Visão geral de políticas de retenção

Para a maioria das organizações, o volume e a complexidade dos dados aumenta diariamente — emails, documentos, mensagens instantâneas e muito mais. O gerenciamento ou controle efetivo dessas informações é importante, pois você precisa:

  • Cumprir de forma proativa com regulamentações e políticas internas da indústria, que exigem que um contido seja mantido por um período mínimo de tempo. Por exemplo, a Lei Sarbanes-Oxley pode exigir que você guarde certos tipos de conteúdo por sete anos.

  • Reduzir seu risco em caso de litígio ou violação de segurança, excluindo definitivamente o conteúdo antigo que você não tem mais obrigação de manter.

  • Ajudar sua organização a compartilhar conhecimento de maneira eficaz e ser mais ágil, garantindo que seus usuários trabalhem apenas com conteúdo que seja atual e relevante para eles.

Uma política de retenção no Office 365 pode ajudar você a atingir todos esses objetivos. Em geral, o gerenciamento de conteúdo requer duas ações:

  • Retenção do conteúdo, para que ele não possa ser excluído permanentemente antes do final do período de retenção.

  • Exclusão permanente do conteúdo no final do período de retenção.

Com uma política de retenção, você pode:

  • Decidir proativamente se deseja reter o conteúdo, excluí-lo ou fazer ambos: reter e depois excluir o conteúdo.

  • Aplicar uma única política à organização inteira ou apenas a locais ou usuários específicos.

  • Aplicar uma política a todo o conteúdo ou apenas ao conteúdo que corresponder a determinadas condições, por exemplo, com palavras-chave específicas ou tipos específicos de informações confidenciais.

Quando o conteúdo está sujeito a uma política de retenção, as pessoas podem continuar a editar e trabalhar com ele como se nada tivesse mudado, pois ele é mantido em seu local original. Porém, se alguém editar ou excluir esse conteúdo, uma cópia será salva em um local seguro, onde será mantida enquanto a política permanecer em vigor.

Por fim, algumas organizações talvez precisem cumprir algumas regulamentações, como a Regra 17a-4 da Comissão de Títulos e Câmbio Americana (SEC), segundo a qual uma política de retenção depois de ativada não pode ser desativada ou se tornar menos restritiva. Para atender a essa exigência, é possível usar o Bloqueio de Preservação. Depois que uma política for bloqueada, ninguém, nem mesmo o administrador, poderá desativá-la ou torná-la menos restritiva.

É possível criar e gerenciar políticas de retenção na página Retenção do Centro de Conformidade e Segurança do Office 365.

Página Retenção no Centro de Conformidade e Segurança

Observação : Para incluir uma caixa de correio do Exchange Online em uma política de retenção, uma licença do Exchange Online (Plano 2) deve ser atribuída a essa caixa de correio. Se uma licença do Exchange Online (Plano 1) estiver atribuída a uma caixa de correio, será necessário atribuir a ela uma licença separada de Arquivamento do Exchange Online para incluí-la em uma política de retenção.

Sumário

Como funciona uma política de retenção com conteúdo in-loco

Quando você incluir um local, como um site ou uma caixa de correio, em uma política de retenção, seu conteúdo permanece na localização original. As pessoas podem continuar a trabalhar com seus documentos ou emails como se nada tivesse mudado. Porém, se elas editarem ou excluírem o conteúdo incluído na política, uma cópia dele no estado antes da aplicação da política será mantida.

No caso de sites, uma cópia do conteúdo original é mantida na biblioteca de Retenção para Preservação quando os usuários o editam ou excluem. No caso de emails e pastas públicas, a cópia é mantida na pasta Itens Recuperáveis. Esses locais seguros e o conteúdo retido não ficam visíveis para a maioria das pessoas. Com uma política de retenção, as pessoas nem sequer precisam saber que o conteúdo está sujeito à política.

Observações:

  • O conteúdo do Skype é armazenado no Exchange, onde a política é aplicada com base no tipo de mensagem (email ou conversa).

