Visão geral das políticas de preservação

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Importante : Se você estivesse usando uma política de preservação, essa política foram automaticamente convertida para uma política de retenção, que é um novo recurso que faz tudo que faz uma política de preservação e muito mais. A política de preservação vai continuar a trabalhar e preservar o seu conteúdo sem exigir alterações de você. Você pode encontrar essas políticas na página de retenção no Centro de conformidade de segurança. Para obter mais informações, consulte o que aconteceu às políticas de preservação?

Para estar em conformidade com regulamentações do setor ou com políticas internas, as organizações preservam conteúdos por um determinado período. Com uma política de preservação no Office 365, você pode preservar o conteúdo em sites, caixas de correio e pastas públicas por um tempo indeterminado ou durante um período específico. Você também pode filtrar o conteúdo que será preservado fornecendo palavras-chave ou um intervalo de datas para restringir os resultados.

Por exemplo, você pode preservar o conteúdo em caixas de correio e sites específicos pertencentes ao Departamento de Vendas por sete anos e restringir o escopo da política informando que você deseja preservar somente o conteúdo dos dois últimos anos que contenham o nome de um cliente específico.

Quando o conteúdo está sujeito a uma política de preservação, as pessoas podem continuar editando e trabalhando com o conteúdo como de costume, pois o conteúdo é preservado no local, em seu local original. Mas se alguém edita ou exclui um conteúdo sujeito à política, uma cópia é salva em um local seguro, no qual será preservado enquanto a política estiver em vigor.

Por fim, algumas organizações talvez precise cumprir regras definidas por órgãos regulamentares como a SEC (s) regra 17a-4, que requer que após uma política de preservação está ativada, ele não pode ser desativado ou feito menos restritivo. Para atender a esse requisito, você pode usar o bloqueio de preservação. Depois que uma política foi bloqueada, ninguém — incluindo o administrador — pode desativar a política ou torná-lo menos restritivo.

Criar e gerenciar políticas de preservação na página de retenção na Centro de Conformidade e Segurança do Office 365.

Página de retenção no Centro de Conformidade e Segurança do Office 365

Observação : Para incluir uma caixa de correio de Exchange Online em uma política de preservação, a caixa de correio deve ser atribuída uma licença de Exchange Online (Plano 2). Se uma caixa de correio é atribuída uma licença de Exchange Online (Plano 1), você teria que atribuir uma licença separada de arquivamento on-line do Exchange para incluí-lo em uma diretiva de preservação.

Como funciona uma política de preservação com conteúdo in-loco

Quando você incluir um site, caixa de correio ou pasta pública em uma política de preservação, o conteúdo permanece em seu local original. As pessoas podem continuar trabalhando com seus documentos ou emails, mas uma cópia do conteúdo, como existia quando a política foi iniciada, será preservada. Para sites, o conteúdo é preservado na Biblioteca de Retenções para Preservação; para caixas de correio e pastas públicas, é preservado na pasta Itens Recuperáveis. Esses locais protegidos e o conteúdo preservado não ficam visíveis para a maioria das pessoas. Com uma política de preservação, as pessoas nem mesmo precisam saber que o conteúdo está sujeito à política.

Diagrama que mostra como funcionam as políticas de preservação

Conteúdo do site

Uma política de preservação é aplicada no nível de um site. Quando você inclui um site em uma política de preservação, uma biblioteca de Retenção para Preservação será criada, caso ainda não exista uma. A maioria dos usuários não conseguirá exibir a biblioteca de Retenção para Preservação porque ela só fica visível para proprietários de conjunto de sites.

Caso uma pessoa tente alterar ou excluir o conteúdo de um site que esteja sujeito à política de preservação, primeiro a política verificará se o conteúdo foi alterado desde a aplicação da política. Se essa for a primeira alteração desde que a política de preservação foi aplicada, a política copiará o conteúdo na Biblioteca de Retenção para Preservação e, então, permitirá que a pessoa altere ou exclua o conteúdo original. Observe que qualquer conteúdo do site poderá ser copiado para a biblioteca de Retenção para Preservação, mesmo se não corresponder ao filtro da consulta usado pela política de preservação.

Em seguida, uma tarefa do temporizador limpa a Biblioteca de Retenções para Preservação. A tarefa do temporizador é executada periodicamente e compara todo o conteúdo da biblioteca de Retenção para Preservação com os filtros usados pelas políticas de preservação no site. A menos que o conteúdo corresponda a pelo menos um dos filtros, a tarefa do temporizador excluirá permanentemente o conteúdo da Biblioteca de Retenções para Preservação.

