na Administração Central ou no nível de conjunto de sites, o que pode ser criado e mantido por um departamento ou equipe de TI.

Se você for proprietário de um subsite em um conjunto de sites, como um site de equipe, é uma ótima ideia criar seu próprio modelo de governança adicional para tratar de seus problemas específicos.

Com um modelo de governança, fica mais fácil:

  • Deixar que os usuários de sites saibam quando devem criar um novo subsite, ao invés de criar uma lista ou outro conteúdo de site.

  • Garantir que subsites e conteúdo sejam desativados quando ficarem obsoletos, em vez de consumir espaço de armazenamento e diluir os resultados de pesquisa.

  • Garantir que as pessoas certas tenham acesso ao conteúdo certo.

  • Deixar que proprietários de subsites saibam quais modelos e temas podem usar.

  • Transferir tranquilamente a propriedade de um conjunto de sites de uma pessoa para outra.

Elementos de um modelo de governança

Seu modelo de governança precisa atender às seguintes questões:

  • Criação de sites

  • Gerenciamento de permissões

  • Arquitetura de informações

  • Ciclo de vida e desativação do site

  • Limites de armazenamento

  • Classificação de informações

  • Personalização

  • Proteção de dados

  • Navegação

  • Pesquisa

  • Funções e responsabilidades para oferecer suporte ao site

Algumas dessas perguntas já podem estar decididas para você pelo modelo de governança em nível de organização ou conjunto de sites, por exemplo, quanto espaço de armazenamento há disponível para o site e quais tipos de personalização são possíveis na aparência do site. Outras perguntas podem não ser relevantes, dependendo do grau de complexidade de seu site de equipe e de quantas pessoas o estão usando. Mas mesmo se você não tomar decisões sobre esses tópicos, é uma ótima ideia saber quais decisões foram tomadas, para poder informá-las aos usuários de sites e aplicar políticas de maneira apropriada.

A seguir estão alguns aspectos a considerar ao configurar um novo site.

Criação de subsites

Talvez você queira que os membros de sua equipe possam criar subsites subordinados ao site de equipe para serem usados em projetos específicos.

Poder criar espontaneamente novos subsites pode ser um ótimo benefício para o grupo, mas a criação de sites irrestrita pode fugir ao controle. Quando subsites proliferam livremente, podem surgir problemas. Por exemplo:

  • É difícil para os usuários localizar o subsite certo ou ter certeza de que o fizeram.

  • As informações podem estar duplicadas em vários subsites, consumindo espaço de armazenamento dispendioso e exigindo o dobro de esforços de manutenção.

  • Informações obsoletas podem residir nos subsites, possivelmente durante anos, aparecendo nos resultados de pesquisa. Pode ser difícil dizer qual versão das informações é a correta.

  • Gerenciar permissões para uma infinidade de subsites pode se tornar uma incumbência importante, e os usuários podem sem querer acabar tendo acesso a informações que não deveriam ter.

  • À medida que funcionários deixam o grupo, os subsites que eles criaram podem ficar abandonados, gerando confusão e poluindo os resultados de pesquisa para os usuários de sites remanescentes.

Você poderá economizar tempo e energia se definir algumas políticas para a criação de sites, abordando as seguintes áreas:

  • Quem tem permissão de criar subsites?

  • Os novos subsites precisam ser aprovados com antecedência? Em caso afirmativo, quais são os critérios para aprovação, e quem faz a aprovação?

  • Os novos subsites devem usar modelos e temas estabelecidos?

  • Quantas informações podem ser armazenadas em um site? Ou seja, quanto espaço em disco no servidor elas podem ocupar?

  • Quais são as regras para incluir estratégias de navegação no site?

  • Quanto tempo as informações devem ficar armazenadas em subsites antes de serem excluídas ou arquivadas?

Confira Criar um site ou subsite para mais informações.

Gerenciamento de permissões

A integridade, confidencialidade e privacidade das informações críticas da missão da sua organização dependem da segurança do seu site — especificamente, quem você escolhe para conceder acesso ao seu site.

A concessão e restrição do acesso ao seu site constitui o gerenciamento de permissões e é uma das suas responsabilidades mais importantes como proprietário do site.

A seguir estão algumas dicas que devem ser lembradas ao desenvolver uma estratégia de permissões.