  • Uma política de retenção aplicada a um grupo do Office 365 inclui tanto a caixa de correio quanto o site do grupo.

Conteúdo em contas do OneDrive e sites do SharePoint

Uma política de retenção é aplicada no nível de um site. Quando você inclui um site do SharePoint ou uma conta do OneDrive em uma política de retenção, nosso sistema cria uma biblioteca de retenção para preservação, caso ainda não haja uma. A maioria dos usuários não consegue exibir essa biblioteca, pois ela fica visível apenas para administradores de conjuntos de sites.

Caso uma pessoa tente alterar ou excluir o conteúdo de um site que esteja sujeito a uma política de retenção, primeiro essa política verificará se o conteúdo foi alterado desde que ela foi aplicada. Se essa for a primeira alteração desde que a política de retenção foi aplicada, ela copiará o conteúdo para a biblioteca de Retenção para Preservação e então permitirá que a pessoa altere ou exclua o conteúdo original. Observe que qualquer conteúdo do site pode ser copiado para a biblioteca de Retenção para Preservação, mesmo que não corresponda à consulta usada pela política de retenção.

Em seguida, um trabalho de temporizador limpa a biblioteca de Retenção para Preservação. Esse trabalho é executado periodicamente e compara todo o conteúdo da biblioteca de Retenção para Preservação com todas as consultas usadas pelas políticas de retenção no site. A não ser que o conteúdo corresponda a pelo menos uma das consultas, o trabalho do temporizador excluirá permanentemente o conteúdo da biblioteca de Retenção para Preservação.

O procedimento anterior é válido para o conteúdo existente quando a política de retenção é aplicada. Além disso, qualquer novo conteúdo criado ou adicionado ao site depois de sua inclusão na política será retido após a exclusão. Entretanto, esse novo conteúdo não será copiado para a biblioteca de Retenção para Preservação na primeira vez que for editado, somente quando for excluído. Para reter todas as versões de um arquivo, você precisa ativar o controle de versão. Consulte a próxima seção sobre controle de versão.

Observe que o usuário receberá um erro se tentar excluir uma biblioteca, lista, pasta ou um site sujeitos a uma política de retenção. Para excluir uma pasta, primeiro ele deve mover ou excluir todos os arquivos da pasta que estejam sujeitos à política.

Diagrama do fluxo de retenção no SharePoint e no OneDrive

Depois que uma política de retenção é atribuída a uma conta do OneDrive ou a um site do SharePoint, o conteúdo pode seguir um destes dois trajetos:

  1. Se o conteúdo for modificado ou excluído durante o período de retenção, uma cópia do conteúdo original existente na ocasião em que a política de retenção foi atribuída será criada na biblioteca de Retenção para Preservação. Lá, um trabalho de temporizador é executado periodicamente e identifica itens cujo período de retenção expirou, que então são permanentemente excluídos em até sete dias após o fim do período de retenção.

  2. Se o conteúdo não for modificado ou excluído durante o período de retenção, ele será movido para a Lixeira de primeiro estágio no final do período de retenção. Se um usuário excluir o conteúdo da Lixeira ou esvaziá-la (processo também conhecido como limpeza), o documento será movido para a Lixeira de segundo estágio. Um período de retenção de 93 dias abrange as lixeiras de primeiro e de segundo estágio. No final desse período, o documento será excluído permanentemente de qualquer local onde esteja localizado, seja na Lixeira de primeiro ou de segundo estágio. Observe que a Lixeira não é indexada e, portanto, pesquisas não localizam o respectivo conteúdo. Isso significa que um Bloqueio de Descoberta Eletrônica não pode localizar conteúdo na Lixeira para retê-lo.

Conteúdo em caixas de correio e pastas públicas

No caso de emails, calendário e outros itens de um usuário, uma política de retenção é aplicada no nível de uma caixa de correio. Para uma pasta pública, uma política de retenção é aplicada no nível da pasta, e não da caixa de correio. Tanto uma caixa de correio quanto uma pasta pública usam a pasta Itens Recuperáveis para reter itens. Apenas as pessoas que recebem permissões de Descoberta Eletrônica podem exibir itens na pasta Itens Recuperáveis de outro usuário.