Anterior se aplica ao conteúdo que existe quando a política de preservação é aplicada. Além disso, qualquer conteúdo novo que tenha criado ou adicionado ao site depois que ela foi incluída na política será preservado após a exclusão. No entanto, novo conteúdo não é copiado para a hora de biblioteca pela primeira preservação mantenha que for editado, somente quando ela é excluída. Para preservar versões para todos os arquivos, você precisa ativar o controle de versão, consulte a seção posterior no controle de versão.

Conteúdo da pasta pública e da caixa de correio

Para os emails de um usuário e outros itens, uma política de preservação é aplicada no nível de uma caixa de correio. Para uma pasta pública, uma política de preservação é aplicada ao nível da pasta, não ao nível da caixa de correio. Tanto uma caixa de correio quanto uma pasta pública usam a pasta Itens Recuperáveis para preservar itens. Somente as pessoas às quais foram atribuídas permissões de descoberta eletrônica podem exibir a pasta de itens recuperáveis de outro usuário.

Por padrão, quando alguém exclui uma mensagem de uma pasta diferente da pasta Itens Excluídos, a mensagem é movida para a pasta Itens Excluídos. Quando alguém exclui um item da pasta Itens Excluídos, a mensagem é movida para a pasta Itens Recuperáveis e desaparece da exibição do usuário. Além disso, uma pessoa pode excluir um item de forma reversível (SHIFT+DELETE) em qualquer pasta, o que ignora a pasta Itens Excluídos e posiciona o item diretamente na pasta Itens Recuperáveis.

Quando uma caixa de correio é incluída em uma política de preservação, os itens excluídos são movidos para a pasta DiscoveryHold dentro da pasta Itens Recuperáveis. Quando o assistente de caixa de correio processa periodicamente a caixa de correio, avalia as mensagens nessa pasta. A menos que o conteúdo corresponda a pelo menos um dos filtros usados por uma política de preservação, o assistente de caixa de correio excluirá permanentemente o conteúdo da pasta Itens Recuperáveis.

Pasta itens recuperáveis também contém uma pasta de versões. Quando uma pessoa tenta alterar certas propriedades de um item de caixa de correio — como o assunto, corpo, anexos, remetentes e destinatários, ou data enviada ou recebida para uma mensagem — uma cópia do item original é salva na pasta de versões antes que a alteração seja confirmada. Isso acontece para cada alteração subsequente. Depois que a política de preservação é removida, cópias na pasta versões são removidas pelo Assistente de caixa de correio.

Quando uma política de preservação é armazenada

Quando você cria uma política de preservação, ela é armazenada centralmente no Centro de Conformidade e Segurança e, em seguida, implantada em diferentes fontes de conteúdo incluídas na política, como sites, caixas de correio e pastas públicas.

Após a implantação de uma política de preservação nessas fontes de conteúdo, a política funciona exatamente como um bloqueio in-loco de Descoberta Eletrônica. Para obter mais informações sobre bloqueios in-loco, consulte:

Política de preservação versus espera de descoberta eletrônica

Embora seja verdade que ambos os recursos conter conteúdo, esses recursos não devem ser confundidos porque eles têm finalidades diferentes:

  • Se você precisar preservar o conteúdo como parte de um requisito de retenção, use uma política de preservação. Por exemplo, se você precisar reter conteúdo por sete anos como parte do seu plano de retenção, use uma política de preservação. Uma política de preservação pode preservar o conteúdo para um período específico e no final do período de tempo, o conteúdo automaticamente lançadas da política. A política também pode ser bloqueada para que ninguém possa desativar a política ou torná-lo menos restritivo. Um bloqueio de descoberta eletrônica não pode estar bloqueado ou especificar um período de tempo. Além disso, uma política de preservação comumente tem uma duração de anos, enquanto um bloqueio de descoberta eletrônica é temporário e dura normalmente apenas a duração de um processo judicial.

    Além disso, você pode criar uma política de preservação sem as etapas adicionais que pode exigir descoberta eletrônica, como criar casos, adicionar membros, ou fazer o conteúdo da pesquisa.

  • Se você precisa armazenar conteúdo como parte de um requisito legal ou descoberta eletrônica, use um bloqueio de descoberta eletrônica. Por exemplo, se você precisa armazenar conteúdo em locais específicos como parte de uma solicitação legal, use um bloqueio de descoberta eletrônica. Na descoberta eletrônica, normalmente diferencia o conteúdo relevante para uma ocorrência ou casos privilegiados, tão diferentes podem ser restritos aos membros diferentes. Além disso, descoberta eletrônica dá suporte a pesquisas de conteúdo que podem ser salvo, visualizadas, analisadas com eDiscovery avançado ou tem exportado os resultados.