  • Siga o Princípio de Privilégios Mínimos: conceda às pessoas os níveis de permissão mais baixos de que precisam para realizar as tarefas atribuídas.

  • Dê acesso às pessoas adicionando-as a grupos padrão (como Membros, Visitantes e Proprietários). Faça com que a maioria delas se torne membros dos grupos Membros ou Visitantes e limite o número de pessoas no grupo Proprietários.

  • Use herança de permissões para criar uma hierarquia clara e fácil de visualizar, ou seja, evite conceder permissões para indivíduos, em vez de trabalhar com grupos. Sempre que possível, faça com que os subsites simplesmente herdem permissões de seu site de equipe, em vez de ter permissões exclusivas.

  • Organize o conteúdo para aproveitar a herança de permissões: considere segmentar o conteúdo por nível de segurança – crie um site ou uma biblioteca especificamente para documentos confidenciais, em vez de tê-los espalhados em uma biblioteca maior e protegida por permissões exclusivas.

Confira Noções básicas sobre níveis de permissão no SharePoint ou Editar permissões para uma lista, biblioteca ou item individual para informações sobre como definir permissões.

Arquitetura de informações

A arquitetura de informações de um site é como o sumário de um livro: ela determina como as informações nesse site, suas páginas da Web, documentos, listas e dados são organizados e apresentados aos usuários do site. A arquitetura de informações geralmente é gravada como uma lista hierárquica de conteúdo de site, palavras-chave de pesquisa, tipos de dados e outros conceitos.

Para criar uma arquitetura de informações, é necessário analisar as informações que serão apresentadas no site. A seguir estão algumas das perguntas que podem ser usadas para desenvolver uma arquitetura de informações:

  • Que tipo de conteúdo haverá no site? Como isso se traduzirá em subsites, listas, bibliotecas e assim por diante?

  • Como as informações serão apresentadas no site?

  • Como os usuários do site navegarão pelo site?

  • Como as informações serão direcionadas para públicos-alvo específicos?

  • Como a pesquisa será configurada e otimizada?

Parte da sua arquitetura de informações pode incluir a classificação das informações.

Se as informações com que você estiver lidando tiverem alto valor para a empresa, exigirem segurança especial ou forem cobertas por regras de conformidade regulamentar, você poderá querer configurar um esquema de classificação para identificar tipos específicos de conteúdo que precisam ser gerenciados cuidadosamente.

Depois de organizar as informações em listas e bibliotecas específicas, você poderá usar recursos de governança para gerenciar a maneira como o conteúdo é gerenciado. Por exemplo:

Exigir check-out de arquivos

Ao exigir o check-out de um arquivo, você assegura que somente uma pessoa poderá editar o arquivo até que o check-in seja feito. A exigência de check-out de documentos evita que várias pessoas efetuem alterações ao mesmo tempo, o que poderia causar conflitos de edição e confusão. A exigência de check-out também pode ajudar a lembrar os membros da equipe de adicionar um comentário quando fizerem o check-in de um arquivo de maneira a facilitar o controle das alterações feitas em cada versão. Para mais informações, confira Configurar uma biblioteca para exigir check-out de arquivos.

Controlar versões

Se você precisar manter as versões anteriores dos arquivos, as bibliotecas poderão ajudar a controlar, armazenar e restaurar arquivos. É possível controlar todas as versões da mesma maneira. Ou então designar algumas versões como principais, como adicionar um novo capítulo a um manual, e outras versões como secundárias, como corrigir um erro ortográfico. Para ajudar a gerenciar o espaço de armazenamento, escolha o número de cada tipo de versão que deseja armazenar. Para mais informações sobre o controle de versão, confira Como o controle de versão funciona em uma lista ou biblioteca?.

Você pode exigir a aprovação de um documento. Os documentos permanecem pendentes até serem aprovados ou rejeitados por uma pessoa com permissão para fazer isso. Você pode controlar quais grupos de usuários podem exibir um documento antes de ele ser aprovado. Esse recurso pode ser útil caso a sua biblioteca contenha diretrizes ou procedimentos importantes que precisem chegar a uma versão final antes que outras pessoas os vejam. Para mais informações sobre a aprovação de documentos, confira Exigir a aprovação de itens em uma lista ou biblioteca de sites.