Por padrão, quando alguém exclui uma mensagem de uma pasta diferente da pasta Itens Excluídos, essa mensagem é movida para a pasta Itens Excluídos. Quando alguém exclui um item da pasta Itens Excluídos, a mensagem é movida para a pasta Itens Recuperáveis. Além disso, o usuário pode excluir um item de forma reversível (Shift+Delete) em qualquer pasta, o que ignora a pasta Itens Excluídos e coloca o item diretamente na pasta Itens Recuperáveis.

Um processo avalia itens periodicamente na pasta Itens Recuperáveis. Quando um item não corresponde às regras de pelo menos uma política de retenção, ele é excluído permanentemente (chamado também de exclusão forçada) da pasta Itens Recuperáveis.

Quando uma pessoa tenta alterar certas propriedades de um item de caixa de correio, como o assunto, o corpo, os anexos, os remetentes e os destinatários ou a data de envio e recebimento de uma mensagem, uma cópia do item original é salva na pasta Itens Recuperáveis antes que a alteração seja confirmada. Isso acontece para cada alteração subsequente. No final do período de retenção, as cópias na pasta Itens Recuperáveis são excluídas permanentemente.

Se um usuário se desligar da sua organização, e a caixa de correio dele estiver incluída em uma política de retenção, essa caixa de correio se tornará inativa quando a conta do Office 365 do usuário for excluída. O conteúdo de uma caixa de correio inativa ainda estará sujeito a qualquer política de retenção que tenha sido aplicada a essa caixa antes de ela se tornar inativa e ficará disponível para pesquisa da Descoberta Eletrônica. Saiba mais em Caixas de correio inativas no Exchange Online.

Diagrama do fluxo de retenção em emails e pastas públicas

Depois que uma política de retenção é atribuída a uma caixa de correio ou pasta pública, o conteúdo pode seguir um destes dois trajetos:

  1. Se o item for modificado ou excluído permanentemente pelo usuário (usando Shift+Delete ou excluído de Itens Excluídos) durante o período de retenção, ele será movido (ou copiado, no caso de uma edição) para a pasta Itens Recuperáveis. Lá, um processo é executado periodicamente e identifica itens cujo período de retenção expirou, que então são permanentemente excluídos em até 14 dias após o fim do período de retenção. Observe que 14 dias é a configuração padrão, podendo ser estendida para até 30 dias.

  2. Se o item não for modificado ou excluído durante o período de retenção, o mesmo processo será executado periodicamente em todas as pastas na caixa de correio, identificando itens cujo período de retenção expirou. Esses itens são então permanentemente excluídos em até 14 dias após o fim do período de retenção. Observe que 14 dias é a configuração padrão, podendo ser estendida para até 30 dias.

Como funciona uma política de retenção com versões de documento em um site

Uma política de retenção não retém automaticamente todas as versões de um documento em uma conta do OneDrive ou em um site do SharePoint. Para fazer isso, você precisa ativar o controle de versão para as bibliotecas de documentos no site. Para saber mais, veja Habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Se um documento for excluído de um site que está sendo retido e o controle de versão estiver ativado para a biblioteca, todas as versões do documento excluído serão retidas.

Se o controle de versão do documento não estiver ativado e um item estiver sujeito a várias políticas de retenção, a versão retida será a atual quando cada a política de retenção entrar em vigor. Por exemplo, se a versão 27 de um item for a mais recente quando o site for retido pela primeira vez e a versão 51 for a versão mais recente quando o site for retido pela segunda vez, as versões 27 e 51 serão retidas.

Retenção do conteúdo durante um período específico

Com uma política de retenção, é possível manter o conteúdo indefinidamente ou por um número específico de dias, meses ou anos. Observe que a duração para retenção do conteúdo é calculada com base na idade desse conteúdo, e não do momento em que a política de retenção foi aplicada. Você pode escolher se a idade se baseia em quando o conteúdo foi criado ou (para o OneDrive e o SharePoint) em quando ele foi modificado pela última vez.