    Ao contrário de uma política de preservação, um bloqueio de descoberta eletrônica não pode especificar um período de tempo – um bloqueio de descoberta eletrônica em vigor até que você desativá-la ou excluí-la. Além disso, um bloqueio de descoberta eletrônica não pode ser bloqueado.

Como funciona uma política de preservação com versões de documento em um site

Uma política de preservação não é conservada automaticamente todas as versões de um documento em um site. Para fazer isso, você precisa ativar o controle de versão para as bibliotecas de documentos no site. Para obter mais informações, consulte Habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Se um documento for excluído de um site que está sendo preservado e o controle de versão estiver ativado para a biblioteca, todas as versões do documento excluído serão preservadas.

Se o controle de versão do documento não estiver ativado e um item estiver sujeito a várias políticas de preservação, a versão preservada será a atual quando cada a política de preservação entrar em vigor. Por exemplo, se a versão 27 de um item for a mais recente quando o site for preservado pela primeira vez e a versão 51 for a versão mais recente quando o site for preservado pela segunda vez, as versões 27 e 51 serão preservadas.

Filtrando uma política de preservação

Você pode restringir o conteúdo sujeito a uma política de preservação adicionando palavras-chave ou um intervalo de datas à política.

Usando palavras-chave e intervalos de datas como filtros ao criar uma política de preservação

Filtrar usando palavras-chave

Uma política de preservação compatível com a linguagem de consulta de palavra-chave (KQL). Por exemplo, você pode usar operadores básicos como e e ou, e você pode fazer uma pesquisa de proximidade onde "marketing de NEAR(30) wingtip" identifica resultados onde "wingtip" está dentro de 30 caracteres de "marketing". Uma consulta de palavra-chave ajuda você a identificar e preservar apenas o conteúdo relevante.

Filtrar usando um intervalo de datas

Você também pode filtrar a política de modo que ela preserve somente o conteúdo dentro de um intervalo de datas específico. Para mensagens, a data é relativa à data do recebimento e, para documentos e sites, a data é relativa à data de modificação. Isso significa que você pode preservar conteúdo que inclua emails recebidos e documentos modificados em um intervalo de datas específico ou antes ou depois uma data de início ou de término.

Preservando o conteúdo durante um período específico

Com uma política de preservação, você pode preservar o conteúdo indefinidamente ou por uma quantidade específica de dias, de meses ou de anos. Observe que a duração da preservação do conteúdo será calculada a partir da idade do conteúdo, e não a partir da criação da política de preservação.

Por exemplo, se você quiser preservar o conteúdo em um site por sete anos, e se um documento nesse site não tiver sido modificado em seis anos, o documento será preservado somente por mais um ano caso não seja modificado. Se o documento for editado novamente, a idade do documento será calculada a partir da última data de modificação, e ele será preservado por mais sete anos.

De maneira semelhante, se você quiser preservar o conteúdo em uma caixa de correio por sete anos, e uma mensagem tiver sido enviada há seis anos, a mensagem será preservada somente por mais um ano, a menos que a data do recebimento seja modificada. Nesse caso, uma nova versão da mensagem como ela existia antes de ser editada é preservada na pasta Itens Recuperáveis, e a idade da mensagem é calculada a partir da nova data do recebimento, e ela será preservada por mais sete anos.

Configuração de duração para uma nova política de preservação

Bloqueando uma política de preservação

Algumas organizações talvez precise cumprir regras definidas por órgãos regulamentares como a SEC (s) regra 17a-4, que requer que após uma política de preservação está ativada, ele não pode ser desativado ou feito menos restritivo. Com o bloqueio de preservação, você pode bloquear a política assim que ninguém — incluindo o administrador — pode desativar a política ou torná-lo menos restritivo.

Depois que uma política foi bloqueada, ninguém pode desativá-la ou remover o conteúdo da política. E não é possível modificar ou excluir o conteúdo que está sujeito a política durante o período de preservação. Depois que a política foi bloqueada, a única maneira que você pode modificar a política de preservação é adicionando conteúdo a ela ou estender sua duração. Uma política bloqueada pode ser aumentada ou estendida, mas não pode ser reduzida ou desativado.

Portanto, antes de você bloquear uma política de preservação, é fundamental que você entenda os requisitos de conformidade da sua organização e não bloqueie uma política, até ter certeza de que ela é o que você precisa.

Opção para ativar o Bloqueio de Preservação

Desativar uma política de preservação

Se você não quiser bloquear a política de preservação, você pode liberá-lo a qualquer momento, incluindo antes do final do período de tempo especificado pela política. Para fazer isso, basta desative a política.