As bibliotecas oferecem suporte à tecnologia RSS, de maneira que os membros do seu grupo de trabalho possam receber e exibir automaticamente atualizações, ou feeds, de notícias e de informações em um local consolidado. Você pode usar a tecnologia RSS para alertá-lo sobre qualquer alteração feita em uma biblioteca, como quando arquivos são armazenados na alteração da biblioteca. Os RSS feeds permitem que os membros do seu grupo de trabalho vejam uma lista consolidada de arquivos que foram alterados. Também é possível criar alertas de email para que você seja notificado quando os arquivos forem alterados. Para mais informações sobre os RSS feeds, confira Gerenciar RSS feeds de um site ou de um conjunto de sites.

Uma biblioteca de documentos ou um tipo de conteúdo pode usar fluxos de trabalhos que a sua organização tenha definido para processos empresariais, como o gerenciamento de aprovações ou revisão de documentos. Seu grupo pode aplicar processos empresariais aos documentos, conhecidos como fluxos de trabalho, que especificam as ações que precisam ser adotadas em sequência, como a aprovação ou tradução de documentos. Um fluxo de trabalho é uma forma automatizada de mover documentos ou itens por meio de uma sequência de ações ou de tarefas. Três fluxos de trabalho estão disponíveis por padrão: Aprovação, que encaminha um documento a um grupo de pessoas para aprovação; Coletar Comentários, que encaminha um documento a um grupo de pessoas para obter comentários e devolve o documento para a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho como uma compilação; e Coletar Assinaturas, que encaminha um documento a um grupo de pessoas para coletar suas assinaturas digitais. Para mais informações sobre fluxos de trabalho, confira Visão geral dos fluxos de trabalho incluídos no SharePoint

Se o seu grupo trabalhar com vários tipos de arquivos, como planilhas, apresentações e documentos, amplie a funcionalidade da sua biblioteca habilitando e definindo vários tipos de conteúdo.Os tipos de conteúdo melhoram a flexibilidade e a consistência em várias bibliotecas. Cada tipo de conteúdo pode especificar um modelo e até mesmo processos de fluxo de trabalho. Os modelos agem como um ponto e partida para formatação e para qualquer texto clichê, bem como para propriedades que se aplicam aos documentos desse tipo, como um nome de departamento ou um número de contrato. Para mais informações sobre tipos de conteúdo, confira Introdução a tipos de conteúdo e publicação de tipos de conteúdo

Se você possui um grupo de arquivos confidenciais e gostaria de saber como os documentos estão sendo usados, defina uma política que permita habilitar o controle de auditoria de eventos, como alterações, cópias ou exclusões de arquivos. Para informações sobre como configurar a auditoria, confira Definir configurações de auditoria para um conjunto de sites

Ciclo de vida e desativação do site

Sites como sites de trabalho de documento e sites de discussão tendem a ficar perambulando depois que não são mais úteis, consumindo espaço de armazenamento e poluindo os resultados da pesquisa. É uma ótima ideia definir um cronograma para analisar sites e seu conteúdo (pelo menos uma vez por ano) para ver se é importante guardá-los.

É bom lembrar também que o grande modelo de governança da sua organização também pode estar vigiando sites deficientes. Por exemplo, um administrador pode excluir automaticamente sites que estiveram intocados por 90 dias. Como proprietário do site, você receberia um email avisando que isso aconteceria. Para mais informações sobre políticas de ciclo de vida e desativação do site, confira Políticas de fechamento de sites.

Limites de armazenamento

Um administrador pode ter definido um limite na quantidade de armazenamento em disco que seu grupo pode usar. Você precisa descobrir se há um limite e, se houver, decidir como o repartirá entre seus sites, páginas e bibliotecas.

Por padrão, o SharePoint Server impõe um limite de 50 MB no tamanho de um único documento que pode ser carregado em uma biblioteca de documentos. Além disso, também por padrão os proprietários de site de equipe recebem alertas quando o armazenamento está com 90% da capacidade da cota.

Depois de saber quais são seus limites, você pode usar recursos como controle de versão ou de auditoria para garantir que seu site não os ultrapasse. Para mais informações, confira Gerenciar limites de armazenamento do conjunto de sites.