Por exemplo, se quiser preservar o conteúdo em um site por sete anos desde a sua última modificação, e um documento nesse site não tiver sido modificado em seis anos, ele será retido somente por mais um ano caso não seja modificado. Se o documento for editado novamente, a idade dele será calculada a partir da data da última modificação, e ele será retido por mais sete anos.

Da mesma forma, se você deseja reter o conteúdo em uma caixa de correio por sete anos, e uma mensagem foi enviada há seis anos, esta será retida por apenas um ano. Para conteúdo do Exchange, a idade sempre se baseia na data de recebimento ou envio (elas são as mesmas). O processo de reter o conteúdo com base em quando ele foi modificado pela última vez é aplicável apenas ao conteúdo de sites do OneDrive e do SharePoint.

Você pode escolher se deseja que o conteúdo seja excluído permanentemente no final do período de retenção. Uma política de retenção também pode simplesmente excluir o conteúdo antigo sem retê-lo. Confira a próxima seção.

Página de configurações de retenção

Excluindo conteúdo mais antigo que uma idade específica

Uma política de retenção pode reter e depois excluir o conteúdo ou simplesmente excluir o conteúdo antigo, sem retê-lo.

Se a política de retenção excluir o conteúdo, é importante compreender que o período de tempo especificado para uma política de retenção é calculado a partir do momento em que esse conteúdo foi criado ou modificado, e não do momento em que a política foi atribuída.

Configurações de exclusão

Por exemplo, suponha que você crie uma política de retenção que exclui o conteúdo depois de três anos e, em seguida, atribui essa política a todas as contas do OneDrive, que incluem uma grande quantidade de conteúdo criado há quatro ou cinco anos. Nesse caso, uma boa parcela do conteúdo será excluída logo depois que a política de retenção for atribuída pela primeira vez. Por esse motivo, uma política de retenção que exclui conteúdo pode ter um impacto considerável sobre o seu conteúdo .

Portanto, antes de atribuir uma política de retenção a um site pela primeira vez, você deve primeiro considerar a idade do conteúdo existente e como essa política pode afetá-lo. Talvez você também queira comunicar a nova política aos seus usuários antes de atribuí-la, para que eles tenham tempo de avaliar o possível impacto. Observe este aviso exibido na hora de rever as configurações da política de retenção antes da sua criação.

Aviso sobre exclusão de conteúdo

Configurações avançadas que aplicam uma política apenas ao conteúdo que atende a determinadas condições

Uma política de retenção pode se aplicar a todo o conteúdo nos locais em que está incluída, ou você pode optar por aplicar uma política de retenção apenas a um conteúdo que inclui palavras-chave específicas ou tipos específicos de informações confidenciais.

Opções avançadas de retenção

Reter o conteúdo que inclui palavras-chave específicas

Você pode aplicar uma política de retenção apenas ao conteúdo que atende a certas condições e depois realizar ações de retenção apenas nesse conteúdo. As condições disponíveis agora dão suporte à aplicação de uma política de retenção ao conteúdo que inclui palavras ou frases específicas. Você pode refinar a consulta usando os operadores de pesquisa AND, OR e NOT. Para saber mais sobre esses operadores, confira Consultas de palavra-chave e critérios de pesquisa para Pesquisa de Conteúdo.

O suporte à adição de propriedades pesquisáveis (por exemplo, assunto:) estará disponível em breve.

Observe que a retenção com base em consulta usa o índice de pesquisa para identificar conteúdo.

Editor de consultas

Reter conteúdo que inclui informações confidenciais

Você também pode aplicar uma política de retenção apenas ao conteúdo que contém tipos específicos de informações confidenciais. Por exemplo, é possível optar por aplicar exigências de retenção exclusivas somente ao conteúdo que inclui informações de identificação pessoal (PII). como números de identificação de contribuinte, números do seguro social ou números de passaporte.