Opção para desativar uma política de preservação na página de retenção do Centro de Conformidade e Segurança

No entanto, você não pode excluir uma política de preservação enquanto a política é ainda está ativa. Para excluir uma política de preservação, primeiro desabilitar e exclua a política.

Depois que você desativa uma política de preservação, todos os itens sujeitos a essa política a preservação mantenha biblioteca ou pasta de itens recuperáveis são qualificados para o processo de limpeza padrão descrito anteriormente. Observe que isso significa que itens lançados de uma política não são excluídos imediatamente; em vez disso, eles permanecem na preservação mantenha biblioteca ou pasta de itens recuperáveis até que o processo Limpa periodicamente a pasta ou biblioteca.

Usando as políticas de preservação com políticas de retenção e política de exclusão de documentos

Uma política de preservação garante que o conteúdo seja preservado indefinidamente ou durante um período específico, enquanto uma política de retenção para uma caixa de correio e uma política de exclusão de documentos para um site garantem que o conteúdo seja excluído após um período específico. Se você precisar reter o conteúdo por um período fixo, poderá usar uma política de preservação em conjunto com uma política de retenção ou de exclusão.

Conteúdo do site

Para um site, você pode usar uma política de preservação em conjunto com uma política de exclusão de documentos. Por exemplo, você poderia preservar documentos por cinco anos depois de modificados e, então, configurar uma política de exclusão para excluí-los cinco anos após a última modificação.

Se uma política de exclusão de documentos excluir o conteúdo sujeito a uma política de preservação, o conteúdo ainda será preservado na biblioteca de Retenção para Preservação. Por exemplo, se uma política de preservação preservar o conteúdo por dois anos, mas uma política de exclusão de documentos excluir o conteúdo depois de um ano, qualquer conteúdo excluído será preservado. Para obter mais informações, consulte Overview of document deletion policies.

Conteúdo da caixa de correio

Uma caixa de correio, você pode combinar uma política de preservação com uma política de retenção que possui uma marca de política única padrão. Por exemplo, você pode preservar itens de caixa de correio por sete anos e configurar uma política de retenção para excluí-las sete anos depois que eles foram recebidos (para mensagens) ou criados (para itens que não são enviados, como anotações). A política de preservação garante que os itens que são excluídos são preservados para pelo menos a duração especificada, enquanto a política de retenção garante que os itens de caixa de correio são excluídos no final do período. Para obter mais informações, consulte marcas de retenção e políticas de retenção.

Permissões

Membros de sua equipe de conformidade que usarão o Centro de Conformidade e Segurança criar políticas de preservação precisam de permissões para:

  • Centro de Conformidade e Segurança do Office 365

  • Sites com conteúdo que precisa ser preservado

  • Caixas de correio com conteúdo que precisa ser preservado

Centro de Conformidade e Segurança do Office 365

Como administrador locatário, você deseja poderá dar responsáveis pela conformidade e acesso de outras pessoas para o Centro de Conformidade e Segurança, sem lhes todas as permissões de um administrador de locatários. Para obter mais informações, consulte permissões no Centro de conformidade de segurança do Office 365.

Sites

Os membros da sua equipe de conformidade que criam políticas de preservação precisam de permissões para os conjuntos de sites aos quais as políticas serão aplicadas. Além disso, se os responsáveis pela conformidade também criam políticas de exclusão de documentos, eles precisam de permissões para o conjunto de sites do Centro de Políticas de Conformidade onde as políticas de exclusão de documento são criadas e armazenadas. Recomendamos que você:

  1. Criar um grupo de segurança que contém todos os usuários do Centro de política de conformidade — provavelmente sua equipe de gerenciamento de políticas de conformidade. Consulte Grupos de segurança de Manage Mail-Enabled para obter mais informações.

  2. No Centro de política de conformidade, adicione o grupo de segurança para o grupo de proprietários de conjunto de sites. Consulte as permissões para administradores de conjunto de sites para obter mais informações.

  3. Em cada conjunto de sites para o qual você precisa atribuir políticas de preservação, adicione o grupo de segurança para o grupo Visitantes do conjunto de sites (permissões de leitura).

Caixas de correio e pastas públicas

Para aplicar uma política de preservação a uma caixa de correio, os responsáveis pela conformidade precisam, pelo menos, de permissões de leitura para essa caixa de correio.

Para aplicar uma política de preservação a uma pasta pública, os responsáveis pela conformidade precisam, pelo menos, de permissões de leitura para todas as pastas públicas.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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