Personalização

É provável que sua organização tenha alguma identificação visual padronizada, modelos de site ou layouts de site preferenciais ou obrigatórios. Até que ponto os usuários podem personalizar a aparência de seus sites e páginas?

Para controlar a personalização, você pode decidir bloquear quem da sua equipe tem permissão para personalizar ou optar por usar layouts de página padronizados para garantir que determinados requisitos sejam cumpridos, por exemplo, ter o nome do proprietário do site exibido no canto superior esquerdo de todos os sites.

Talvez você também queira definir diretrizes sobre a funcionalidade que as pessoas podem usar nos subsites. Por exemplo, você pode solicitar que as pessoas não usem Web Parts que exijam codificação personalizada.

No outro extremo, você pode fornecer a qualquer um da equipe o SharePoint Designer para que possa fazer todas as alterações desejadas.

Para mais informações sobre a personalização de sites, confira Personalizar seu site de equipe ou Introdução à personalização de sites e páginas.

Navegação

Os elementos de navegação ajudam as pessoas a navegarem pelo conteúdo de que necessitam. Dois itens de navegação que podem ser personalizados são a barra de links superior e o Início Rápido.

Utilizando as páginas de definições de cada lista ou biblioteca, é possível escolher quais listas ou bibliotecas aparecerão no Início Rápido. Também é possível alterar a ordem dos links, adicionar ou excluir links e adicionar ou excluir as seções em que os links são organizados. Por exemplo, se houver um número excessivo de listas na seção Listas, você poderá adicionar uma nova seção de Listas de Tarefas contendo links para as suas listas de tarefas.

A barra de links superior fornece uma maneira de os usuários de seu site obterem outros sites no conjunto de sites exibindo uma linha de guias na parte superior de cada página do site. Quando você cria um novo site, é possível escolher se deseja incluir o site na barra de links superior do site pai e se deseja usar a barra de links superior a partir do site pai.

Para mais informações sobre a navegação no site, confira Introdução à navegação no site ou Personalizar a navegação no site de equipe

Pesquisa

O conteúdo aparece em muitos lugares, incluindo sites, listas, bibliotecas, Web Parts e colunas. Por padrão, quando alguém pesquisa seu site, todo o conteúdo do site de qualquer um de seus subsites aparece nos resultados de pesquisa.

Como proprietário de site, você pode decidir se o conteúdo em seu site aparecerá ou não nos resultados de pesquisa. Ao impedir o conteúdo de um site de aparecer nos resultados de pesquisa, o conteúdo de todos os subsites subordinados a ele também será impedido de aparecer nos resultados de pesquisa.

Por padrão, o conteúdo com permissões restritas não aparece nos resultados de pesquisa para usuários que não têm as permissões para lê-lo. Você até pode mudar isso para que o conteúdo restrito seja exibido nos resultados de pesquisa, mas os usuários não poderão abrir o conteúdo para o qual não têm permissão.

Confira Visão geral de administração da pesquisa do SharePoint Online ou Configurar uma Web Part de Pesquisa de Conteúdo no SharePoint para mais informações sobre pesquisa.

Funções e responsabilidades para oferecer suporte ao site

É uma ótima ideia definir funções e responsabilidades para diminuir a desordem que pode ocorrer em um site quando membros da equipe entram e saem em uma equipe. A seguir estão alguns dos conceitos que é bom descrever claramente sobre quem faz o que no seu site:

  • Treinamento: treinamento básico em navegação, pesquisa e gerenciamento de documentos pode ser bastante útil para pessoas sem experiência no produto.

  • Suporte: talvez seja interessante ter um especialista designado na equipe para solucionar problemas e atuar como intermediário de um administrador.

  • Conformidade com diretrizes legais ou organizacionais: às vezes, ela pode ser apenas uma questão de manter links atualizados para as diretrizes apropriadas, mas é bom ter um responsável.

Confira Planejar sites e gerenciar usuários ou Gerenciar administradores para um conjunto de sites para saber mais sobre funções.

Proteção de dados

Recursos de recuperação e backup protegem seus dados de perdas acidentais. A frequência do backup e a velocidade e o nível de recuperação são configurados por um administrador. Confira Visão geral de backup e recuperação no SharePoint ou Gerenciar a Lixeira de um conjunto de sites do SharePoint Online

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