Página de tipos de informações confidenciais

Observações:

  • A retenção avançada para informações confidenciais não se aplica a pastas públicas do Exchange ou ao Skype for Business, pois esses locais não dão suporte a tipos de informações confidenciais.

  • Você deve entender que o Exchange Online usa regras de transporte para identificar informações confidenciais e que, portanto, isso funciona apenas em mensagens em trânsito, e não em todos os itens já armazenados em uma caixa de correio. Para o Exchange Online, isso significa que uma política de retenção pode identificar informações confidenciais e realizar ações de retenção apenas em mensagens recebidas após a aplicação da política à caixa de correio. (Observe que a retenção com base em consulta descrita na seção anterior não apresenta essa limitação, pois ela usa o índice de pesquisa para identificar conteúdo).

Aplicação de uma política de retenção a uma organização inteira ou a locais específicos

Você pode aplicar uma política de retenção facilmente a uma organização inteira, a locais inteiros ou apenas a alguns locais ou usuários específicos.

Política no âmbito da organização

Um dos recursos mais avançados de uma política de retenção é que, por padrão, ela se aplica aos locais por todo o Office 365, incluindo:

  • Emails do Exchange

  • Sites do SharePoint

  • Contas do OneDrive

  • Grupos do Office 365 (aplicável ao conteúdo da caixa de correio do grupo, do site, de arquivos, do OneNote e de conversas de Equipe. O suporte para conteúdo no Planner, no Yammer e no CRM estará disponível em breve).

  • Pastas públicas do Exchange

Opção Todos os locais

Outros recursos importantes de uma política de retenção Org-Wide incluem:

  • Não há limite para o número de caixas de correio ou sites que a política pode incluir.

  • No caso do Exchange, todas as caixas de correio criadas após a aplicação da política herdam a política automaticamente.

No entanto, há um limite de 10 políticas combinadas no âmbito da organização e para um local inteiro (veja a próxima seção) por locatário.

Uma política que se aplica a locais inteiros

Ao escolher locais, você pode facilmente incluir ou excluir um local inteiro, como o emails do Exchange ou contas do OneDrive. Para fazer isso, basta ativar/desativar o Status desse local.

Como uma política no âmbito da organização, se uma política for aplicada a qualquer combinação de locais inteiros, não haverá limite para o número de caixas de correio ou sites que ela pode incluir. Por exemplo, se uma política incluir todos os emails do Exchange e sites do SharePoint, todos os sites e caixas de correio serão incluídos, independentemente da quantidade. Além disso, no caso do Exchange, todas as caixas de correio criadas após a aplicação da política herdam a política automaticamente.

No entanto, há um limite de 10 políticas combinadas no âmbito da organização e para um local inteiro por locatário.

Página Escolher locais

Uma política com inclusões ou exclusões específicas

Você também pode aplicar uma política de retenção a usuários específicos. Para fazer isso, ative o Status desse local e, em seguida, use os links para incluir ou excluir usuários específicos, grupos do Office 365 ou locais.

No entanto, observe que os seguintes limites existem para uma política de retenção que inclui ou exclui mais de 1.000 usuários específicos:

  • Esse tipo de política de retenção pode conter, no máximo, 1.000 caixas de correio e 100 sites.

  • Um locatário pode conter até 1.000 dessas políticas de retenção.

Embora esses limites existam, saiba que você pode ignorá-los aplicando uma política no âmbito da organização ou uma política aplicável a locais inteiros.

Locais do Skype

Ao contrário de emails do Exchange, simplesmente não é possível ativar o status do local do Skype para incluir todos os usuários, mas você pode ativar esse local e depois selecionar manualmente os usuários cujas conversas deseja reter.

Ao escolher usuários do Skype for Business, você pode incluir rapidamente todos os usuários selecionando a caixa Nome no cabeçalho da coluna, mas é importante compreender que cada usuário conta como uma inclusão específica na política. Portanto, se mais de 1.000 usuários forem incluídos, os limites indicados na seção anterior serão aplicáveis. Aqui, selecionar todos os usuários do Skype não é o mesmo como se uma política no âmbito da organização fosse capaz de incluir todos os usuários do Skype por padrão.

Página para escolher usuários do Skype

Observe que Histórico da Conversa, uma pasta no Outlook, é um recurso que tem nada a ver com o recurso de arquivamento do Skype. O Histórico da Conversa pode ser desativado pelo usuário final, mas o arquivamento para o Skype é feito armazenando-se uma cópia das conversas do Skype em uma pasta oculta que é inacessível ao usuário, mas disponível para Descoberta Eletrônica.

Bloqueio de uma política de retenção

Algumas organizações talvez precisem cumprir regras definidas por órgãos regulamentadores, como a Regra 17a-4 da Comissão de Títulos e Câmbio Americana (SEC), que exige que após uma política de retenção ser ativada, ela não pode ser desativada ou se tornar menos restritiva. Com o Bloqueio de Preservação, você pode bloquear a política para que ninguém (nem mesmo o administrador) possa desativar a política ou torná-la menos restritiva.

Após o bloqueio de uma política, ninguém poderá desativá-la ou remover locais dela. Além disso, não será possível modificar ou excluir o conteúdo sujeito a essa política durante o período de retenção. Depois que a política de retenção for bloqueada, apenas será possível modificá-la adicionando locais a ela ou ampliando sua duração. Uma política bloqueada pode ser aumentada ou estendida, mas não pode ser reduzida ou desativada.

Portanto, antes de bloquear uma política de retenção, é fundamental que você entenda os requisitos de conformidade da sua organização e não bloqueie uma política até ter certeza de que ela é o que você precisa.

Página Bloqueio de Preservação

Os princípios de retenção, ou o que tem precedência?

É possível ou até mesmo provável que o conteúdo tenha várias políticas de retenção aplicadas a ele, cada uma com uma ação diferente (manter, excluir ou ambas) e o período de retenção. O que tem precedência? No nível mais alto, esteja certo de que o conteúdo retido por uma política não pode ser excluído permanentemente por outra política.

Diagrama dos princípios de retenção

Para compreender como as diferentes políticas de retenção são aplicadas ao conteúdo, lembre-se destes princípios de retenção:

  1. A retenção prevalece sobre a exclusão. Suponha que uma política de retenção diga que o email deve ser excluído do Exchange após três anos, mas outra política de retenção diga que o email do Exchange deve ser mantido por cinco anos e depois excluído. Qualquer conteúdo que tiver três anos será excluído e ocultado dos usuários, mas ainda será mantido na pasta Itens Recuperáveis até que o conteúdo atinja cinco anos, quando será permanentemente excluído.

  2. O período de retenção mais longo prevalece. Se o conteúdo estiver sujeito a várias políticas que retêm o conteúdo, ele será mantido até o fim do período de retenção mais longo.

  3. A inclusão explícita prevalece sobre a inclusão implícita. Isso significa que:

    1. Se um rótulo com configurações de retenção for atribuído manualmente por um usuário a um item, como um email do Exchange ou um documento do OneDrive, esse rótulo terá precedência sobre uma política atribuída no nível do site ou da caixa de correio e um rótulo padrão atribuído pela biblioteca de documentos. Por exemplo, se o rótulo explícito disser que é preciso manter por dez anos, mas a política atribuída ao site disser que é preciso manter por apenas cinco anos, o rótulo terá precedência. Observe que os rótulos de aplicação automática são considerados implícitos, não explícitos, pois são aplicados automaticamente pelo Office 365.

    2. Se uma política de retenção incluir um local específico, como uma caixa de correio de um usuário específico ou uma conta OneDrive for Business, essa política terá precedência sobre outra política de retenção que se aplica a caixas de correio de todos os usuários ou a contas do OneDrive for Business, mas não incluirá especificamente a caixa de correio do usuário.

  4. O período de exclusão mais curto prevalece. Da mesma forma, se o conteúdo estiver sujeito a várias políticas que excluem o conteúdo (sem retenção), ele será excluído ao fim do período de retenção mais curto.

Entenda que os princípios de retenção funcionam como um fluxo de associação com ordem de precedência de cima para baixo: Se as regras aplicadas por todas as políticas ou rótulos forem as mesmos em um nível, o fluxo se moverá para baixo até o próximo nível para determinar a precedência para a qual a regra será aplicada.

Por fim, uma política de retenção ou um rótulo não pode excluir permanentemente qualquer conteúdo que esteja em espera para Descoberta Eletrônica. Quando a retenção for liberada, o conteúdo estará novamente qualificado para o processo de limpeza descrito acima.

Use uma política de retenção em vez desses recursos

Uma única política de retenção pode ser facilmente aplicada a uma organização inteira e a locais por todo o Office 365, incluindo o Exchange Online, o SharePoint Online, o OneDrive for Business e grupos do Office 365. Se você precisar manter ou excluir conteúdo em qualquer lugar no Office 365, convém usar uma política de retenção. (Você também pode usar rótulos com configurações de retenção; para saber mais, veja Visão geral de rótulos).

Há vários outros recursos que eram usados para reter ou excluir conteúdo no Office 365. Eles estão listados abaixo. Esses recursos continuarão a funcionar lado a lado com políticas de retenção e rótulos criados no Centro de Conformidade e Segurança. Porém, futuramente, para governança de dados, recomendamos o uso de uma política de retenção ou de rótulos no lugar de todos esses recursos. Uma política de retenção é o único recurso que pode tanto reter quanto excluir conteúdo por todo o Office 365.

Exchange Online

SharePoint Online e OneDrive for Business

Observe que, se você tiver usado anteriormente qualquer um dos bloqueios de Descoberta Eletrônica para fins de governança de dados, deverá usar em vez disso uma política de retenção para conformidade proativa. Um bloqueio criado no Centro de Conformidade e Segurança só deve ser usado para Descoberta Eletrônica.

As políticas de retenção substituem as políticas de gerenciamento de informações

Nos sites do SharePoint, talvez você esteja usando políticas de gerenciamento de informações para reter conteúdo. Se você aplicar uma política de retenção criada no Centro de Segurança e Conformidade e a um site que já usa políticas de tipo de conteúdo ou políticas de gerenciamento de informações para uma lista ou biblioteca, essas políticas serão ignoradas enquanto a política de retenção estiver em vigor.

O que aconteceu com as políticas de preservação?

Se você estava usando uma política de preservação, ela foi automaticamente convertida em uma política de retenção que usa apenas a ação de retenção, sem excluir conteúdo. A política de preservação continuará a funcionar e preservar seu conteúdo sem exigir mudanças da sua parte. Essas políticas estão disponíveis na página Retenção do Centro de Conformidade e Segurança. Você pode editar uma política de preservação para alterar o período de retenção, mas não pode fazer outras alterações, como adicionar ou remover locais.

Permissões

Os membros de sua equipe de conformidade que criarão políticas de retenção precisam de permissões para o Centro de Conformidade e Segurança. Por padrão, o administrador de locatários terá acesso a esse local e pode permitir que os responsáveis pela conformidade e outras pessoas tenham acesso ao Centro de Conformidade e Segurança, sem lhes dar todas as permissões de um administrador de locatário. Para fazer isso, recomendamos que você acesse a página Permissões do Centro de Conformidade e Segurança, edite a função de grupo Administrador de Conformidade e adicione membros a esse grupo de funções.

Para saber mais, confira Fornecer aos usuários acesso ao Centro de Conformidade e Segurança do Office 365.

Essas permissões são necessárias somente para criar e aplicar uma política de retenção. A imposição da política não exige acesso ao conteúdo.

Localizar os cmdlets do PowerShell para políticas de retenção

Para usar os cmdlets de política de retenção, você precisa fazer o seguinte:

  1. Conectar-se ao Centro de Conformidade e Segurança do Office 365 usando o PowerShell remoto

  2. Use estes cmdlets do Centro de Conformidade e Segurança do Office 365

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